金算盘软件操作手册第四章任意制表.doc

第四章 任意制表第四章 任意制表 在这个变化无穷的社会里，您需要一个能适应不断变化的好软件。因为在实际工作中有很多报表的格式都是无法固定的。 “金算盘电子表格”就是这样一个能适应各种变化的软件，它既可以根据模板自动制表，也可以按您的要求去编制任意格式的报表。阅读本章后，你将 知道如何制作一张简单报表； 了解如何制作一张复杂表格。第一节 一张简单报表的制作 想一想，也许我们有大量的工作时间都是在制作各种表格。如果您能熟练地运用“金算盘电子表格”制作工作表，其实是一件简单而愉快的事。 本节介绍了第二章 第一节中损益表格式的制作，请跟随讲解进行步步操作，您将发现原来制作一张报表并没有想像中的难！操作提示： 1、启动，进入主界面； 2、选择单元格区域； 3、设置报表边框； 4、设置列宽、与列数； 5、录入数据、文字； 6、调整行数与行高； 7、调整所有字体格式 详细操作请阅如下内容：第一步 初设报表格式 选择单元格区域 在电子表工作区，将鼠标指向B列第三行，按下鼠标左键不放并拖动鼠标，当鼠标移动到D列第11行时，松开鼠标左键，即标注了区域B3.D11，如下图： 设置报表边框l 单击工具栏上的边框按钮旁的下拉三角箭头，弹出可选边框如下： l 单击“”按钮，将鼠标移动到区域外任一单元格后再单击，则所选区域显示出加了边框的表格。 设置列宽l 将鼠标移动到子窗口的顶部B列和C列标号之间的分隔线处，当鼠标光标变为双箭头时，按住鼠标左键向右拖动鼠标以改变B列的宽度。 按照上述操作，将所有的列调整到合适的宽度。 当我们在初设完报表后发现刚才设置的表格漏掉了一列，现在需要您插上一列。在插入列操作前，您需要了解如下概念。什么是激活的单元格？定义：黑框框住的单元格称为活动的单元格。使某一个单元格变成活动的单元格称为激活。l 激活某一个单元格的方法是将鼠标移动到该单元格内按住鼠标左键再松开，即单击该单元格。什么是单元格的名称？定义：A列第1行叫做一个单元格，该单元格可以用A1来表示，我们习惯把A1叫做单元格的名称。如图： 插入一列l 请移动光标到需要插入列的右边一列，激活C3单元格，单击鼠标右键，自动弹出右键菜单，如下图：l 选择单击“插入”子菜单项，自动弹出如下对话框：l 单击“整列”，为其作上选取标志。l 单击“确认”按钮退出，系统自动在指定列的前面插入了一列。l 您还需将插入列宽调整到合适位置。第二步 表格项目的处理 选定了表格区域，固定了列数，我们还需要定义设置报表中的项目。 数据录入l 激活B3单元格，输入“项 目”，如图所示：l 敲回车，“项 目”就输入到B3单元格里了。报表的B3单元格会显示“项 目”，当激活该单元格时，“编辑栏”的公式框中也会显示该单元格中的内容，如上图。l 同样激活C3单元格，输入“行次”两字，激活D3单元格，输入“本月数”，激活E3单元格，输入“本月累计数”。 数据居中 为了让报表显得美观，我们需要对数据在单元格中的位置进行调整。l 激活B3到E3区域，单击“格式栏”工具栏上的自动居中“”按钮，使该区域内的内容自动居中。 注意：区域的激活是移动鼠标到某一个单元格内，按住鼠标左键，拖动鼠标到对角的单元格后松开鼠标左键。 字体加粗l 在单击了自动居中按钮后，再单击字体加粗按钮“”，则所选单元格或区域中字体将自动加粗。 插入一行 依次激活B3到B11列，输入相应的内容。如果在输入时发现开始预留的表格行数不够，可以进行动态增加。l 激活需要在某处前插入的行上的任一单元格，再单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“插入”，在“插入”对话框中，点击“整行”，为其作上选取标志，最后点击“确定”退出，系统即自动在指定行前插入一行。重复上述操作，您可以依次输入损益表的所有项目。 单元格填充 输入完项目后，我们可以输入损益表的行次。在输入行次时，我们可以按照输入项目的方法来操作，一行一行地在“行次”列输入行次1、2、3。由于行次的内容是连续的，有一定规律，因此，我们可以利用金算盘电子表格提供的填充功能来进行快速输入。具体操作方法如下。l 激活C4单元格，输入数字“1”后激活C4到C19区域。如下图所示：l 选择“编辑”菜单下的“填充”子菜单中的“序列”项。