2011-05-23北大资源集团合同管理规则(送审稿).doc

资源集团合同管理规则 北大资源集团合同管理规则（2011年 月 日北大资源集团有限公司总办会通过，自2011年 月 日起施行）目 录第一章 总则第二章 合同事务的工作职责第三章 合同的订立第四章 合同的审核第五章 合同的履行和监督第六章 合同争议的处理第七章 合同印章和合同归档第八章 检查与奖惩第九章 附则第一章 总则第一条 【本规则的目的和根据】为健全北大资源集团有限公司（以下简称“资源集团”）的合同管理制度，规范合同管理行为，提高合同履约率，预防和减少合同争议，防范和控制交易风险，根据北大资源集团组织和权责基本规则，制定本规则。第二条 【本规则的适用范围】本规则适用于资源集团和各区域公司的合同管理事务。本规则所称合同是指资源集团及各区域公司与合同相对人之间设立、变更、终止权利义务关系的协议、备忘录、意向书和承诺书等法律文件。本规则所称区域公司为资源集团管理体系内各独立法人实体。第三条 【合同管理的基本原则】资源集团及各区域公司的合同管理活动，应遵循以下基本原则：（一）维护资源集团及各区域公司合法权益； （二）风险的防范与控制相结合；（三）统一管理与专项负责相结合；（四）各司其职与各负其责相结合。第二章 合同事务的工作职责 第四条 【合同事务管理体制】资源集团审计法务部对资源集团合同及各区域公司的重大合同进行统一管理。其他合同由各区域公司法务部门负责管理。本规则所称资源集团合同是指以资源集团名义签订和履行的合同。第五条 【合同事务主管部门】资源集团审计法务部为资源集团的合同事务主管部门，负责资源集团的合同事务以及相关事务的管理工作，并管理、监督、指导各区域公司的合同事务的管理工作。各区域公司法务部门为区域公司的合同事务主管部门，负责区域公司合同事务及相关事务的管理工作。区域公司如无法务部门，由区域公司法务人员负责区域公司合同事务及相关事务的管理工作。第六条 【资源集团审计法务部合同管理职责】资源集团审计法务部履行以下职责：（一）宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章；（二）组织实施本规则，指导、监督本规则在资源集团的实施； （三）负责资源集团的格式合同文本的制定和定期修改，审核区域公司拟定的格式合同文本，对资源集团及区域公司格式文本条款是否实质变更进行判定；（四）参与资源集团合同的立项与论证；（五）参与资源集团合同的谈判、起草与会签；（六）对资源集团合同以及各区域公司重大合同的合法合规性进行审核并提出意见；（七）监督资源集团合同、各区域公司重大合同的履行，协助处理合同履行中的法律事务；（八）其他应当由资源集团审计法务部承担的合同管理职责。第七条 【各区域公司法务部门合同管理职责】各区域公司法务部门在合同管理工作中履行以下职责：（一）组织实施本规则，结合本规则与本单位实际情况，制定本单位合同管理制度； （二）协助本单位建立合同管理信息系统，负责提出信息系统建设的具体要求；（三）负责本单位合同的合法合规性审核，并将重大合同报资源集团审计法务部复核； （四）负责拟定、修订本单位格式合同文本，并定期上报资源集团审计法务部审批；（五）参与本单位重大合同的立项与论证，审核承办部门提交的合同相对人主体资格及资信情况调查报告并提出审核意见；（六）参加本单位合同的谈判，负责起草、审核与之相关的合同等法律文件；（七）监督检查本单位合同的履行情况，协助处理合同履行中的法律事务；（八）负责对本单位的重大合同文本复印件及其相关资料向资源集团审计法务部报备；（九）负责定期向资源集团审计法务部上报合同审核清单及相关分析；（十）负责对本单位业务人员进行合同知识培训；（十一）办理与合同有关的其他法律事务。第八条 【合同承办部门和承办人的职责】合同承办部门是指资源集团和各区域公司负责具体合同准备工作并发起审核流程的部门；合同承办人是指合同的具体经办人和直接负责人。