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公文格式和公文处理培训讲义一、公文格式中常见的问题分析(一)公文格式组成部分中常见的问题1、眉首部分（1）发文单位标志。集团公司的子公司的发文单位标识字号应小于“共创实业集团有限公司”。但有的子公司没有注意，其发文单位标识字号比集团公司的还大。（2）发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“”（“”在“标点符号”里）,而经常用圆括号“（）”或方括号“”，如“共发（2008）2号”、“共通字20085号”；便函的发文字号置于红色反线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于红色反线上，有的标识时没有右顶格到边缘。（3）签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、或“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。（4）红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。2、主体部分（1）标题。常见的问题是：一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加粗的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。公文格式规定公文标题用2号标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，公文格式规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,都是不允许的。（2）正文小标题。公文格式规定公文正文内容结构层次为：“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。格式规定小标题使用3号标准宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用宋体加粗，二级标题用宋体加粗(或黑体)，三级、四级标题用仿宋体加粗。另，经常出现：“（一）、”、“（1）、”等现象。（3）附件。附件一般在正文之下空一行标识，附件名称后不加标点，但常见的问题是没有与正文空开一行或空二行，有的经常在名称后加句号，还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件”字样。（4）成文日期。位置问题：纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，印章上弧线距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。时间问题：不能随意写上时间。一种是签发时间；一种是形成决定或决议的会议时间。写法问题：另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO八年四月十五日”，正确的写法应为“二八年四月十五日”。（5）印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。3、版记部分（1）主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用标宋3号字体，词目间空一字。（2）送或抄送单位。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。（3）印发单位和印发时间。印发单位和印发日期在抄送机关之下，印发单位左空一字，印发日期右空一字，但有的公文经常将二者左右顶格。（二）公文组成部分标识规则中常见的问题1、排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型（210mm297mm），一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、订位不正等问题。2、页码。置于版心下边缘之一行，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读，但有很多公文的页码一律居中。3、表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。（三）公文格式中常见的其他问题1、数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中作为词素使用的数字应用汉字。2、名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为”，再次使用时用简称。3、时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。4、标点符号。有将间隔号“”写为点号“.”的，如“118” 事件写为“11.8”事件。还有的连接号使用不规范，如“2008年2月2日-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。二、行政公文格式（一）范围 公文格式规定了公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。公文格式引用标准为国家标准，即GB/T1481997。（二）标准定义 公文格式标准定义为：1、字（word）： 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。2、行（line）：标识公文中纵向距离的长度单位。标准是以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。 （三）公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m280g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向折度15次，不透明度85，PH值为7.59.5。 （四）公文用纸幅面及版面尺寸1、公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，尺寸为210mm297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。 2、公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） （五）文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。 （六）排版规格与印刷装订要求1、排版规格 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。 2、制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 3、印制要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。 4、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。 （七）公文中各要素标识规则将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 1、眉首（1）公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 （2）秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。 （3）紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 （4）发文单位标识 由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文单位标识推荐使用标准宋体字，用红色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 联合行文时应使用主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，保证公文首页显示正文。 （5）发文字号 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 （6）签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 2、主体 （1）公文标题 红色反线下空2行，用2号标准宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 （3）公文正文 主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 （4）附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 （5）成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文时间的标识位置见（6）。 （6）公文生效标识A、单一发文印章 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。B、联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。C、特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。3、版记（1）主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空一字。（2）抄送 公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。（3）印发单位和印发时间 位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（4）版记中的反线 版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。（5）版记的位置 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。（八）页码 用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。 （九）公文中的表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在倒数第二页，不应贴在文件最后一页上。（十）公文的特定格式1、信函式格式 发文单位名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用标宋体字，字号由发文单位酌定；发文单位全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文单位名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。（2）会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同（七）公文中各要素标识规则中眉首规定中的第（4）条，用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素以上标准规定。三、公文处理公文处理包括公文拟定、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。（一） 公文起草公文起草由与公文内容相关的职能部门起草；公文内容涉及到两个或两个以上职能部门时，共同先行商量，确定公文框架，由与公文内容紧密相关的职能部门负责起草，拟定文稿。（二）核稿会签1、办文部门拟定文稿，填写“共创实业集团有限公司发文笺”,经办文部门负责人核稿签字。所拟文稿内容，由两个或两个以上部门交叉或共同管理的事项，拟稿人必须将文稿送相关部门负责人进行会签，共同审稿。核稿人和会签人应对文稿内容和质量负责。2、办文部门拟稿人将文稿送综合管理部，经文秘和经理核稿签字。3、综合管理部将文稿送办文部门主管副总经理和业务相关的副总经理审核后会签。（三）公文签发综合管理部将拟签发文稿送签发领导最终审批签发。审批签发的权限为：1、董事会决策事项、向政府部门报告和请示的重要工作、公布集团公司组织机构和重要人事任免事项、公布企业重大生产、技术、管理事项以及由董事长主持的会议等所形成的公文，由董事长签发。2、全局性的生产经营日常管理、向政府部门报告、请示和联系工作、公布规章制度、员工奖惩、人事任免、涉及两个或两个以上副总经理分管部门交叉或共同管理的事项以及总经理办公会议等所形成的公文，由总经理签发。3、日常管理、所分管部门和子公司管理的事项以及由主管副总经理或财务总监主持召开的会议等所形成的公文，由主管副总经理或财务总监签发。（四）公文办理和管理1、公文办理。集团公司公文办理分为收文办理和发文办理。收文是指上级机关和外单位发送集团公司的公文和各子公司、各部门报送集团公司的公文。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、批办、传阅、承办和催办等程序。发文是指集团公司向外报送和发送各子公司、各部门的公文。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。收文办理程序：（1）签收。公司领导和各部门将从外收到的公文首先送综合管理部，综合管理部收到有关公文并签字给发文方或送文领导和送文部门。（2）登记。综合管理部文秘填写“共创实业集团有限公司收文登记本”，将标题、发文字号、发文单位、成文日期、份数、收发文日期及办理等情况填写清楚。（3）拟办。综合管理部文秘对需办理的公文填写“共创实业集团有限公司收文办理笺”，经经理审阅后提出办理意见，送相关领导批示。（4）传阅。综合管理部根据领导批示，按一定程序将公文送有关领导、部门负责人阅知。公文传阅应随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。（5）承办。集团公司相关职能部门、相关子公司对需要办理的公文进行办理。凡职权范围内可以答复的事项，承办部门（子公司）应当直接答复呈文单位；凡涉及到其他业务部门范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡需报请集团公司领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿。（6）催办。综合管理部对公文的承办情况进行督促检查，并随时向集团公司有关领导汇报办理情况。发文办理程序：（1）核发。在公文正式发文前，综合管理部对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。（2）印制。应当做到准确、及时、规范、安全、保密。（3）分发。综合管理部或办文部门根据有关规定和集团公司领导批示将公文分送有关领导和部门、子公司。2、公文发送。集团公司文件和以集团公司名义下发的通知，由综合管理部发送。以集团公司名义对外报送的公文，由相关办文部门（子公司）或综合管理部负责报送。3、公文立卷归档。公文办理完毕后，各办文部门应积极配合综合管理部，将公文的定稿原件、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。4、公文销毁。凡无保存价值的公文，应经综合管理部文秘和档案管理员清理登记和经理审核后，送主管副总经理审核后，报文件最终审批领导批准，按规定销毁，不得任意向废纸收购部门和个人出售文件、刊物和资料。A4：210mm297mm；版心：156mm225mm（不含页码）天头(上白边)：37mm1mm；订口（左白边）为：28mm1mm 下白边：35mm1mm；右白边：26mm1mm 行政公文格式样本NO机 密年特 急共创实业集团有限公司文件共发200810