孝南区食药监局档案达标汇编材料审定版.doc

目 录1.孝南区食药监局关于档案工作目标管理认定“省一级”的请示32.孝南区食药监局档案目标管理工作总结.53.孝南区食药监局档案工作目标管理“省一级”考评标准自检情况94.孝南区食药监局档案现代化建设情况介绍125.孝南区食药监局档案工作目标管理省一级机关档案工作目标管理实施方案136.孝南区食药监局档案人员岗位职责197.孝南区食药监局档案保管制度208.孝南区食药监局档案保密制度219.孝南区食药监局档案鉴定销毁制度2210.孝南区食药监局档案借阅利用制度2311.孝南区食药监局档案统计工作制度2412.孝南区食药监局档案交接制度2513.孝南区档案局关于区食药监局文件材料分类方案、归纳范围和保管期限表审查结果的复函2714.关于报送文件材料分类方案、归纳范围和保管期限表的函2915.孝南区食药监局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表3116.孝南区食药监局专业档案分类方案、归档范围、保管期限表简表3717.孝南区食药监局机关档案“三合一”制度说明及档号示例3918.孝南区食药监局关于研究部署档案管理工作的会议纪要4319.孝南区食药监局档案工作计划4520.孝南区食药监局档案安全保管应急预案4921.孝南区食药监局全宗介绍5322.孝南区食品药品监督管理局大事记（20012014）6223.孝南区食品药品监督管理局组织史资料7924.孝南区食药监局档案利用效益选编81 孝南区食药监局关于档案工作目标管理认定“省一级”的请示孝感市档案局：我局档案室成立于2001年，档案管理工作于2003年达到机关档案目标管理省二级标准。近年来，局领导高度重视档案管理工作，认真学习中办、省办关于加强和改进新形势下档案工作的若干意见，贯彻执行档案法和湖北省档案工作管理条例，将创建机关档案工作目标管理省一级工作纳入重要议事日程和年度工作计划，全部干部职工统一思想，齐心协力，档案工作的收集、整理、归档及综合档案室各种设施的完善与部日常工作同步进行，在硬件投入、软件升级、制度创新等方面都有了明显进步。对照湖北省机关档案目标管理等级考评办法，我们认为，我局档案管理达到标准化、规范化、制度化和先进性要求，经自检我局的档案管理工作已达“省一级”标准。现申请贵局对我局档案工作目标管理予以复查、评审验收。 特此函。 孝南区食品药品监督管理局 2015年11月2日孝南区食药监局档案目标管理工作总结在区委、区政府正确领导下，在市、区档案局的大力支持和指导下，我局认真贯彻落实中华人民共和国档案法，着力抓好档案管理的各项基础设施建设，使我单位档案管理工作步入了科学化、规范化、制度化的运行轨道，各类档案的管理、使用工作取得了一定成效，现将我部档案管理工作开展情况汇报如下：一、档案目标管理基本情况1、组织机构与人员。我局机关档案室1个，兼职档案资料人员共有2人。2、面积与设备。机关档案室总使用面积为36.5平方米，拥有各类设备14台（个、套）。其中：密集架8组、防磁柜一台、除湿机一台、台式电脑1台、打印机1台、空调1台、摄像机1台、相机1台、档案柜5乘、沙发1套、办公桌椅1套、书架1套、书柜1套。保管设施能够满足工作需要。3、室藏。综合档案室现有文书、声像、电子、实物等各门类档案。其中文书案卷59卷、归档文件3666件。照片档案1册。主要收集了上级部门、省、市、区领导到我单位视察、工作会议、主要职能工作等有代表性的照片89张。实物档案45件。电子档案2盘，为各种档案案卷级、文件级电子文件及全文档案数据库备份电子文件。二、主要做法局领导充分认识到，只有强化对档案工作的领导，才能使档案管理水平早日达到省一级的要求。我们采取切实有效措施，抓紧抓好各项工作。（一）加强领导，周密部署。为了加强档案工作的统一领导，成立了分管领导任组长、办公室主任为副组长，办公室主任负责具体工作，档案室归口办公室统一管理，并配有兼职档案管理人员2名，团结协作，形成了上下结合，左右协调的严密的档案目标综合管理网络。为了切实抓好档案目标管理工作，我们抽调人员，组成专班，并聘请多名专业档案工作人员，在市、区档案局的指导和帮助下，制订了档案管理分类编号方案和各种管理制度、归档范围及保管期限表，对2001年区食药监局成立以来年的档案资料进行了全面的收集和整理，做到统一立卷、统一编号、统一规格，使历年来的档案分类清楚、有序，组卷、保管期限划分准确，排列整齐，装订结实，案卷标题简明扼要，卷内目录清晰无误。（二）健全制度，规范管理。为了规范档案管理工作，制定了档案室的基本任务、各门类档案立卷归档制度等一系列的档案管理制度，规定了档案的立卷归档要求、分类方案、保管期限、保密、借阅、移交、鉴定、销毁制度，明确了档案室的职能和档案管理人员的职责。