《秘书会议前站》PPT课件.ppt

会议组织与管理,主讲：符海玲,会议管理命题思路,三级技能复习指导重点 1. 拟订会议筹备方案； 2. 督查会务的筹备情况； 3. 审核会议文件； 4. 与上司沟通会议的有关事宜； 5. 拟订会议的应急方案； 6.提示会议按计划进行； 7.监督会议经费的使用； 8.处理会中突发事件； 9.对会议进行总结； 10.评估会议工作。,第一讲 会议前站,复习：列举会议无效的原因？,基本要素： 1） 会议名称。 2） 会议时间。 3） 会议地点。 4） 会议人员。 5） 会议方式。 6） 会议议题 7） 会议经费,会议的要素,选择要素： 1） 会议目的。 2） 会议机构。 5） 会议文件材料。 6） 会议设备工具。 7） 会议的组织者。 8） 会议日程。,会议筹备方案,1、会议筹备方案的主要内容（框架） （1）确定会议的主题与议题。 （2）确定会议的名称。 （3）确定会议和议程。 （4）确定会议的时间性和地点。 （5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行,1、安排会议议题,1、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。 2、安排会议议题的原则： 必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则 3、会议议题的作用： A、体现会议目标，为会议目标服务 B、引导和制约会议的发言,1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。 2、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别 3、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量 4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。 5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批,知识点,安排议题的方法,1、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须经知会领导。 2、会议秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定 3、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。 4、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修 改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。,2、安排会议议程和日程,会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议,知识点,1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2）宣布议程 3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录 4）尽量将同类性质的问题排列在一起 5）保密性较强的议题，一般放在后面,1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不能变更 2）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施 3）提前分发会议议题，以便与会者及时准备,注 意 事 项,议程表设计注意事项,实战演练：会议议程（错误）,海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。 1.销售二部经理的人选。 2.东部地区销售活动的总结。 3.上次会议记录。 4.销售一部关于内部沟通问题的发言。 5.下季度销售目标。 6.公司销售人员的招聘和重组。,1、请找出以上议程表的错误所在 2、重新设计这次的会议议程表,会议议程（正确）,海天公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点 在公司总部第一会议室举行 1.宣布议程 2.说明有关人员的缺席情况 3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售活动的总结 5.销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6.公司销售人员的招聘和重组 7.销售二部的经理人选 8.下季度销售目标,3、安排会议日程,会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。 日程表一般包括以下6项： 时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人,编制日程表的注意事项（知识点）,1、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到变化，可适当调整 2、日程表的内容必须与议程表吻合 3、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才实施,日程表编制注意事项,二、建立会议组织机构,一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法定程序的重要会议，在会议正式开始之前建立“会议筹备组”，我们亦称之为“会议秘书处”。会议组织机构一般设以下子机构： 1）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等 2）联络组：负责各机构间的传达反馈 3）提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案 4）宣传组：负责会议的内外宣传工作 5）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理等工作。 6）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,组织落实，成立工作团队组,会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报,三、确定会议场所的程序,会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地 确认会议地点 签订书面合同,三、会议选址,桌上便条：去年公司年会在珠江花园饭店举行，但大家普遍对那里的服务不满意。今年公司的年会需要重新选择会议地点，请为我列出选择会议地点需要考虑的因素,以上是行政总监留给其秘书的便条，请你帮他考虑一下,选择会址的要求,（1）交通便利：方便上司和与会者前往。 （2）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。 （3）尽量避开闹市区，保证不受干扰。 （4）应考虑有无停车场。 （5）场地租借的成本必须合理。,会议室空间的要求,1）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一般30平米，中型会议室以60平米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米 2）会议室的空间密度：在空间布局上伸展自如，能够根据需要迅速随意组合 3）个人应有2平方至3平方左右的活动空间,会议室的设备要求,1）通风空调设备 2）采光设施 3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译 4）其它：餐饮、客房、娱乐设施,对会议地点的确认：,1、检查会议室或场地 2、随意抽查一个房间，检查房内设施 3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤 4、检查膳食供应 5、检查报务项目、营业时间 6、了解停车设施,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等,起草协议的内容和注意事项,五、 会场布置的要求,五、 会场布置和座次安排,整体要求： 1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。 2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围； 3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的方便； 4、小型会场要注意集中和方便,五、会场布置和座次安排,风光公司最近获得了省里授予的百强企业称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。 钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？,思考,五、 主席台布置和座次安排,思考： 1、工作会议，主席台布置色彩基调？ 蓝色、绿色 2、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？ 红色、粉色 3、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？ 