屏幕上将显示如下所示的序列对话框：l 因为“行次”是产生在列上的，其内容形成等差数列，步长是1，所以我们可以全部选择默认值，直接点击“确定”，即可在“行次”列上自动产生连续的步长是1的等差数据。注意：如果报表的某列或某行的内容是分段有规律的，我们可以分段来产生序列。我们还可以设置一个终止值，产生的序列将不会超过该数字。特别的，当终止值为“0”时仍不会受到限制。 到现在为止，您可以看见这张表的格式设置基本完毕，您已经学习了如何选择单元格、如何选择区域、如何插入行列、如何输入内容、如何使用填充功能、如何设置报表边框、如何设置行列宽度及如何使单元格或区域内内容自动居中。第三步 完善报表格式 第三步中为了使报表格式更加完美，我们将学习如何设置报表名称、表头表尾、以及如何设置字体、大小等。 调整行高激活B1单元格，输入“损益表”字样。一般来说，报表名称的字体要比报表表体的字体大，所以我们要调整报表名称的字体，以使整张报表看起来美观漂亮。在调整字体之前可以调整报表名称所在行的高度。注意：并不是一定要先调整行高才能设置字体格式，金算盘电子表格可根据当前字体的高度自动增加行高。l 将鼠标移动到1、2行之间的分隔线处，当鼠标光标变为双箭头时，向下拖动鼠标以使行高达到需要的高度,操作方法与设置列高相似。 调整字体格式l 单击“格式栏”上的“字体框”右边的倒三角符号，系统将弹出“字体列表框”，单击字体列表框中您所需要设置的字体，即可改变该单元格内的字体格式。提示：如果需要设置的字体不在现有的列表框中，可拖动列表框右边的滚动按钮。l 字体大小的改变与设置字体一样。如果设置字体格式的单元格或区域所在行的高度小于字体的高度，行高将自动调整。 跨列居中通常情况下，报表名称需要居中，整张报表看起来才会美观漂亮。l 激活B1到E1单元格区域，单击“格式栏”上的跨列对齐按钮（），报表名称将自动居于整张报表的中间。注意：报表名称必须输入在激活单元格区域中的第一列，否则不起作用。 关于报表的小标题、表首表尾信息的设计与报表名称的设计类似，在此不再多讲，具体操作时可反复练习。 数据来源 在这张损益表中“本月数”和“本月累计数”两列中还没有数据，您可以采用输入项目的方法来输入，但这种输入方法是不可取的，也是笨拙的，除非它不是一张财务报表，或者这张报表所需要的数据不能从帐务及其他模块中取得。l 如果您使用了金算盘VP.ERP软件，本例中这张损益表中的本月数和本月累计数，就可以直接从帐务模块中去提取，这样会计工作便将变得非常简单。您只需要在业务发生时，录入凭证（有些凭证金算盘VP.ERP还可以自动生成），复核和登帐后，报表便可自动生成了。提示：关于报表数据来源的具体内容与操作，请参阅第四部 第十二章 第五节 。第二节 如何制作一张复杂表格 本章第一节讲述了一张简单财务报表的制作。但规范简单的工作表格式并不能满足我们在日常工作中对表格格式的各种需求。在制作一张较为复杂表格的操作中，我们还常常用到工具栏中的（跨列对齐）按钮、（跨行对齐）按钮、（单元格居中）按钮等。下图是一张较为复杂的工作表。我们以设计这张表格的操作为例进行讲解。操作提示： 1、全面了解所制表格的结构； 2、启动系统，进入主界面； 3、选择单元格区域； 4、设置报表边框； 5、设置列宽、与列数； 6、设置特殊单元格格式； 7、录入项目内容； 8、调整行数与行高； 9、调整所有字体格式详细操作请参阅如下内容：第一步 初设表格结构 计算表格行列数 对于一张比较复杂的电子报表来说，我们首先应该对它的结构进行全面了解，知道该表共有多少行、多少列。最的好办法是将表内所有的竖线上下延伸，将表内的所有的横线左右延伸（如下图的虚线），这样我们便会清楚地知道该表的列数和行数。注意：在计算表格行列数的时候，表头表尾的行数和表体左右的列数不应该加上。如下图例中的表格共有13行，13列。 选定单元格区域l 知道了该表有13行和13列后，请在电子表工作区中选择B3.N15区域。相关操作可参阅本章第一节 第一步。 设置报表边框l 单击工具栏中边框按钮下拉选项板中的按钮，相关操作可参阅本章第一节 第一步。 设置列宽l 用鼠标拖动表格的列宽，将其调整到适当的位置。具体操作请参阅本章第一节 第一步中讲的调整列宽的方法。