速拓物品管理系统操作手册-经典版.doc

速拓物品管理系统操作手册前言21世纪是信息化的世纪。面对国内外同行的激烈竞争，无数中小企业在管理方面的不足已经严重制约了企业的发展和壮大。越来越多的企业经营者已经认识到实施信息化战略是改善企业经营管理水平，提高企业竞争力的有效途径。市场的呼唤不断催生出优秀的商务管理软件，而速拓系列软件则是其中的精品。当速拓系列软件还在市场上热销时，速拓公司于2004年年初整合公司的软件开发精英，成立了“经典版”开发小组，利用近两年的时间开发出速拓家族的新生代产品“经典版”系列软件。该系统完全满足了企业对物流、信息流、资金流等集成管理的迫切需要，可以对企业各种经营活动和管理行为实施全方位的过程控制与细化管理，从而以更简便、实用的方式帮助中小企业迅速解决管理难题，全面提升整体竞争力。“经典版”系列软件延续了速拓软件进、销、存、财一体化、导航式操作、易学易用等优点，并且在信息集成和统计分析方面做了较大的提高，使您可以方便快捷地获取到各种有用信息。“经典版”系列软件也是面向国内中小型企业的商务管理平台，它根据国内中小型企业的经营规模、组织架构等方面的特点，结合中小型企业的管理需求，在业务流程及功能结构上都进行了重整，软件的功能较其以前版本更加实用化。“经典版”系列软件的推出对于我们来说还是一个新的尝试，系统中如果还存在不完善的地方，希望广大用户能够谅解，并继续提供更多的宝贵意见，以待我们在今后的版本中进一步地改进和提高，更好地满足您的需要。速拓公司的成长与发展离不开您的支持，我们会时刻注意与您进行沟通，不断听取更多的宝贵意见，不断推出高品质的产品和服务。在此对所有长期以来不断支持速拓公司的各界人士及朋友们表示衷心地感谢！第一章、系统简介速拓物品管理系统是面向国内中小型企业的物品资产管理平台，它是按照国内中小型企业的经营规模、组织架构等方面的特点设计，紧密结合中小型企业物品资产管理需求开发的。该系统包括系统维护、基础资料、业务管理、业务报表、固定资产及辅助功能等五大系统，实现了对企业物流与信息流的控制与管理。该系统充分考虑到企业经营者的需要，提供了更加全面的统计分析功能，将企业的采购、领用、存货等多方面的存货情况进行全面汇总分析，从而使企业的经营者能够迅速掌握实际运作状况、合理的做出战略决策。一、功能简介当您打开软件之后，在系统的主界面可以看到一行菜单栏，内容包括“系统维护”、“基础资料”、“业务管理”、“业务报表”、“辅助功能”、“帮助”等六个菜单项，单击某个菜单即可打开一个下拉菜单，本系统的所有操作功能全部都包括在这些菜单里，以下我们先简要地介绍一下各个菜单项都能实现哪些功能，以便您对本系统有一个大概的了解，在后面的章节中我们将分别给您详细说明各功能的操作方法。（一）、“系统维护”菜单 该菜单包括了对系统进行日常维护的主要功能。 1、期初建帐：包括“数据清理”、“期初物品库存单”等功能，主要是完成数据初始工作。2、帐套管理：包括、“帐套选项”、“帐套备份”、“帐套恢复”、“数据接口”、“导入导出”、“年终结转”及“帐套切换”、“帐套升级”等功能。3、操作员管理：包括“密码修改”、“ 用户切换”及对操作员进行授权的“权限设置”功能。、单据、报表打印格式设置，打印机设置等。（二）、“基础资料”菜单 该菜单包括了有关进销存及账务处理所涉及的一些基础信息，主要包括员工、部门、物品、供货商、物品类别、物品等资料，这些基础资料将在以后登记业务单据时直接引用，因此需要预先设置。（三）、“业务管理”菜单 该菜单中的功能是本系统的核心内容，主要的功能有采购业务、领用业务。以后的章节中涉及到这些内容的说明您应重点加以掌握。、采购业务：主要处理与采购相关的业务，比如物品的订货、入库、退货等，您可以通过登记相关的单据来实现，这些单据包括采购订货单、采购入库单及采购退货单等；、领用业务：主要处理与领用有关的业务，比如物品的领用、退库等，您可以通过登记相关单据来实现，这些单据包括领用出库单、领用退货单等；3、库存业务：主要处理库存物品进出库相关的业务，比如物品的调拨、报损、报溢、盘点等，您可以通过登记相应的单据来实现，这些单据包括调拨单、报损单、报溢单、盘点单等；（四）、“业务报表”菜单 该菜单主要的功能是提供各类业务报表，帮助您轻松地建立满足企业管理需要的各类统计报表。（1）采购报表：包括采购订单汇总表、采购订单明细表、采购开单汇总表、采购开单明细表、物品进价分析表、物品采购流水帐；（2）领用报表：包括领用开单汇总表、领用开单明细表、物品领用流向表、物品领用流水帐；（3）库存报表：包括物品库存明细表、物品库存汇总表、物品库存报警表、物品库存分析表、物品进出台帐、物品收发汇总表。（五）、“辅助功能”菜单主要包括了“条形码打印”、“珍袖计算器”及“迷你分析器”等等。二、输入“基础资料”的通用操作在您输入基础资料时，本系统提供了两种常用的窗口，并且在输入窗口中还有许多名称相同、功能相近的按钮，在此特一一列举，使您对它们事先有所了解，有助于您快速掌握本软件的操作规则和方法。