华南城集团合同管理制度.docx

华南城集团合同管理规定华南城集团合同管理规定第一章 总 则第一条 本规定系根据集团业务发展的实际需要，旨在规范集团全系统各业务单位合同管理工作，提高合同审批流转效率，规避法律风险，减少因合同审批不严引发的纠纷，最大限度地维护集团的合同权益。第二条 本规定适用于业务单位各类合同的谈判、审批、签订、履约跟踪等合同管理工作。第三条 术语及注释“集团”指华南城集团。“业务单位”指集团下属子公司及集团直属业务部门。“合同”指集团各类标准合同、非标准合同及其补充协议。“标准合同”指集团所采用的政府主管部门或行业协会合同示范文本，或经集团领导批准正式颁布实施的标准合同文本。“补充协议”指集团根据实际情况需要，针对特定交易内容而设定的补充约定。该约定经与合同对方当事人（以下简称对方）签订生效后，和主合同具有同等法律效力。“非标准合同”指集团“标准合同”之外的其他各类由业务单位与对方签订的法律文书，包括正式合同、协议、意向书、预订书、框架协议、结算书、确认书等。“商务方案”指开展业务的基本交易条件，具体包括如下：交易对象、交易标的、交易数量、交易地点、交易期限、交易价格、费用支付。商务方案，在合同中体现为商务条款。“技术方案”指开展业务所涉及的厂商、品牌、规格、型号、质量标准、验收办法、技术要求等。技术方案，在合同中体现为技术条款。“日”指工作日。第二章 前期方案的审批第四条 前期方案包括：招投标文件、商务方案、技术方案。第五条 招投标文件及前期合同草稿的审批5.1施工类下属子公司需通过招投标（含议标、直接发包）程序签订合同的，业务部门应先将招标资料及附属合同（前期合同草稿）报送招标采购部、项目管理部、设计技术部、成本管理部、财务部、法务部、分管副总经理审批。同时将招标文件的电子文档发给子公司及集团相关部门。集团直属业务部门负责招标采购的，相关招标资料应报送招标采控部、规划设计部、成本管理部、分管副总裁审批。5.2其他类别对外发出的招标文件、合同草稿必须报相关部门进行审批后，再进行发标、谈判。法务部门、审计部门有权利根据情况决定是否参与开标及谈判。第六条 商务方案审批业务部门与对方谈判拟定商务方案后，通过填写费用审批表或书面请示的方式，逐级向集团领导汇报，最终，由执行董事审批确定。部分业务由集团分管领导、业务单位负责人在执行董事的授权范围内审批确定。第七条 技术方案审批业务部门与对方谈判拟定技术方案后，报请集团分管领导或业务单位负责人审批后确定。第三章 合同报批送审资料第八条 送审资料包括：费用审批表或书面请示、报价单、对方身份资料、报价汇总表、专业资格证明、合同草稿及合同附件。补充协议报批时还应送审与其相对应的主合同（工程类总包合同例外）。合同报批过程中，审批部门可根据情况要求补交其他资料。第九条 具体资料要求9.1向对方支付价款的合同，在合同报审前，业务部门必须先取得经执行董事已批准交易的报价单、报价汇总表等文件（经执行董事批准的特殊情形除外）。合同所附的报价单须经对方法定代表人或授权代表签字并盖章确认。9.2 业务部门负责提供并审批对方的身份资料、专业资格证明材料。9.2.1 对方为公司的，应提供加盖公章且经年审营业执照复印件。9.2.2 对方为自然人的，应提供合法有效的身份证明复印件。9.2.3 对方为个体工商户、其他企业等的，应提供加盖公章且经年审的经营资格证书复印件及投资人身份证明复印件。9.2.4 专业资质证明：对方应提供法定或双方约定的能够保障其合法有效履行合同的资格证明，具体包括但不限于资质证书、业务许可证、安全许可证、评级证明、信用等级、授权证明等，并且在合同有效期限内，对方必须保证资质证明的有效性。9.2.5合同审批表中应对对方的专业资格和履约能力情况进行说明。9.2.6 对方身份资料及专业资质证明的每一页，均应由对方签字、盖章确认；页数较多的，应加盖骑缝章。9.2.7 货品供应商、服务商及工程单位承诺书：向对方支付价款的合同，必须在合同签订同时签订货品供应商、服务商及工程单位承诺书，该承诺书为该类合同签订的必备附件（经集团法律分管领导批准的特殊情形除外）。第四章 合同草拟第十条 标准合同的拟定集团政策法规部于每年1月份至4月份主持全公司的标准合同修订工作，业务部门负责具体执行，拟定完成报集团法律分管领导批准后启用。第十一条 合同草稿的制作11.单位规格、型号、质量标准及检验办法、技术要求等。技术方案由业务部33333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333391 业务部门应优先采用集团标准合同。若标准合同中有通用条款的，业务部门不得直接在通用条款中进行修改。11.2 暂未制订标准合同的，业务部门应按集团常用合同文本制作合同草稿。11.3遇不采用集团标准合同的特殊情形，需经业务单位负责人同意，并在合同审批时详细说明原因。