CH-WI-HR03-1劳动合同管理作业指引

劳动合同管理作业指引编号：CH-WI-HR03-1版号：B/0页码：第9页 共9页劳动合同管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人1.流程概况流程目的规范公司员工劳动合同管理，依法保障用工双方合法权益，明确双方权利和义务，避免和减少劳动争议，建立和谐稳定的劳动关系。流程范围适用于公司各责任单位及全体员工。定义劳动合同是劳动者与公司确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议。劳动合同管理是对劳动合同的订立、履行、续订、变更、解除、终止等相关工作进行管理，以保障员工享有劳动权利、履行劳动义务，同时保障公司正常的管理秩序，保障公司和谐、发展环境的建立。流程主要参与部门综合管理部（主导）、各部门（参与）部门流程中承担职责劳动合同订立人1. 按国家和公司规定订立劳动合同；2. 享受劳动合同中的权利与履行劳动合同规定的义务。劳动合同订立员工所在部门1. 对本部门员工合同订立情况进行监督；2. 对本部门员工劳动合同订立提供参考意见和建议。综合管理部1. 负责劳动合同的订立、解除、终止、续订工作；2. 负责组织处理公司劳动合同争议；3. 负责对劳动合同的管理。总经理1、 审批员工劳动合同的签订、续订、解除、终止；2、 审定员工劳动争议处理结果。2.流程图3.工作程序3.1 劳动合同分类3.1.1所有员工均须订立劳动合同书，对于特殊职位的员工应订立保密协议。3.1.2按照订立的时限分为固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同。3.1.3劳动合同订立后作为人事档案进行管理。劳动合同属公司秘密级资料，由综合管理部指定专人进行管理。3.2 劳动合同订立与续订3.2.1员工劳动合同由公司综合管理部负责组织订立。3.2.2新进员工（包括新招聘和新调入）应自入职之日起30日内完成劳动合同订立。3.2.3 劳动合同订立期限：（1）校园招聘员工首次劳动合同订立期限为3年，第二次劳动合同订立期限为3年，第三次及以上订立期限遵循员工个人意愿订立无固定期限劳动合同或固定期限劳动合同；（2）社会招聘员工，经理、主任级别以下员工首次劳动合同订立期限为1年，第二次劳动合同订立期限为3年，第三次以上订立期限遵循员工个人意愿订立无固定期限劳动合同或固定期限劳动合同；经理、主任级别及以上员工首次劳动合同订立期限为3-5年，第二次订立期限为3-5年，第三次以上订立期限遵循员工个人意愿订立无固定期限劳动合同或固定期限劳动合同。3.2.4有下列情形之一的，员工提出或者同意订立、续订劳动合同的，除员工书面提出订立固定期限劳动合同外，用人单位应当与员工订立无固定期限劳动合同。（一）员工在同一用人单位连续工作满10年的；（二）员工在2008年1月1日后与同一用人单位连续两次订立固定期限劳动合同的；（三）用人单位自用工之日起满1年未与员工订立书面劳动合同的。3.2.5试用期约定，首次订立劳动合同，双方可约定试用期。劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不得超过1个月；劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不得超过2个月；3年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过6个月。试用期包含在劳动合同期限内。3.2.6员工试用期满，经公司考核合格，总经理批准转正后，按劳动合同书相应条款结束试用办理转正手续。3.2.7劳动合同续签：对于有固定期限的劳动合同，公司与员工双方同意在劳动合同期满后续签劳动合同的，应在原合同期满前三十日内重新订立劳动合同，并订立劳动合同续订书3.3 劳动合同的变更、解除3.3.1 公司与员工双方经协商同意，可以变更劳动合同，并订立劳动合同变更书。3.3.2员工有下列情形之一的，用人单位可以单方及时解除劳动合同（即过失性解除），同时要保有事实依据，不予支付经济补偿：（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；（二）严重违反用人单位的规章制度的；（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；（五）被依法追究刑事责任的。3.3.3员工有下列情形之一，经提前30天以书面形式通知员工本人或者额外支付员工1个月工资后，用人单位可以单方解除劳动合同（即无过失性解除），同时要保有事实依据。（一）劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；（三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。 3.3.4有下列情形之一，需要裁减人员二十人以上或者裁减不足二十人但占企业职工总数百分之十以上的，用人单位提前三十日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工的意见后，裁减人员方案经向劳动行政部门报告，可以经济性裁员方式单方解除劳动合同：（一）依照企业破产法规定进行重整的；（二）生产经营发生严重困难的；（三）企业转产、重大技术革新或者经营方式调整，经变更劳动合同后，仍需裁减人员的；（四）其他因劳动合同订立时所依据的客观经济情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行的。3.3.5劳动者有下列情形之一的，用人单位不得以无过失性解除和经济性裁员方式单方解除劳动合同。