（一）、列表状窗口及其操作 该窗口显示了某类基础资料的主要信息，窗口上方一般会提供【保存】、【导出】、【打印】、【退出】、【+】、【-】等按钮。、新增资料：单击【+】 ，系统会在主窗口中增加一个编辑行，然后在空白编辑框中录入或单击下拉按钮从列表中选择相应的数据即可，单击【保存】按钮将新增加的基础资料存入数据库中。2、修改资料：从基础资料列表中选择一个准备修改的基础资料，然后修改其中需修改的部分，单击【保存】按钮将新修改的基础资料存入数据库中。3、删除资料：从基础资料列表中选择一个准备删除的资料，然后单击【-】 ，再单击【保存】按钮，则相应的资料将被彻底删除。如果没有单击【保存】按钮而直接单击【退出】按钮，则放弃删除该基础资料的操作； 4、导出：您可以单击【导出】，将基础资料导出到Excel表格中，然后再进行其他操作；5、导入：您可以单击【导入】，将Excel表格中的数据导入到基础资料中，然后再进行其他操作，导入时软件中的表栏一定要和EXCEL表格一一对应好，软件中的“项目”在EXCEL中的第几行就在“EXCEL文件列号”填几。6、打印：您可以单击【打印】将该基础资料以报表的格式打印出来。（二）、树状窗口及其操作该类窗口主要指地区、(往来)单位类别、物品类别及会计科目等资料中要求进行数据分级的编辑窗口。单击左边树状窗口中的类别，然后就可以在右边列表状窗口中对该类所属的基础资料进行编辑操作。1、增加同级：如果您准备增加同级资料，可以先在左边树状窗口中选择上一级的类别，然后再单击【+】，系统会在右边列表状窗口中增加一个编辑行，最后您在空白编辑框中录入或单击下拉按钮从列表中选择相应的数据即可；2、增加下级：如果您准备增加某个级别的下级资料，应先在左边树状窗口中选择该级，然后再单击【+】；3、只显示第一级：选中左边最上面的小图标即可。重要提示：(1) 编码不能为“0”；(2)子类编码前几位必须与父类编码相同。比如：父类编码是01，则子类编码必须是01xxxxx；父类编码是101，则子类编码必须是101xxxxx。（三）、“编码”的编制方法“编码”是各种基础资料的唯一性标识，不能重复，系统正是通过它来确定每一个具体的资料的。它由数字或英文字母组成，但不能使用“*”、“？”、“”、“”、“”、“”、“！”等特殊符号。它的编制应以易记易用为原则。三、输入“业务单据“的通用操作 您在使用本系统进行业务处理时，都是通过相应的业务单据来实现的，这些单据在操作上具有相当的通用性，下面我们就主要针对业务单据中比较常见的、通用的操作加以介绍。在后续章节中涉及到单据基础操作的问题时，请您参考本章的有关内容。（一）、模糊查找功能1、功能介绍。模糊查找功能主要是为了方便您在编辑业务单据时能够快速定位和选择基础资料。这些常用的基础资料主要有供货商、物品等。以下我们结合具体录入方法来说明模糊查找功能是如何实现的。2、实现方法。在输入供货商或物品时，您可以在用热键弹出的“供货商选择”或“物品选择”窗口中“过滤”项目的条件列表框中选择条件，然后在右边的文本框中填写相应的若干个关键字，即可实现模糊查找功能。如果找到了所需的资料，则直接按【Alt+O】或在该资料所在行上双击来完成输入或者按住上、下箭头可以在物品和往来单位明细窗口中上、下移动。若输入有过滤条件，则回车(Enter)即选中当前行。（二）、增加业务单据 单击【新增】按钮，系统显示一张空白的业务单据，您依次输入相关项目即可。（三）、编制业务单据1、单据日期的录入 当新增单据时，单据日期默认为您在软件登录窗口中“当前日期”项目中填写的日期。若需修改日期，请在“日期”项目中按照“年-月-日”（比如2006-05-18）格式录入新的日期。2、单号的录入新增单据时，系统根据当前日期信息自动产生相应的单号。如果您需要修改，可在“单号”项目中录入新的单号即可。系统中默认的单号编码规则为：系统日期操作员编码（取前三位）帐套序号数据库类型（SQLserver为1，ACCESS为0）流水号四位。、选择供货商 在采购订货单、采购入库单等与采购有关的业务单据中都需要选择供货商，您可以采用下列任何步骤实现。 （1）直接在“供货商”项目中填写供货商编码或简拼；（2）如果供货商资料太多，可以单击“供应商”栏右侧的“”按钮，打开“供应商选择”窗口，然后使用本系统提供的模糊查找功能查找；（3）如果供应商资料尚未定义，可以直接在“供应商选择”窗口录入相关资料后单击【保存】即可。 4、选择物品 （1）直接在“物品编码”栏填写物品编码或简拼；（2）单击“物品编码”栏下方空白编辑栏，右侧会显示一个“”按钮。单击该按钮可打开物品选择窗口，您从中选择即可。选中后，“物品名称”、 “型号规格”、“生产厂家”“单位”等栏会自动填入相应的数据；当物品资料较多时，您可以使用本系统提供的模糊查找功能查找；（3）您可以在“物品编码”栏中直接填写物品的“简拼”、“条码”、“名称”，以实现模糊查找功能。如果查找结果只有一条记录，则系统会自动选择该记录；如果有多条记录，系统会打开只显示这些记录的“物品选择”窗口，供您选择。（）如果物品资料尚未定义，可以直接在“物品选择”窗口录入相关资料后单击【保存】即可。 