合同承办部门和承办人履行以下职责：（一）负责经办合同的立项与论证；资源集团合同承办部门应提请资源集团审计法务部介入合同的立项与论证，各区域公司的承办部门应提请本级法务部门介入合同的立项与论证；（二）负责审查合同相对人的主体资格、经营范围、资信状况和履约能力，妥善保存相关文件原件或与原件核对无异的复印件；（三）负责组织所承办合同的谈判与起草；（四）发起合同会签流程并负责会签中各部门间的沟通与协调工作；（五）负责将会签完毕的合同文本及相关文件提交相应的合同主管部门进行法律审核，并根据法律意见书或修订意见修改合同文本；（六）负责将通过法律审核的合同文本提交审批；（七）负责按合同审批通过的最终文本，制作正式的合同，负责合同的签署工作，并将签署完毕的合同文本和相关资料送交合同履行部门；（八）负责办理合同的担保、公证、鉴证、批准和登记等有关手续；（九）负责及时向合同档案管理部门移交承办合同的合同文本及相关资料原件；（十）其他应由合同承办部门和承办人承担的职责。第九条 【合同履行部门的职责】合同履行部门是指负责执行具体合同的部门，承担以下职责：（一）按照合同约定行使权利和履行义务；（二）跟踪掌握合同履行的动态信息，及时向资源集团审计法务部或本单位法务部门通报合同履行情况和发现的问题，并提出解决问题的意见和建议；（三）协助资源集团审计法务部或各区域公司法务部门处理合同履行中发生的合同变更、中止、解除、违约及合同争议等事项；（四）按照法律规定和合同约定追索合同相对人迟延支付的合同款项、违约金以及赔偿金；（五）负责管理正在履行的合同文本及相关文件，并按本规则相关规定及时移交相关部门归档；（六）其他应当由合同履行部门承担的职责。第十条 【信息管理部门的职责】信息管理部门负责实现合同管理信息化，其职责如下：（一）按照本规则与法务部门的要求和建议，规划、组织、建立并完善适用于资源集团及各单位的合同管理信息系统；（二）负责合同管理信息系统的信息安全、日常维护和技术支持；（三）负责合同管理信息的数据统计；（四）各单位信息管理部门负责保障资源集团合同管理信息系统在本单位的运行；（五）其他应当由信息管理部门履行的职责。第三章 合同的订立第十一条 【订立合同的主体资格】资源集团职能部门不得以部门名义或擅自以资源集团名义对外签订合同，需以资源集团名义签订合同的，应履行必要的审批手续。资源集团及各区域公司签订合同的，应由法定代表人或其授权代理人签署，未经授权，任何人不得以资源集团或各区域公司名义对外签订合同。授权的代理人在订立合同时不得超越其代理权限。第十二条 【合同相对人的选择】依照法律规定或资源集团的有关规定应当招标的项目，应当通过招标方式确定合同相对人。除前款规定之外的项目，应当采取竞争性谈判方式，经综合比较和论证选定合同相对人。不能通过招标方式和竞争性谈判方式选定合同相对人的，可以采用单一来源选定合同相对人。合同相对人有下列情形之一的，不得与之签订合同：（一）未依法登记或未经批准而成立的公司、组织；（二）企业内设机构、部门；（三）不具备经营资格或资质的；（四）无履约能力或履约能力差又无可靠担保的；（五）信用、信誉不佳的；（六）有巨额债务，存在潜在履约困难的；（七）有其他不宜签约的情形。第十三条 【合同相对人的审查】合同订立前，合同承办部门应当对合同相对人主体资格、经营范围、资信状况和履约能力等方面进行审慎和严密的审查，审查内容包括下列方面： （一）企业法人营业执照；（二）经营许可证；（三）资质等级证书；（四）资信证明；（五）经合法审计的财务报表；（六）相对人合同承办人的授权委托书；（七）相对人合同承办人的个人身份证明；（八）其他必要的证明资料。合同承办部门和合同承办人应仔细审查上述证明资料，注意各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容是否相互一致，必要时前往颁发部门进行验证或者进行实地核查，以防合同相对人伪造或变造证明资料。合同承办部门应妥善保管上述文件。第十四条 【先期谈判介入】在资源集团合同及各区域公司重大合同的谈判阶段，资源集团审计法务部或各区域公司法务部门根据管理层要求，应当先期介入。