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在电子表格软件中高效输入数据的方法研究柏亚玲（湖南商务职业技术学院 ）摘 要：Excel是常用于进行数据处理的应用软件，为广大用户所熟悉。要进行处理的数据，一定得先输入到工作表中，如能掌握一些输入数据的技巧，就可以尽可能地减少工作量，提高工作效率，达到事半功倍的效果。这篇文章就研究在Excel工作表中输入数据的一些技巧，以提高输入数据的效率。关键字：Microsoft Excel，工作表，输入，数据High-effect data-in method studies in excelBai ya ling(Hun Vocational College of Commerce)Abstract: Excel is application software,it is commonly used to carries on the data processing , is familiar with for the user communities. Processing data, is certain first inputs to the work sheet in, If can grasp some datas-in the skill, May reduce the work load as far as possible, Enhances the working efficiency, Achieves the twice the result with half the effort effect. This article on introduction in Excel work sheet data-in some skills, To improve the data-in efficiency.Keywords：Microsoft Excel,sheet,input,data一、Microsoft Excel 2003简介Microsoft Excel 2003是Microsoft Office 2003中的一个组件，它是一个高效、实用的电子表格软件，具有强大的数据处理与数据分析能力，为广大用户进行数据处理提供了一个很好的工具，也为广大的用户所熟悉。在工作表中进行数据分析和处理之前，应先输入原始数据，如果数据量大，这也是一项费时的工作，弄不好，输入的数据不能达到自己的要求。如果能掌握一些输入数据的技巧，就可以减少工作量，提高工作效率，何乐而不为呢。下而介绍在Microsoft Excel 2003中输入数据的一些技巧。二、在Microsoft Excel 2003输入数据的技巧1、正确输入分数如果要输入分数，例如1/3，如果直接在工作表中输入1/3这三个字符，是得不到正确结果的，它会显示“1月3号”，要想得到正确的结果，可用下面的方法实现：方法一：通过设置单元格格式。操作步骤如下：第一步：选中要输入分数的单元格；第二步：执行“格式”“单元格”命令，从单元格格式对话框中选择“分数”，单击确定按钮。如图表1所示。以后在第一步选中的任一单元格中输入：1/3，即可得到想要的形式：1/3。方法二：在分数前输入“0”，再按一下空格键(此为关键)，接着输入分数(例如“0 1/3”)就可以输入：1/3。图表 12、在相邻单元格输入有规律的数据例如，要在相邻的单元格中输入一个班的学生的学号：20020301001，20020301002，20020301003，20020301050等，可用如下两种方法实现：方法一：利用填充柄复制。输入的步骤如下：第一步：在一个单元格中输入20020301001，在下一个相邻的单元格中输入：20020301002；第二步：选中上面两个数据所在的单元格，把鼠标放到选中单元格的填充柄上，按住鼠标左键拖动，即可在后面的单元格中分别填入：20020301003，20020301004等数据。如图表 2所示图表 2图表 3方法二：选中需要输入这种数据的单元格区域，执行“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入：20020301000，确定返回。如图3所示以后只要在单元格中输入“1、2”等，单元格中将显示出“20020301001，20020301002”字符。3、在工作表中输入自定义序列中规定的数据执行“工具”“选项”命令，可打开如下图4所示的对话框，可以看到已定义好的一些序列。对于这些数据，我们要输入到工作表中的连续单元格中，可使用如下的方法（以在C1：C5单元格中输入星期一至星期五为例）：第一步：在C1单元格中输入星期一；第二步：选中C1单元格，用鼠标拖动填充柄往下到C5单元格，松开鼠标，即可以在C1：C5单元格中输入星期一至星期五。