5、成本均价。本系统物品的成本核算采用的是移动加权平均法。成本均价即物品的移动加权平均价。、制单人、审核人 “制单人”默认为当前操作员。当有审核权限的操作员完成单据审核工作后，其名称会自动填入“审核人”栏。7、摘要 “摘要”项目用于录入每笔业务的简要说明。8、审核通过与取消审核 如果需要对业务单据进行审核时，单击【审核通过】即可。审核通过后的单据，单据状态变为“已审核”，同时【取消审核】按钮变为可用。如果需要对审核过的单据进行修改等操作，可以在单击【取消审核】后进行。9、其它（1）单击【+】或【】按钮，可在单据的明细窗口新增一行；单击【-】按钮，可在单据的明细窗口删除一行。（2）单击【打印】按钮可直接打印出单据；单击【导出】按钮生成Excel文件，供您编辑。（四）、查找业务单据 如果您想对业务单据进行修改，应首先通过以下的方法来查找：打开【业务报表】=【业务单据查找】，在窗口左边查找到要修改的单据类型，输入查找条件，然后点【汇总】按钮。找到需要修改或删除的单据后点【打开】按钮。（具体的使用方法将在下面的章节专门予以说明）。（五）、 修改业务单据 当查找到所要修改的单据时就可以对其进行修改了，具体步骤如下：（1）首先检查该单据是否审核，未审核则可以直接修改，如果已审核则需要先取消审核再进行修改。如果已记帐，则需要先反记帐，再取消审核，然后才能进行修改。（2）修改完毕后，单击【审核通过】按钮以保存修改结果。（六）、 删除业务单据删除单据时，也同样需要先找到所要删除的单据，具体步骤如下：1、请按照上述查找单据的方法找到要删除的单据；2、首先检查该单据是否审核，未审核则可以直接删除，如果已审核则需要先取消审核再进行删除。如果已记帐，则需要先反记帐，再取消审核，然后才能进行删除。3、从菜单中点【删除】按钮；4、系统会询问您是否确信要删除该单据。选择【是】，则相应的单据被删除；选择【否】，则放弃删除该单据。（七）、 热键（快捷键）自定热键（快捷键）功能。用户可以根据自己的喜好或习惯对一些常用的快捷键进行设定。 操作方法：在各种单据输入窗口中点【热键】按钮，然后在弹出的“热键(快捷键)定义”窗口中进行设置。四、业务单据查找【功能简介】为了方便您在系统操作中快速、准确地查找到任何一笔业务单据，本软件专门设计了业务单据查找功能。它可以按单据编号、单据日期、单据状态、物品、供货商、总数量、总金额、经办人、结算方式、制单人、审核人等多项条件中的任何一个条件，或它们的任意组合，快速查出您所需要的单据, 方便您的工作。【操作方法】1、在软件主窗口中单击【业务报表】=【业务单据查找】，打开“业务单据查找”窗口；2、选择单据类型。在窗口左边选择要查找的业务单据类型；3、打开条件窗口。单击【条件】打开“设置查询、检索、汇总条件”窗口；4、设置查询条件。本软件提供的查询条件主要可分为五大类型：第一类：以字符串为条件查找，如单号、票据号、备注等，这类条件可以填全部内容，也可以填部分内容。查找时，系统将内容与其匹配单据全部找出；第二类：以日期为条件查找，如单据日期等；第三类：以选择下拉列表中指定内容为条件来查找，如经办人、制单人等，可以从事先已定义的内容中，任选一个要查找的内容；第四类：以金额为查找条件，如总数量、总金额等。该类条件设置是与录入的金额进行比较的，有三种比较方案，即大于、小于、等于。5、添加条件。单击【添加条件】以添加设置的条件；6、删除条件。单击【删除条件】以删除已经设置的条件；7、清除已设置的所有条件。如果不需要当前的查找条件时，可以单击【清除】，系统会自动清除已设置的所有条件。8. 显示单据。当您查找到所需的业务单据时，可以先选中单据，然后单击【打开】按钮或在当前行双击，即可打开所选单据；如：要查询2006年12月27日从“001”这位供货商那里的进货单据，操作方法如下：1、打开【业务报表】=【业务单据查找】；2、在“单据类型”后的下拉框里选中“采购入库单”；3、在“业务单据查找”窗口中“开单日期”处的“起始日期”处输入2006年12月27日，再在终止日期处输入2006年12月27日；4、点击“条件”；5、把供货商这个条件添加进去。在窗口左边点“供货商”，然后在选择“001”这个供货商，点击“添加条件”。（如发现右边出现的某个条件输错，在右边选中这个条件，然后点“删除条件”，如所有条件都不要的话，直接点“清除”；6、设置好条件后点击“确定”；7、然后点“汇总”。五、设置表栏它可以设置单据明细窗口中各栏目的显示宽度、自定义栏头及显示属性（显示或隐藏）。操作方法：单击【表栏】按钮，打开【表栏设置】窗口，设置完毕后单击【保存】按钮即可。退出该窗口后，您即可看到设置后的效果。您可以通过在“自定义”栏中输入您自己认为合适的栏名来将原来系统默认的栏名替换掉；当窗口中不能显示所有列时，您可以通过设置“锁定栏数”将左边的若干栏固定，以便于您查看。第二章、系统安装一、安装软件插入系统安装光盘，双击光盘中的“J_WZMS_SetUp.exe”文件，在弹出的窗口中“目标目录”栏填写软件的安装目录或直接点击“浏览”选择安装目录。