财务支出及报销制度.doc

财务支出及报销制度一 目的规范公司财务及报销制度二 适用范围公司所有人员三 内容1 现金/借款申领制度： 1.1 员工因工作需要领取现金及支票时，应填写“借款单”经公司领导审批后， 到出纳处领取。 1.2 若借支金额较大时，应提前三天提出申请。 1.3 凡属于出差借款的，在填写“借款单”之前，还应填写“出差申请表”，交 上一级主管审批。 1.4 员工所借款项，使用完后，应及时报账，不得无故拖欠。 1.5 若发生支票遗失，应立即通知财务人员办理支票挂失手续。2. 报销制度： 2.1 原则： 员工在报销有关费用时，应严格遵守公司的商务支出规定，以诚实，公平的态度据实报销。 2.2 报销流程：2.2.1差旅费报销：出差申请报告-填写“差旅费报销表” 各项明细和出差费用报销单- 部门经理审批签字-出纳核对金额和票据，并填写支出凭单总经理审核、签字到出纳领取现金并在支出凭单领款人上签字；2.2.2市内交通费用报销：填写“出租车明细表”填写费用报销单部门经理审批签字-出纳核对金额和票据，并填写支出凭单总经理审核、签字到出纳领取现金并在支出凭单领款人上签字；2.2.3其他费用报销：填写费用报销单部门经理审批签字-出纳核对金额和票据，并填写支出凭单总经理审核、签字到出纳领取现金并在支出凭单领款人上签字；2.3 各项费用报销规定: 2.3.1 商务旅行支出规定： 2.3.1.1 政策：公司迅速报销员工履行公司公务所花费的实际，合理，适当的费用。期望您在花公司的钱的时候就像花自己的钱一样，也希望您在旅途时在尽量不奢侈的情况下过得舒服些。 2.3.1.2 报销程序:员工所有的商务旅行支出须使用“差旅费报销表”报销费用，并按照公司“报销流程”进行报销。 2.3.1.3 出差前计划:员工出差前均需填写“出差申请报告”，在呈报上一级部门主管批准后可向财务部门支取出差预支款。任何预支款需在旅行前24小时向财务部门提出申请。现款或支票的丢失或被盗都由个人负责。如销售人员和工程师已领有备用金，则不再领取出差预支款。（备用金的具体规定，请见备用金管理规定） 2.3.1.4 出差标准： 公司员工出差需尽可能利用公共交通工具，如大巴，火车等，如需搭乘航班应由公司统一购买机票。由于被拒绝登机，飞机推迟或航班取消所得到的任何赔偿都是公司的财产。任何形式的赔偿（钱，餐，酒店房间，租车等）都应按其他项目列入费用报告。未使用的机票应还给公司的旅行代理以便记账。员工应自己保存经常飞行者的公里累计，但是飞行航线的决定应是对公司最有利的决定，其次才是考虑公里累计奖励因素。 短途出差如需使用公司车辆，须说明理由并由上级主管同意。一律不允许包乘出租车。 每日酒店房价不超过180元/人， 所有的酒店预定须通过公司进行。若与客户人员同往,可入住同一酒店。 离开酒店结账时, 需索取电脑明细单与总额税务发票以备报销。 明细单中可报销范围: 房租,城市建设费,电话费,上网费,出差时间超过五天可报销洗衣费。 在酒店使用的电话，可以报销公司业务电话。私人电话的报销仅限于打回家的电话。 国内出差补贴为每天120元, 早餐20,午餐50,晚餐50。若房价中已包含早餐, 则无早餐补贴，相应的出差补贴为100元/天。若午饭或晚饭宴请客户或客户请客, 则无相应补贴。 在外地发生的交通费, 应注明起始点和目的地, 并说明原因。长途旅行，一律不得包乘出租车。 除非是由于运送公司的公司物品而产生的行李超重，丢失或损坏，公司不会报销任何应个人原因造成的行李超重，丢失或损坏而产生的费用。 任何由于公司业务出差旅行所得到的旅行奖励（如：优惠券，回扣，免票，等）都被认为是公司的商务折扣，须还给公司，或记入你的费用报告中。 在个别情况下，个人费用的发票无法与公司费用分开的情况下，（例如，两人住的酒店房间），这些费用必须清楚地用以下方式列出：A）从报销总费用中标明“员工支付”并扣除这部分；或B）交费用报表时附上个人交款。 员工出差返回公司应及时报销差旅费，只有结清前次费用，才能再次借支差旅费。 