湖北船检质量手册07-12.5.doc

受控状态/分发号： 湖北省地方海事局船舶法定检验质量管理体系质 量 手 册HBCJ/QM-2007-01版本状态：A/1编 制：质量管理体系办公室（盖章） 2007 年 5 月 20 日审 核（最高管理者代表）： 2007 年 6 月 15 日批 准（局长）： 2007 年 6 月 18 日2007年 6 月 18 日发布 2007年6 月 21 日实施湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.10.0 修改记录版本状态A/1页 次1/1序号修改内容/原因文件更改申请单编号修改后版本状态修改后生效日期申请部门修改部门1增加0.4局长声明ZGB-200701A/12007.6.18省质管办省质管办湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.20.1 目 录版本状态A/1页 次1/2章节号 标 题 中华人民共和国船舶法定检验质量管理办法条款对照0.0 修改记录0.1 质量手册目录0.2 质量手册颁布令0.3 管理者代表任命书0.4 局长声明0.5 引用标准及术语0.6 质量手册说明及管理 四章.二.(二)1.0 湖北省地方海事局船舶检验处概况2.0质量管理组织机构图2.1 船检业务机构直线分布图3.0质量管理体系职责分配表4.0 质量管理体系 四章.一.二4.1文件控制程序 四章.二.(三)4.2 记录控制程序 四章.二.(四)5.0 管理职责 五章5.1 质量方针 五章.三.5.2 策划 五章.四(一).(二)5.3 职责、权限与沟通 五章.五(一).(二).(三)5.4 管理评审控制程序 五章.六6.0 资源管理 六章6.1 人力资源控制程序 六章.二6.2 基础设施和工作环境控制程序 六章.三.四7.0 产品实现 七章7.1 船舶法定检验及相关服务实现策划程序 七章.一7.2 与顾客有关的过程 七章.二7.3 设计与开发 七章.三7.4 采购控制程序 七章.四7.5 船舶法定检验及相关服务控制程序 七章.五7.6 监视和测量装置的控制程序 七章.六湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.20.1 目 录版本状态A/1页 次2/28.0 测量、分析和改进 八章.一8.2.1 顾客满意 八章.二.(一)8.2.2 内部审核程序 八章.二.(二)8.2.3 船舶法定检验及相关服务监视和测量程序 八章.二.(三) 8.3 不合格控制程序 八章.三8.4 数据分析控制程序 八章.四8.5 改进 八章.五8.5.1 纠正措施控制程序 八章.五(二)8.5.2 预防措施控制程序 八章.五(三)湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.30.2 质量手册颁布令版本状态A/1页 次1/1本局依据中华人民共和国船舶法定检验质量管理办法（简称质量管理办法）,并结合本局实际和今后发展的需要，编制了质量手册第A版，经各纳入质量管理体系的有关部门研究、讨论，经有关局领导审核，现予以批准颁布实施。本质量手册是指导本局建立船舶法定检验质量管理体系，贯彻质量方针，开展质量管理活动，实现船舶法定检验工作目标和质量目标，保证本局质量管理体系持续有效运行的纲领性文件，是本局开展船舶法定检验质量管理工作必须遵从的基本准则。本手册于即日起生效，2007年6月21日起实施。同时，本局以往与之相悖的规定即时作废。本局船舶法定检验质量管理体系所纳入到的各部门和全体人员必须认真学习，严格遵照执行。 局长（签名）: 2007年 6 月18日湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.30.3 管理者代表任命书版本状态A/1页 次1/1为了有效贯彻执行质量管理办法，加强对本局船舶法定检验质量管理体系运作的领导，特任命罗进同志为管理者代表。管理者代表的职责是：1.对本局质量管理体系的建立、实施、保持和改进进行有效的管理；2.