安装目录一般不要选择“C”盘，这样即使重装操作系统也不会影响到您的数据。在设置好安装目录后，点击“开始”；在出现“成功完成安装”的提示时，点击“确定”；在弹出的询问是否直接运行安装程序的窗口中，点击“确定”，这样就完成了全部安装工作。二、建立帐套(使用Access数据库)、安装ccessWindows操作系统带有Access数据库的驱动，因此不需要安装就可以直接使用。如果您打算深入了解Access的话，可以在安装Office系列办公软件（如word、excel）时，顺带着一起安装。2、新增帐套、建数据库（公司官方网站有视频教程）方法一、（1）打开【开始】=【所有程序】=【速拓药业(店)管理系统统】=【数据库工具】;（2）点击“Access数据库”,在“数据库存放位置”栏中填写新数据库文件存放位置,在“数据库文件名称”栏填写新数据库文件的名称，一般用一个有象征意义的字符表示，比如：YPData、YP2009等等；（3）依次点“创建数据库”、“创建系统表”、“导入初始数”按钮完成数据库创建工作。方法二、（1）打开【开始】=【所有程序】=【速拓物品管理系统】=【速拓物品管理系统-经典版】;（2）点击“帐套”, 弹出“帐套设置”对话框，在“帐套设置”对话框中点【+】按钮增加一行，在“帐套名称”处输入帐套名称（起一个自己容易记的名称），然后在“数据库类型”栏中将“Access”栏打“”；在下面的“配置ACCESS数据库”栏中的“数据库名称”栏填写新数据库文件的名称，一般用一个有象征意义的字符表示，比如：WZData、WZD2008等等；（3）然后点击“创建正式数据库”或者“创建演示数据库”按钮完成数据库创建工作。（4）对于使用频率最高的帐套，应该把它对应的“默认帐套”栏打“”；（5）点击“保存”按钮后退出。3、使用新帐套在登陆窗口中点击“帐套名称”后的向下的三角形，然后选择前面新建的那个帐套即可。三、建立帐套(使用SQL Server数据库)、安装SQL Server请参阅附录一：SQL Server2000安装方法2、新建帐套、创建数据库这一步仅需在作为服务器的计算机操作。方法一、（1）打开【开始】=【所有程序】=【速拓药业(店)管理系统】=【数据库工具】;（2）点击“SQL Server数据库”,在“服务器”项目中填写作为服务器的计算机的名称或IP；在“用户”项目中填“SA”；在“口令”项目中填入您在安装SQL server时输入的密码。在“数据库”项目中填一个有象征意义的名称，比如：mydb、mydata等等，必须是以字母开头的。“身份验证模式”应与安装SQLSever时设置的一致，一般情况下选择“混合模式”。（3）依次点“创建数据库”、“创建系统表”、“导入初始数”按钮完成数据库创建工作。提示：在使用数据库窗口中，填入“服务器”、“用户”、“口令”、“数据库”后。点“删除数据库“会将上面的数据库删除点“备份数据库”会为上面的数据库做备份点“恢复数据库”会用上面备份的数据恢复成当前的数据库方法二（1）打开【开始】=【所有程序】=【速拓物品管理系统】=【速拓物品管理系统-经典版】;（2）在“帐套设置”对话框中点击【+】按钮增加一行，在“帐套名称”处输入帐套名称（起一个自己容易记的名称），然后在“数据库类型”栏中将“SQL Server”栏打“”；在下面的“配置SQLServer数据库”栏中的“服务器”项目中填写作为服务器的计算机的名称或IP；在“用户”项目中填“SA”；在“密码”项目中填入您在安装SQL server时输入的密码。在“数据库”项目中填一个有象征意义的名称，比如：mydb、mydata等等，必须是以字母开头的。（3）然后点击“创建正式数据库”或者“创建演示数据库”按钮完成数据库创建工作。（4）对于使用频率最高的帐套，应该把它对应的“默认帐套”栏打“”；（5）点击“保存”按钮后退出。4、使用新帐套在登陆窗口中点击“帐套名称”后的向下的三角形，然后选择前面新建的那个帐套即可。四、软件的启动1、启动：单击左下角的【开始】=【程序】=【速拓物品管理系统】=【速拓物品管理系统-经典版】；2、选择帐套；3、填写登录名称、登录密码；4、确认当前日期：检查系统日期是否与当前日期一致，如果不一致，请修改“当前日期”；5、系统主界面：进入后，会显示系统的主窗口。这时，您可以通过单击主菜单来实现相应的操作。第三章、基础资料建立基础资料，是开始使用本系统之前所必须做的重要工作之一。基础资料是指日常业务需要使用的员工(操作员)、部门、物品、物品、供货商等资料，它们是整个系统所有操作的信息来源，贯穿于系统的全部业务流程。基础资料的准确性直接影响到整个系统数据的准确性，因此在进行基本资料的录入时，务必要做到准确、详细。一、职务资料用于建立本企业的职务类型。二、部门资料用于建立本企业的部门类型。三、员工资料用于建立本企业的员工，包括本系统的操作员。【说明】1、“登录名称”是在操作员登录本系统时使用，也就是在进入本系统时的第一个窗口中使用。有权使用本系统的员工，这个项目必须填写内容。2、“默认物品”栏的值将在操作员登记各类单据时自动填入相应的“物品”项目中。