(商英124)公司新产品咨询洽谈会会议策划.doc

公司新产品咨询洽谈会会议方案一、会议背景当前整个宏观经济环境是全球处于金融危机的阴霾下，各国经济陷入困境，企业的生存面临严峻挑战，整个消费形式不容乐观，随着我国改革开放的发展，市场越来越繁荣。人们的消费需求越来越高，对产品的要求越来越高。我们公司为了应对目前消费者的消费需求、消费心理，在我公司研发部门的精心研发下，我公司已经成功研发了新一代产品。二、会议主题为了增强本公司在产品市场上的综合竞争力，提高产品质量及做好客户管理工作，已研制生产出新型产品，特举办此次新产品咨询洽谈会。会议主题是“宣传新产品，洽谈新业务”。会议的重点是向本公司会员及外界媒体介绍本公司的电子新产品，进行专家咨询讲座，以及专项合作项目的洽谈。三、会议时间、地点拟定于2014年10月10日开始，为期5天。会议地点及食宿地点均为北京国际会议中心。四、会议人员本次与会人员约200人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。五、主要日程日期时间主要内容参加人员地点10月10日9:00-10:30开幕式，致词，产品亮相领导、来宾、与会人员北京国际会议中心12:00-1:30午餐10月11日9:00-10:00专家讲座领导、来宾、与会人员18：00-19:30欢迎晚宴10月12日9：00-10:20专家咨询领导、来宾、与会人员北京国际会议中心12：00-13:30午餐14：00-15:00专家咨询18:00-17：30晚餐10月13日9：00-10:30专项合作项目洽谈领导、客户、来宾北京国际会议中心12：00-13:30午餐14：00-15:00专项合作项目洽谈18：00-19:30晚餐10月14日9：00-11:30长城一游客户、导游长城12：00-13:30午餐14：00-18:00长城一游19：00:20:30欢送晚宴领导、来宾、与会人员北京国际会议中心六、负责机构本次接待活动主要负责部门是会务筹备处，其机构下成立以下专项小组：秘书组、行政组、宣传组、公关组、接待组、安保组。具体职责见下表：序号组别组长主要职责备注1秘书组王大（1）拟定会议筹备方案。（2）负责相关文件和讲话稿的起草以及拟写、发送邀请函。（3）负责有关会议的组织安排、协调工作。（4）准备有关新产品的情况资料和与会议有关的背景材料。（5）陪同领导以及其他领导安排的灵活性工作。2行政组马小（1）负责与会人员的接待以及签到工作。（2）布置会场，准备和分发文件和物品。（3）预算会议经费，并核算清楚。（4）负责开幕闭幕式，以及欢迎会与旅游活动的安排3宣传组吴三（1）会议录音录像。（2）照相服务和编写新闻对外宣传报道4公关组刘能（1）负责邀请客户、专家、媒体等与会人员。（2）负责新产品的专题调查和信息追踪。（3）本公司与客户的合作洽谈事务处理和协调。5接待组冯巩（1）负责与会人员的食宿生活和医疗服务。（2）与会人员接送安排事务。（3）礼仪人员的挑选及相关的礼仪性服务。6安保组李牛（1）负责洽谈会期间会场、酒店、旅游点等重要场所周围的治安保卫工作。（2）疏导观摩沿途的交通，引导车队通行（3）负责防火防盗，人身和财务安全。七、资金预算项目数量单价金额备注横幅5条10元/条50元纸张100张1元/张100元餐费300人100元/人/3餐/5天150000元参加人员自付餐额景点游玩300人100元/人30000元接送车5辆100元/辆/5天2500元大巴纪念品290份50元/份14500元飞机票10张3000元/人30000元专家双程飞机票场地租赁费5天10000元/天50000元卡片300份20元/份6000元饮水费50箱20元/箱1000元宣传费-10000元其他费用-2000元合计296150元八、应急事项（一）交通事故。所有考察车辆都要进行严格安检，确保车况良好。考察道路堵塞时，公安、交通部门要及时疏导，保证考察车辆正常通行。考察途中安排备用车辆，如因交通事故及其他原因车辆无法行驶时，安排代表换乘备用车辆。（二）突发疾病。与会人员有少数名族，需事先了解他们的习俗，另外所有食物必须经过严格检疫检验，确保食品安全。与会人员突发各类疾病，随队保健人员及时进行现场紧急卫生处置、医疗救护或视病情送往盟医院紧急医治。（三）会议开始前要再次检查各影视音频设备。事先备好紧急维修工程师的姓名电话。（四）会议发言人缺席。应事先安排内部演讲者，原发言人缺席时，可以就相关主题演讲。（五）场地问题。提