11.4 合同份数一般为二或四份（特殊情形除外）；报政府备案的合同，按备案需要确定具体份数，原则上对方不得留存备案合同。第五章 合同审批流程第十二条 合同审批流程节点设置由集团政策法规部报集团执行董事批准后执行。合同审批流程遵循精简有效的原则，一个审批部门原则上只得设置一个审批节点，若需要流程外人员审批，由节点人员通过加签或邮件实现，但总的审批时限不变。业务单位除法务部门需负责审核报审合同与前期确定方案的一致性外，其他已参与前期工作的部门不再参与合同审批工作。第十三条 自2013年1月1日起，业务单位的合同原则上须通过OA系统报审。经执行董事特批的特殊类合同可采用纸件报批，特殊合同类型：融资类、垄断行业类、劳动关系类、股权投资类、土地使用权类以及其他不具备OA审批条件的合同。第十四条 业务单位完成以上内部审批程序后，合同经办人员开始通过合同审批流程进行报审。14.1 合同经办人员应在集团执行董事对费用审批或书面请示的批示后5日内提交合同报审。合同审批节点时限为1日，审批部门应在1日之内出具审批意见（特殊情形经集团政策法规部负责人同意，可顺延1日），因补交资料或出现重大风险需重新商谈而耗费的时间不计入审批时限。合同审批完成的全部时限最长不超过15日。14.2 若出现各部门对合同的条款存在严重分歧并需统一意见的情形，由当前审批人报送集团分管领导决定，并及时将领导意见反馈至业务单位，业务单位应在2日之内将协商结果反馈至当前审批人。14.3经各部门审批后的合同，由集团政策法规部负责综合意见，报送至集团领导审定，并负责落实集团领导的意见；无法达成一致的，应报请执行董事进行决策；合同经批准后，由相关部门定稿，合同定稿应抄送给合同审批人员及集团领导。14.4合同经集团领导审定后因业务需要确实需要修改的，按以下方式进行：非关键性条款的修改，报业务部门报分管领导批准；涉及价格、工期等关键性条款的修改，须按原审批流程报相关人员审批。合同用印后需要修改的，必须采用签订补充协议的方式进行。第六章 审批权限及职责第十五条 审批权限有标准版本的非工程类合同（无任何改动）、行政采购类合同由业务单位负责人审定；有标准版本的工程类合同由集团工程分管领导审定；战略合作类合同、大客户租售类合同、金融类合同、土地类等合同由执行董事审定；其他合同由集团法律分管领导审定。各类合同定稿后均需报集团政策法规部备案。第十六条 审批职责16.1 审批职责要求16.1.1 集团业务主管部门主要负责审批合同中与交易有关的业务内容。16.1.2集团计划财务部主要负责预测及分析财务风险，并提出应对方案。16.1.3集团政策法规部主要负责审批可能引起法律风险的合同条款，全面提出法律意见，并出具解决方案。16.2同意签订该合同的各审批人，均应对该合同承担相应责任，其中，业务单位负责人承担主要责任。第八章 合同签订第十七条 合同定稿后，合同经办人员凭合同审批表，并附上纸质定稿合同文本及附件，进入盖章审批流程。第十八条 合同经办人员及合同盖章人员负责核对签署合同与定稿合同是否一致；合同份数是否足够；合同要求的附件是否齐全及有效。核对无误后，核对人应用铅笔在需盖章的合同上签字确认。第十九条 合同盖章时一般先由对方签字、盖章，然后再由我方按流程签字、盖章、编号、登记及存档。如果因特殊情况确需我方先签字、盖章的，由经办部门负责人书面报请集团法律分管领导批准。第二十条 合同用印前业务单位负责人应先在合同上签名，然后加盖合同章或公章。特殊情况确需法定代表人签名的，由业务单位负责人报请执行董事批准。非经集团出具书面授权委托书，任何人均不得擅自代表业务单位签订任何合同，否则，由签订者自行承担全部法律责任。第二十一条 合同用印时，需在盖章处盖章和对整份合同加盖骑缝章，留存有核对人签名的合同原件（留存份数由合同约定，需满足业务需要）及附件和对应的合同审批表。第二十二条 业务单位合同经办人员负责从公章管理部门领取合同原件并交给对方。并将合同复印两份，一份交财务部门备案，一份由本业务单位留存。第二十三条 合同编号规则由集团行政办公室规定。第九章 履约跟踪管理第二十四条 为保证合同顺利履行，减少履约过程中的风险，由业务单位法务部负责具体执行合同履约跟踪工作，集团政策法规负责管理和指导。第二十五条 如在履约过程中发生我方重大违约或对方重大违约可能导致诉讼纠纷的情况，由集团政策法规部指导下属公司法务部负责跟踪收集证据。第二十六条 下属子公司法务部应于每月2号前将上月本公司重大合同履行情况进行汇总，经下属子公司负责人签批后，报送集团政策法规部。集团政策法规部每月5号前对上月合同履约跟踪情况进行汇总，上报集团领导。第十章 其他事项第二十七条 公关类合同，由经办人员直接报送集团执行董事批准后执行。第二十八条 业务单位必须先行签订合同，再对外开展业务。严禁出现倒签或补签合同的情况（集团执行董事批准的除外）。第二十九条 业务单位认为需要修改标准合同的，经业务单位负责人签字同意后，提交书面说明并阐述