其他合同的谈判阶段，资源集团审计法务部或各区域公司法务部门可根据公司管理层的要求先期介入。第十五条 【合同的形式】除即时清结的合同外，其他合同应当采用书面形式。起草合同文本时，应严格按照国家法律、法规及资源集团的有关规定进行。资源集团或各区域公司有格式合同的，应当使用格式合同。尚未制定格式合同的，可以使用政府部门监制的格式合同。两种文本均未制定或者根据实际情况确实需要对格式合同进行修改或自行起草合同的，由合同承办部门根据与对方当事人达成的初步意见进行起草或者修改。所起草或修改的合同文本，经法务部门审核后方可使用。第十六条 【合同的主要条款】合同一般包括以下主要条款：（一）当事人名称、住所、法定代表人/负责人、开户银行；（二）标的；（三）数量与质量；（四）当事人权利与义务；（五）价款或酬金及支付方式；（六）履行期限、地点、方式和验收；（七）违约责任；（八）免责条款；（九）适用法律和争议解决方式；（十）合同变更和解除的条件；（十一）保密条款；（十二）合同签订的时间、地点；（十三）合同生效的条件；（十四）根据法律、法规、规章的规定或者合同性质应当具备的条款；（十五）当事人需要约定的其他条款。第十七条 【合同的担保】为保障资源集团及各区域公司的利益，订立合同时承办部门应尽可能要求合同相对人或第三人提供保证、抵押或质押等方式的担保。第三人作为保证人的，应当参照本规则第十四条对合同相对人的审查标准对保证人进行审查。担保方式为抵押的，应当调查抵押物上设定抵押的次数、范围以及所担保的债务履行的状况。担保方式为权利质押的，应当调查设定质押的权利有无瑕疵、该权利上设定质押的次数、范围以及所担保的债务履行的状况。接受抵押或者质押，应当依据中华人民共和国担保法、中华人民共和国物权法及其他法律、法规的相关规定履行必要的登记、交付手续。第十八条 【合同编号】资源集团及各区域公司签订的各类合同都应分类依次编号，合同编号不得重复、遗漏。第十九条 【合同文本规范要求】合同及其有关的书面材料，应当语言规范、严谨，字迹符号清晰，条款完整，内容具体，用语准确。第二十条 【合同的登记与公证】依据法律、法规和规章的相关规定及合同约定应当办理批准、登记或备案等手续的合同，合同承办部门应当及时办理相关手续。依据法律、法规和规章的相关规定，或者依据合同双方约定需要进行公证的合同，合同承办部门应当及时办理公证手续。合同承办部门办理上述手续的，相应的法务部门应当给予必要的指导和协助。第四章 合同的审核第二十一条 【合同审核的基本要求】资源集团审计法务部和各区域公司法务部门依职权独立地履行审核职责。以资源集团名义签订的合同，在签订前必须提交资源集团审计法务部审核，经资源集团审计法务部审核并提出法律意见后，才能对外签订；各区域公司职能部门承办的合同，在签订前必须提交各区域公司法务部门审核，经各区域公司法务部门审核并提出法律意见后，才能对外签订；各区域公司职能部门承办的重大合同，必须在资源集团审计法务部复核后才能对外签订。第二十二条 【合同的审核和审批程序】合同承办部门应将起草的合同文本或使用的标准合同文本按照以下程序提交审核：（一）合同承办部门应当填写合同审核单或者在合同管理信息系统中提交合同审核单，并将起草的合同文本或使用的标准合同文本及相关资料交由法务部门审核；（二）合同承办部门根据法务部门提出的审核意见与合同相对人协商修改合同相关条款或者终止签订合同；（三）资源集团合同承办部门将通过法律审核的合同文本报请资源集团主管业务副总裁、资源集团主管法务副总裁、资源集团常务副总裁和资源集团总裁审批。各区域公司合同承办部门将通过法律审核的合同文本报请本单位业务主管领导审批；（四）合同承办部门将通过审批的合同文本送交签字人签署，并由资源集团办公室或各区域公司行政部门加盖公司公章。合同承办部门应在合同履行前提交合同审核，承办人员在合同审批完成前不得以任何方式表示或暗示合同成立。法务部门有权拒绝对已经履行的合同进行审核。第二十三条 【审核资料】合同承办部门发起审核的，应当提交真实完整的合同文本、合同附件及相关资料。