确保本局全体人员提高对满足顾客要求和船检适用法律、法规及有效文件要求的重要性的认识，并使这种认识贯彻于实际工作中，以增强本局顾客满意意识和服务意识；3.及时向局长报告本局质量管理体系运行情况，包括改进的需求；4.就本局质量管理体系有关事宜对外联络。 局长（签名）: 2007年 6 月 18 日湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.40.4 局长声明版本状态A/1页 次1/1关于遵守船检道德准则的局长声明船舶检验是海事事业的重要组成部分。船舶检验机构遵守共同的道德准则是忠实履行国家船舶法定检验法律、法规的基本要求和保障。我作为湖北省船舶检验处的最高行政领导在此声明，我本人、全省各船检机构及验船人员必须严格执行、时刻遵守船舶检验机构道德准则，维护船舶检验机构的声誉。 全省船舶检验机构及验船人员应时刻牢记：验船师的所有法定执业行为都将被看作代表着国家，为国家把好船舶、海上设施和船运集装箱以及相关船用设备的安全技术质量关是国家赋予的法定义务，船舶检验机构的任何人员均没有懈怠和草率的理由。我局已制定湖北省船舶检验机构及验船人员工作过错责任追究制度，对省内船舶检验机构及验船人员工作过错将进行责任追究，并视情节轻重给予相应的行政处分。 局长（签名）：2007年 6 月 18 日湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.50.5 引用标准及术语版本状态A/1页 次1/21 引用标准1.1 中华人民共和国船舶法定检验质量管理办法1.2 ISO9000:2000质量管理体系-基础和术语2 术语本手册采用中华人民共和国船舶法定检验质量管理办法、ISO9000：2000质量管理体系-基础和术语中的术语和定义，同时根据本局的实际需要增补了所涉及的术语和定义。对本局质量管理体系涉及到的术语和定义作以下解释：2.1 产品：本局所辖范围内各级船检机构船舶法定检验及相关服务活动过程及其结果。通常分为两类：a、服务：系指船舶法定检验活动及相关服务过程以及相关的技术咨询、信息服务等活动。b、软件：系指船舶法定检验活动及相关服务过程所形成的结果。2.2顾客：授权或委托本局从事船舶法定检验及相关服务活动的上级主管机关及本局所辖范围内各级船检机构船舶法定检验及相关服务活动的接受者。包括：a、上级主管机关及本局属地政府：授权或委托本局代其行使部分法定权力，实施船舶法定检验及相关服务活动的主管机关，包括：交通部、中华人民共和国海事局、湖北省交通厅、本局所辖地域范围内的当地政府； b、船舶法定检验及相关服务对象：本局所辖范围内接受船舶法定检验及相关服务的组织或个人，包括：船舶设计单位、船厂、船用产品厂、船舶所有人、船舶经营人等； c、相关方：与本局船舶法定检验及相关服务活动有关的组织，包括：其他船检机构、港航管理部门、海事机构、保险商（公司）等。2.3 供方：向本局船舶法定检验活动提供人力资源、物力资源及相关服务支持的机构和个人，包括： a、因工作需要协助本局履行有关船舶法定检验及相关服务活动的机构，如本局以外的船检机构； b、向本局提供服务的机构，如无损检测机构等； c、向本局提供与船舶法定检验及相关服务活动有关技术和管理咨询的专家；d、向本局提供与船舶法定检验及相关服务活动有关的设施、仪器的机构或个人。2.4不合格：系指本局在船舶法定检验及相关服务活动过程中所发生的各类不符合要求的活动和结果。具体包括：湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.50.5引用标准及术语版本状态A/1页 次2/2a、船舶法定检验及相关服务活动过程不合格：指在船舶法定检验及相关服务活动过程中涉及合法性、公正性、及时性、廉政性等不符合我国法律、法规、船检规范及有效文件规定所发生的不合格；b、船舶法定检验及相关服务活动所形成的结果不合格：船舶法定检验及相关服务活动所出具的证书、报告、技术文件、文书等在内容、格式等方面存在的不合格；c、物资的不合格：指本局所采购的办公设施、仪器、软件、工具等在验证后发现的不合格；d、外委服务不合格：指本局外委人员及机构所提供的服务经验证发现的不合格；e、管理不合格：各部门在管理工作中所产生的不符合质量管理体系要求的行为和结果；f、顾客反馈的不合格:由顾客反馈的、经验证确认不符合质量管理体系要求的行为和结果；g、其他不合格：本局质量管理体系在运行过程中经内审或其他渠道所发现的与质量管理体系文件的规定不符合的客观事实；2.5各部门及各岗位：指纳入本局质量管理体系的各级船检机构及其各岗位。湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.60.6 质量手册说明及管理版本状态A/1页 次1/21.目的本质量手册依据质量管理办法规定了本局的质量方针和质量目标，包含了船舶法定检验质量管理体系的程序，描述了质量管理体系各过程之间的相互作用和关系，是本局在船舶法定检验及服务活动中实施质量管理、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进活动的纲领性文件。通过本局船舶法定检验质量管理体系的有效运行，必将进一步证实本局有能力稳定地提供满足顾客和适用的法律法规要求的船舶法定检验及相关服务，并通过本质量管理体系的有效运行和持续改进，不断增强顾客满意度。2.质量手册的适用范围本质量手册适用于湖北省地方海事局所辖的省局船检处，各市、州船检所（处）(以下简称市船检所)以及所属县船检站（以下简称县船检站）涉及船舶法定检验及相关服务活动的场所；适用于本局所辖范围内的各项船舶法定检验及相关服务活动的全过程。3.质量手册的发放范围a、本局所辖各级船检机构及省质量管理体系办公室；b、省局局长及分管领导，省级及市、州级管理者代表；c、本局所辖各级船检机构负责人及省质管办负责人；质量手册由省局船检处统一造册，按照规定的发放范围分别由省局船检处、各级船检机构予以发放，领用部门(人)按要求在文件发放/回收登记表（HBCJ-QR-4.2.3-06）上签名确认。4.质量手册的删减说明本局是由国家海事局授权开展船舶法定检验活动的机构，产品基本固定，只是授权范围的变动，因此，将质量管理办法中的条款“7.3设计与开发”予以删减。对该条款的删减将不影响本局提供满足顾客和法律法规要求产品的能力。对授权范围的变动将按条款“7.1产品实现的策划”进行控制。5. 质量手册的管理5.1质量手册的归口管理部门为省局质量管理体系办公室（以下简称质管办）；质量手册的解释权归管理者代表；未经管理者代表批准，任何人不得将质量手册提供给本局以外的人员。5.2质量手册分“受控”和“非受控”两种方式。“受控”系指在本局所使用的质量手册的有效版本，当质量手册修改时，必须对其进行相应的换版、换湖北省地方海事局质量手册章 节 号0.60.6 质量手册说明及管理版本状态A/1页 次2/2页或局部修改。“非受控”系指本局因工作需要向上级主管机关或服务对象、服务相关方提供的质量手册,“非受控”质量手册的发放需经管理者代表批准。5.3质量手册的封面必须带有“受控”或“非受控”标识，要求在质量手册封面的右上角上加盖“受控”或“非受控”印章，发放时标以分发号。5.4“受控”质量手册的持有者必须对其妥善保管，不得随意涂抹、复印和转借；损坏和丢失时应及时向省局船检处汇报。需重新申领时，必须经管理者代表批准后，按照文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01）办理更换和补领手续。“受控”质量手册的持有者调离其工作岗位时，必须将质量手册交回所在部门，办理核收登记手续。5.5“受控”质量手册使用期间，如有修改意见，各部门应将意见汇总并及时反馈到省局船检处。若需要修改，按文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01）的有关规定执行。5.6本局应在管理评审会议期间对质量手册的适用性、充分性、有效性进行评审。当本局的管理体制、组织机构或授权范围发生重大变化时,应由管理者代表组织省局船检处对质量手册进行评审,以保持其持续的适宜性。5.7在文件评审或管理评审后，对质量手册内容所提出的修改意见，由管理者代表组织省局船检处负责按照文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01）执行修改。