关于规公文格式的实施办法.doc

新聚仁机构文件 聚发2011016 号 签发人（总裁）：李嘉政关于规范文书制作格式的实施办法一、目的随着公司发展，规范的文书制作日显重要，而且公司与相关单位（如政府机关、科研机构等）之间传递文书的机会也越来越多，而文书的规范体现着公司的形象、人员的素质和企业内部的管理水平。为使新聚仁机构及其所属各公司的文书制作做到标准化和规范化，充分发挥文书的传递、沟通和作为工作执行依据的作用，确保和增强各项工作的可追溯性，公司在参照国家统一公文格式标准的基础上，本着“标准、美观、效率、实用”的原则，特制定本实施办法。二、适用范围新聚仁机构所属各公司全体人员三、文书制作的标准与管理1、公司内部使用的、发送方向由下而上的文书。1-1 由公司各部门制作并发送给公司领导的和由各公司制作并发送给集团公司领导或集团公司有关职能部门的各类文书，例如：“计划”、“总结”、“请示”、“汇报”、“建议”和“报告”（营销业务、研展和企划部门的提案、分析和可行性研究报告例外）等，必须按公司规定的文本格式打印或书写（此类文书的标准文本格式见附件2和3）。1-2 文书发送前，必须经所在公司或部门的第一负责人同意并签字后方可发出。签字一般以签在文件的“落款”处为宜。1-3发出的文书必须由各所在公司办公室（行政部）的文员和文书提交部门负责人或文员备份留底备查。2、公司内部使用的、发送方向自上而下的文书。2-1凡因工作需要，以公司或公司有关部门的名义，向各公司或各部门发布的各类文书，例如：“通知（简易事项的通知例外）”、“通报”、“决定”、“规定”、和“实施办法”等，制作前必须到办公室（行政部）办理登记、编号手续，并按公司规定的文件格式打印（此类文书的标准文本格式见附件1）。2-2文书发布前，须经公司总经理或其授权人同意并在规定的签发人处签字后方可发布。签字一般以签在文件题目的右上角为宜。如在“重要决定”、“人事任命”等文件上的签字，以签在文件“落款”处为宜，如“总经理（签字）：555”。2-3发出的文书必须由各所在公司办公室（行政部）的指定文员和档案管理员处备份留底备查。2-4“协议”、“合同”、“备忘录”和“会议纪要”等文书制作与管理例外（适当时另行规定）。3、跨越本公司的（向上级公司或社会其它有关方面报送）的文书3-1凡以公司或公司综合部门总管理部（办公室或行政部）的名义向上级报送的各类文书，例如：“计划”、“总结”、“请示”、“报告”和“汇报”等，必须由总管理部统一办理登记、编号手续，并按公司规定的文件格式打印（标准格式见附件1）。3-2文书发布前，必须经公司（集团）总经理同意并签字后方可报送。签字一般以签在文件题目的右上角规定的签发人处为宜。3-3对外报送的各类文书必须由总管理部（办公室或行政部）的文员和档案管理员备份留底备查。四、对制作文书的其它规定1、对任何文件、便函和资料等文书制作的一般要求。1-1任何文件都要有比较明确的题目，如关于55555情况的说明。1-2要有文书制作者的落款名称，如“集团人力资源部”或“上海聚泰房地产经纪有限公司”。如果文件发送至本公司以外单位的还应冠以本公司的全称，如“新聚仁机构人力资源部”或“新聚仁机构-上聚泰房地产经纪有限公司”或“上海聚泰经纪有限公司人事行政部”等。1-3要有制作和提供文书的完整日期，如“2004年3月18日”，不能只有月、日没有年份。年份不能简写，如“1910年”不能写成“10年”，如果把这种年份记载法的文件作为历史资料保存下来，几百年后，如果有人查阅这份文件时就不知道是在哪个世纪发生的事了。1-4如果是“通知”式的文书一定要有明确的受文方的对象（人员或部门）。自上而下式的如：“各位员工”或“各部门负责人”或“集团所属各地各公司和集团各职能部门负责人”和“各公司档案管理员”等；由下而上和平行式的如有“集团公司董事长李嘉政先生”、“集团上海聚泰经纪有限公司总经理任颂然先生”、“集团公司总管理部”、“人力资源部总经理李中亚先生”、“张陈总工程师”。