加快公安交警纸质档案数字化建设的几点建议.doc

加快公安交警纸质档案数字化建设的几点建议加快公安交警纸质档案数字化化建设的几点建议随着信息息技术及信息产业的高速发展展，为适应公安档案工作的新新要求，客观上要求公安档案案管理模式发生重大转变，即即纸质档案信息的数字化。数数字化能够使档案信息资源准准确、快捷地服务于公安各项项工作当中。为开展这项工工作，近来，XX省公安厅根根据中办、国办关于加强和和改进新形势下档案工作的意意见，正在拟定XX省公公安机关档案信息化建设与应应用三年规划（2015-22017）。一、公安交交警信息化建设情况近几年年来，省厅档案部门坚持不懈懈地狠抓全省档案工作规范化化管理登记专业评估，有力地地促进了公安执法规范化建设设。在向科技要警力和效率率的今天，如何在档案“规范范化”的基础上进一步做好“信息化”建设使之更好地服服务于公安工作？以XX省吉吉安市公安交警部门为例，四四年来，全市交警系统十五个个单位（含市公安交警支队），除新干县交警大队因新建建单位用房未达省一级档案管管理水平外，其余都达到了省省一级档案管理水平。在纸质质档案信息化方面，市交警支支队于2013年率先达到了了省特级水平，为全市交警系系统档案信息化树立了排头兵兵的作用；2014年在支队队的大力指导下和永新县交警警大队领导高度重视下，永新新县交警大队于2015年11月29日被省厅评为档案管管理省特级水平。二、信息息化建设中遇到的一些问题去年年底，笔者代表支队指导导永新县交警大队档案信息化化工作，在纸质档案数字化过过程中遇到一些问题，结合三三年来信息化工作实际经验指指出来，起到以小放大的目地地和其他兄弟单位借鉴作用。（一）当前使用的公安档档案信息管理系统有待进一步步完善。去年底，省厅将该系系统做了进一步改进，但基层层单位在实际使用和操作时仍仍存在如下一些情况。主要表表现在：1、目录（条目）数据存在导入省厅档案查询询系统耗时过长的问题。例如如：XX交警大队在裸机上完完成了历年文书、专业档案的的信息化工作，将条目数据导导入省厅档案查询系统过程中中，只能将数量巨大的数据几几条几条的导入，费时费力，而且导入的数据在省厅档案案查询系统内反映不出来。省省厅档案评审小组莅临永新交交警大队检查时，只得在裸机机上统计信息化率，最终确定定档案信息化符合标准，认定定永新交警大队达到省特级水水平。2、分机录入的条目目数据无法合并。为了加快纸纸质档案数字化进度和工作效效率，基层单位一般情况下会会使用两台以上电脑，对各门门类纸质档案进行数字化加工工，比如一台电脑专门录文书书档案，另一台电脑专门录专专业档案。由于系统没有开发发合并的程序，致使两边的信信息化数据无法合并一起。两两台电脑以后必须同时分别使使用，不利于以后的日常管理理和保密。3、另外，还有有查询、统计、增删改功能、设定的项目不切合基层要求求及遇到补错无法继续添加等等问题。（二）公安档案管管理依据的不统一影响规范化化，进而影响信息化进程。大家知道，只有在档案规范范化的基础上才可以进行信息息化建设；不符合一定要求的的纸质档案文献是不可以进行行数字化处理的。省交警总总队下发的全省公安档案管管理业务知识培训班讲义及相相关文件资料汇编（内部使使用，2011年4月）和省省厅下发的公安交警看守所所档案业务培训讲义（内部部资料，2012年6月）是是指导基层交警档案规范化的的主要依据；近日省厅下发的的XX省公安机关纸质档案案数字化加工标准（赣公指指字201517号）文文件是今后指导信息化建设的的依据；2014年8月200日，公安部办公厅印发的公安机关刑事案卷立卷规范范（2014版）的文件是是今后指导刑事案件规范化的的重要依据。道路交通事故刑刑事案件原来都是按照“讲义义”进行归档整理。由于公安安法制部门与档案部门在指导导下级公安业务方面发生了不不一致的情况，“讲义”与“2014版刑事案卷立卷规规范”在案卷种类、名称、排排列顺序等方面存在一些差异异。（三）档案工作人员业业务素质普遍不高，不能胜任任公安档案信息化要求。公安安交警部门档案在单位中一直直处于冷门境地，至少目前并并无多大改观。