5.8当质量手册修改或换版时，只通知“受控”质量手册的持有人。（不通知“非受控”的质量手册的持有人）5.9 质量手册的版本规定：原始版本号为“A”，换版后依次更改为“B、C、D”；原始版本状态为“A/1”，修订后依次更改为“1、2、3”。5.10当质量手册结构有重大调整或质量管理办法改版或质量手册经多次修改而认为需要换版时，由省局船检处提出申请，经管理者代表审核，局长批准后，对质量手册进行修订换版。5.11换版后的质量手册应遵照文件发放要求，按质量手册发放范围予以发放，并同时收回作废版本的质量手册。收回的作废版本质量手册，保留加盖了作废章的两本作废版本质量手册进行存档，其余销毁。湖北省地方海事局质量手册章 节 号1.01.0 湖北省地方海事局船舶检验处概况版本状态A/1页 次1/1湖北省船舶检验处成立于1993 年，下设宜昌、武汉、荆州、黄石、恩施、咸宁、鄂州、孝感、荆门、随州、黄冈、十堰、襄樊、潜江、天门、仙桃等16个市、州船检所（处）及35个县（市）船检站。全省船检机构实行“条块结合、以块为主”的管理模式，省局船检处负责全省船检行业业务管理与指导工作。截止2006年底，全省共有持证验船师182人，持有各类适任证书432个，其中，高级验船师24人，验船师128人，助理验船师及以下94人。长期以来，湖北省船舶检验处发扬“质量为本，诚信服务，科学管理，协调发展”的精神，以检验质量、服务质量为重点，强化行业规范化管理，大力推进科技振兴，加强验船师队伍素质建设；以顾客为中心，积极与相关方及检验服务对象沟通，以求达到共同发展的目的。湖北省水网发达，九省通衢，是我国中部的重要交通枢纽。全省共有通航河流（含长江）194条，水库250多座，面积在3平方公里以上的湖泊320余个。根据2006年船舶统计报表，全省共有持证船舶8137艘，1966998总吨，768543.3千瓦，23288929载重吨，92006客位。主要以内河船舶建造、营运检验为主，兼有少量江海直达船舶的检验业务；船用产品的检验主要包括船舶救生、消防设备、起重机、配电柜等；同时，全省船检部门还负责全省近150家船厂电焊工的考试发证工作。随着中部崛起宏伟工程的实施，湖北省水运事业的发展迎来了新的机遇与挑战，湖北省船舶检验处将以机构设置合理化，技术管理规范化，管理手段科学化，科技服务社会化为工作目标，以船舶安全质量为中心，以促进航运事业发展为目的，全面推进船舶法定检验质量管理体系的建立与持续运行，竭诚为广大航运企业、船东及社会各界提供优质服务，为湖北水运事业的发展做出积极的贡献。地 址：湖北省武汉市汉口沿江大道68号邮政编码：430021联系电话 真子邮件：联系部门/人员：湖北省地方海事局/罗进湖北省地方海事局质量手册章 节 号2.02.0 质量管理组织机构图版本状态A/1页 次1/1省局局长省局管理者代表省局分管领导质量管理体系文件管理质量管理体系策划质量管理体系建立质量管理体系培训质量管理体系监督检查顾客满意度管理质量管理体系持续改进业务文件管理业务档案管理设施管理人力资源管理业务管理检验实施质量管理体系办公室局船检处各市、州局局长市、州局分管领导市、州局管理者代表各市、州船检所文件管理记录管理设施管理人力资源管理检验实施与管理 各市、县船检站文件管理 记录管理 设施管理 检验实施湖北省地方海事局质量手册章 节 号2.02.1 船检业务机构直线分布图版本状态A/1页 次1/1湖北省地方海事局（船舶检验处）荆门所仙桃所天门所潜江所恩施所咸宁所鄂州所随州所武汉所宜昌处孝感所黄石所荆州所十堰所黄冈所襄樊所汉南站江夏站蔡甸站洪山站新洲站秭归站宜昌站宜都站枝江站长阳站应城站云梦站汉川站襄城站樊城站谷城站宜城站老河口站襄阳站黄州站浠水站蕲春站武穴站黄梅站竹山站陨西站陨县站丹江口站松滋站公安站石首站监利站洪湖站阳新站湖北省地方海事局质量手册章 节 号3.03.0 质量管理体系职责分配表版本状态A/O页 次1/2条款号大类条款号小类条款名称省局局长省局分管领导省局管理者代表省局船检处主任省局质管办省局船检处各市州局局长各市州局分管领导各市州局管理者代表各市州船检所所长各市州船检所各船检站四、质量管理体系四.