文档编写帮助手册.docx

文档编写帮助手册1、字体设置（1）正文设置在“开始”栏“样式”框选项中右键点击“正文”，在下拉框中点“修改”，在弹出窗体左下角“格式”栏选“字体”，设置正文的中西文字体、格式，设置完之后点击确定；在“格式”栏选“段落”，设置“行距”，“特殊格式”选首行缩进2字符，“段前”、“段后”按照规定格式填写，主要是“对齐方式”的设置，如果文档中中文比较多就选“两端对齐”，如果英文很多就选择“左对齐”。（2）标题设置在“开始”栏“样式”框选项中右键点击“标题1”，设置步骤同“正文”字体设置。注意：一般“标题”都是无缩进的，要避免word自动设置。（3）目录设置在“引用”栏，左上角有“目录”选项，点击出现下拉框，选择“插入目录”，一般都会默认选中“显示页码”、“页码右对齐”；点击“修改”，即可对不同级别的目录格式进行修改，修改方法同正文设置。（4）页眉页脚设置双击页眉或者页脚位置，即可对页眉页脚进行编辑，格式修改方法同正文设置。2、页面布局为了页面符合要求，需要对页边距进行设置。点击“页面设置”，在弹出的对话框中选“页边距”，对上下左右边距进行设置，之后在“应用于”选项，选择“整篇文章”；在对话框中选择“纸张”，对页面高度宽度进行设置，之后在“应用于”选项，选择“整篇文章”；在对话框中选择“版式”，页眉页脚进行选择，设置页眉页脚边距，之后在“应用于”选项，选择“整篇文章”。之后点击确定即可。3、页眉页脚格式设置双击页眉或者页脚，进入“页眉页脚工具设计”选项。如果要设置页码，点击“页码”，出现下拉框，选择“设置页码格式”，在第一章节选择“起始页码”，其它章节选择“续前节”。如果要在不同章节设置不同页眉或者页脚就需要一个步骤。（1）首先要将文档用“分节符”划分，产生章节。在“页面布局”栏点击“分隔符”，在下拉框的“分节符”中选择“下一页”即可。（2）然后进入“页眉页脚工具设计”栏，如果要求每一章的第一页不同，则选中“首页不同”，要求奇偶页不同的话，选择“奇偶页不同”，对页眉页脚编辑即可，对下一章节进行编辑时，点击“下一节”，然后必须点一次“链接到前一条页眉”，不然前一章节的页眉页脚也会被修改。（3）如果页眉页脚需要横线的话，选中文字以及回车符，在“开始”栏“段落”中找“边框”，选择“下框线”即可；同理，要去掉的话选择“无框线”。（4）设置完双击正文退出“页眉页脚工具设计”即可。4、生成目录在“引用”栏设置完目录之后，点击确定就可以生成目录了。当正文页数发生改变时，需要对目录进行更新，在“引用”栏点击“更新目录”即可，也可以在正文中目录的位置，右键单击，选择“更新域”，对目录进行更新即可。5、视图word页面有不同的视图设计，在“视图”栏可以选择。在普通视图下，为了方便对整个文档进行操作，可以在“视图”栏选中“导航窗格”，就能打开左侧的导航目录；如果要看页面大小，可以选中“标尺”。6、便捷操作（1）如果要统一修改正文的字体格式等，最好在“开始”栏，右键“正文”，下拉框会出现“选择所有XX个实例”，点击“修改”，修改完之后点击“确定”，这样就会统一修改了。标题也一样。（2）要大量修改某些相似的词汇时，可以使用通配符编写语句，然后ctrl+h进行全替换。（3）对某个章节内容进行操作时，可以在左侧导航目录右键删除，或者选中。（4）重复按下Shift+F5键，可以在最近三次编辑位置之间循环。（5）Alt+Shift+D快速插入当前日期,Alt+Shift+T插入当前时间（6）双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。（7）Alt+Shift+快速将文本提升为标题, 连续按Alt+Shift+键，可将标题1降低为标题2、标题3标题9。（8）Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号， Ctrl+Shift+键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；Ctrl+键逐磅增大所选文字，按Ctrl+键逐磅缩小所选文字。（9）Ctrl+Shift+=可将选中文字设为上标，再按一次恢复；Ctrl+=将选中文字设为下标，再按一次恢复（10）Ctrl+Z快速取消自动编号注意：如果文档格式不是很确定，或者文档过长的话，尽量不要使用自动编号，避免修改的时候出现格式问题。（11）Ctrl+Enter添加分页符（12）Shift+Enter换行符（13）在“文件”栏-“选项”，“保存”选项卡中，在“自动保存时间间隔”中，可以设自动保存时间（14）按住CTRL，然后转动鼠标滚轮，可以改变文档的浏览大小 （15）SHIFT+F3键，不停的按“F3”键，每次按“F3”键时英文单词的格式会在全部大写、首字母大写和全部小写格式之间进行切换。 （16）F4