第二步 调整表体单元格格式 一张复杂表格中各单元格的形式不一定是规范的，这就需要您进行相应的调整。不过在调整表体的各单元格格式之前，首先需要向您讲解几种操作方式与相应的几个工具按钮。什么是单元格的合并？什么是跨列居中？什么是跨行居中？什么是跨行跨列居中？定义如下： 单元格的合并是指将选定区域中的几个单元格合并为一个单元格，则称之为单元格的合并。 跨列对齐是指合并同一行不同列的几个单元格时，将该合并单元格的内容居于该单元格中间。相关按钮：。 跨行对齐是指合并同一列不同行的几个单元格时，将该合并单元格的内容居于该单元格的中间。相关按钮：，。 跨列跨行居中是指同时合并不同行不同列的几个单元格时，将该合并单元格的内容居于该单元格的中间。相关按钮：，。 选择B3.C3区域，单击工具栏中的跨列按钮，对B3、C3两个单元格进行合并。 激活B3单元格，输入“姓名”后，敲回车键，即可居中。注意：为方便操作和统一规格，所有合并单元的内容都输入在合并单元中的第一个单元格里。 合并D3.E3单元格。 合并F3.G3单元格，输入“联系地址”使其跨列居中。 合并H3.M3单元格。 合并N3.N5单元格，输入“相片”，单击跨行对齐按钮（）后再单击居中按钮（），使“相片”进行跨行居中。 合并B4.C4单元格，输入“工作单位”使其跨列居中。 合并D4.H4单元格。 合并I4.J4单元格，输入“职务”使其跨列居中。 合并K4.M4单元格。 合并B5.C5单元格，输入“身份证号”使其跨列居中。 合并D5.G5单元格。 激活H5单元格，输入“电话”，单击居中按钮（）。 合并I5.M5单元格。 合并B6.N6单元格，输入“工作简历”使其自动居中。 合并B7.C8单元格，输入“时间”，单击跨列对齐按钮和跨行对齐按钮后，再单击居中按钮，使“时间”进行跨行跨列居中。 合并D7.I8单元格，输入“单位”使其跨行跨列居中。 合并J7.M7单元格，输入“收入”使其跨列居中。 合并J8.K8单元格，输入“固定”使其跨列居中。 合并L8.M8单元格，输入“变动”使其跨列居中。前面三个步骤设计出了一个双层表头，更多层次表头的设计同理，不多叙述。 合并N7.N8单元格，输入“证明人”使其跨行居中。 合并B9.C9单元格。 合并D9.I9单元格。 合并J9.K9单元格。 合并L9.M9单元格。 合并B10.C10单元格。 合并D10.I10单元格。 合并J10.K10单元格。 合并L10.M10单元格。 合并B11.N11单元格，输入“社会关系”使其跨列居中。 合并B12.B13单元格。 激活B12单元格，将鼠标移到该区域中，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“单元格格式”中“数字”页面下“特殊”项内“左上角斜线栏，1条线”，如下图： 确定后单元格B12中就有一条连接左上角和右下角的斜线，激活B12.B13区域，单击跨行按钮，则斜线就移动到B12单元格的左上角和B13单元格的右下角。激活B12单元格，输入“项目”后回车，移动鼠标到该单元格中，单击鼠标右键，选择“单元格格式”中“对齐”页面，将水平对齐设为“靠右”、垂直对齐设为“靠上”、方向设为“横排”即可。激活B13单元格，输入“序号”后，单击左对齐按钮。 合并C12.D13单元格，输入“称谓”使其跨行跨列居中。 合并E12.F13单元格，输入“姓名”使其跨行跨列居中。 合并G12.K13单元格，输入“工作单位”使其跨行跨列居中。 合并L12.L15单元格，激活L12单元格，输入“备注”，激活L12.L15区域，将鼠标移到该区域中，单击鼠标右键，选择“单元格格式”对话框中的“对齐”页面，如下图： 将水平对齐设为“居中”、垂直对齐设为“填充”、方向设为“纵排”，然后单击跨行按钮。则“备注”将纵向排列在L12.L15区域中，并且上下拉齐（垂直填充就是上下拉齐）。 合并M12.N15单元格。 合并C14.D14单元格。 合并E14.F14单元格。 合并G14.K14单元格。 合并C15.D15单元格。 合并E15.F15单元格。 合并G15.K15单元格。第三步 设计表首表尾 上步完成了表体的设置。关于表首和表尾的设计，我们在第一节中已经介绍过，相关操作请参阅本章第一节。第