二.一四.二.二四.二.三四.二.四总要求质量手册文件控制记录控制五、管理体系五.一管理承诺五.二以顾客为关注焦点五.三质量方针五.四策划五.四.一质量目标五.四.二质量管理体系策划五.五职责权限沟通五.五.一职责和权限五.四.二管理者代表五.五.三内部沟通五.六管理评审六、资源管理六.一资源提供六.二人力资源六.三基础设施六.四工作环境七、产品实现七.一产品实现的策划七.二与顾客有关的过程七.二.一与产品有关要求的确定七.二.二与产品有关要求的评审七.二.三顾客沟通条款号大类条款号小类条款名称省局局长省局分管领导省局管理者代表省局船检处主任省局质管办省局船检处各市州局局长各市州局分管领导各市州局管理者代表各市州船检所所长各市州船检所各船检站七.三设计与开发删 减七.四采购七、产品实现七.五生产和服务提供七.五.一船舶法定检验及相关服务提供的控制七.五.二船舶法定检验及相关服务提供过程的确认七.五.三标识和可追溯性七.五.四船舶法定检验对象财产七.五.五产品防护七.六监视和测量装置的控制八、测量分析和改进八.一总则八.二监视和测量八.二.一顾客满意八.二.二内部审核八.二.三过程的监视和测量八.二.四产品的监视和测量八.三不合格控制八.四数据分析八.五改进湖北省地方海事局质量手册章 节 号3.03.0 质量管理体系职责分配表版本状态A/O页 次2/2说明：图表中：为主要职能，为相关职能湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.04.0 质量管理体系版本状态A/O页 次1/41 目的明确本局建立、实施和保持船舶法定检验质量管理体系的总体性要求及对质量管理体系文件编制的总要求,确保本局持续改进质量管理体系的有效性。2 范围 适用于本局仅涉及经国家授权认可的船舶法定检验质量管理体系中文件化的控制。3 职责3.1 省局局长a、负责领导本局建立、实施和保持船舶法定检验质量管理体系；b、批准质量手册，发布质量方针和质量目标；c、确保获取必需的资源和信息，以支持本局船舶法定检验质量管理体系的有效运行。3.3 省局分管领导a、协助局长领导本局建立、实施和保持船舶法定检验质量管理体系；b、负责组织制定业务质量目标；c、负责识别和控制本局采购和外委过程；d、负责批准与船舶法定检验质量管理体系相关的文件。3.3 省局管理者代表a、在省、市、州确保船舶法定检验质量管理体系的过程得以建立和保持；b、审核质量手册，批准质量管理体系作业类文件；c、向局领导报告船舶法定检验质量管理体系的业绩，包括改进的需求；d、负责组织策划和实施内审；e、负责监督、协调纠正及预防措施实施。3.4 省局质量管理体系办公室（以下简称质管办）a、在管理者代表的领导下，确保本局质量管理体系正常运行；b、负责组织编制、评审、管理本局船舶法定检验质量管理体系文件；c、负责组织对相关人员进行质量管理体系培训；d、负责组织对本局船舶法定检验质量管理体系的监视、测量、分析和改进；e、负责组织顾客满意度的调查并对收集的信息进行分析整理。3.5省局船检处a、负责全省与质量管理体系相关的业务、公文类文件的编写与管理；b、负责全省业务档案和设施管理；湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.04.0 质量管理体系版本状态A/O页 次2/4 c、负责人力资源管理；d、负责全省检验业务管理和检验实施。4 程序概要 4.1总要求本局按照船舶法定检验质量管理办法要求建立文件化的船舶法定检验质量管理体系，要求各部门及全体员工实施和保持，并持续改进其有效性。本局文件化的船舶法定检验质量管理体系应达到下列要求：4.1.1对船舶法定检验质量管理体系所需要的过程及其在本局的应用进行识别，这些过程可以是从识别顾客需求到顾客评价的整体过程，也可以是具体的质量活动的子过程；4.1.2本局按照PDCA循环的管理思想，实施过程控制并明确过程之间的相互顺序和接口关系，通过识别、确定、监控、测量分析等对过程进行管理；4.1.3确定为保证这些过程得到有效运行和控制所需的方法，编制程序文件和作业性文件；4.1.4对船舶法定检验及相关服务中所需要用到的资源和信息进行管理，以支持这些过程的运行和对这些过程实施监视；4.1.5制定和实施必要的纠正或预防措施，对质量管理体系过程进行持续改进；4.1.6对任何影响我局船舶法定检验和相关服务的采购及外委服务过程进行识别和控制。