1-5文书题目与正文的距离、正文的段距和行距一定要有区别和变化。一般以行距为基础，段距大于行距，题目与正文的距离大于段距（详见附件2）。1-6文书字体和字号的选择与组合。文件正文字号一般选择“小四”或“五”号为宜；正文中小标题应大于正文字号一档为宜；文件题目大于正文字号二至三档为宜，如正文字号为“小四”号，其题目字号为“小三”或“三”号。1-7文书行距的选择和建议。为了既使文件篇幅美观，又能节约纸张，如果文件内容只有一半A4纸的文字容量时，其行距以“多倍”或“2倍”为宜；如果文件内容半页以上至1页内的文字容量，其行距以“1.5倍”或“2倍”为宜；如果文件内容1页至3页的文字容量，其行距以“1.5倍”为宜；如果文件内容3页以上的文字容量，其行距以“单倍”或另行确定“固定值（如；18、20等）” 为宜。具体因情而异，总体上适宜美观为好。1-8整篇文书的字体和风格要统一，正文应使用“宋体”为宜。全文不可以一段内容换一种字体（如果形式需要有创意和包装的专业性报告、广告设计件和宣传品等例外）。正文中的小标题可选择与正文不同的字体，但整篇文书的题目字体以黑体为宜。六、对书写件文书的规定1、 发送给各级主管的、特别是需要归档的文书，如果是手工书写件，应使用钢笔、签字笔、专用水笔和毛笔书写。不能用铅笔、圆珠笔或彩色水笔书写。2、 在手工书写文件时，不应把文字写到页面两侧的边际。页面两侧应留有适当的空白，左侧比右侧多留一些，以备装订或被夹。3、 文稿应保持清晰整洁，标点符号准确。4、若文稿上多处修改，造成稿面不清，应抄出清稿（或打印），便于阅读、审稿、校对、归档和追溯。七、对在公司“公告栏”中发布文书的规定凡以公司名义或有必要时以公司某个部门的名义，在公司办公区域的“公告栏”或在公司计算机局域网OA系统的“公告栏”中，发布有关“通知”、“通告”和“规章制度”等，发布前，须经公司总经理或其授权人同意并签字后方可发布。八、对擅自发布文书的规定公司总经理以下的各级主管，如需向上（指向上级公司或社会有关方面）报送或向下（指向各部门、各售楼处）发布以上各类、各项文书，都应由具有审批权限的领导同意签字和登记后方可报送或发布，如遇紧急和其它特殊情况，报送或发布人应在文书上附有请示领导口头同意的书面说明（随后请领导补签字）。反之，由发布人负责承担由此而产生的后果和责任。九、实施执行本实施办法经集团公司总经理同意签字并在对有关人员需作适当培训后实施，自2011年4月11日起执行。附：1、标准的文本格式1 2、标准的文本格式2 3、几种基本的文件格式发：集团所属各地各公司负责人、集团各职能部门负责人（文员）类型：规定 主题词：文书 制作 规范 制作：李中亚 审核：史佩红 印数：16 新聚仁机构总管理部 2011年4月6日附件1：标准文本格式（编文号） （适用于公司内部自上而下的、公司级向上的和跨公司的关系，须编文号）新聚仁机构有限公司文件（字体为黑体，字号为2号）新聚仁集字（）第号（字体为宋体，字号为“五号”） （字体为黑体，字号为小四号）签发人： 文件题目（字体为黑体，字号用三号）“抬头”（如非通知可省缺）正文（字体为宋体，字号以“小四”号或“五号”为宜） 。报：送：发： 类型： 主题词： 制作： 审核： 印数； 新聚仁机构（或部） 年月日附件2：标准文本格式（不编文号）（适用于公司内部自下而上的与平行的关系，不编文号）受文者（上级领导或相关部门与人员名称、名字）字体为宋体、字号为小5号致：文件制作和发布者（提交部门或人员名称、名字）字体为宋体、字号为小5号由：此处备注：文件题目与上面之间要加一条分隔线，分隔线与题目之间要留1-2行的空间距离文件题目（字体为黑体、字号为3号）此处备注：文件题目与下面的正文之间要留1行的空间距离（文件题目不能紧接着正文）正文（字体以宋体为宜，字号以“小四”号或“五号”为宜） 。