天美T9自助式考勤机操作手册V2.0.doc

自助式考勤机 操作手册目 录 1.产品介绍1 2.键盘1 3.按压方法(指纹机适用)3 4.菜单4 5.考勤规则设置5 6.人事管理8 7.考勤操作11 8.报表输出12 9.考勤机设置 13 附录:T9输入法141.产品介绍本产品是一站式考勤机，无需电脑后台管理软件，单机可以独立完成所有考勤操作。l 分部门管理员工；l 支持有规律的按周循环的班次，支持跨天。通过EXCEL导入导出；l 支持节假日登记；l 允许短时间的迟到或者早退；l 直接生成EXCEL格式的考勤报表，通过 U 盘输出；l 员工可直接查询个人考勤明细，直观方便；l 支持 T9 输入法，可在考勤机上直接录入员工资料；l 人员信息可通过 U 盘导入导出EXCEL格式，方便资料变更；l 语音提示上班、下班、迟到、早退信息；l 可设置响铃，实现上下班提醒。用法1：只需要查看考勤明细表录入所有指纹 导出人员信息 编辑人员信息（人员信息表.XLS） 导入人员信息 按上、下班键 开始考勤 输出报表（考勤明细表）用法2：需要查看统计报表（计算迟到、早退等）设定班次 设置考勤规则 录入所有指纹 导出人员信息 编辑人员信息（人员信息表.XLS） 导入人员信息 开始考勤 出报表（考勤明细表、月统计表）1（上班）2abc(上班)3def（上班）ESC4ghi（下班）5jkl（下班）6mno（下班）MENU7pqrs8tuv9wxyz0（密码）OK2.键盘 键盘功能说明如图所示：l ESC 操作菜单时退出或取消l MENU 进入菜单管理l OK 确定当前设定项/查看考勤记录l 打开电源及关机l 操作菜单时上翻键l 操作菜单时下翻键l 0-9 操作或选择菜单时，输入数值、字母3.按压方法（设备是指纹考勤机的情况） 安装好指纹考勤终端机后，先进行指纹登记，再进行验证操作。指纹登记时，推荐的手指：食指和中指。正确的按压方式：手指平压于指纹采集窗口正上方，指纹纹心尽量对正采集窗口的中心。手指按压方式如图所示。正确太垂直(翘起) 太偏太靠下倾斜4.菜单 用户可利用功能键和数字键灵活地对自助式考勤机进行菜单选择、键盘输入等各种设置。一级主菜单包括【人事管理】、【排班】、【记录管理】、【报表】、【软件连接】、【本机设置】六个，各菜单项下又分别包含不同的下属二级、三级菜单，可进行相应的操作。人事管理菜单结构图显示如下：排班记录管理菜 单报表软件连接本机设置1 人事管理：人员编号、姓名、部门、班次、操作权限、指纹和密码等信息进行新增、修改、删除等操作。2 排班：上下班时间设置，上班规律设置，考勤制度设置。3 记录管理：重复确认时间，上/下班状态自动转换设置，响铃设置，删除考勤记录4 报表：将考勤明细表、月统计报表等导入U盘。5 软件连接：当需要连接电脑软件时，通讯的相关设置，U盘数据的交换6 本机设置：设置考勤机的参数、初始化设备、查看考勤机信息等操作。5.考勤规则设置 5.1 班次设置1)插入U盘，按【MENU】键进入考勤机【主菜单】-【排班】-【导出排班表】，将在U盘中生成排班表.XLS文件，将文件复制到电脑硬盘。用EXCEL打开文件，显示如表：烁明：红色部分为可编辑区域；班次名称（5个中文字或者10个英文字以内）；类型（0、正常考勤;1、加班），跨天时间:在跨天时间之前的打卡算为前一天的卡序号：1名称： 办公室班跨天时间：00：00班段1班段2班段3上班下班类型上班下班类型上班下班类型周一08:3012:00013:3018:00018:3021:001周二08:3012:00013:3018:00018:3021:001周三08:3012:00013:3018:00018:3021:001周四08:3012:00013:3018:00018:3021:001周五08:3012:00013:3018:00018:3021:001周六08:3012:000周日2)按表头提示要求编辑班次。最多可以设置5种班次。完成编辑后，直接按【保存】，将修改后的文件复制到U盘中，直接替换原来的文件。注意：1为了数据安全。必须把文件复制到电脑，再进行编辑，编辑完成后，再复制回U盘。