部门公章管理规定.doc

湖北利时实业有限公司质量管理体系三阶文件责任部门物业部物业部行政章管理规定文件编号LSWIPC11版本/版次A0页码3-31.0目的为加强部门印章管理，规范印章的保管、使用以及停用等，保证印章的合法性、可靠性和严肃性，杜绝违规行为的发生，特制定本管理制度。2.0适用范围 物业部行政印章3.0定义（无）4.0权责4.1公司总经理4.1.1负责审批印章的刻制。4.1.2全面监管物业部印章的使用。4.2物业部负责人4.2.1负责印章的保管。 4.2.2负责印章使用的审核。4.2.3严格按照本规定的要求及程序使用印章。 4.2.4对违规使用印章的人员或行为做出处理。5.0物业部行政印章管理规定5.1印章的刻制与启用5.1.1印章的刻制5.1.1.1印章的刻制须由物业部负责人根据工作需要向上级主管部门提出申请并报行政部备案。5.1.1.2经上级主管部门审核批准后，由公司行政部负责刻制。其规格与形制按公司规定执行。5.1.2印章的启用5.1.2.1戳记：新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。5.1.2.2新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。5.2印章的使用范围6.1物业部行政印章仅限公司内部使用，超出公司范围使用无效。6.2物业部向公司领导提出的请示、申请、报告等。6.3物业部与公司其他部门的联系函、工作联络单等。6.4物业部下发的各类通知、公告、公示等。6.5物业部制定的宿舍水电费明细表等各类业务报表。6.6其他需要用印的情况，经总经理或部门经理审核后批准使用的情况。5.3印章的保管及使用5.3.1印章的保管5.3.1.1印章由物业部负责人负责保管，印章管理人员必须切实履行职责，不得将印章随意放置或转交他人。因出差或请假需移交他人的，由部门负责人指定专人代为保管，并办理移交手续。5.3.1.2印章保管应注意安全，一般须加锁保护，防止损毁、遗失或被盗。5.3.1.3印章应及时维护，保持印章良好的使用状态。5.3.1.4印章保管有异常现象或遗失，应保护好现场，管理人员应及时向行政部、保卫部报告、备案，并积极配合查处。5.3.1.5印章管理人员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理人员办理接交印章手续，以免贻误工作。5.3.2印章的使用5.3.2.1印章的使用应由管理人员制定公章使用登记表，严格审批和登记制度，以便查询。5.3.2.2印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序。用印须先经部门负责人审核、公司总经理批准，填写公章使用登记表后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交物业部办公室备案。不符合规定的和未经公司领导或部门负责人审核签发的文件等，印章保管人员有权拒绝盖章。5.3.2.3行政印章的使用限在物业部办公室内，一般情况下不能将印章携带出办公室以外使用。严禁私自将行政印章带出公司使用。5.3.2.4除经总经理特别批准外，任何印章管理人员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经按相关要求填写完毕。5.3.2.5用印必须与文件落款相一致，统一使用红色印油。5.3.2.5每月应由部门负责人对公章使用情况进行一次例行检查，发现问题，及时指出，并责令更改。5.4印章的停用5.4.1部门名称变动5.4.2印章使用损坏，例如磨损严重、字迹模糊等。5.4.3印章遗失或被盗。5.4.4印章停用须报公司总经理批准、行政部备案后生效，并及时将停用的印章封存或销毁。5.5罚则5.5.1严禁私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。5.5.2违反本管理规定相关内容的，视情节轻重