文件资料管理考核办法(已发).doc

编号: DH-GL-5S-01三级，第0次修改文件资料管理考核办法下发日期：2009-01-10执行日期：2009-01-10 1.目的结合5S活动要求，进一步规范文件资料的管理，提高工作效率，特制定以下标准。2.适用范围适用于公司内部所有文件资料的整理归档。文件资料主要包括：红头文件、通知、通报、申请、会议纪要、简报、合同、技术文件、书籍、报刊、体系资料、培训资料等。3.文件资料管理具体要求 3.1要与不要文件资料的处理3.1.1集团下发的各类文件资料：由办公室、管理部或文件制发单位指定接收部门根据集团要求进行管理和传达，由办公室、管理部整理归档，保存期一年（特殊要求的除外），其它部门自动销毁。要求长期贯彻执行的条款则经部门组织学习后严格执行。3.1.2公司下发的各类文件资料：由发文部门长期存档（根据档案管理要求定期移交档案室），各部门现场保留三个月，到期后整理归档或自动销毁。要求长期贯彻执行的则经部门组织学习后严格执行。3.1.3公司上报（含上行文、平行文）各类文件由办公室及各职能部门整理归档，保存期视文件价值及文件同公司长远联系密切程度归档长期保存或一年后销毁。3.1.4规章制度由管理部门存档，各部门妥善保管，未经发布部门批准严禁复印及对外公布或借阅，自制度规定执行之日起，各部门严格执行。3.1.5集团或公司下发的有关个人文件资料，本人可长期保留并按本办法规定整理归档。3.1.6本部门下发的部门内部文件资料：现场保留期一个月，到期后由本部门存档，工段级存有的自动销毁，要求长期贯彻执行的条款则经工段组织学习后严格执行。3.1.7安全简报、管理简报、各类检查通报类等文件资料：现场保存期一年，到期由发放归口部门存档，其它部门按本办法相关规定整理归档或自动销毁。3.1.8体系认证文件（资料、记录）执行管理手册与程序文件的相关规定。3.1.9安全标准化文件（资料、记录）执行安全标准化相关规定。3.1.10各类培训资料：各部门有关安全方面的培训资料交安全环保办公室存档、备案；其它相关方面的培训资料于每季度最后一个月的25日-30日交管理部存档、备案并办理交接手续。3.1.11月度内的报刊、杂志，保证正常使用的培训用音像图书资料等，视具体使用情况可现场存放，但不得超出20本（盘），同时必须定置管理、规范放置、标识清晰。3.1.12合同、资质证明、技术文件、台账等重要资料，各部门必须分类建立台账，按时间顺序统一编号。有效期内（1年）合同现场保留，其余的及时转交档案室存档，过期的经部门负责人、分管领导、总经理审批后可做销毁处理。3.1.13不能使用或过期的资料、记录、书籍、报刊等应注明“作废”字样后，装袋交存档案室，由档案室提出变卖或销毁处理意见经领导审批后执行。3.1.14其它文件资料类可根据实际使用情况按照“提高空间利用，缩短查找时间”的原则进行区分对待，需存放的必须分类标识、定置管理。3.1.15各部门每年12月30日前，将本年度各类文件资料进行分类整理、分类存放、标识清楚，并办理相关手续。需留存的按年度编号装订留存或上交公司档案室。3.2文件编制3.2.1纸张统一采用A4纸，上边距1.5厘米，下边距2.0厘米，左、右边距为2.5厘米，整体为纵向、双面打印。3.2.2正文字体为小四仿宋体，行距为1.5倍行距。正文内容无文本框。3.2.3段落序号使用顺序为“1”、“1.1”、“1.1.1”、“1.1.1.1”。其中一级序列号顶行使用，二级及以后序列号首行缩进2格。3.2.4规章制度按集团企业内部规章制度管理规定（编号：HTCG-GL-01）要求编制。3.2.5通知、通报、申请页眉统一套入公司徽记和公司全称，文件名称采用黑体小二号加粗，居中排列；文件编号由公司名称字母所写、部门所写和文件顺序号组成，采用宋体小四号右对齐排列（具体参照附件一、二、三）。3.2.6简报类格式参考安全简报、管理简报（见附件四、五）。3.2.7公司上报（含上行文、平行文）文件用纸、用印、行文格式必须严格执行国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）国家标准。3.2.8其它未列明的文件资料参照本办法相关规定执行。4文件资料的放置4.1文件资料现场放置基本要求为：定置管理，标识清晰；桌面上放置当天或本周待处理的文件资料；文件夹内为月度或季度待整理的文件资料；一月/季度以上文件资料（不常用的）整理后放置档案盒内；查阅的各类工具书、图纸、资料用完后放回原处，桌面不得留有大量书箱资料；各类文件资料的查找时间在30秒钟内。4.2各类档案盒标识（见样表）清晰完整并与盒内存放文件资料类型（如工艺、设备、安全、制度、认证、5S管理、绩效考核、人事档案、会议纪要、工作总结、通知/通报等）一致，无卷边、破损，保持整洁。4.3盒内文件资料的放置，要建立统一目录索引表及借阅记录（见样表），按其发放时间认真填写目录索引表；存放时按目录顺序由下而上依次摆放，且在每一份文件资料右上角标注顺序号（如.），与目录索引中的顺序号保持一致；借用时需填写借阅记录。4.4文件夹的标识（见样表）清晰完整，夹内资料必须保持完整、有效（按4.1中的相关规定执行）。文件筐内的文件夹按顺序排放，筐/夹均保持洁净。4.5书籍、杂志、报刊分类放置，按大小或时间顺序定置摆放整齐，力求美观、便于查找方便。4.6电子版本文件资料要建立各类文件夹，分类存储、标识清晰，定期（每月1日5日）进行清理，保持最新有效版本。5文件资料的保密：各部门必须加强部门内部管理，正确引导和教育部门人员，做好文件资料的保密工作，严格执行公司相关保密协议或规定，确保公司利益和形象，违者按公司相关规定进行严肃处理。6文件资料的下发：各文件资料发放应建立文件资料发放记录备查。7. 考核要求5.1部门内存放大量与工作无关书籍、资料，查找速度慢的扣款20元-50元；5.2现场存放过期文件资料，根据份数扣款10元；5.3文件资料编制不符合规定要求、不按期清理规整、未分类存放、定置管理、存放不规范、标识不清、卷面不整洁的扣款10元-50元；5.4丢失、损坏有效期内文件资料扣款20元-50元；5.5其它不符合项根据其严重程度给予10元-50元