关于excel表格制作的一些建议和意见.doc

关于excel表格制作的一些建议和意见之前看见一些同事做的excel表格，发现了一些问题，这里就excel表格制作问题进行一下集中说明。众所周知，excel之所以被很多人推崇，其中一个原因就是其强大的数据运算能力，但是数据的运算能力，以及运算的速度却很多时候受数据表格的结构影响，因为不同的结构可能对应的函数运用和公式写法不太一样。在数据表设计的时候，我们到底要注意哪些问题呢？根据个人经验，总结起来有以下：1. 底层数据表格一定要基于最终的数据分析进行，即，根据决策需要进行。解释：比如，一个人事登记表，是否需要设置“性别”这一栏？其实大家可以思考下。为什么要设置？这个是一定要设置的吗？设置了这个对后续的运算会不会造成负担？以后可能会用到这个字段的机会有多大？这个是“可以有”还是“必须有”还是“不能有”？这些都是需要在设计前进行充分考虑的。下面一个典型的设计不良案例（工作中的）：编码店铺品牌品类位置店铺形象产品陈列促销推广人员形象品牌推广合计百分制A102甲子AA皮具1109810104864B103乙丑BB皮具8711101075370.667B104丙寅BBBB59158765066.667C105丁卯CC310991064762.667B106戊辰BBAA41088754256B107己巳BBAA11610101075472A108庚午AA皮具41313101085877.333A109辛未AA男鞋811129865472B110壬申BBBB516148975978.667C111癸酉CC6789754256C112甲戌CC8167353040B113乙亥BBBB9110101084864B114丙子BBBB51019884154.667C115丁丑CC10206101056181.333这个是第一季度巡访记录表（陈列与形象），截取了其中一段，当然，评分是产生的随机数据，主要表示其架构。这个表格本身没有任何问题，可问题出在：在最后的分析的时候，要求对各个事业部进行分析，而实际上我们可以看出，在这个基础表格中并没有事业部这个字段，有人会说，但是我知道每个店铺是哪个事业部的，但是，当我把这些具体的名字全部换成字母的时候，或者换成日文或者俄文的时候，你还能知道吗？这个就是典型的设计不良。需要增加一个字段：事业部，这是最后的分析要求决定的。下面是一个比较良好的案例：请设计一个统计表，可以对每个品类或者品牌进行各个项目得分的查询和统计：编码店铺品牌品类位置店铺形象产品陈列促销推广人员形象品牌推广合计百分制A102甲子AA皮具1109810104864B103乙丑BB皮具8711101075370.667B104丙寅BBBB59158765066.667C105丁卯CC310991064762.667B106戊辰BBAA41088754256B107己巳BBAA11610101075472A108庚午AA皮具41313101085877.333A109辛未AA男鞋811129865472B110壬申BBBB516148975978.667C111癸酉CC6789754256C112甲戌CC8167353040B113乙亥BBBB9110101084864B114丙子BBBB51019884154.667C115丁丑CC10206101056181.333你会发现，和刚才是同样一张表，但是没有了“按照事业部进行统计”的需求，他就是一个比较不错的表格。2. 底层数据一定要完整，最好不用合并单元格表示表2 底层数据用合并单元格：编码店铺品牌品类位置店铺形象B1甲子AAAAAA男鞋67B2乙丑AAA皮具115B3丙寅115这是一张典型不良。这样，在进行一些计算的时候，excel无法进行。而这种设计风格，常常会被很多excel初学者和初次使用者使用，并且还引以为荣，因为这样看起来更好看了，但是，合并单元格的处理，最好是在最终报表中体现，而不要在底层数据表中体现，这样会让人很头疼的，甚至连高级筛选都没有办法进行。表3 底层数据设计比较合理：编码店铺品牌品类位置店铺形象B1甲子AAAAAA男鞋67B2乙丑AAAAAA男鞋115B3丙寅AAAAAA男鞋115这样，当需要进行汇总求和或者根据条件求平均的时候，就比较方便了，用的函数比较简单（嵌套不需要太多），公式显得简明。什么意思呢？在底层数据表格设计的时候，一定要保证每一个记录数据的任何一项都是完整的，比如，表3和表2的对比。当然，表3可以设计的更为合理一些，就是，将品牌和品类放在前面。表4 事业部品牌品类店铺编号AAAA男鞋甲子A1BBBB女鞋乙丑A2C乔登箱包丙寅A3D手袋丁卯A4A5这样的话，我们可以看到，其实这张数据表，基本上也反映出了一个组织架构和运作的问题：一个事业部可能操作几个品牌，因为事业部属性放在前面的，一个品牌下面可能操作多个品类，一个品类下面可能有多个店铺，即，从左到右，其属性越来越细，但是，店铺之前的所有字段，都必须满足店铺字段的值。3. 数据录入区域的防呆设计数据有效性的运用对于一些字段，我们是需要防呆设计的（即，对输入进行限制），比如，最典型的是：开发产品的编码问题，就需要最简单的防呆处理：编码不能重复，不能有错误等等。另外一个防呆的案例是：在验货之后，填写验货报告，其中的日期不能超过填写当日，或者不能早于送货之日，不良数量不能大于送货数量等等，这些都是需要进行防呆处理的。附件中是一个关于身份证编码防呆设计的处理，有兴趣可以看看。如何对输入进行限制？打开数据选项中的“有效性”，然后根据需求设立即可，通常，复杂的防呆是通过“自定义”进行的，即，写公式进行。下拉菜单都是通过“序列”构成的。4. 关于数据类型在表格设计的时候，同一列或者同一行的数据类型尽量一致在录入的时候，一个单元格尽量录入一个类型的数据比如以下就是超级不良：表4 成绩明细表请帮这位老师做一个分析吧(这是从ehome上看到的一个案例)是不是看到这种情况后想要抓狂？因为这位数据录入员如此的心细，以至于还在两个字的名字中间加了两个空格，这样，就算利用分列也是一个比较麻烦的事情，处理这种就比较奥麻烦了，当然，也可以使用这样的公式：=average(-Right(Right(b3:b14,3,5),find(“ ”, b3:b14),5)。这个公式我没有试过，不过逻辑就是，将文本中的连续数字取出来，然后将这些数字平均。什么意思呢？数据录入的时候，一个单元格只能录入同样类型的数据，数字就是数字，不要像上面这样录入。同时，注意：日期和具体的数据最好不要录入到同一列，尤其是在写公式的时候喜欢偷懒的人，比如，写成sum(b:b)，这样，如果b列有日期的话，这个数据就等于原有的数据+日期对应的序列值（比如，到现在大约为五位数了）。其余的，以后再慢慢补充。上述核心的核心是数据架构问题，请记住这一点，数据架构就像是房屋的钢构一样，钢构是基础。4. 数据录入的时候，唯一值字段一定要做到唯一输入前面讲了，一个有效的办法就是设置数据有效性，并且采用序列的方式进行输入。在数据有效性方面，还有一个方式，除了采用序列外，还有就是这样的操作：比如，在A列输入身份证号码