提交人的公司或部门名称（与正文一样打印） 提交人（签名）：年月日提交日期（书写）：附件3：内部常用的几种基本的文件格式 一、 请示、申请 二、报告、汇报、建议、反映 （适用于公司内部由下而上） （适用于公司内部由下而上） 关于555555的请示 关于55555555的报告致：某某某总经理（或某某部某某经理） 致：某某部某某经理由：某某部某某某 由：某某部某某某 555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 5555555555555555。 55555555555555555555555555555555555以上请示，妥否？请批复（示）！ 5555555555555555。 或“特此请示，请审批！” 特此报告。提交人的公司或部门名称 提交人的公司或部门名称 提交人（签字）： 提交人（签字）： 5555年5月55日 5555年5月55日 三、通知、通报 四、规定、实施办法 （适用于公司内部自上而下） （适用于公司内部由下而上） 签发人：5555 签发人：5555 关于5555555555的通知 关于5555555555的规定 集团所属各公司： 公司所属各部、室：555555555555555555555555555555555 555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 5555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 5555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555 55555555555555555555555555555555555 5555555555555555。 555555555555555555555555555555555555555555555555。特此通知。 特此规定。类型： 主题词： 类型： 主题词：制作： 审核： 印数： 制作： 审核： 印数： 555555公司或55部 5555年55月55日 555555公司或55部 5555年55月55日 新聚仁机构文件 聚发2011016 号 签发人（总裁）：李嘉政关于4月份高层领导力特训营培训的通知机构所属各城市公司，各职能部门、相关单位：经集团领导研究决定：兹定于2011年4月15-16日（周五、六）举办“高层领导力特训营”培训。现将有关事项通知如下：一、 培训主题及时间：序号时 间主题主讲人4月15日：09:0017:00（周五）109:00-17:00大五领导力李峰（博士）4月16日：09:0018:00（周六）209:00-12:00如何打造高绩效团队李中亚313:00-14:45房产经纪公司新建和经营管理之道钱俊杰415:00-17:00高端客户公关策略李嘉政517:00-18:00待定待定二、培训地点：上海（具体地点另行通知）三、出席人员：总部：李嘉政、任颂然、史佩红、李中亚、李伯兴、刘国强、尹建文、吴冬、陈琳、沙立松上海：张斌、时洁敏、张智刚、浦江勇、吴琼、郑韵飞 、孙剑 、杜丰、冯惠、任仲涛天津：孙鸿儒、夏泳武汉：钱俊杰、卢东宏西安：梁杰铭江西：蒋海磊江苏：蔡嘉诚、阮勇苏州：史世彬大连：严浩天、严炜南通：黄晓蕾本次特邀参训人员：请各分公司总经理推荐总监级别参训人员名单，于3月28日前报人力资源部。本次培训、参训人员合计：50-80人以上事项如有疑问，可与人力资源部毛之瑜小姐联系，联系电话199，传真：02161136518，手机：139 1713 7759。特此通知。 新聚仁机构 二一一年三月二十五日抄送：机构各城市公司、直属公司。 类型：通知 主题词：高层 培训 拟稿：李中亚 审核：史佩红 印数：10份新聚仁机构人力资源部 2011年3月25日 NT-HR-001录用通知书 先生/小姐：您好！祝贺你已顺利地通过公司面试小组的初试、复试，我们很高兴通知您已被公司录用，邀请您加入新聚仁机构的大家庭。公司初步确定聘您为 _ 部门 _ 岗位。为了使你尽