座谈会、日常工作会议,五、 会场布置的要求,1、确定会议台形 2、合理摆放桌椅 3、布置附属性设备： 1）音响、2）声像（立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑投影）3）其他布置（温湿度、照明、通风、电源插座等）4）布置装饰（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等),如何对会场整体进行布局？,五、 主席台布置的要求,五、 主席台布置的要求,主席台有谁坐？ 主办方负责人、贵宾、主席团成员 如何坐？,请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排？,五、 主席台布置的要求,五、 主席台座次的要求,关于会议主席台座次的安排 （1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。,主席台座次安排,1、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居侧。 2、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可按职务顺序就座 3、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。 4、主席台每个座位左侧放置姓名台签。,会场其他人的座次安排,1、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。 2、中大型会议的座次安排： 1）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。 2）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、职位低者居后。 3）左后排列法：,会场布置和座次划分,在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者顺利找到自己座位，可对会场分片划区 1、根据会场整体布局，分出ABCD等区域； 2、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排， 3、正式代表居前，列席代表居后 4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。,会议台形选择,会议台形选择较大型会场,大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议,会议台形的布置中小形会议座次,根据会议的类型，安排选择会议的台形：,会议台形选择,大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议,主席台座次安排,依职务高低和选举结果 会议主持人的位次：前排的边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签,胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴官正、李长春、罗干等出席开幕会。,知识延伸（会议宴请）,知识延伸（会议宴请）,四、制作会议证件,思考 秘书理论研讨会，需要制发哪些会议证件？,会议正式证件 旁听证 会议工作证件,代表证 出席证 列席证 来宾证,工作证 记者证 出入证,会议证件,会议证件类型,代表证与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。 列席证能够到会旁听但无表决权。 工作证大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。 记者证负责大会采访、报道的新闻媒体人员。 来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾。,方法要求,制发会议证件的方法和要求,1、内容上：会议名称、与会者姓名、称呼、身份（职务、职称）、组织者名称 2、重要的大型会议要大证件上贴本人相片，并加盖印章。 3、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。,会议证件的作用,证明身份 保证会议安全，控制人员出入 统计到会人数 维持会议程序,六、准备会议文件材料、会议用品,思考 以秘书理论研讨会为例，思考一下，会前需要准备哪些用品？,会议信息的分类,会议信息的分类： 1）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间 2）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、会议纪要、公报、简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。 3）会议议题性信息：需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决的问题。 4）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等 5）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报、合同、备忘录、声明、宣言等,4、会议信息的传递,会议信息的分类： 6）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等 7）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会议。事迹报告、学术论文、经验介绍 8）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收集的背景资料。调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等 9）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿,会议用品、所需设备,会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。 会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。,会议用品的准备,会前用品准备的具体步骤,1、检查空调，做好开机准备，一般在会议前两小时开机预热或预冷 2、检查好灯光、扩音设备 3、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张 4、摆放好姓名牌 5、每个座位前摆放纸笔 6、电脑投影仪、屏幕、录音设备 7、投票箱、订数投备、奖品 8、 茶水饮料 9、电视、电话会议，要检查线路等,思考 会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为例，说明其方法。,分发文件,1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件 2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者 3、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。 4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。,七 会场检查,检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？,七 会场检查,1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？ 2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准备 5、会场布置情况 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设施、入场人员身份等） 7、其他,见会议检查表（EXCEL）,会议检查表,七 会场检查,用什么方法才能快速便捷地进行会场检查？,听取会议筹备人员的汇报 会前现场检查,七 会场检查的形式,会议检查的形式有哪些？,第一，书面形式； 第二，口头形式； 第三，协调会形式。,八、如何拟定会议应急方案,1.会议应急方案的内容包括： (1)会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为 (2)出现问题时负责解决的会议工作人员 2.会议应急方案的作用: (1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。 (2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。 (3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。,八、如何拟定会议应急方案,3.会议应急方案特点: 1）有的放矢；2）预防为主；3）留有余地。 4.会议应急方案实施的原则: 1）思想上充分重视；2）在人、财、物方面要措施到位；3）在实施的过程中要坚持定期检查。 5.处理会议突发事件的方法: 1）处理人员问题；2）处理场地问题；3）处理设备问题；4）处理资料问题；5）处理健康与安全问题；6）处理行为问题,会后落实,