严禁在U盘中直接编辑。否则导入时将提示出错。 2考勤时间的格式必须为时间，考勤类型必须为数字。因此输入时，注意输入法状态是否为英文半角状态。检查方法：如输入10:30，双击该单元格，软件自动会变成10:30:00。3 如果设置了跨天时间，则跨天时间之前的打卡则算成前一天的记录。并且排班应该从跨天时间之后开始。例如：序号：1名称： 班次1跨天时间:08:00班段1班段2班段3上班下班类型上班下班类型上班下班类型周一09:3016:00018:0002:00103:0007:001跨天时间设置为08:00。排班应该从08：00之后开始，而且周二08点之前的打卡记录算成周一的4 如果中午时间不需要打卡，则把两个班段合并成一个班段。如排班为：08：30-12：00 13：30-17：50 中午不打卡。则应该设置成：班段1：08：30-17：50 。5 不允许跳班段设置，即不允许只设置班段一，班段三，不设置班段二。3)插入U盘，按【MENU】键进入考勤机【主菜单】-【排班】-【导入排班表】，导入修改后的班次信息。4)（彩屏机可选）按【MENU】键进入考勤机【主菜单】-【排班】-【查看排班信息】，可以浏览修改后的班次信息。2.考勤规则设置【考勤规则】设置允许员工迟到或者早退的时间（以分钟为单位）项目 单位意义范围迟到时间分钟迟到超过多长时间才计算为迟到0-255早退时间分钟早退超过多长时间才计算为早退0-255下班不签到下班不打卡也计算迟到是/否3.节假日登记设置如“国庆节”，“中秋节”等法定假日。节假日不计为上班。5.2 记录管理按【MENU】【记录管理】，进入记录管理菜单，“记录管理”菜单包含四个下级菜单：重复确认时间、考勤状态转换、定时响铃、删除所有考勤记录。 如下图：重复确认时间考勤状态转换记录管理定时响铃删除所有考勤记录1 重复确认时间：同一员工在多长时间内重复考勤只记录一次。2 考勤状态转换：定义【上班】【下班】自动转换时间。当时间到达设定的时间时，主界面的考勤状态会自动转换成相应的考勤状态。3 定时响铃：可设置响铃次数、响铃时间；4 删除所有考勤记录：清除设备的所有考勤记录。请慎用。6.人事管理 正式考勤前，需要录入考勤人员的工号、指纹和密码等信息。6.1 用户登记用户登记 登记号码 1指纹登记 0感应卡 否密码登记 否姓名 张三丰班次 无权限 用户依次按【MENU】【人事管理】【用户登记】，进入登记用户信息窗口。1) 用户登记时，每个人只能有一个唯一的“登记号码”。 “登记号码”作为考勤设备中辨识一个人身份的最重要信息。2) 指纹登记：一个登记号最多3枚指纹。光标移至“指纹登记”按OK键按压同一指纹3次保存 退出。用同样方法可登记同一员工的第2、3枚指纹。3) 感应卡：一个“登记号码”只能登记一个感应卡号。光标移至“感应卡”项按“OK”键刷感应卡保存 退出。4) 密码登记：一个登记号只能登记一个密码。方法：光标移至“密码登记”按“OK”键第一次输入8位密码确认8位密码保存 退出。5) 姓名：通过T9输入法输入、编辑姓名。6) 班次选择：选择的是【班次设置】里设置的班次序号。7) 权限：分为用户与管理员。一台机器最多能设置10个管理员。设置管理员之后，只有管理员验证身份才可以进入菜单温馨提示：1 如果没有登记管理员，那么任何人都可以修改考勤机的设置。2 如果已经登记了管理员，那您必须经过验证管理员身份才能修改考勤机设置。3 登记完成后，最好验证一下您的指纹，以检测指纹登记的有效性。检测方法是在正常的工作界面上，多按几次您所登记的指纹，如果识别成功，那说明您的指纹质量较好。如果识别难通过，可新登记或更换另一手指登记。6.2 导出人员信息 1)插入U盘，按【MENU】键进入考勤机【主菜单】-【人事管理】-【导出人员信息】，将在U盘中生成人员信息表.XLS文件，将文件复制到电脑上，用EXCEL打开文件，显示如表：人员信息表工号姓名部门班次权限指纹密码卡号3张三丰财务部2134李四销售部1011)按照表头上的信息提示，填入人员信息。其中“班次”，为5.1中编辑的班次序号。完成编辑后，直接按【保存】，将修改后的文件复制到U盘中，直接替换原来的文件。