我们通过会议传达等办法，要求全体干部职工在工作中认真贯彻落实，自觉遵守档案管理制度，有效利用档案，让档案更好地为食品药品安全监管工作服务，提高工作效率。（三）加强业务学习，提高档案目标管理水平。为了加强档案目标管理工作，选配了具备本科文化程度、责任心强、懂业务、熟悉电脑操作、又有办公室工作经验的同志管理档案工作。并组织本局档案管理工作人员认真学习档案法等内容，到兄弟单位档案室参观学习。通过学习和参观，不懂就问，大大提高了档案管理人员的业务素质，为提高档案目标管理水平打下了良好的基础。（四）克服经费上的困难，购置软硬件，创造物质条件。在资金紧张的情况下，想方设法，多方筹集资金，按照档案目标管理的要求，设置阅览室和办公室，配置了专门电脑，购买了密集架，并为库房安装了铁窗，加强了档案资料的安全性，为档案目标管理上档次、上水平创造了有利的物质条件。（五）提高档案利用率，促进各项工作。根据工作的需要，我们利用档案管理软件编制了具有实用价值的专题目录和编研材料，主要有大事记、组织沿革、档案管理制度汇编等编研材料。同时，还编制了各类档案检索工具、侧标签、档案存放示意图等，并把2001年以来的文书档案全部扫描到电脑，大大地方便了查找与利用档案，为食品药品安全监管工作提供服务。三、存在问题与今后努力方向区食药监局在档案目标管理方面做了大量的工作，取得了一定的成绩促进了各项工作。但仍存在一些不足，主要是档案管理水平仍不够高；经费的不足，制约着档案管理工作的开展等。今后，我们要继续认真贯彻执行档案法，加强制度建设，加强网络建设，进一步规范档案目标管理；要继续培训档案管理人员，更新知识，以提高档案目标管理水平；要加大投入，不断引进高科技仪器，充分发挥电脑的作用，提高工作效率；要加强与有关部门的沟通和联系，汲取他们先进的管理经验，进一步提高档案资料的利用率，把档案目标管理提高到新的水平。2015年11月14日孝南区食药监局档案工作目标管理“省一级”考评标准自检情况近年来，随着档案的不断完善，区食药监局不断充实管理人员，档案工作不断改进和完善。今年，按照档案局检查验收的有关要求，对局成立以来形成的档案进行了全面的自查，重新进行了分类和整理，加强了档案现代化工作，现分述如下：一、组织管理1、领导十分重视档案工作，经常对档案管理工作进行检查和督导，根据业务的特点需要，每年制定档案工作计划，并对档案工作有明确要求，纳入本单位的考核项目。2、管理人员有明确要求（含协管员），工作有热情，责任心强。3、经常组织档案管理员参加各级档案法规培训及业务知识的培训学习。4、制定了档案保管、借阅、保密、利用、统计、移交等制度。二、设施建设1、建立有独立的档案资料库房，面积约36.5，配有8组密集架，能适应档案保管的需要，有档案安全保管措施，有防火、防盗、放高温、防潮、防鼠、防虫措施。2、档案盒符号国家和省档案行业标准规定，配备了防磁柜，库房配有空调机、电脑、打印机、温湿度计等。3、建有独立的实物陈列室，历年的奖牌陈列有序。三、基础业务1、归档文件分类科学，目录、备考表填写完整，资料整理规范。2、归档文件的制成材料和书写材料符合要求。3、档案存放位置得当，索引醒目，库房内清洁卫生。四、现代化管理基本实现了档案管理现代化，著录案卷条目59条，著录文件条目4930条，文书案卷及归档文件全部实现了全文扫描，共扫描图片1300余幅。档案管理已与计算机配套，档案管理人员会操作计算机，能进行档案检索、统计、编目等。五、开发利用1、检查工具齐全，检索效果好。编有文书档案案卷目录、归档文件目录、专业档案案卷目录、实物档案案卷目录、科技档案案卷目录、电子档案案卷目录等。2、档案利用登记齐全，坚持做好档案查阅登记，坚持登记档案利用效果，编印有档案利用效果实例。3、编写了组织机构沿革、大事记等参考资料，编写规范，使用价值高。4、档案利用取得明显的社会效益和经济效益，积极主动准确及时地提供档案资料，为领导决策和部机关各项工作服务，档案工作还为提高本单位工作质量与效率，为解决工作矛盾、纠纷和实际问题发挥了明显的作用。综上所述，档案自检评分95分。孝南区食药监局2015年11月5日孝南区食药监局档案现代化建设情况介绍孝南区食药监局认真贯彻电子公文归档管理暂行办法，借鉴其他单位的成功经验，逐步建立起完善的电子文件归档机制，做好电子文件和纸质文件同步归档的有效管理工作，全面加快档案数字化、信息化建设，进一步提高档案利用效率。具体工作如下：1、在档案著录方面。建立了案卷级条目数据库和文件级条目数据库、文书档案全文数据库，逐步实现微机检索查阅利用。2、要求全体干部职工要提高档案信息管理的认识，准确、及时的传输和利用档案信息。