Excel技巧：肖慧琳.ppt

2011-9-27,Excel 简单技巧,肖慧琳 2011-9-26,改进速度快捷键,运用快捷键：剪切Ctrl+X、复制Ctrl+C、粘贴 Ctrl+V、还原Ctrl+Z、恢复Ctrl+Y 选中当前区域Ctrl+A、Ctrl+B/I/U/Z等；数据录 入：竖排换行按 Enter、横排换格按Tab、选中区域按Enter会从第一列最后格换到第二列第一格等,格式刷的使用,选择需复制格式的单 元格。单击工具条上 的“格式刷”按钮，鼠标 变成刷子形状，单击 要格式化的单元格， 即已复制格式。,将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用格式刷,Shift,同时按住Shift键 点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。 能够一次关闭已打开的所有的Excel文档。,shift,按下Shift键的同时点击“编 辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。 方法如下：,在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。,单引号的作用,有时在单元格输入之后，会发生变化 注意单引号必须是半角 输入：长数据身份证号、电话号码 文本格式数据工号001、+020,单引号消失 左上角变绿,快速输入日期时间,ctrl+; 输入日期 ctrl+shift+;输入时间,取消捷径： 拆分线，交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。,单击“窗口”-“拆分窗口”。移动位置拆分 取消拆分： 使用“窗口”“撤消拆分窗口”命令外,拆分窗口与取消,调整单元格格式,选定单元格，选 择“格式单元格” 备注输入时： 强制换行用Alt+Enter,不相邻格相同的数据的输入,可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中多个单元格。 接着松开Ctrl键，输入数据，然后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了,两种选定方法 使用CtrlEnter,多表设置页眉和页脚,把鼠标移到工作表左下 的名称处。点右键-“选择全 部工作表”的菜单项，工作表 名称变为： 这时不管设置页眉和页脚还 是打印工作表。都是针对全 部工作表,取消,快速选取特定区域,使用F5键可以快速 选取特定区域。 例如： 选取A2：A1000按F5键， 出现“定位”窗口，在“引用” 栏内输入需选取的区域A2： A1000。,快速选取特定区域（二）,选定空值，可以定义空格。比如：整列都是性别男；或填充数据,定位条件可以选择，进行选择，有时可以相当于筛选。快速地选定单元格,行列转置,选择需要转置的表格，选定放置区域 右键选择转置，确定即可,设置数据的有效性,选定单元格或者 列。选定“数据- 有效性”，进行设 置。,对单元格或者列设置有效性，可以确保数据的类型,拖拉复制,拖拉复制 顺序复制：拖拉，右键选择：“顺序复制” 多位复制 选定复制区，鼠标变十字，按Ctrl拖拉,按住Ctrl同时进行向下拖，即可完成效果。,如何加长原有数据,两列数据连接用“&”, （=E2&“13”；E2&J2） 此符号可以对于各种格式运用 数据公式中的如：“13的引号可以省略,整列加上同一数值,在已有的所有数据上加数据 1、数据列与数据列的 相加 2、数据列加同一数字 两种情况都可以用 SUM函数，或者 直接+。,提取数据,取中： MID（A，N1，n） 取右： RIGHT（A，n） 取左： LEFT（A，n）,在已有数据中提取其中的几个位数得 出新数据,此为性别列，奇为男,此处提取的是右两位数,定义名称,一种：选定单元格区域， 在“名字框”直接输入名字 一种：选定区域， “插入”- -“名字”-“定义”，输入命 名即可。,使用名称易于记忆。比如 “=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。,定义名称,更改网格线,单击“工具” -“选 项”，再选中“视 图”，找到“网格 线”。 可去除或者改变 网格线,去网格后可以利用excel 做出word的效果,Excel加密,另存为-工具-常规。 即可设置,Excel加密（二）,工具-选项-安全性 安全性界面还有：只读和个人信息选项，视个人需要钩选。,工作簿进行安全保护,首先：选定需保护的单元格区域，格式-单元格-保护-锁定。再：工具-保护-保护工作表,自动保存,“工具”-“自动保存”项，设置间隔时间。 如在“工具”菜单下没有 “自动保存”菜单项，那么 “ 工具”菜单下“加载宏.”选 上“自动保存”。然后进行 设置即可。,不打印颜色和底纹出来,制表的过程中可能有底纹颜色的更改，但却带来了问题，