相关资料包括项目批复、预算批复等合同启动依据、以招标方式订立合同的中标通知书或者以竞争性谈判确定合同相对人的选择理由说明书等。凡提交法务部门审核的合同，应具备合同的基本要件。合同承办部门还应当及时、真实、准确、完整地提供前款规定的有关材料。对于不符合前述要求的合同，法务部门应当要求合同承办部门限期补充完善。第二十四条 【合同审核的期间】对于标的、价格、付款条件较为固定的简单合同，可由法务人员在一个工作日内审核完成。对内容复杂，需要进行较大改动的合同或存在其他特殊情况，需要延长审核时间的，审核部门应当与合同承办部门及时沟通后尽快审核，业务部门对法务部门提出的问题和意见应及时回复。第二十五条 【合同审核意见】审核意见应当明确、具体，避免使用“拟同意”、“原则同意”、“基本可行”等模糊语言。如有修改意见，应当在合同审核单上明确提出。资源集团审计法务部或各区域公司法务部门审核合同，应当出具修订意见或者法律意见书，并由审核人员在合同审核单上签名。资源集团审计法务部或各区域公司法务部门出具的修订意见或者法律意见书，是对合同从法律角度的审核意见，供承办人员和有关部门在谈判和签订合同时作重要参考。资源集团审计法务部或各区域公司法务部门出具的修订意见或者法律意见书，不仅可以对涉及法律的风险因素加予揭示，而且可以提出其他独立的意见和建议。第二十六条 【合同文本原件的制作】审批通过的合同文本为合同最终文本，任何人不得擅自修改。合同承办部门应当按照实际需要份数制作合同原件。除必须提供给政府主管部门备案、财务部门收付款项、档案管理部门归档以及满足合同履行的需要以外，不得为其他目的制作和使用合同文本原件。合同承办部门应将合同文本原件的扫描件及电子版及时向法务部门备案。第五章 合同的履行和监督第二十七条 【合同履行责任】合同承办部门不承担合同履行职责的，应当在合同订立后五个工作日内向合同履行部门移交合同文本和其他相关资料的原件或复制件。在合同履行期间，合同履行部门应当严格按照合同约定全面适当履行合同义务，及时行使合同权利。履行合同还应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。第二十八条 【履约跟踪制度】在履行合同过程中，合同承办部门和承办人应当对合同相对人的履约能力进行跟踪调查。发现合同相对人有可能违约的，承办部门应当收集、保存相关证据，并调查合同相对人的资产状况。第二十九条 【合同履行的重大情况汇报】在合同履行过程中，如果出现影响合同履行或可能导致合同争议的重大情况时，承办部门为资源集团各职能部门的，承办部门应及时将有关的情况报告、处理意见提交资源集团审计法务部，资源集团审计法务部应将法律意见反馈给承办部门；承办部门为各区域公司业务部门的，承办部门应及时将有关的情况报告、处理意见提交本单位法务部门，由本单位法务部门出具法律意见，涉及重大合同的，应及时反馈给承办部门并报资源集团审计法务部备案。第三十条 【合同履行监督】法务部门对合同履行进行监督管理。合同履行监督是指资源集团和各区域公司对外签订合同后，符合本规则规定条件的，由法务部门依照本规则对合同的履行情况进行跟踪监督，根据实际情况对应当采取的措施出具相关法律意见。第三十一条 【适用合同履行监督程序的情形】经法务部门审核的合同，有下列情形之一的，可进入合同履行监督程序：（一）公司对外担保合同，包括公司为其他企业法人及非法人公司、自然人的债务提供的抵押、质押及保证合同；（二）公司股东以其所持的本公司股权对外设定质押的合同；（三）所涉标的额巨大的对外债权或债务合同；（四）业务部门提请资源集团和各区域公司法务部门予以监督的合同；（五）其它与业务密切相关、对资源集团和各区域公司有重大影响的合同。第三十二条 【合同履行监督程序的实施】 适用履行监督程序的合同，合同承办部门或承办人应当定期、真实、全面、准确地向法务部门汇报，介绍有关情况、提供有关材料。法务部门应指定专人负责监督。法务部门人员认为有必要时，可以采取谈话、调取材料、收集证据等方式进行调查，有权要求合同承办人及合同相关部门提供签订、履行合同所涉及到的一切有关资料；有权查阅、复制有关的发票、账册、凭证、业务函电和其他有关文件资料。