4.2 文件要求4.2.1 总则本局质量管理体系文件包括以下三个层次及内容：a、质量手册：规定质量方针和目标，按质量管理办法描述了质量管理体系的范围及过程之间的相互作用；包含程序文件，为实施质量管理体系，规定完成体系所涉及到的各部门活动或过程的途径和方法；b、作业类文件：本局与船舶法定检验及相关服务活动质量有关的行政公文、规章制度、管理办法、工作须知及外来的适用于本局的与船舶法定检验及相关服务活动有关的法规、规范、标准、有效文件及规程等；c、记录：主管机关要求的以及本局根据工作需要所建立的用于船舶法定检验及相关服务活动质量管理追溯用的记录表格、报告等。本局船舶法定检验质量管理体系文件结构图：湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.04.0 质量管理体系版本状态A/O页 次3/44.2.2 质量手册局质量管理体系文件编写组负责编制质量手册，经管理者代表审核，局长批准后予以发布实施，质量手册的内容包括：a、质量方针和质量目标；b、组织结构和部门职责描述；c、质量管理体系的适用范围，包括对船舶法定检验质量管理办法删减的具体内容和理由说明；d、质量管理体系程序文件；e、质量管理体系过程及其相互关系的描述；f、有关质量手册定期评审、修改和控制的规定。4.2.3 文件控制本局编制文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01），对船舶法定检验质量管理体系所要求的文件，包括相关的外来文件进行控制，以确保：a、文件在发放前，由文件签发人或者授权人签字批准；对于主管机关有要求的,按逐级请示制度上报,按公文的审批手续办理；b、文件规定应与实际运作保持一致，随着质量管理体系的变化及质量方针目标的变化，定期评审及时修订质量管理体系文件，并在发放前再次批准，确保其有效性、充分性和适宜性；c、文件的详略程度应取决于本局规模、检验活动类型、检验过程复杂程度、人员能力素质等要素，文件应切合实际，便于理解应用；d、在文件的使用场所能获得适用文件的有效版本；e、文件保持清晰，其修订、作废状态得到有效识别；f、文件可呈任何媒体形式，如纸张、磁盘、光盘或照片、样件等。湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.04.0 质量管理体系版本状态A/O页 次4/44.2.4 记录控制本局编制记录控制程序（HBCJ-QP-4.2-02），对质量管理体系所要求的记录，应对其建立、标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置活动的控制进行了规定，以确保能提供证明本局船舶法定检验质量管理体系有效运行的证据。4.2.5 为实施上述要求，本章编制了下列程序文件：标题 质量管理办法对照条款4.1 文件控制程序 四章.二.(三)4.2 记录控制程序 四章.二.(四)湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.14.1文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01）版本状态A/1页 次1/61 目的对质量管理体系文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2 范围适用于与本局船舶法定检验质量管理体系有关的文件的控制。3 职责3.1 局长批准发布质量手册。3.2 局管理者代表审核质量手册；批准作业类文件及记录文件。3.3 局分管领导负责作业类文件及记录文件的审核。3.4 局质管办负责质量管理体系文件的归口管理。3.5 各部门负责本部门所编制和使用的文件的管理。