3、新增加的员工没有密码。若需设置，可用该操作员的“登录名称”进入软件，然后在【系统维护】=【更改口令】中设置。4、新增加的员工没有操作权限，系统管理员务必在【系统维护】=【权限设置】中为其分配权限。5、“默认往来单位”栏的值将在操作员登记采购类单据时自动填入相应的“往来单位”项目中。四、仓库资料用于建立本企业的仓库。在实际管理中。各个仓库的成本核算是分离的，同一个货品在不同仓库，成本可能不一样。支持单仓库和多仓库管理体系，可以管理任意仓库、任意品种的库存。五、物品类别用于建立物品的类别资料，以便于本企业将物品按一定的属性进行分类管理。物品的分类方法应与手工管理一致。对物品进行分类，既可以加强对物品管理力度，又便于本企业经营者了解物品的经营情况。输入物品资料前必须先建立物品类别。六、物品资料用于建立物品资料，也就是您使用的物品资料库，这是一切订货、入库、领用、退货等操作的基础。【说明】1、物品编码：它是物品的唯一性标识，不能重复，系统正是通过它来确定每一个具体的物品的。它由数字或英文字母组成，但不能使用“*”、“？”、“”、“”、“”、“”、“！”等特殊符号。它的编码方法应以易记易用为原则，不能超过50位。2、条形码：用于在登记业务单据时物品的快速输入。该栏的值可以手工输入，也可以使用条码枪输入。3、简拼：该栏的值在将“名称”输入回车后，简拼会自动生成，或者可以通过单击【简拼】按钮，由系统自动取“名称”栏中每个汉字的拼音首字母生成。它主要用于往来单位的记忆及快速查找。如“古井贡酒”的简拼为“GJGJ”。4、最高库存、最低库存：库存数量高于最高库存或低于最低库存的物品，会在“业务报表=物品库存报警表”中出现。5、货位编号：将相同物品摆置于物品的同一货位，这样无论是进行盘点还是取货都非常的方便；登记领用出库单时系统会显示物品的货位编号，这样发货人员只需根据货位编号即可迅速找到相应的物品，提高工作效率。7、图例：用于设置物品的图片资料,方便您在系统中随时调出物品的图片进行比对，在基础资料物品资料中设置货品图片(例)时可以使用摄像头拍照(需按住Ctrl键并用鼠标单击左下侧图片显示窗口)。您可以在“物品资料”左下角点击“无图例”进行选择，若需要将图例删除，需要同时点击鼠标左键及CTRL键即可。 6、已经使用过的物品资料既不能修改编码，也不能进行删除，否则将引起数据紊乱。7、单击【检测】按钮可检测到在业务单据中存在，但在物品资料中不存在的物品编码。当您发现这类物品编码存在时，要及时更正，否则会造成一些报表的数据不准确。8、单击【表栏】按钮可在弹出的“表栏设置”窗口中设置表栏的属性（栏宽、自定义表栏头、显示或隐藏表栏）。9、整行复制、粘贴：用于快速输入有相同部分的物品资料。“整行复制”用于把当前行物品的全部资料复制到“剪贴板”中；“整行粘贴”用于将“剪贴板”中的物品资料粘贴进当前行之中。能被“整行复制”的物品，必须是已经保存到数据库中的物品，也就是输入资料后单击过【保存】按钮后的物品。10、供应商：用于查询当前行物品的供应商。11、您可以通过在采购订货单、采购入库单、购退货单等业务单据中打开“物品选择”窗口输入物品资料。12、在输入物品资料时，在生产厂家、单位栏，可以直接输入其编码、简拼或名称中的一部分，软件会自动做模糊查询。若在相应编码表中找到相关信息，则软件自动补齐；如果找不到，软件自动弹出选择窗口。13、对于没有分类或指定分类不存在的物品资料，将在该窗口的左侧的“请归类”的类别下面显示，请及时进行调整。七、供应商类别用于建立供应商的类别，以便对供应商进行分类管理。八、供应商资料用于建立供应商的资料，以便快速查找供应商的资料。九、固定资产类别用于建立固定资产的类别，以便于对固定资产进行分类管理。十、固定资产增加方式建立说明固定资产增加的方式，如：采购、拨入、受捐等。十一、固定资产使用状态用于说明固定资产目前的使用状态入：未使用、在使用、已租出、已捐赠、已报废等。十二、拼音首字对于某些不能被计算机自动识别拼音首字（即第一个字母）的汉字，需要在这里进行设置，以便于系统在您使用简拼的生成功能时能正确生成简拼。十三、系统密码用于设置系统中关键功能的操作密码。第四章、期初建帐 当您创建新帐套后，首先要做的就是对帐套进行初始化，把与本企业相关的物品库存、基础资料等资料录入帐套，也就是把以前的手工业务数据转入到本系统中来，以便手工帐与电脑帐保持正常的衔接。一、帐套数据清理用于清理帐套中的现有数据，以便您重新建立自己的数据。操作方法：【系统维护】=【期初建帐】=【帐套数据清理】二、期初物品库存【功能简介】如果物品期初有库存时，您应该要将其当前帐面库存数量、单价、金额等信息录入到帐套中，以保证业务的连续性。【操作方法】1、单击【系统维护】=【期初建帐】=【期初物品库存】，打开“期初物品库存单”窗口。、单击【新增】以新增一个“期初物品库存单”；、选择物品和物品，并请确认物品所在的物品是否正确；、输入数量 、单价，“金额”栏由系统自动计算；、每录完一行后，单击【+】按钮或按【Enter】键或按【】键新增一行空白栏，然后继续录入其它资料。