合同承办部门或承办人应当予以积极配合。调查后，法务部门应根据调查所掌握的事实材料，独立客观地出具法律意见书，内容至少包括以下三方面：（一）情况说明；（二）对所涉合同的债权、债务状况进行认定；（三）建议采取的法律措施。第三十三条 【履约认可文件】合同履行部门履行合同义务应当要求合同相对人提供履约认可文件。标的为行为的，应当要求提供服务报告；标的为物的，应当要求提供验收报告（含到货验收、初验、终验）；标的为金钱的，应当要求提供收据、发票。合同履行部门向合同相对人提供验收报告、服务报告、收据、发票，应当履行相应的审批程序后方可提供。第三十四条 【履约证据】合同承办部门应当妥善保管履约证据。履约证据包括：（一）与合同履行有关的来往文件、电报、传真、信函（含信封）、邮件记录；（二）合同相对人向我方出具的验收报告、服务报告、收据、发票等履行认可文件；（三）提单、仓单、发货单等合同履行单据。（四）其他相关履约证据。对我方履约情况，除妥善保存有关凭证外，承办部门还需做好履约记录。第三十五条 【支付款项】合同履行部门向对方支付合同进度款，应当填写付款申请单，经相关职能部门和财务部门审核后向对方支付。财务部门应当在收到付款申请后及时完成审核工作。合同款项支付完毕后，合同履行部门应当在合同履行单据上确认相应的合同款项已付讫。第三十六条 【收受款项】合同履行部门收受合同款项，应当在收到款项后及时将当期收款时间和应收金额向财务部门通报。财务部门应当在收款后及时将有关情况通报合同履行部门，由合同履行部门在合同履行单据上确认合同款项已收讫。合同款项未按期到账时，财务部门应当配合合同履行部门追索合同相对人应付未付的合同款项。第三十七条 【合同保全措施】合同履行期届满，合同相对人怠于行使其对第三人的债权，给我方债权造成损害时，合同履行部门应当依本规则第二十九条规定及时向有关部门汇报。法务部门建议诉讼的，经业务主管部门领导、公司负责人批准后，由法务部门提起代位权诉讼。合同相对人实施下列行为之一，给我方债权造成损害的，合同履行部门应当依本规则第二十九条规定及时向有关部门汇报。法务部门建议诉讼的，经业务主管部门领导、公司负责人批准后，由法务部门提起撤销权诉讼：（一）放弃其到期债权；（二）无偿转让财产；（三）以明显不合理的低价转让财产，危害我方债权，且受让人知道该情形的。 行使代位权与撤销权，应避免超过相应的诉讼时效和除斥期间。第三十八条 【合同变更或补充的申请程序】合同履行部门在履行过程中发现需要对合同进行变更或补充的情形，应当及时履行本规则第二十九条规定的合同履行重大情况汇报，并填写合同变更或补充事由说明作为合同履行重大情况报告单附件，向合同承办部门和合同相关部门通报有关情况。法务部门应当在收到报告单之日起三个工作日内出具法律意见书，经资源集团或本单位业务主管部门领导批准后，由合同承办部门在法定或约定的期限内根据法律意见书向合同相对人提出变更或补充合同的书面意见。合同相对人提出变更或补充合同要求的，在执行本条第一款规定的程序后，由合同承办部门负责与合同相对人进行协商。对于本条前两款规定的情形，合同的变更或者补充不改变原合同的性质和目的，或者所涉合同标的额较小的，合同履行部门应当及时通知合同承办部门、相关部门和法务部门，在报经资源集团或本单位业务主管部门领导批准后，由合同承办部门在法定或者约定期限内向合同相对方提出变更或补充合同的书面意见。第三十九条 【合同变更或补充协议的制定】经协商确定变更或补充合同的，合同承办部门应当按照本规则关于合同订立与审批的相关规定起草合同变更或补充协议，发起审核流程，并于审批通过后加盖公司公章。合同履行部门应根据变更或补充协议及时通知各合同相关部门。第四十条 【合同中止的情形】合同履行过程中发生下列情形之一的，合同履行部门必须及时按照合同中止程序办理：（一）负有先履行义务的合同相对人迟延履行或不适当履行的；（二）负有与我方同时履行义务的合同相对人无故拒绝履行的；（三）合同相对人有下列情形之一的：1、经营状况严重恶化；2、转移财产、抽逃资金，以逃避债务；3、丧失商业信誉；4、有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。