报告(函)的管理规程.doc

中国石化西北分公司油气运销部作业文件 版本号：1.0报告（函）的管理规程2007-04-25发布 2007-04-25实施油气运销部发布版本号：1.0报告管理规程QHSE/16-P04-W032007.04.25页 次 : 6/6目 录1 总则2 参照文件3 职责4 工作内容及要求4.1 报告（函）的格式4.2 报告（函）的起草4.3 上报或函告的条件4.4 报告（函）报送的程序4.5 报告（函）的处理5 归档6 发放范围7 附录1.0王海民/李铖杨秋来赵勇2007-04-25版本号修改页次编写/修改审核批准批准日期1 总则本文件规定了油气运销部报告（函）的管理程序，旨在规范报告（函）的管理。2 参照文件国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文格式QHSE/16-P04-2006文件控制程序3 职责3.1 主管领导负责对油气运销部上报的报告、函件及各部门处理意见的审批。3.2 各部门/单位负责油气运销部上报的报告和函件的起草、上报、归档，以及批复意见的落实、执行、反馈等。3.3 综合办公室负责油气运销部上报报告、函的登记、盖章、存档、记录。4 工作内容及要求4.1 报告（函）的格式4.1.1 “报告”是向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问的所用的文本格式；上报报告的格式见：附录1。4.1.2 “函”指油气运销部对非上、下级机关或部门因业务往来的单位发送的公文；各种专用函的格式参照相关文件规定，其余油气运销部函的格式参照：附录2。4.1.3 各部门/单位上报报告格式见：附录3。4.2 报告（函）的起草4.2.1 油气运销部上报报告的起草4.2.1.1 上报西北局党委、纪委、工会、团委、分公司局长（经理）办公室等组织和部门的报告由综合办公室负责起草。4.2.1.2 各部门/单位依据各自职责起草其职责范围内的报告。4.2.2 油气运销部函的起草油气运销部函的起草由对口业务部门负责。4.2.3 油气运销部各部门/单位上报报告由各部门/单位负责起草。4.3 上报或函告的条件4.3.1 油气运销部报上级主管部门或领导的报告的条件4.3.1.1 超出油气运销部决策权限需报请分公司主管部门或领导决策的。4.3.1.2 油气运销部答复分公司主管部门或领导的查询时。4.3.1.3 油气运销部已完成分公司主管部门或领导交办或安排的工作时。4.3.1.4 油气运销部其他需上报的情况。4.3.2 油气运销部发函的条件4.3.2.1 油气运销部职责权限内可协调解决业务时。4.3.2.2 油气运销部经分公司授权协调解决业务时，向客户和地方单位等发函协调解决业务的。4.3.3 各部门/单位向主管领导上报报告的情况4.3.3.1 超出部门/单位职责权限需报请油气运销部主管领导决策的。4.3.3.2 各部门/单位答复油气运销部主管领导的查询时。4.3.3.3 各部门/单位已完成油气运销部主管领导交办或安排的工作时。4.3.3.4 各部门/单位其他需上报主管领导的情况。4.3.4 各单位向相关部门上报报告情况4.3.4.1 超出单位职责权限需报请相关部门决策的。4.3.4.2 各单位答复相关部门的查询及完成其安排的工作时。4.3.4.3 各单位其他需上报的情况。4.3.5 各单位上报报告的分类管理部门4.3.5.1 党务、行政、纪检监察、工会、团委方面的报告应向综合办公室报告。4.3.5.2 培训、人员配置方面的应向人力资源科报告。4.3.5.3 计划财务方面的应向计划财务科报告。4.3.5.4 物资设备方面的应向物资设备科报告。4.3.5.5 生产技术方面的应向生产运行科报告。4.3.5.6 产品销售方面的应向运输销售科报告。