注意必须复制到电脑修改。严禁在U盘中直接修改。6.3 导入人员信息1)插入U盘，按【MENU】键进入考勤机【主菜单】-【人事管理】-【导入人员信息】，导入修改后的人员信息。6.4 用户浏览可以浏览该机器已登记的所有用户。并且可以对选中的用户进行“编辑”，“删除”，“补签到”，“查看其考勤记录”等操作。用户浏览 浏览所有用户 2财务部 1销售部 1依次按【MENU】【人事管理】【用户浏览】，进入“用户浏览”按OK键人事管理 用户登记用户浏览 2部门管理按、键移动光标选择需要查看的部门，点击“OK”键。财务部 00000001 张三丰用户浏览 编辑 删除查看考勤记录补签到按、键移动光标选择需要编辑的用户，点击“OK”键。选择1）编辑用户信息：【选择需要编辑的用户】【编辑】：与【用户登记】相同。2）删除用户：【选择需要删除的用户】【删除】，在删除窗口选择按OK键将选中的用户删除。3）查看考勤记录：【选择需要查看考勤记录的用户】【查看考勤记录】，可以查看截至当日的考勤明细记录。4）补签到：某员工由于意外情况没有考勤，但实际却有出勤，使用补签功能为此员工添加一条考勤记录。温馨提示：1 初始录入人员时，由于人数较多，可以只登记用户的指纹或者卡号，记录好每个人员的工号。先不输入姓名和班次。2使用【导出人员信息】到U盘，用电脑通过EXCEL编辑。再通过【导入人员信息】，将编辑好的信息导入考勤机。3在使用过程中，如需要增加单个人员。可以直接在考勤机上编辑该人员的姓名和班次信息，免去导入导出的麻烦。7.考勤操作 l 用户验证时，应先确认是否已登记。l 指纹验证需注意按压指纹方法一定要正确。l 如用户没有分配班次，必须在【上班】、【下班】状态才能验证。7.1 指纹验证用户1：N指纹验证，直接在指纹识别器上按压指纹，如果如验证成功，则发出验证成功的语音提示：“识别成功”。用户1：1指纹验证，按【0】，1：1指纹验证状态。先在键盘上输入自己的登记号码，然后按压指纹，则发出验证成功的语音提示：提 示意 义迟到！考勤时间已超过上班时间，早退！考勤时间还未到下班时间，验证失败！考勤识别不成功，应重新考勤签到成功！上班考勤，时间正常签退成功！下班考勤，时间正常确认成功！验证成功，不在班次规定范围内验证重复！设置了“重新确认时间”,在规定的时间内考勤机只记录一条考勤记录。请选择考勤状态没有分配班次，并且没有选择考勤状态7.2感应卡验证在感应区域直接刷卡即可考勤（已登记）7.3员工自助查看考勤信息在考勤机正常待机状态下，按“OK”键，显示“用户验证”，用户验证身份（密码、感应卡或指纹），可查看本人本月的考勤明细。查看考勤记录 用户验证8.报表输出 将盘插到考勤机USB插口，依次按【MENU】【报表】。进入【报表输出】窗口。本机可以支持输出两种考勤报表：考勤明细表（日报表）、月统计报表（月报表）。8.1 考勤明细表将盘插到考勤机USB插口，依次按【MENU】【报表】【考勤明细表】输入输出报表的开始时间、结束时间按“ESC”键按“OK”键。考勤机自动分析数据，并将考勤明细表输出EXCEL文件到U盘。输出的文件名为：XX月份考勤明细表.XLS文件。把U盘接到电脑上，浏览U盘，用EXCEL打开，格式如下：其中：红色背景表示该考勤有异常，如迟到、早退。蓝色表示加班。8.3月统计报表：【月统计表】：员工一个月出勤的统计情况。导出到U盘的EXCEL文件名为：xx月份月统计报表.XLS。9.考勤机设置 按【MENU】【本机设置】，进入考勤机设置菜单，“本机设置”菜单包含三个下级菜单：系统设置、初始化设备、系统信息。 如下图：系统设置本机设置初始化设备系统信息1 系统设置：可设置语言选择、时间、时间格式、液晶背光亮度、语音开关、门禁开关、自动关机等；2 初始化设备：将设备恢复至出厂设置。并且清空所有用户信息与考勤信息。请慎用。3 系统信息：查看登记人数等信息。附录1 T9输入法 借助T9输入法用户可以输入姓名、部门名称、班次名称等。 退格键拼音、字母、数字切换退出键12ABC3DEFESC4GHI5JKL6MNOMENU7PQRS8TUV9WXYZ0OK翻页选定键T9汉字输入法按键分布：Xi