第四十一条 【合同中止的程序】合同履行部门发现本规则第四十条所规定的情形，应当及时按照本规则第二十九条规定执行，并提交资源集团或本单位业务主管部门领导审批。经批准后，合同履行部门应以资源集团或本单位的名义向合同相对人发出中止履行的书面通知，并通知财务部门和其他合同相关部门。第四十二条 【中止履行后的事项处理】中止履行后，合同相对人恢复履行能力、提供适当担保或者适当履行合同义务的，合同履行部门应当依申请中止的审批程序申请恢复履行。审批通过后，合同履行部门应及时恢复履行，并通知财务部门与其他合同相关部门。中止履行后发生下列情形的，合同履行部门应当根据法务部门的法律意见，采取与合同相对人协商处理、解除合同或者追究违约责任等措施：（一）负有先履行义务的合同相对人仍不履行或仍不适当履行的；（二）负有与我方同时履行义务的合同相对人仍不履行，致使合同目的不能实现的； （三）丧失或可能丧失履行能力的合同相对人未恢复履行能力又不提供适当担保的。第四十三条 【合同解除】根据法定或约定条件解除合同的，合同履行部门应当立即停止履行，在合同履行单据上注明解除，并及时通知资源集团法务部或本单位法务部门、财务部门和业务主管部门。解除合同造成我方经济损失的，应当及时索赔。索赔由合同履行部门、合同承办部门、法务部门与财务部门相互配合进行。第四十四条 【合同终止】合同权利义务全部履行完毕后，合同履行部门应当在合同履行单据上注明履行完毕，表明合同流程结束，合同终止。合同履行完毕而终止的，应当由承办人员登记备案。合同双方当事人协商解除而终止合同、合同单方当事人依法或依约解除而终止合同的，应当妥善处理善后事宜，并报资源集团或各单位的法务部门登记备案。资源集团或各区域公司的法务部门有异议的，可予以检查，合同承办人员和其所在业务部门应当予以配合。合同终止后，合同承办部门与合同履行部门应当将合同文本原件与合同订立、履行过程中的全部相关资料按照本规则相关规定进行归档。第六章 合同争议的处理第四十五条 【违约报告制度】合同在履行过程中发生违约情形的，承办人及承办部门应当及时向有关部门反映，并报告资源集团或各区域公司的法务部门。 凡发生违约情形的，承办人及承办部门应充分注意合同条款中有关履行期限、担保期限、提出异议期限、申请仲裁期限、诉讼时效等期限的规定。第四十六条 【合同争议报告制度】合同因违约或其他原因发生争议时，承办人及承办部门应及时向本单位管理层反映，并告知法务部门；在法务部门协助下，依据有关法律法规的规定与对方协商解决或采取其他适当方式予以解决。第四十七条 【合同争议的解决】合同因违约或其他原因发生争议时，法务部门应当依法确定争议解决方式和管辖地。通过协商解决争议的，应当由合同承办部门根据法务部门的法律意见，与合同相对人进行协商，将协商结果形成书面协议。合同履行部门应当按协议执行，并及时通知财务部门和合同其他各相关部门。协商不成或者应当提起仲裁或者诉讼的，应当注意合同条款中关于履行期限、担保期限、提出异议期限、申请仲裁期限以及相关法律法规中对于诉讼时效的规定，由资源集团审计法务部或本单位法务部门以资源集团或本单位名义及时提起仲裁或诉讼。合同承办部门与合同履行部门应依资源集团诉讼管理规则规定的工作移交程序将所涉争议项目移交资源集团和本单位法务部门，并配合资源集团审计法务部和本单位法务部门做好调查、取证工作。合同履行部门应当将解决争议的相关情况及时向资源集团审计法务部或本单位法务部门、合同承办部门、财务部门以及其他合同各相关部门汇报。未经法务部门与业务主管部门的共同同意，合同承办部门与合同履行部门不得擅自放弃应有的权利。第七章 合同印章和合同归档第四十八条 【合同印章】资源集团和各区域公司合同印章分别由资源集团办公室和各区域公司行政部门指定专人负责管理。对外签订合同应当使用公司公章。合同承办人员持审核完毕的合同审核单和审批通过的合同最终文本等文件到公司公章管理负责人处加盖公章。