书信基本要求及格式businessletterwriting.doc

Letter writing尽管当今的科技发展已经将我们带进了数字时代，我们的日常生活也越来越离不开电话和互联网等先进的通讯方式，但是我们仍旧经常需要用书信来传达信息、表达情感。在现代商务领域里，书信同样也是一种不可取代的沟通方式。比如，当一家公司向另一家公司订购某种商品时，习惯的做法是在正式成交之前用书面的形式加以确认。另外，在许多情况下，如果你只用口头形式来传达信息就会显得很不正式，也很没有礼貌。比如，当你想要邀请某人在一个非常重要的场合做演讲时，口头的通知或邀请都会显得你没有诚意。这时人们往往会想到用书信的形式来邀请对方，这样做就得体多了。由此可见人类在沟通情感以及进行生意往来时，都是需要书信作桥梁的。一封信是由信头、日期、编号、收信人情况、称呼、正文、主题、结束语、写信人签名、姓名和职位等几个主要部分构成的。-请同时参看Unit 2b Arranging a company visit1. Writers address or company letterhead: at the top or in the top right-hand corner. The writers name is not at the top of the letter. 信头: 在信的顶端或右上角，写信人的姓名不留在信头部分。一封信的信头包括写信人所在公司的名称、地址、邮政编码以及联系方式等。如果一封信是以个人名义写的，那么写信人可以省略公司名称这一项，只要写上他的住址和联系方式就可以了。2Date：on the right. Various forms of the date are possible.日期: 在信纸的右端。日期的写法可以采取多种形式。实际上，在很多正式信件中日期的位置是很灵活的。它既可以出现在写信人地址的下面（信的右端）；也可以出现在收信人地址的上面（信的左端）；还可以出现在收信人地址的下面（信的左端）。另外，大家在书写日期时应该注意这样三点：第一，年月日都必须写出来；第二，不许用数字代替月份，而应将月份的英文拼写出来；第三，月份的英文单词不许用缩写形式；比如，你的写信日期是1999年8月3日，你应该写成3 (rd ) August 1999或August 3 (rd ) 1999；再比如，你的写信日期是2000年11月15日，你应该写成：15 (th) November 2000或 November 15 (th) 2000。3Reference: is useful for filing. It tells you who wrote and signed the letter (the boss) and then who typed it (the secretary). A reference may also include a file number and a date.编号: 这对信件进行分类存档非常有用。它告诉你这封信是谁由起草并签署的（经理），是由谁打出来的（秘书）。编号中也可包括档案号和日期。在日期的下面是编号这一项，即Your ref: , Our ref: / 。比如Our ref: LD/SA，它表示Lewis Davison写的，他的秘书Sarah Aspinal打出来的。LD 和SA是他们两个人姓名首写字母的缩写。4 Addressee：on the left. If you are writing to another country, write the country in the address.收信人情况: 在信纸的左边。如果收信人在国外，那么就应该将收信人所在的国家也写进地址中。收信人情况包括：1) 收信人姓名 (name of addressee)：如果写信人知道收信人的名字，就可以将他写出来；如果写信人不知道的话，那么这一项就可以省略。2) 职衔 (title of addressee)：在收信人姓名的下面是收信人的职衔。如果一封信是写给某家机构或公司收的话，那么职衔这一项也可以省略不写。3) 公司名称（name of company）：在写完收信人的姓名和职衔后，下面就应该是收信人所在公司的名称了。4) 收信人地址 (address of addressee)： 在书写地址这一项时，无论是写信人地址还是收信人地址，你都要先写小地址，再写大地址。5. （1）Salutation：Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write Dear Sirs to a company, Dear sir to a man, Dear Madam to a woman or Dear Sir or Madam if you do not know the sex of the reader.称呼: 如果你知道收信人姓名的话，就应该写出来，但是不要写他的首字母缩写。当这封信是写给公司时，应该用Dear Sirs, 当这封信是写给不知道姓名的人的时候，应该写成Dear sir, Dear Madam 或者是 Dear Sir or Madam。在美国英语中，通常用Gentlemen。（2）Complimentary Close：Yours faithfully if you do not know the readers name. Yours sincerely if you do (US Yours truly or Sincerely yours )结束语：如果不知道收信人是谁的情况下应该使用Yours faithfully美国英语是Faithfully yours或Faithfully，如果知道收信人是谁，就用 Yours sincerely。 美国英语是Yours truly 或 Sincerely yours或Sincerely。 在一封信正文开始之前总要先有一个称呼，即Dear 。在Dear后面出现的就是收信人的名字。在信件正文结束后也要有一个表示客套的结束语。它们之间相互关联，有着固定的搭配格式。在正式的商务信件中可能会有很多种情况，但是总结起来有以下四种是大家平时要用到的，同时也是应该掌握的：（1） 当你知道收信人姓名时：称呼可以写成：Dear Mr Cox (收信人为男性时)Dear Mrs Cox (收信人为已婚女性时)Dear Miss Cox (收信人为未婚女性时)Dear Ms Cox (收信人为女性，但你不清楚她的婚姻状况时)结束语都应该是:Yours sincerely 这里大家一定要注意结束语“Yours sincerely”的写法。首先，字母y应该大写，而sincerely中的s应该小写。其次，大家应该注意Yours这个单词的拼写，如果你在书写时少写了一个s，那么整个结束语也算是写错了。第三个需要大家注意的地方就是单词sincerely的拼写。（2） 当你不知道收信人的姓名时：称呼可以写成：Dear Sir or Madam （当你不知道收信人的姓名以及性别时）Dear Sir (to a man) （当你写给一位不知名的男性时）Dear Madam (to a woman) （当你写给一位不知名的女性时）结束语都应该是:Yours faithfully 大家在写这个结束语时仍要注意它的写法。在Yours faithfully中，字母y要大写，your的后面同样也有一个s，这样写才是完整的。同时大家还要注意faithfully的拼写，其中的字母f小写。 （3） 当你写信给一个公司或一个部门时：称呼可以写成：Dear Sirs结束语应该是：Yours faithfully ( 4 ) 当你写给一个关系很近的人或这封信并不正式时: 称呼可以写成:Dear Lucy 直接使用收信人的名（first name）结束语可以写成: With best wishes / With kind regards / Best wishes 以上就是我们平时既常见又常用的称呼和结束语。