4 工作程序4.1 文件分类及保管4.1.1 文件的类别业务类文件，包括所有行政往来的公文、通知、函件等与船检业务相关的文件；法律法规类文件，包括国家法律、法规；与船舶法定检验及相关服务活动有关的法规、规范、标准及规程等；质量管理体系文件，包括质量手册(程序文件)、作业性文件及记录等。4.1.2 文件的分级管理质量管理体系文件，即质量手册、作业文件及记录中有关管理的部分等，由省局质管办组织编制、下发及保管。省级业务类文件，即质量管理体系作业文件和记录中有关业务的部分和以省局名义组织编制、下发，在各部门均执行的文件。该级文件由省局船检处负责组织编制、下发及保管。市级文件，即各市船检所在不违背省局级文件的前提下，根据本所的工作实际情况所制定下发的仅在本所使用的工作规定、管理制度等。由各市船检所负责编制下发，报省局船检处备案。外来文件,包括国家和上级主管机关所发布的政策、法规、规范、标准,政策法规类以及下属船检机构就业务工作所提交的请示、批复等由省局船检处负责收集、整理和传递，建立外来受控文件总清单交质管办备案。对公文性质的文件按公文有关处理规定进行处理，其他类的按本程序执行。湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.14.1文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01）版本状态A/1页 次2/船舶法定检验及服务对象以及相关方提供的资料，包括报告、图纸、影像等资料，在使用过程中由各相关部门保管,每年年底按档案管理的相关规定进行归档整理。4.1.3质量手册的电子文档，存放于本局电脑上，应设置安全级别，由局质管办负责管理；存放于其他介质上的文档，由局质管办妥善保管。作业性文件的电子文档，存放于各部门计算机上，应设置相应的保密措施，未经许可，不得随意阅读、拷贝、修改或删除该文档，若文档存放于其他介质上，该介质由省质管办妥善保管。4.1.4 文件和资料可以是任何媒体形式，如硬盘拷贝或电子媒体。用来保存文件的软盘、光盘或硬盘由专人保管，建立目录并不得随意外借或备份。4.2 文件的编号4.2.1本局质量管理体系文件的编号按船舶法定检验质量管理体系文件编号规定(HBCJ-QW-01)执行。4.2.2本局所属各机构代号详见湖北省船舶检验登记号授予管理办法(HBCJ-QW-13)。4.3 文件的编制、审核、批准和发布4.3.1 文件的编制、审批a、省级业务类文件由省局船检处负责组织编制，经省局船检处主任审核，分管领导批准后下发实施；市级文件由各市船检所负责编制，经业务负责人审核，分管局长批准下发实施，并报省局船检处备案。省船检处将其纳入受控文件总清单，交省质管办备案。b、质量管理体系文件由省局质管办负责组织相关人员编写，质量手册经管理者代表审核，局长批准后予以发布实施。c、业务类文件属于行政往来性质的文件的编制按公文管理办法执行。d、法律、法规类文件由各级船检机构负责收集、整理、校核和编制，经部门负责人审核，分管领导批准后发布，报省局船检处备案。4.3.2文件的发放为确保使用文件的各场所都得到适用文件的有效版本，文件的发放、回收均应填写文件发放/回收登记表（HBCJ-QR-4.2.3-06）。4.4 文件的受控湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.14.1文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01）版本状态A/1页 次3/6凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各文件主管部门按规定进行识别。对法律法规类文件、质量管理体系文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态的印章，并建立受控文件清单。对属于行政往来性质的文件应填写受控文件清单，进行受控管理，不需加盖受控印章。4.5 文件的使用控制4.5.1文件领用者应在文件发放/回收登记表(HBCJ-QR-4.2.3-06)上签名，按文件的归口管理部门确定的发放范围进行领用。