4.3.5.7 与相关业务部门协调方面的应向协调办公室报告。4.3.5.8 安全环保方面的应向安全环保科报告。4.4 报告（函）报送的程序4.4.1 油气运销部上报上级主管部门或领导的报告4.4.1.1 各部门/单位依据各自职责起草报告，报主管领导审批。4.4.1.2 各部门/单位依据主管领导审批意见对报告修改完毕，交主管领导审阅、签字后打印。4.4.1.3 各部门/单位将主管领导审阅、签字的报告交综合办公室登记、盖章。4.4.1.4 综合办公室应将主管领导审阅、签字的报告存档备查。4.4.1.5 各部门/单位负责上报、发送报告。4.4.2 油气运销部对外发函4.4.2.1 各部门/单位依据各自职责起草，报主管领导审批。4.4.2.2 各部门/单位依据主管领导审批意见对需要发送的函进行修改，交主管领导审阅、签字后打印。4.4.2.3 各部门/单位将主管领导审阅、签字的函交综合办公室登记、盖章。4.4.2.4 综合办公室应将油气运销部主管领导审阅、签字的函存档备查。4.4.2.5 各部门/单位负责发送函告。4.4.2.6 各部门/单位对口外单位平级部门/单位的业务往来函告，由各部门/单位的负责人审批，盖各部门/单位印章后发送并存档。4.4.3 各部门/单位向主管领导上报的报告各部门/单位对超出本部门/单位权限范围的问题，由各部门/单位起草报告，经本部门/单位负责人审批签字后，盖章上报并存档。4.4.4 各单位向相关部门上报的报告各单位对超出本单位权限范围的问题，由各单位起草报告，经本单位负责人审批签字后，盖章上报并存档。4.5 报告（函）的处理4.5.1 对油气运销部报上级主管部门或领导的报告的处理4.5.1.1 上级主管部门或领导对报告的批复意见，报油气运销部主管领导审阅、批示。4.5.1.2 根据主管领导的审阅和批示，落实、执行上级主管部门或领导对报告的批复意见。4.5.1.3 落实、执行部门将落实、执行情况汇报油气运销部主管领导、上级主管部门或领导。4.5.1.4 报告起草部门和执行部门分别将相关文件资料归档。4.5.2 对油气运销部发函的处理4.5.2.1 发函部门根据对方的回函落实、处理相关事务，同时将结果汇报油气运销部主管领导。4.5.2.2 发函部门将相关文件资料归档。4.5.3 对各部门/单位向主管领导上报报告的处理4.5.3.1 各部门/单位根据主管领导对报告的批示意见落实、执行。4.5.3.2 将落实、执行情况汇报主管领导。4.5.3.3 各部门/单位将报告批复和执行的相关文件资料归档。4.5.4 对各单位向相关部门上报报告的处理4.5.4.1 主管部门对报告进行审批。4.5.4.2 各单位根据主管部门审批意见进行落实、执行。4.5.4.3 将落实、执行情况汇报主管部门。4.5.4.4 各单位将报告批复和执行的相关文件资料归档。5 归档本规程所产生的记录：5.1 报告5.2 报告批复意见5.3 报告登记录以上记录依据有效记录清单,5.1-5.3由综合办公室及各部门/单位负责归档，具体执行QHSE/16-P06-2006记录控制程序。6 发放范围各部门/单位7 附录 附录1：油气运销部上报报告格式附录2：油气运销部函格式附录3：单位上报报告格式附录4：报告登记表附录1：油气运销部上报报告格式(A4幅面)关于的报告(标题:小二+宋体+加粗):(主报部门名称,只限一个,三号+仿宋_GB2312) (内容: 三号+仿宋_GB2312)（盖章）20年月日(三号+仿宋_GB2312)抄报: (相关领导)抄送：(相关部门、单位名称)附录2： 油气运销部函格式(A4幅面)关于的函(标题:小二+宋体+加粗):(主送单位名称,只限一个, 三号+仿宋_GB2312) (内容: 三号+仿宋_GB2312) （盖章）20年月日(三号+仿宋_GB2312)抄报: (相关领导)抄送：(相关部门