在这四种情况中，大家应该熟练掌握前两种称呼和结束语之间的搭配用法。6. Subject：Sometimes we write a heading at the top of the letter. It tells us exactly what the letter is about.主题: 主题行出现在一封信称呼和正文之间。它告诉我们这封信要说明的是什么。有的时候还可以使用Re：即单词regarding的缩写，它也表示信的主题，是“关于”的意思。例一：Dear Mr Hassan Order No. B-270We have received the above order 例二：Dear Miss LeeRe: Your Insurance Policy No. 120.49767Body：start a new paragraph for each new idea or subject. Leave a line space between each paragraph. Do not break words at the end of a line.正文: 每当讲到一个新的主题或意思的时候，就应该另起一段。当你使用齐头式的书写格式时你应该在段与段之间空一行。不要在一行的末尾将一个单词隔开。讲到这里，我们才进入到一封信的关键部分。你要想将一件事情通过信件的形式办好，不在于这封信布局多么得合理，打印得多么漂亮，而在于你能不能用正确和规范的语言表达出你想表达的意思。这里大家需要注意正文的书写格式。英文书信在书写时同样也有格式上的要求。书上给出的那封信中正文的三个段落与收信人情况、称呼、主题、结束语以及写信人姓名都位于一条竖线上，我们称这种格式为齐头式（Block Style）。我们在写信时可以用这种齐头式的格式来书写， 因为这种格式清楚易读，是现代书信中经常采用的格式。8Signature，Writers full name，Position / Title 签名、写信人姓名和写信人的职位 / 称呼虽然写信人地址出现在一张信纸的最上端，但是写信人姓名却必须留在信的最后。这与“收信人情况”部分不同。在收信人情况中，收信人的姓名和地址应该出现在同一位置上。所以这里希望大家一定要注意到这个不同点。在正式信函中，写信人要留出他的全名，包括名和姓。在这一行的下面有时还会有一行信息，就是写信人的工作(job)、职位(position)或部门(department)。在正式信件中，结束语和写信人姓名中间要有写信人的签名。Punctuation: in modern business letters punctuation not used in the headings and endings of a letter. Normal punctuation is used in the body of the letter. 最后请大家注意：如果你很仔细地看上面那封信的话，你就会发现在写信人和收信人的地址中、称呼和结束语的后面都不使用任何的标点符号。所以大家在今后的书信写作中也可以将上述几处地方的标点符号省略。但是正文中还应使用标点符号。 通过讲解，我们掌握了一封信中最主要的几个组成部分。下面我们来看第二封信。在这封信中，你会发现除了有我们刚才讲过的几部分之外，还有一处地方是上面那封信中没有出现过的。请大家找找看，这处地方在哪里？它起到了什么样的作用？14D Fernleaf Road Singapore 15 Tel 369912510 October 1999The Personnel ManagerInternational Commercial BankPark BuildingSingapore 10229Dear Sir I enclose my completed application form for the position of secretary.Yours faithfullyJuliana ChuJuliana Chu Enc从这封信中，我们可以很清楚地找到我们上面讲到过的几个主要部分。除此以外，我们还发现在这封信写信人名字的下面还有一行字，就是Enc。这部分内容属于一封信的附加内容。Enc是英文单词enclosure的缩写形式，它的含义是在一封信中再另外寄去一件或几件物品。在上面那封信中，写信人Juliana Chu随信寄去了她已填好的申请表(completed application form)，所以她在信的最后写上Enc字样，表明她希望收信人能够注意查收。如果你也有物品希望对方在收信时查收的话，那么你也应该在信件的最后写上Enc的字样。下面，我们来做一个练习，看看在下面两封信中写信人都寄去了哪些物品？Please find enclosed a cheque for AUS$25,000.Yours faithfullyAhmed YOusifAhmed YousifEnc1 _a cheque for Aus$25,000We enclose our latest catalogue.Yours faithfullyJane LittleJane LittleEnc 2. _our latest catalogue 下面我们就从整体布局的角度看一看一封信应该是什么样子。 Senders address Telephone number Reference Date Addressee SalutationBody of letterComplimentary Close SignatureSenders name EnclosureExample:环球兴学科技发展有限公司北京市中关村南大街17号韦伯时代中心C座801室Global Xingxue Technology Development Ltd. Co.Room 801Block CWeiboshidaizhongxin17 Zhongguancun NandajieHaidian DistrictBeijing 100081P. R. ChinaTel:ax: 01088578649Homework1 这是一个有关书信格式的练习，练习的要求是请你根据下面的一封信回答下列7个问题。Answer these questions with short answers.1. Who wrote the letter?_2. What is his job?_3. When was the letter written?_4. What is the senders address?_5. Who is the addressee?_6. What is the salutation?_7. What is the complimentary close?_Ashley & Howard123 Norton Street London W1A 2BZ EnglandYour ref Tel 123 4556Our ref JE/AS Telex 2345 AB12 October 1999The ManagerInternational Commercial BankCalle Venustiano CarranzaMexico 11 DFMexicoDear Sir We are a well-known English furniture manufacturer with large sales in the UK and Europe.We would like to start exporting our high-quality furniture to Mexico and Central America.We would be grateful if you could forward t