Office基础教程集.ppt

第1章 Office 2007基础, Office 2007的特点 启动Office 2007应用程序 理解Office 2007应用程序工作界面 创建新文档的方法 打开文档的方法 保存文档的方法 恢复文档 操作的撤销、恢复和重复 获得帮助的途径,1.1 Office 2007的特点,Microsoft Office是微软公司推出的办公自动化组合套件。Office 2007是该系列产品的最新版本，它被称为Office产品的一次变革。 Office系列软件凭借其强大的功能、人性化的操作界面，在全世界拥有众多的使用者。其中，Word作为一款优秀的字处理软件，主要用于编排文档，数据处理软件Excel以其卓越的性能，可快速完成对各种数据的分析及报表制作。PowerPoint强大的幻灯片制作功能，可使幻灯片制作变得更加简单，而作品却更具专业性。,1.2 启动Office 2007应用程序,1.2.1 利用开始菜单启动Office 2007,单击“开始”按钮，然后将光标移至“所有程序”，再选择“Microsoft Office”，在弹出的子菜单中选择相应的菜单项就可以了，如选择“Microsoft Office Word 2007”菜单项，即可启动Office 2007。,1.2.2 利用快捷方式启动Office 2007应用程序,要创建程序的快捷方式图标，可选择“开始”“所有程序”“Microsoft Office”菜单，然后在相应选项上右击鼠标，从弹出的菜单中选择“发送到”“桌面快捷方式”菜单。,创建完成，我们就可以通过双击桌面上的快捷方式启动Office 2007程序了,工作区,Office按钮,标题栏,状态栏,功能区,标题栏显示了程序名称、当前编辑的文档名和一些控制按钮。,单击该按钮，可在弹出的菜单中执行新建、打开、保存、打印，以及关闭文档及程序的操作。,用于放置一些在文档编辑时使用频率较高的命令。,快速访问工具栏,用于执行各种命令，取代先前的下拉菜单和工具栏。,工作区就是文档的编辑窗口。,状态栏用于显示文档的一些信息。,1.3 理解Office 2007应用程序工作界面,认识对话框,对话框用以提供更多的选项、提示信息或说明某项任务未能成功执行的原因。,选项卡,预览框,复选框,单选钮,下拉列表框,编辑框,命令按钮,选项卡用于对选项进行分类,编辑框用于输入字符,下拉列表框以下拉列表的形式显示了备选项目中的有效选项。,复选框用于设置或取消选项设置,单击对话框中的命令按钮，就可执行相应的操作,单选钮通常是多个按钮组成一组。我们只能选取其中之一,预览框用于显示对象属性设置效果,使用浮动工具栏与快捷菜单,快捷菜单,浮动工具栏,要打开快捷菜单，可在适当的位置单击鼠标右键。 当我们选中文档中的文字内容，浮动工具栏会在其附近以淡出的方式显示。,1.4 创建新文档的方法,1.4.1 启动程序时创建新文档,当用户启动Word、Excel、PowerPoint时，系统都会创建一个缺省的新文档。,1.4.2 根据模板创建新文档,所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表项，甚至某些通用文字的一类文件。,单击窗口左侧的“Office按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”选项，打开“新建文档”对话框,1,根据模板创建新文档的操作如下：,选定所要使用的模板,在列表框中选择一种文档类型,选中“文档”单选钮,单击“创建”按钮,2,3,4,5,根据模板快速创建文档,1.5 打开文档的方法,1.5.1 利用“打开”对话框打开文档,单击“Office按钮”，在打开的菜单中选择“打开”菜单，打开 “打开”对话框,选中要打开的文档,单击“打开”按钮,1,2,3,1.5.2 几个常用文件夹的意义,“我最近的文档”：该文件夹保存了用户最近打开过的文件。,“桌面”：该文件夹用来快束访问桌面上各快捷方式或文件夹。,“我的文档”：该文件夹保存用户常用的文件，以便快速访问。,“我的电脑”：使用户快速打开我的电脑中的文件。,“网上邻居”：使用户快速访问网上邻居中的文件。