4.5.2文件使用者应保持文件的清晰和整洁，若发生丢失或破损，应及时向文件主管部门报告并申请重新领用，经业务负责人批准后在文件主管部门办理更换和补领手续；因破损而重新领用的分发号不变，丢失而补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门应做好相应发放签收记录。 4.5.3当文件持有者调离该工作岗位时，将文件交还局文件主管部门并办理核收登记手续。4.6 文件的更改、换页、换版4.6.1文件的更改a、局质管办负责组织相关部门每年12月初对现有质量管理体系进行全面评审，因评审或其它原因需对文件进行修改时；b、质量手册在使用期间，如有修改建议，以部门为单位汇总意见，以文件更改申请表(HBCJ-QR-4.2.3-08)形式及时反馈给局质管办，经管理者代表审核，上报局长批准后，由局质管办组织统一修改。c、省级业务类文件在执行中，如有更改建议，以部门为单位汇总意见，以文件更改申请表(HBCJ-QR-4.2.3-08)形式反馈给省局船检处，经分管处领导审核，上报分管局长批准后，由省局船检处组织统一修改。若指定其它部门实施修改时，该部门应获得所需依据及省局船检处委托的证明。d、市级文件在执行期间，如有更改建议，应填写文件更改申请表(HBCJ-QR-4.2.3-08)报业务负责人审核，经分管领导批准后，由业务负责人指定人员进行修改，文件修改后发布前应再次批准并上报省局船检处备案。e、以上所有情况下文件的修改、换版后发布前均要获得再次批准，且批准权不变。f、文件修改时，只修改“受控”文件，“非受控”文件的修改不包括于此范围内。g、文件局部更改必须做出相应的标识，原内容用“=”划掉，并做好更改标记，还须填写文件修改记录（HBCJ-QR-4.2.3-09）并粘在该文件的最后一页。修改标记一律用、等小写英文字母表示。湖北省地方海事局质量手册章 节 号4.14.1文件控制程序（HBCJ-QP-4.2-01）版本状态A/1页 次4/6 4.6.2文件的换页当某页文件修改较多已影响文件的清晰度，或某页一次性更改内容达1/3以上时需换页。所有被更换的原文件必须由负责文件修改的部门收回，以确保有效文件的唯一性。4.6.3文件的换版a、当质量管理体系的结构发生重大变化时，由局质管办提出申请，经管理者代表确定后，局质管办负责组织相关人员对管理体系文件进行修订改版；b、当文件多次更换或需进行大幅度修改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。4.6.4当管理评审提出文件更改、换页、换版意见，按意见进行处理。4.7 文件的保存，作废与销毁4.7.1 文件的保存a、与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。b、各部门应设专岗保管文件，应对本部门使用的所有受控文件进行清理，分别按类别填写受控文件清单（HBCJ-QR-4.2.3-02）。局质管办应编制全局受控文件总清单（HBCJ-QR-4.2.3-01），该清单应在质量管理体系策划时编制完成，并下发到各部门。c、任何人不得在受控文件上胡乱涂改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检查。d、文件的电子文档，存放于所属部门的计算机上，应设置相应的保密措施，未经部门负责人的许可，不得随意阅读、拷贝、修改或删除该文档，若文件存放于其他介质上，该介质由文件主管部门妥善保管。e、文件和资料可以是任何媒体形式，如硬拷贝或电子媒体。用来保存文件的软盘、光盘或硬盘由专人保管，不得随意外借或备份。4.7.2 文件的作废与销毁a、失效或作废文件由文件使用部门及时从文件使用场所撤出并按文件销毁的规定予以销毁。因某种原因需要保留的作废文件，应填写文件销毁/作废申请单（HBCJ-QR-4.2.3-10）,经分管领导审批后将文件填写在作废文件清单（HBCJ-QR-4.2.3-04）上，并在文件上加盖“作废”章，以防止作废文件的非预期使用。b、对需销毁的作废文件，销毁人应填写文件销毁/作废申请单（HBCJ-QR-4.2.3-10）,经管理者代表审核，分管领导批准后进行销毁。对所销毁的文件应填写销毁文件清单（HBCJ-QR-4.2.3-05）。湖北省地方海事