（一）从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；（二）在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；（三）患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；（四）女职工在孕期、产期、哺乳期的；（五）在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；（六）法律、行政法规规定的其他情形。3.4 劳动合同终止 3.4.1有下列情形之一的，劳动合同终止。（一）因劳动合同期满的；（二）员工开始依法享受基本养老保险待遇的；（三）员工死亡，或者被人民法院宣告死亡或宣告失踪的；（四）用人单位被依法宣告破产的；（五）用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散的。3.4.2 劳动合同期满，如遇有法定的需逾期终止情形出现时，劳动合同应当续延至相应的逾期终止情形消失时终止。3.4.3 劳动合同期满用人单位不与员工续订劳动合同的，用人单位应在合同到期前通知员工，并为员工出具终止劳动合同通知书，合同到期当日二十四时劳动合同即行终止。终止通知书原则上需要员工签收，对员工不愿或无法签收的，通知经办人应将当时履行通知的情况记录备查。3.4.4 劳动合同期满后，用人单位要与员工续订劳动合同的，用人单位应提前向员工发出签约邀请通知，并在取得员工同意后做好续订劳动合同的衔接工作。3.4.5员工自动辞职或劳动合同书期满不愿续签的，须提前三十天书面通知其所在部门和公司综合管理部。凡未提前三十天通知公司主管部门的，应承担未按程序离职对公司工作造成的损失。3.4.6 员工进行工作交接，按员工离职管理流程规定办理完毕离职手续，并由本部门负责人、其他相关部门及公司领导签字确认。对风险管理流程中规定需要进行离任审计的人员，在办理离职前应由公司风险管理部组织进行离任审计，被审计人员须完全配合。3.4.7员工有下列情形之一的，应按相关程序进行办理：（一）公司重要工作尚未处理完毕，须由该员工继续处理；如未处理完毕，因该员工辞职将对工作造成较大损失或不良影响的，应承担相关责任。（二）公司出资培训、进修或由公司负担学费参加学习的，如签订费用支付协定，员工在服务期限未满而离职的，应补偿公司关于培训、进修的费用。（三）接受公司审查，有经济或其他问题未做结论的，按国家相关法规进行办理。3.5 劳动合同文本保管和信息管理3.5.1 劳动合同及相关信息是保护用人单位和员工合法权益的重要依据，用人单位负有保存劳动合同文本及相关信息的义务。置业总部和城市公司分别负责保存各自员工的劳动合同文本，包括劳动合同所涉及的附加协议、变更协议、续签通知、解除申请或协商协议，以及合同履行过程中相互发出或提供的所有通知、文件、确认书、签收表、法定逾期情况证明等实物资料。3.5.2 用人单位对已经解除或者终止的劳动合同文本（含相关的实物附件资料），至少保存二年备查。置业总部综合管理部门可按程序进行查阅或借用。3.5.3 置业总部综合管理部门和城市公司应建立员工劳动合同的数据信息，并及时进行信息维护和数据完善。城市公司应将员工劳动合同的电子信息（包括订立的时间、期限、续订、解除或终止等信息）及时抄报置业总部综合管理部门备案，以便进行人事信息的维护和对城市公司的劳动合同管理进行法律指导和服务。3.5.4 用人单位应指定专职人员进行劳动合同的管理工作，并划定专用场地或工具对劳动合同文本（含相关的实物附件资料）进行保存。3.6 风险处理3.6.1用人单位应在员工入职后30日内完成劳动合同的签订。在用人单位发出签约通知后超过7个工作日不与用人单位签订劳动合同的员工，用人单位必须立即终止用工，解除该员工的劳动关系。3.6.2 由于原单位分离或合并，员工属于应与分离（或合并）后的新单位订立劳动合同，在新单位发出签约邀请后超过7个工作日不与新单位订立劳动合同，又不能就劳动合同变更与原单位达成一致的，由原单位与员工协商解除劳动合同。3.6.3 客观情况发生变化导致原劳动合同无法继续执行，用人单位发出变更通知后员工超过7个工作日拒绝与用人单位协商，或协商不一致的，用人单位可与员工协商解除劳动合同。3.6.4 劳动合同期限届满之日，员工未接受用人单位续订劳动合同邀约的，用人单位必须按原劳动合同终止日期，及时终止员工劳动关系。3.6.5员工劳动合同期限内的劳动争议，由综合管理部组织进行调解，如调解未果，订立双方可向当地劳动仲裁机构申请仲裁。3.7 监督和考核3.7.1 置业总部、城市公司负责人是本单位劳动合同的管理责任人，公司负责人或分管领导应对本单位劳动合同的管理工作和相关人员进行监督考核。3.7.2 因下列情形之一，给用人单位造成支付不必要的双倍工资、经济补偿金、经济赔偿金、行政罚款等经济损失或潜在法律风险的，可对直接责任人进行经济处罚或行政处分。（一）因个人原因，不规范与员工订立、续订或变更劳动合同的；（二）未及时报告或处理，用工后超过30天未组织与员工订立书面劳动合同的；（三）人为原因造成劳动合同文本毁损或丢失的；（四）人为篡改或删除劳动合同信息的；（五）未经许可，泄漏劳动合同信息，给用人单位带来不利影响，或提供劳动合同信息谋取不正当利益的。3.8 城市公司合同管理3.8.1 城市公司的劳动合同管理参照本指引另行制定管理办法，并报置业总部综合管理部备案。3.8.2 已完成注册的子公司，以城市公司名义和员工签订劳动合同，合同签订的审批权限按照组织权责手册（城市公司）有关人员录用的权责规定执行，即：总监及以上员工由总部总经理予以审批，经理及以下员工由城市公司总经理审批。3.8.3 分公司及