,通过单击“查找范围”下拉列表框，用户可选择其他文件夹,1.5.3 打开最近编辑的文档,单击窗口左上角的“Office按钮”，在弹出的菜单中显示了最近打开文件列表。要打开最近操作过的文档，可直接在该列表中进行选择,在Windows系统的“开始”“我最近的文档”菜单中存放了用户最近曾经操作过的文档名称。,“我最近的文档”列表中显示的不仅是Word文档，还有其他类型的文档，在选择时要注意区分,1.5.4 打开电脑中的文档,用户在资源管理器中双击某个扩展名为.docx的文件，系统会自动启动Word 2007，并打开该文档。,1.5.5 打开多个文档的方法,选中多个相邻文件的方法是：单击第一个文件名，按住【Shift】键的同时再单击最后一个要打开的文件名。 选中不连续的多个文件的方法是：单击第一个文件名，按住【Ctrl】键后单击其他要打开的文件名。,1.6 保存文档的方法,1.6.1 正式存盘,单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮或单击“Office按钮”，选择“保存”命令，Word将活动文档按原名字存盘。,输入文件名称,单击“保存”按钮,如果文档为新建文档，则系统将打开“另存为”对话框,1,2,3,1.6.2 按新的文件名、文档格式或新的位置存盘,若要把文档按新名字、新格式或新的位置保存，需单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“另存为”菜单，此时系统也将打开“另存为”对话框。,1.6.3 关闭文档与退出程序,要关闭一个文档，可单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“关闭”选项，或按快捷键【Ctrl+F4】，此时，系统将关闭文档窗口，但并不退出Office程序。 要退出Office程序，可单击程序标题栏右侧的“关闭”按钮，按快捷键【Alt+F4】，或单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“退出Word”选项。,如果文档已被修改而未被保存，关闭前系统将提示是否保存对该文档所做的修改。要保存对文档所做的修改，可单击“是”按钮，否则单击“否”按钮。若要放弃当前的操作，可单击“取消”按钮。,1.7 恢复文档,1使用“文档恢复”任务窗格,在异常关闭后再次启动时，Word 2007会自动在文档的左侧出现“文档恢复”任务窗格，提供对上次所操作的文档的恢复及保存功能,若打开一份Word文档失败时，Word 2007会提供文档修复功能。,单击“打开”按钮右侧的倒三角按钮，在弹出的下拉列表中选择“打开并修复”选项,在“打开”对话框中选择要修复的文档名称,1,2,2调整“自动保存时间间隔”,单击Office按钮，在弹出的菜单中单击“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框,在左侧的列表中选择“保存”选项,在右侧的“保存自动恢复信息时间间隔”后的编辑框中设置保存间隔时间,1,2,3,1.8 操作的撤销、恢复和重复,1.8.1 撤销操作,如果只撤销最后一步操作，可在“快速访问工具栏”中单击“撤销”按钮。,要撤销多步操作，可一直重复单击“撤销”按钮，或单击“撤销”按钮右侧的三角按钮,在弹出的列表中拖动鼠标，选择要撤销的一系列操作,1,2,1.8.2 恢复操作,执行过“撤销”操作后，如果用户又想恢复被撤销的操作，可单击“恢复”按钮。 要想恢复多步操作，可重复单击“恢复”按钮，还可以单击“恢复”按钮右侧的三角按钮，在弹出的下拉列表中选择要“恢复”的操作，无论用户单击列表中的哪一项，该项操作以及其后的所有操作都将被恢复。 只有在进行了“撤销”操作后，“恢复”命令才生效，否则，在“快速访问工具栏”中不显示该按钮，或该按钮颜色为灰色。,1.8.3 重复一项操作,重复操作是在没有撤销过的情况下重复最后做的一次操作。 假设用户改变了某一段落的格式，另外几个段落也要进行同样的格式设置，那么用户就可以选定每个段落，并单击“快速访问工具栏”上的按钮