3、利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。目前，基本实现了档案管理现代化，著录案卷条目59条，著录归档文件条目3666条、著录文件级条目1175条，成立以来的文书档案全部进行了扫描，共扫描档案1.3万余幅。档案管理已与计算机配套，档案管理人员会熟练操作计算机，能进行档案检索、统计、编目等。孝南区食药监局档案工作目标管理省一级机关档案工作目标管理实施方案 为了今年全力开展并完成档案工作目标管理省一级工作。确保档案工作目标管理省一级机关档案目标管理工作能够全面、有序地开展和完成，特制订如下具体实施方案。一、指导思想以档案法、湖北省档案管理条例等法律法规为依据，贯彻执行中央两办、省、市、区两办关于加强新时期档案工作的意见，建立健全档案规章制度，理顺档案工作机制，夯实档案工作基础，使档案管理进一步规范化、科学化、现代化。二、组织领导为确保档案管理达到省一级目标，成立区食药监局机档案升级达标工作领导小组，其成员如下：组 长：陆正副组长：胡易 陈楚平 成 员：阚笑歌 胡蝶 杨钊 赵威档案升级达标工作中各项具体工作由阚笑歌、赵威负责组织实施。调整区食药监局档案鉴定销毁领导小组，名单如下：组 长：陆正副组长：胡易 陈楚平 成 员：阚笑歌 胡蝶 杨钊 赵威调整区食药监局档案安全保密工作的领导小组，名单如下：组 长：陆正副组长：胡易 陈楚平 成 员：阚笑歌 胡蝶 杨钊 赵威调整区食药监局综合档案室，有关人员名单如下：主 任：阚笑歌 兼职档案员：肖伊 胡蝶 赵威 赵曼 张秀菊 秦晓晖 组建孝南区食药监局档案管理网络图 单位负责人陆正分管负责人陈楚平档案员(兼)肖伊档案员(兼)胡蝶档案员(兼)赵曼档案员(兼)张秀菊档案员(兼)秦晓晖档案员(兼)赵威三、实施步骤（一）机构、人员、经费1、健全综合档案室，档案（包括文书档案、专业技术档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案）集中统一管理。2、配备专职人员。（1）各项管理制度、上墙、库房管理工作等，档案制度包括档案人员职责、档案保密制度、档案归档制度、档案保管制度、档案统计制度、档案鉴定、销毁制度等。由胡蝶、赵威负责。（2）各项业务工作（包括专业档案整理、大事记、组织沿革、档案编目、检索、接收、整理等），由胡蝶、赵威负责。（3）文书档案整理、声像档案工作，由胡蝶、赵威负责。（4）网络及信息管理，涉密档案的管理，由胡蝶、赵威负责。3、具体落实档案机关档案目标管理工作中所必需的各项专用经费。（二）规范整理分类装订 1、按照 “三合一制度”， 重新编排上架。由胡蝶、赵威负责。档案按类别、保存价值和保管期限分类；对新收集的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，编制检索目录。编制全部档案盒脊背，全部用牛皮纸打印装订。2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已收集专业档案的规范整理立卷，编制检索目录。由胡蝶、赵威负责。3、按照分类方案，做到本单位各年度、各门类档案分类科学、装订整齐、保管期限准确、集中、有序排列上架。由胡蝶、赵威负责。4、照片档案收集与整理收集：现有纸质照片档案数量不足，在保证数量的同时，收集重大活动、重要事件有代表性的照片。从今年开始向以前年度收集。整理：每张照片将时间、地点、人物（方位）、事件、等要素考证清楚，连同档号（包括全宗号、分类目录号、案卷号、张号）一起打印成小标签， 粘贴在照片档案册上，然后将照片插入照片档案册相应位置。照片档案编号：9-Szy-张号。由胡蝶、赵威负责。5、实物档案移交与整理对现有实物档案清理一次，统一编号，放入荣誉陈列室展示。实物档案编号：9-SW -案卷号（一件一号），由胡蝶、赵威负责。（三）各类专业档案电子著录1、档案扫描2005-2014年的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，对纸质档案进行电子扫描数字化处理，实现档案信息网络化。由胡蝶、赵威负责。（七月底前完成）2、档案著录，包括案卷级著录和文件级著录。由胡蝶负责著录类别档案类型备 注案卷级专业档案2001-2014年科技档案基建档案、设备档案声像电子档案照片、光盘实物档案各种奖牌文件级文书档案每份文件一条记录专业档案录入到每份文件声像档案每张照片一条记录（四）配齐配套设施、设备 1、安排档案工作用房1间。2、配置用于档案管理的专用电脑、打印机、扫描仪。3、配足密集架。4、库内有“八防”（防温、防潮、防虫、防火、防尘、防光、防盗、防鼠）等设备及措施（包括空调）。5、库房内有温湿度记录仪,坚持库房内温湿度全年每日测量记录。