采购管理采购供应部管理工作细则.doc

采购供应部管理工作细则(试行)采购供应部是公司生产、研发所需设备、物料的采购供应工作和管理部门。目的：强化采购管理；适当存量管理；降低采购成本；确保产品质量。一、材料采购：1. 凡工程、产品项目需要的材料、设备（包括外协加工）等，一律由事业部根据计划工期提交各类报表，涉及订货周期长的设备、材料要提前报出材料表，经管理规划部结合库存情况下达采购计划清单。现场调试期间急需材料(价格低于500元)可自行采购，回单位后由事业部领导审核签字并与采购员共同补办相关手续。（在现场自行采购的材料累计金额高于500元，低于5000元，经事业部领导批准，累计金额高于5000元，由公司主管领导批准）。2. 采购员、外协员应选择合格分承包方并本着“择优、择廉、择近”的原则进行采购，并严格按照采购计划按质、按量、按时进行采购。3. 采购员、外协员按照管理规划部下达的采购计划材料清单，合理安排采购进度，参照该工程、产品项目进度，并按照采购计划时间及采购合同进行市场采购。4. 由市场采购的材料必须对材料的质量、价格、运输、包装等因素进行总体评估，通过比价择优采购，降低成本。5. 进行比价采购时要根据现有渠道价格与生产厂家的出厂价格、材料流通 部门供应牌价和市场销售价格进行对比，择优选购，健全比价采购的台 帐。6. 比价采购台帐，要有三家以上的价格对比，台帐内容要包括：材料名称、型号、规格、主要技术参数、分承包方的单位名称、企业性质、质量保证体系、价格和运杂费用，并有综合分析说明和比价依据。7. 属于本市合同采购的材料，采购员要督促供货单位，按合同规定期限、数量、质量交货。8. 外埠采购的材料，以电话、书信、传真方式联系，双方签定书面合同。对关键专用特殊以及靠通讯方式难以落实的材料，由采购部长同意，指派专人到供方联系落实。9. 外埠资源定货由采购员按计划签定采购合同时，按合同管理的规定逐级审批后，交合同管理员和财务各一份。10. 采购合同必须经过主管领导审批后方可盖章生效。审批权限：在事业部领导审批之后，30万元以下由采购部门负责人审批；30万元50万元由公司主管领导审批；50万元100万元由公司常务副总经理审批；100万元以上由公司总经理审批。50万元以上采购合同要有公司总会计师会签。11. 集中计划采购，采购员对具有共同性的材料应集中计划办理采购， 经核定材料项目、价格后，统一采购。12. 长期报价采购：凡经常使用的材料，采购员应事先选定厂商，议定长期优惠供应价格，并参照优惠价格进货。13. 采购员、外协员要严格按质量体系的采购程序文件认真做好分承包方评价。14. 为了不影响工程、产品项目进度，当采购员、外协员认为不能按时按计划完成某项采购任务时，应及时向有关部门提交文字原因说明，并共同拟定对策。15. 采购材料应严格遵照入库检验要求办理检验手续后入库。16. 采购员要按计划规定时间完成采购材料的入库手续并按规定时限报销，结清财务手续。17. 加强数据管理工作，做到资料台帐齐全、数据及时、准确。向有关部门提供的统计报表按规定时间完成、内容齐全、数据准确。18. 采购员外出定货、催办时，出差前必须请示上级领导，任务完成后要向上级领导汇报完成情况。19. 采购员要严格按照采购计划进行采购，特殊情况，经公司主管领导同意后，可依据合同供货清单先行采购，再补办计划申请手续(申请计划单必须由公司主管领导审核签字)。20. 采购员、外协员要树立为工程项目服务的思想，热情周到，满足各项合理要求。21. 采购员应在每月26日前完成以下两项内容并按各事业部及项目汇总报财务金融部。 采购物资已付款（支票、现金、汇款）但发票未开回； 既未支付货款(或支付部分货款)也未开回发票，但货物已使用。二、采购材料的入库：1 采购员、外协员采购的材料、设备送相关质检员检验后办理入库手续。2 采购员外协员采购的材料，如（质量和规格、型号或技术性能）不合格，要负责退换退货以至索赔。3 采购的材料在使用中出现问题，采购员负责联系供货商，处理有关事宜。4 采购员在执行有直发现场的采购计划单时，应及时将供货商发往现场的发货证明返回管理规划部备案，并及时办理入库手续。三、采购材料的报销：1 采购员、外协员在报销所购材料之前，应由管理规划部计划员负责对所购材料的型号、数量、成本进行审核，要逐项记录并做为考核采购人员的依据。(由公司主管领导审核签字的特殊情况除外)。2 按计划采购及外协加工的付款，由管理规划部计划员审核及事业部领导签字后，再经采购部门负责人签字，方可办理付款手续。审批权限：10万元以下由采购部门负责人审批；10万元30万元由公司主管领导审批；30万元50万元由公司常务副总经理审批； 50万元以上由公司总经理审批。所有逐级审批后，均由财务金融部根据资金情况决定是否支付。3 按计划采购及外协加工的报销单据，由管理规划部计划员审核后，再经采购部门负责人签字，方可办理报销手续。4 采购、外协加工实际发生费用要通知各事业部，报销时将事业部的项目工号填写清楚。计入事业部采购附加费用的，由事业部领导审批。5 采购员、外协员应及时将报销单据办理报销手续，例如：予付款要办理