最终盖章合同文本必须与审批通过的合同最终文本完全一致，且具有签署日期。第四十九条 【合同档案】合同档案应当由以下几个方面的文件构成：（一）合同订立、审核阶段的谈判记录、来往函件、电报、传真、电子邮件、图表、声像制品、合同相对人调查资料、合同审核单和法律意见书；（二）加盖公司公章的合同文本及其附件的原件、担保合同的原件及相关资料；（三）合同履行阶段的履约证据资料、重大情况汇报单及其法律意见书、中止履行通知单；（四）合同变更、补充协议及相关资料；（五）解决合同争议的法律意见书、纠纷处理协议、违约责任通知单、法律文书等。资源集团和各区域公司应当在法务部门的指导下逐步实现合同档案电子化。第五十条 【合同归档】合同承办部门应当于合同订立、审核阶段结束之日起三个工作日内将经手办理的合同档案资料上交相应的档案管理部门。承办部门应将最终签订的合同版本的扫描件一份自签订之日起三个工作日内交法务部门备案。各区域公司法务部门应将以本单位名义签署的所有合同及相关资料的扫描件在每月25日向资源集团审计法务部报备。合同履行部门应当于合同终止、解除或争议解决完毕之日起三个工作日内将经手办理和掌握的合同档案资料上交相应的档案管理部门，并向资源集团审计法务部或本单位法务部门备案。资源集团审计法务部或各区域公司法务部门应对其审核的合同或相关资料备份并归档。资源集团审计法务部有权对下属法务部门的合同备案情况进行检查。第八章 检查与奖惩第五十一条 【合同管理检查】资源集团审计法务部每年定期或不定期组织检查或抽查各区域公司合同管理情况，提出问题和建议并督促整改。区域公司对合同管理工作的检查包括以下内容：（一）是否建立健全合同管理的规章制度；（二）合同管理制度的落实和执行情况；（三）对合同文本、档案、合同印章等的使用和管理情况；（四）合同订立、履行和纠纷解决的情况；（五）防范合同风险或控制挽回经济损失的情况；（六）合同统计与分析工作的情况；（七）组织和参加培训的情况。第五十二条 【奖励措施】资源集团和各区域公司应根据合同管理检查的结果，对在合同管理工作中管理规范，成绩显著，积极维护公司合法权益，为资源集团和各区域公司挽回重大损失的部门和个人给予奖励。第五十三条 【处罚情形】任何人员有下列情形之一，造成经济损失的，按其情节轻重，按照资源集团奖励处罚管理规则追究相应的责任：（一）不遵照本规则规定的合同订立审批程序，擅自签订合同的； （二）未经授权，擅自以资源集团或本单位名义对外订立合同或超越授权范围，以资源集团或本单位名义对外订立合同的；（三）未依本规则的有关规定调查合同相对人资信状况和履约能力，或者因故意、重大过失对合同相对人履约能力估计不当，造成合同履行障碍的； （四）因违反本规则签订、履行合同，致使对对方当事人的履约能力估计不当而造成行使债权有障碍的；（五）在签订、履行合同时未按照本规则规定的要求尽到责任而造成经济损失或有其他严重情节，或导致合同争议，给资源集团或本单位造成经济损失的； （六）丢失或擅自销毁合同及合同附件及其他相关资料的； （七）因过错造成与合同签订方往来的文书、材料、凭证及相关证据丢失或毁损的；（八）应按照合同履行监督程序汇报而未汇报的；（九）在进入合同履行监督程序后，未提供或及时提供与合同有关的文书、材料、凭证及相关证据的；（十）阻挠资源集团或本单位法务人员对合同进行调查或其它法律措施的；（十一）不及时追究对方当事人的违约责任而造成重大损失的；（十二）利用合同进行违法乱纪活动的；（十三）其他违反本规则的行为。第五十四条 【处理建议】资源集团和各区域公司法务部门可以对违反本规则的行为提出处理建议、要求纠正，并依公司规定进行调查、处理。第五十五条 【处罚】违反本规则规定的，由资源集团或区域公司相关部门根据资源集团奖励处罚管理规则给予相应处罚；情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理。第九章 附则第五十六条 【重大合同的定义】本规则所称重大合同是指：（一）合同的订立、履行对资源集团有重大影响的；（二）格式合同条款发