单位主要领导导如果重视(或一时重视)就就推动起来，否则，档案工作作便处于停滞状态，未形成长长效管理机制，越到下级情况况越严重。1部分单位的的主要领导不重视档案工作，认为档案工作是抄抄写写，思维仍然停留在信息化之前前的手工操作水平。2从从事档案工作的人员成份基本本上为单位的临时工、退休的的民警或者职工。往往是，聘聘请一两名临时工在档案室打打短工，负责档案归档和和档案信息化工作，这是目前前公安交警部门普遍存在的现现象，主要目的是应付上级检检查。完成了任务有些单单位便予以解聘。3部分分单位将公安交警档案业务外外包出去，档案信息化工作也也由外单位的人员去做，即没没有培养本单位的专业技术人人才，在未加强纸质档案数字字化各环节的安全保密管理机机制下，容易导致档案泄密出出去。外包公司工作人员不熟熟悉公安交警业务的情况，不不能保证信息化质量。档案整整理的规范化和信息化是一项项延续性很强的工作，不培养养自己人才的后果是以后年年年要花费经费去请外包公司。4本单位电脑技术人才才普遍缺乏，制约了信息化水水平的提高，诸如安装安全插插件、驱动程序、连接扫描仪仪，数据备份防止遗失等，临临时遇到电脑出现问题，工作作人员不能自行解决，要请外外面的电脑工作人员前来帮忙忙解决。今年3月份，省厅厅对全省公安档案工作有关情情况进行了一次调查摸底，为为启动全省公安机关档案信息息化建设与应用三年规划做准准备工作。公安档案纸质数据据化工作是新形势下适应公安安各条战线的必然要求和必经经程序。在省厅档案部门的业业务指导下，笔者从事了吉安安市公安局交警支队和指导了了永新县交警大队的档案信息息化工作，结合遇到的实际情情况提出以下几点建议和对策策，仅供参考：一是省厅档档案管理系统的研发和操作应应当征询并考虑基层单位实际际使用情况，从方便、实用的的角度出发提高工作效率，切切实解决诸如导出数据慢，增增补删除功能、录入数据不方方便等问题。二是公安刑事事案件（当然含道路交通事故故中的刑事案件）基层办案单单位在办案实体方面即流流程上应当由法制部门具具体指导；在案卷立卷归档方方面即形式上应当由由档案部门负责指导。两者分分工合作，相互沟通、相互促促进。在公安档案管理规范化化和信息化方面应当以上级对对口的档案管理部门指导为准准。三是加强单位主要领导导对档案工作重要性的认识，从人力、物力和财力方面切切实保障档案信息化建设。四是建立公安档案管理机构构，各级单位应当内设档案科科（股），配备固定人员至少少是正式职工长期从事档案管管理工作。五是加强档案人人才的培养和建设，今后要招招录一定数量的档案和计算机机专业知识的公安民警充实档档案管理队伍。六是杜绝档档案整理和信息化工作外包现现象，坚持依靠本单位的档案案工作人员完成；上级档案业业务部门应当加强培训力度，或者安排档案专业人员下基基层进行技术指导。七是在在纸质档案信息化各个环节的的过程中，基层档案工作人员员必须严格按照规定的流程操操作，做好安全保密工作，防防止泄密；充分认识做好数据据备份工作的重要性，为防止止数据遗失带来的风险损失。三、今后公安交警档案信信息化的工作思路各级公安安交警部门必须坚决贯彻执行行省厅关于加快全省公安档案案信息化建设步伐。各基层单单位应当对照自己当前的档案案管理水平，采取侧重点不同同的措施，各自按照如下三种种情况进行公安交警档案信息息化建设：1对于已经达达到省特级档案管理水平（即即完成了信息化）的单位。如如：市公安局交警支队和永新新交警大队，应当继续维护好好档案信息化水平。同时，对对照新旧XX省公安档案管理理系统，在确保现有档案数据据不遗失的前提下做好数据的的倒换、调整和备份工作，使使之符合XX省公安机关纸纸质档案数字化加工标准（赣公指字2015177号）的要求；2对于达达到省一级档案管理水平（即即完成了规范化，未实行信息息化）的单位。应当制定档案案信息化与应用规划方案，及及时组织人力、物力，按照新新标准将入库的纸质档案案卷卷进行拆线，数字化处理。年年底申报省特级档案管理单位位。3对于档案管理还未未完成规范化的单位。单位主主官应当高度重视起来，调动动单位一切积极因素，坚持自自己做，不外包他人，从人力力、物力和财力上切实保障档档案管理水平达标升级。为防防止在收集整理、分类归档及及数字化等方