采购物资入库作业指导书TN.3.WZ-012A0-2011(8.12).docx

采购物资入库作业指导书 TN.3.WZ-012A0-2011天威新能源控股有限公司采购物资入库作业指导书文件编号TN.3.WZ-012A0-2011受控状态分发号生效日期2011年08月15日1 目的为了让原辅料仓库、五金备件仓库、劳保仓库现场人员有序开展工作避免违章作业，特制定本作业指导书以便各工序遵照执行。2 范围 本文件适用于物资管理部原辅料仓库、五金备件仓库、劳保仓库的收货管理。3 定义 无4 职责 4.1 账务员负责单据核对。4.2 仓库管理员负责单据与实物的核对，负责物资的清点入库、存储。4.3 叉车操作员负责货物装卸，协助仓库管理员清点货物。4.4 采购部负责收货异常情况处理5 程序 5.1 送货车辆到达仓库后仓库管理员到账务室找账务员进行单据(送货单质量检测报告)核对。5.2 账务员核对单据5.2.1 核对内容：合同编号、物资名称、数量、规格型号、供应商等信息。本文件归口管理部门编制标准化确认会签审核批准5.2.2 单据核对无误的通知仓库管理人员照单收货。5.2.3 单据核对异常情况处理5.2.3.1 单据核对的的异常情况包括：a) 合同编码不同；b) 系统里没有订单；c) 物资名称不同；d) 送货单数量大于订单数量，送货单数量小于订单数量；e) 送货单据字迹模糊不清；f) 供应商没有提供送货单据；g) 有保质期要求的物资供应商没有提供检测报告。5.2.3.2 对于送货单数量大于订单数量的情况按订单数量收货，对于送货单数量小于订单数量的情况则按实际送货数量收货，并同时告知采购人员。对于上诉其他的异常情况仓库可以拒收（领导特批的情况除外），由账务员协调采购人员处理。 5.3 仓库收货5.3.1 仓库收货核对内容:物资名称、数量、规格型号、供应商信息、外包装情况、质量检测报告、批次、外包装标识（对特殊监管的易制毒化学品需核对易制毒化学品购买备案证明；剧毒化学品需核对剧毒化学品准购证）。5.3.2 收货时异常情况处理：a) 实物名称与单据名称不同,拒收并通知采购人员；b) 实物数量多余单据数量时，按单据数量收货，实物数量少于单据数量时按实际收货人数量收货并通知采购人员；c） 实物规格型号与送货单不符，拒收并通知采购人员；d） 实物批次与送货单不一致的以实物批次为准；e） 实物外包装严重破损的拒收，外包装小范围破损但不影响内部质量的可以收货，只要影响到质量的，无论外包装破损程度大小都必须予以拒收；f） 外包装标识脱落导致无法判定包装内物资类别时，请质量管理部予以鉴别，无法鉴别的拒收并告知采购人员；g) 外包装标识不唯一,存在多个标识导致仓库无法区分；拒收并告知采购人员；h） 化学品没有MSDS和安全标签，化学品名标签、危险等级标签的拒收并告知采购人员（对于仓库内已有MSDS的化学品可以不索要MSDS）。5.4 货物报验 货物收到仓库后仓库管理员需填写报验单并交质量管理部申请检验，对同一批收货中存在不同批次的需按不同批次报检；对于五金备件可以不填写报验单，直接电话通知使用部门到现场检验，检验后在入库单上签字确认。5.5 单据签收5.5.1 物资检验合格后仓库管理人员对送货单据进行签收,对数量异常的在签收时注明“实收数量多少件”,其他异常情况在单据空白处予以详细注明,并让送货人员对签收情况予以确认。5.5.2 在签收时双方人员必须注明签收日期；对送货人员要求盖收货章的，可以到部门行政专员处加盖收货章。5.5.3 对多联式送货单据,在签收时务必做到每联字迹清晰,不模糊；而且签名只能使用本人的中文全名。5.6 物资储存与物料卡登记5.6.1 收货完成后的物资储存必须符合技术部门的储存要求。5.6.2 物料卡登记时必须遵照账务管理制度及时、准确的填写；避免错记、漏记、多记、少记。5.7 单据交接收货完成后仓库管理员需及时将收货单据和货位表交给账务人员进行系统数据输入。5.8 收货确认对于A类物资在账务员完成系统数据输入后,需打印出收货物资的货位表,交仓库管理员做最终收货确认，以及时查出仓库人员收货是否正确，账务人员数据输入是否正确，以确保账物相符。5.9 账务人员与其他部门的单据交接。6 支持性文件 6.1 物资入库管理程序6.2 账务管理制度7 附件 7.1 附件一：采购物资入库流程图7.2 附件二：采购物资卸车时间登记表7.3 附件三：物资入库异常情况登记表8 修改记录（见表一）（表一） 修改记录表TN.2.ZL.001-01A0文件版次修改条款内容修改日期修改人修改前修改后修改前修改后附件一：采购物资入库流程图附件二：采购物资卸车时间登记表采购物资卸车时间登记表TN.3.WZ.012-01A0日期卸车人员入库单号车牌号码车辆到达时间接单时间开始卸货时间卸货完成时间车辆离开时间附件