（五）实物陈列室建设设置实物陈列室，定做展示柜、展板、安全保护设施设备配套；从内容上看，既要有体现本行业本单位个性特色的实物，又要有反映本单位发展演变和工作情况的文字图片图表。工作任务如下：（由杨少林负责）实物展示柜，根据房间的结构,定做展示柜,放置奖牌、（六）档案统计工作，由胡蝶、赵威负责。1、有档案收进、移交登记薄。2、有档案年度工作总结3、有档案销毁清册，销毁手续齐全。（七）档案开发利用工作，由胡蝶、赵威负责。（八月上旬前完成）档案编研工作，本局组织机构沿革、大事记等重要文件汇编。（八）档案信息资源开发工作，由胡蝶、赵威负责。1、有档案借阅登记和档案利用效果登记。2、利用召开会议，张贴标语等形式学习、宣传、贯彻档案法，提高工作人员的档案意识和档案法制观念。3、档案管理纳入本局办公自动化系统，应用计算机进行档案管理的存贮和检索。孝南区食药监局档案人员岗位职责一、积极贯彻、认真执行国家档案法和上级(行业)档案工作方针、政策。 二、督促指导各科室对各类档案实施预立卷和资料的积累、收集、整理、成卷、归档、编目、统计，并对档案实行集中统一管理。三、积极开展档案知识的宣传，收集、整理档案信息，捉高档案信息利用服务。四、严格执行保密安全制度，确保档案完整安全。五、严格档案管理、规范档案查阅或借阅工作，做好借阅工作的登记，防止档案流失。孝南区食药监局档案保管制度一、设置档案资料专用库房、柜、架和统一的装具。二、档案库房具有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫等设施，做好库房的安全保护工作，定期对档案资料库房进行全面检查，并作好记载，重大问题及时向部分管领导汇报。三、档案资料进出库房要严格清点核对，并办理相应的手续。四、做好档案资料的鉴定、整理、立卡、分类等工作。五、完善各项制度，积极做好档案资料的借阅、开发利用、鉴定销毁制度。六、档案资料管理人员必须执行国家和本单位的各项保密法规、制度，确保国家秘密。 孝南区食药监局档案保密制度一、各科室借阅的资料、档案不得擅自转抄、转借和复制。如本系统因工作特殊需要必须复制时，搜集的资料、档案要经档案部门批准。复制的资料必须按原密级管理，并不得对外单位提供。二、保密档案的递送，必须严密包装加封，交机要部门寄送或由两人携带(押运)。内部使用的档案可按一般内部文件管理规定运转。三、档案的收发、移交，必须附有清册，严格清点和履行签字手续，加盖公章，进行登记。对档案各种登记簿、统计报表、收发接交和销毁清册应长期妥善保存。四、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写书面报告，对违反保密规定、造成失泄密和被盗者，应按其性质及情节给予严肃处理。 孝南区食药监局档案鉴定销毁制度一、档案的销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。二、对保管期限已满档案，必须依据有关文件规定，经档案价值鉴定销毁小组进行鉴定，判定其存毁。三、销毁的档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组审查，局负责人同意，报请上级档案行政管理部门批准后销毁。四、销毁档案时，必须指派专人（两人以上）监销，并在销毁清册上签名或盖章。孝南区食药监局档案借阅利用制度一、专业资料、档案一律由档案室提供，其他人员不得自行向外提供。二、其他人员借、阅、查专业资料、档案时，应根据工作的实际需要，提出申请，填写申请表，详细说明用途、范围和数量，经领导审核批准签名后，把申请表交档案管理人员，档案管理人员按申请表的内容提供相关资料，借阅的专业资料、档案使用完或项目完成后应及时归还（备份资料自行销毁）。三、外来的单位，索取专业资料、档案，必须经分管领导批准后，方可提供所需资料。四、各使用者对借用的专业档案，应保持清洁、完整无损，按期归还。档案资料管理人员要熟悉所藏档案资料情况，做好提供利用工作。五、查阅档案资料者，一般应在指定的房间内进行，备份资料一般只限申请人本人使用，对于保密程度较高和专门档案，一律不予外借，特殊情况必须经领导批准。六、查阅档案资料时，应保持案卷的完整，严禁乱改画或从中抽页，对所查档案资料应注重保密，不得泄露给无关人员。孝南区食药监局档案统计工作制度一、档案统计列入档案室业务工作范围，专人负责各项统计、登记工作。二、档案统计工作，应遵守实事求是的原则，达到准确及时的要求。三、建立健全各种统计报表、台帐、做到随时登记。四、开展档案统计调查、分析工作，利用统计的数据分析问题，总结经验，不断改进档案室工作。孝南区食药监局档案交接制度一、 档案由各科室按归档范围、内容分门别类装订成册。