录入完毕后单击【审核通过】，保存当前资料。第五章、采购管理采购管理是企业生产经营过程不可缺少的环节，主要核算企业采购物品的业务过程。物品采购是日常经营活动的开始。一、采购订货单【功能简介】“采购订货单”是企业进行采购业务时，预先向供应商发出的用来列明采购物品名称、特征、数量、价格、交货日期、地点等信息的业务单据，表明企业与供应商间的购销契约关系，因而也可以视同企业的订货合同书。企业应根据库存情况，合理制定采购数量、安排交货日期。【操作方法】、单击【业务管理】=【采购订货单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，此时您可以随意调整单据中的数据。当您单击【审核通过】按钮后，便不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态。3、“整单终止”打“”表示该订货单已生效（货已收到）。4、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的订货单据（订货单、补货单）以实现单据（物品）明细的快速输入。5、若“使用当前供货商最近一次供货价格” 栏打“”，则系统自动提取当前供货商最近一次供给您当前行物品的价格。6、“采购记录采购入库单”此处会同时显示所有供货商对当前行的物品的供货价格。二、采购入库单【功能简介】“采购入库单”是企业确认采购收货的依据，在实际处理时您可以将其视同采购发票。通过该单可以将物品作入库处理。【操作方法】、单击【业务管理】=【采购入库单】，在弹出的窗口中单击【新增】开始登记一张新的单据。、“单价”栏的值取自该物品在【物品资料】中的“单价”。“原价”栏的值等于“单价” 栏的值除以“折扣”栏的值。“采购入库单”审核通过后，系统又将此“单价”反填入【物品资料】的“单价”中。3、在“物品选择”窗口中，当输入焦点定位在过滤栏时，按住上、下箭头可以在物品和往来单位明细窗口中上、下移动。若输入有过滤条件，则回车(Enter)即选中当前行。4、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，物品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时物品的库存也相应减少。5、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的采购订货单、采购入库单，以实现单据（物品）明细的快速输入。6、若“使用当前供货商最近一次供货价格” 栏打“”，则系统自动提取当前供货商最近一次供给您当前行物品的价格。7、在该单据中，可以直接添加新物品。新添加的物品，在入库完成后，需要在“基础资料-物品资料”中的“?.请归类”这个类别下面补齐相关资料。8、为了用按钮取代鼠标操作，提高数据输入速度，系统设置了一些快捷键。请点【热键】按钮进行个性化设置。三、采购退货单【功能简介】“采购退货单”是企业确认采购退货的依据。通过该单可以将物品作退货处理。【操作方法】、单击【业务管理】=【采购退货单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。、“单价”栏的值取自该物品的在库存中的“成本均价”。“原价”栏的值等于“单价” 栏的值除以“折扣”栏的值。3、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，物品的库存才会减少，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时物品的库存也相应增加。4、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的采购入库单，以实现单据（物品）明细的快速输入。5、为了用按钮取代鼠标操作，提高数据输入速度，系统设置了一些快捷键。请点【热键】按钮进行个性化设置。第六章、领用管理领用管理主要用来处理与企业的领用活动相关的业务，系统提供了领用出库、领用退库功能。一、领用出库单【功能简介】“领用出库单”是企业确认领用的依据，在实际业务处理当中您可以将其视同领用收据来处理。通过该单可以将物品作领用出库处理。【操作方法】1、单击【业务管理】=【领用出库单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“单价”栏的值是从【基础资料】=【物品资料】中提取。3、在“物品选择”窗口中，当输入焦点定位在过滤栏时，按住上、下箭头可以在物品和往来单位明细窗口中上、下移动。若输入有过滤条件，则回车(Enter)即选中当前行。4、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，物品的库存才会减少，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时物品的库存也相应增加。