2.3.2 应酬费的报销： 2.3.2.1 一般来说，公司员工一起吃饭时，员工付款须得到上一级未在场的主管批准。在一些特殊情况下，员工可以在他的主管在场的情况下，为商业聚会付款。 但是，在这样的情况下，费用报告需要更高一级未出席聚会的主管的批准。 2.3.2.2 商业聚会及宴请客户，应限制在合理的食物和饮料之内。并应在报销单据上清晰，详细地注明宴请的对象，时间，地点及目的。 2.3.2.3 平时没有客户参加的情况下员工之间的用餐不能以商业聚会名义报销。 2.3.3 市内交通费报销:无论是出差还是在工作所在地，市区内的外出公干，应尽量利用公共交通工具（巴士，公共汽车，地铁，轻轨等）。在综合考虑时间，效率，便捷（如需多次转车），方便（如携带行李，工具等）等因素的情况下，可乘坐出租车，报销时需在发票上注明乘车事由，及起止地点,出租车费每张限额为50元，超出部分由个人承担。2.3.4 电话费用报销：原则上，工程技术及内勤人员不予报销手机费用，如的确是因业务需要在公司以外产生的电话费用，包括手机，上网费等，可以由主管部门经理申请总经理特批，但报销人必须在事先通知主管部门经理批准。市场、销售等外勤人员手机报销额度每月300元。如公司认为员工的费用不尽合理，或有疑问时，公司有权要求员工提供电话明细清单以便核查。2.3.5 私车公用费用报销：如员工用私车处理公务而产生的有关费用，根据以下规定由公司报销： 说明每次出车的时间，起止地，及目的。 相关的油费、过路费等实报实销。2.3.6 其他： 2.3.6.1 原则上，工作中需要使用的任何物品，包括：文具，大小工具，书籍等，应由公司统一购买，特殊情况下，如员工因工作临时需要购买，需事先得到上级主管的同意，并在报销时交该主管签字。并将所购物品交公司财务部门登记备案。 2.3.6.2 下列情况属于不能报销的费用： 汽车违章罚款 个人物品丢失（包括出差途中） 个人物品保险（包括出差途中） 个人需要的体检 旅行期间购买的人寿保险 任何形式的个人娱乐费用（如飞机和酒店里的电影，剧院/博物馆门票 等） 办理个人户口，档案关系等相关费用2.4 发票及收据： 所有的报销发票必须是原始的，国家税务机关承认的。有详细的资讯说明金额，时间，地点及开支原因。任何白条及非正规的收据都不能作为报销依据。2.5 以上单据的报销，当月发生，当月报销， 最晚不得迟于下月5 日之前。2.6 任何情况下，非公司员工的费用都不能由公司垫付。（例如：配偶的机票应由你直接支付，而不是通过公司先行支付）。如果你的家属为了公司的生意而出席公司商务活动，费用需由公司报销的话，应事先得到相应部门经理的书面批准。3. 有关合同执行中产生的费用： 3.1 合同签订后，应及时做出“公司合同成本分析表”，并送交总经理签字审批及财务部备案。 3.2 根据合同规定及时联系催收合同款项。当买方将款项汇出后，应尽量索要汇款底单的传真件，并通知财务及总经理。 3.3 根据合同规定需向供货方付款时，由销售人员填写“合同执行用款申请表”并于提前7天提出书面申请，上报总经理签字批准，再送交财务部办理付款。 3.4 合同执行中所有的订单和发票应交财务部门或有关人员备档。4相关标单 差旅费报销表 出租车明细表商务聚餐明细表借款单附件一：上海宏测半导体科技有限公司关于员工应酬、采购、差旅备用金的有关规定（1） 资金预付手段公司员工因工作需要，经主管负责人签字批准后，即可自行安排应酬、采购、差旅等事宜，资金预付手段为：A. 长期备用金：公司将长期存放固定金额的现金于有用款需要的员工个人现金借记卡帐上，作为公关、消费、差旅用款备用金，在有需要时员工应与公司办理借支手续、离职时必须退还公司，不得挪做他用，并随时接受公司的抽查。金额按工作岗位分为：销售： ￥2,000.00工程师： ￥1,000.00行政： ￥1,000.00B. 人民币个人借记卡填充（建行工资卡）：当员工因离开公司外出差旅时间太长或其它原因， 出现现金不足的情形下，经主管负责人签字批准，公司财务部门可快速存入现金，进个人人民币借记