如图表2所示。注意：其它自定义序列中的数据的输入也可以采用类似的方法；除此之外，还可以在图4所示的窗口中自定义序列。图表 44、在工作表中多个相邻或不相邻的单元格中输入同一数据工作表中，经常会出现重复的数据，对于这些相同的数据可采用下面的方法输入：方法一：先选中要输入这些相同数据的单元格，在最后一个单元格中输入数据，最后按下“Ctrl+Enter”即可；方法二：在某一个单元格中输入数据，选中此单元格复制数据，然后选中其它单元格，再粘贴；方法三：如果是在相邻的单元格中输入数据，可在第一个单元格中输入数据，选中此单元格，然后用鼠标拖动此单元格的填充柄，即可在拖动到的单元格中输入与第一个单元格相同的数据。举例：使用方法一，在D1，D2，D4，D6，D7，D8单元格中输入“女”，步骤如下：第一步，按住键盘上的Ctrl键，选中D1，D2，D4，D6，D7，D8单元格；第二步：在选中单元格后，直接输入：女；第三步：按下键盘上的组合键“Ctrl+Enter”，即完成输入。结果如图表2所示。5、利用“替换”功能，简化数据输入举例：如果学生基本上都是湖南人，在输入学生通信录时， “湖南省”这三个字，可用“湘”一个字代替，输入完毕后，再用“替换”功能，把“湘”替换成“湖南省”即可。替换前如图表5所示。图表 5操作步骤：第一步：选中“通信地址”一列，执行“编辑”菜单中的“替换”命令，打开如图6所示的对话框。第二步：在对话框中，输入相应内容，如图6所示。单击对话框中的“全部替换”按钮，则选中列中的所有“湘”字全部被“湖南省”所代替。结果如图表7所示。图表 6图表 76、快速为金额数据加上货币符号工作表中的数据如涉及到金额，通常要加上货币符号，利用设置单元格格式的功能，可快速地为选定的单元格的数据加上货币符号。举例：在工资数据前加上人民币的符号“￥”。第一步：选中要加人民币符号的数据单元格。添加人民币符号前，如图表8所示；第二步：执行“格式”“单元格”命令，打开图表1所示的对话框，从“分类”下面选择“货币”即可。结果如图表9所示。图表 8图表 97、限制某一列中的数据不出现重复值在Excel工作表中输入数据时，有时需要保持一列中每一个数据的唯一性，即一列中不能出现重复值。比如，职工信息表中的“职工编号”、“身份证号码”等。可以通过设置数据的有效性，在输入数据的时候自动检查输入的数据与同列中其它数据是否有重复。如有重复，则会出现提示，以确保一列中不出现重复的数据。这类似于数据库中的表的主键。举例：从E列的E2单元格开始输入职工的编号，要求此列的数据不能重复，即没有任何两个职工的编号相同。设置的步骤如下：图表 10第一步：选中E2及以后的要输入编号数据的单元格，执行“数据”“有效性”，打开如10所示的对话框；第二步：在该对话框中，“允许”下面选择“自定义”，在“公式”下方输入：=COUNTIF(B:B,B2)=1，单击“确定”按钮；这样设置后，在E列某单元格输入数据时，如果跟E列已有数据相同，则会出现错误提示，从而限制这列中的数据不重复。8、在Excel工作表中利用文本文件中的数据假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时正需要将这些数据制作成Excel的工作表。如果重新输入一遍，太浪费时间；就算是将数据一个个复制到工作表中，同样也很费事。这时可用如下方法操作：在Excel 工作表的编辑区中，选定菜单栏中的“数据”“导入外部数据” “导入数据”命令，出现如图表11所示的对话框，在此对话框中“文件类型”后面选择“文本文件”项，通过“查找范围”后面的下拉箭头打开要导入的文本文件所在的文件夹，选择要导入的文本文件，单击“打开”按钮，然后根据向导的提示一步步完成操作，就可以把文本格式的数据转到工作表中了。图表 119、快速进行中英文输入法切换在工作表中输入数据时，通常既包含有数字数据，又包含有文字数据，需要不断地反复切换输入法，这也是件麻烦事。通过设置自动切换中英文输入法，就可以避免频繁切换输入法的麻烦。设置的方法如下：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域（通常是整列），然后选择一个合适的中文输入法；再执行“数据”“有效性”命令，打开数据有效性对话框，选中输入法模式选项卡，在输入法模式框中选择“打开”，单击确定按钮。如图表12所示。图表 12三、小结在Excel中输入数据的技巧很多，上面只是略举几例常用的输入数据的方法及技巧。在输入数据的过程中，可以借鉴别人提供的技巧，灵活运用，做到举一反三，触类旁通，也要注意积累，只有这样，才能做到在输入数据时得心应手，从而提高工作效率。参考文献：1 Of