5、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的领用出库单，以实现单据（物品）明细的快速输入。6、条码枪的用法：首先将输入焦点定位在“物品条码”项目处，然后用条码枪对准物品条码扫描即可。二、领用退库单【功能简介】“领用退库单”是企业确认领用退回的依据。通过该单可以将物品作领用退回处理。【操作方法】1、单击【业务管理】=【领用退库单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“单价”栏的值是从【基础资料】=【物品资料】中提取。3、在“物品选择”窗口中，当输入焦点定位在过滤栏时，按住上、下箭头可以在物品和往来单位明细窗口中上、下移动。若输入有过滤条件，则回车(Enter)即选中当前行。4、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，物品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时物品的库存也相应减少。5、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的领用出库单，以实现单据（物品）明细的快速输入。为了准确核算物品的成本，建议采用这种方式退库。第七章、库存管理库存（物品）管理主要用来处理与存货有关的业务，它是企业物品存储环节的重要系统，通过系统提供的调拨、报损、报溢及盘点等功能，企业可以严格贯彻存货清点制度，保证帐面、帐实相符。一、调拨单【功能简介】对于存在多个物品或分支机构的企业来说，将物品在不同物品之间进行调拨，是一种较为常见的业务。当发生这类业务时，可使用“调拨单”来记录与调拨业务相关的各项数据，分别作为调入、调出物品的入库、出库依据。调拨物品时，既可以在不同物品之间调拨，也可以在总部与分支机构间调拨，或者在分支机构之间调拨，此外通过物品调拨单还可以简化业务流程，如通过调拨将不合格物品调入废品物品等。【操作方法】1、单击【业务管理】=【调拨单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“单价”也就是调拨价，取自该物品的在库存中的“成本均价”。 3、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，调出物品中物品的库存才会减少、调入物品中物品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时调入物品中物品的库存也相应减少，调出物品中物品的库存也相应增加。4、如果你点击“全部调拨”，系统会自动把调入物品中的物品生成调拨物品明细。5、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的采购入库单、调拨单，以实现单据（物品）明细的快速输入。二、报损单【功能简介】由于物品保管不善导致物品损坏而无法销售时，可以通过“报损单”进行处理。报损单经过【审核通过】后，报损的金额将增加企业的管理费用。【操作方法】1、单击【业务管理】=【报损单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“单价”栏的值取自该物品的在库存中的“成本均价”。3、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，物品的库存才会减少，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时物品的库存也相应增加。三、报溢单【功能简介】当企业的物品发生盈余而需要调增库存时，可以通过“报溢单”进行处理。报溢单经过【审核通过】后，报溢的金额将减少企业的管理费用。【操作方法】1、单击【业务管理】=【报溢单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“单价”栏的值取自该物品的在库存中的“成本均价”。3、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，物品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时物品的库存也相应减少。四、盘点单【功能简介】存货因为数量较多、收发频繁、计量误差、管理不善、自然损耗等原因，有可能导致库存数量（即实物数量）与帐面数量（即计算机核算的数量）不符。为了避免帐实不符的现象出现，就要定期进行存货清查，从而查明原因并调整帐面数量，使帐实相符。您可以使用“盘点单”来完成物品存货的清查、调整工作，通过该单据您可以了解到每项存货的盈亏数量及盈亏金额，及时掌握盈亏情况。【操作方法】1、单击【业务管理】=【盘点单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、选择盘点方式。（1）盘点方式一：单击【登记盘点准备表】按钮，在弹出的窗口中录入需要进行盘点的物品，录入完毕后单击【保存】按钮后退出，这样就完成了盘点准备工作。最后单击【根据盘点准备表生成盘点单明细】按钮生成盘点单明细。采用这种方式，可以对库存（即帐面库存）中没有的物品（实际上是盘盈的物品）进行盘点。(2)、盘点方式二：在“物品类别”项目中选择需要进行盘点的物品类别（如要对所有物品进行盘点，则应选择“全部”），然后单击【根据库存帐面数据生成盘点单明细】按钮生成盘点单明细。在“货位编号”中输入根据物品资料中设置的货位编号，可以对属于该货位的物品进行盘点。采用这种方式，只能对库存（即帐面库存）中存在的物品进行盘点。3、在“实盘数量”栏中输入该物品的实际盘存数量，也就是实物数量。4、“单价”栏的值取自该物品的在库存中的“成本均价”。对库存中没有的物品进行盘点时，“单价”栏的值取自该物品的在【基础资料】=【物品资料】中设置的“进价”。5、只有“选择”栏打“”的物品才会保存到盘点单中。6、单击【全选】按钮，系统将“选择”栏全部打“”。7、单击【全撤】按钮，系统将“选择”栏的“”全部去掉。8、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，物品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，物品的库存才会根据盈亏情况增加或减少库存，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时物品的库存也会根据盈亏情况相应的减少或增加库存。9、“搜索”项目是用来输入或选择物品编码的，在“热键”中可以设置相应的快捷键，实现在盘点单明细中快速定位物品。10、增加了“动态盘点”控制为了在动态盘点的过程中确保账面数量与实际库存数量的一致性，对于 新登记的盘点单，在审核通过时建议将“【审核通过】时先验证【账面数量】是否变化”打勾。第八章、业务报表 该模块的主要的功能是提供各类业务报表，帮助您轻松地建立满足企业管理需要的各类统计报表。一、采购类报表1、采购订单汇总表输入“开单日期”单击“汇总”即可查询该日期内的所有采购单。2、采购订单明细表输入“开单日期”也可输入更具体的条件点“条件”然后在里面选择具体的条件，最后单击“汇总”即可查出所有符合条件的物品。3、采购开单汇总表选择好汇总方式（物品、日期、供货商、经办人等等），输入“开单日期”单击“汇总”所有符合的单据4、采购开单明细表输入“开单日期”也可输入更具体的条件点“条件”然后在里面选择具体的条件，最后单击“汇总”即可查出所有符合条件的物品。5、物品进价分析表输入“日期范围”然后选择某样物品，点击“汇总”即会显示该物品在这期间内所有的进价资料6、物品采购流水帐单击“条件”在条件内选择好所需条件（一般以日期为主要条件）单击确定后“汇总”将会显示该期内有的采购入库单。二、领用类报表1、领用开单汇总表输入“开单日期”单击“汇总”即可查出相应数据。2、领用开单明细表输入“开单日期”也可输入更具体的条件点“条件”然后在里面选择具体的条件，最后单击“汇总”即可查出所有符合条件的物品。3、物品领用流向表输入“开单日期、物品类别、物品”等查询条件后单击“汇总”即可。4、物品领用流水帐输入“开单日期、物品、查询类型”等查询条件后单击“汇总”即可产生物品的领用流水帐。三、库存类报表1、物品库存明细表【功能】用于查询物品适（当）时的库存情况，同时可以调整库存数量。【操作】您可通过输入“简拼”、“物品编码”、“物品名称”及“货位编号”对库存物品进行模糊查询，也可通过选择“物品”及“物品类别”查询符合条件的物品。调整库存数量：在窗口中点右键，在弹出的菜单中选择【库存调整】。入库记录：在窗口中点右键，在弹出的菜单中选择【入库记录】，即可查看当前物品某一段日期内的采购单据。出库记录：在窗口中点右键，在弹出的菜单中选择【出库记录】，即可查看当前物品某一段日期内的销售单据。库存分布：在窗口中点右键，在弹出的菜单中选择【库存分布】，即可查看当前物品在所有物品中的数量分布情况。2、物品库存报警表选择“库存上限报警”，可以查询库存数量超过最高库存的物品，以提醒您及早采取措施销售；选择“库存下限报警”，可以查询库存数量低于最低库存的物品，以提醒您进货。需要说明的是：最高库存和最低库存是在【基础资料】=【物品资料】中设置的。3、物品库存分析表输入“日期范围”点“汇总”即可显示该时间段内所有物品的增加、减少、结存等情况。“当前库存”、“库存差异”栏，可以方便库存比对。4、物品进出台帐【功能】用于查询指定物品的进、销、存详细情况。【操作】第一步，输入“简拼”、“物品编码”等条件找出要查询的物品。第二步，输入“物品”、“起止日期”等查询条件。第三步，单击“汇总”生成物品台帐。根据台帐中的物品结存调整实时库存(库存明细表)功能，直接点“调整”按钮即可。5、物品收发汇总表输入“日期范围”、“物品类别”、“物品”点“汇总”即可显示该时间段内所有物品的本期收入、本期发出的物品。6、物品进出流水帐通过过滤输入“简拼”、“物品编码”、“物品名称”及“货位