交档案室填写移交清册，并办理交清手续。二、 借阅档案，必须办理借阅登记手续，归还时，管理人员应当面销号，履行销号签字。三、 归还借阅档案，要认真检查档案资料是否与原件相符，有无缺页或损坏，如发现有撕毁、涂改现象，应及时追究责任。四、 档案员如果不在岗，档案室钥匙由档案室主任指定专人保管。在此期间，非特殊情况不借阅，急需者，档案室主任指定专人进入档案室，按规定办理借阅手续。五、 凡本单位人员外出开会、学习或培训回单位时，须向档案室移交文件资料，经档案管理员登记后，按规定程序交有关方处置。 孝南区档案局关于区食药监局文件材料分类方案、归纳范围和保管期限表审查结果的复函关于报送文件材料分类方案、归纳范围和保管期限表的函孝南区档案局： 根据国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定和孝南档字200816号文件精神，结合本局实际，我局制定了文件分类方案、归档范围和保管期限表（简称“三合一”制度），现呈送贵局核批。 妥否，请函复。附：区食药监局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表 2015年7月2日孝南区食药监局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表分类方案归 档 范 围保管期限门类类别文书文件材料W党群类1、本单位领导班子建设、民主生活会、党组会、理论学习中心组学习的计划、请示、批复、通知、通报、报告、记录永久2、孝南区药监局党组成员述职述廉报告、民主评议材料永久3、本单位机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、人事任免、印信启用和作废等文件材料永久4、本单位人事工作制度、规定、办法等文件30年5、本单位职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久6、本单位先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料受县级（含）以上表彰、奖励的受县级以下表彰、奖励的永久30年7、对本机关有关人员的处分材料受到警告（不含）以上处分的受到警告处分的永久30年8、本单位人事考核、职称评审工作文件材料永久9、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久10、本局干部年报表、干部职工名册、党员年报表永久11、纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料重要的一般的永久30年12、本局关于反腐倡廉、纪检监察工作通知、批复、决定永久13、本局关于工会、共青团、妇联工作的通知、报告、批复30年文书文件材料W综合类1、本局行政办公会的纪要、会议记录永久2、上级机关、上级领导检查、视察本机关工作时形成的文件材料重要的一般的永久30年3、孝南区食药监局中长期规划、纲要永久4、孝南区食药监局工作大事记、组织机构沿革、年鉴永久5、孝南区食药监局办公室编写的简报、情况反映、工作信息10年6、孝南区食药监局行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久7、本局计划、总结、统计、调研等方面的文件材料年度和年度以上的计划、总结、统计材料年度和年度以下的计划、总结、统计材料重要职能活动的总结、重要专题的调研材料一般活动的总结、一般问题的调研材料永久10年永久10年8、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料重要的一般的永久30年9、机关财务预算、决算30年10、机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年11、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料永久12、本单位职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久文书文件材料W综合类13、本单位职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年14、上级机关、相关部门制发的关于本机关机构设置、干部任免、人员编制等文件材料永久15、孝南区直单位制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年16、本单位对区人大议案、政协提案的答复及办理结果永久17、本单位关于公文、档案、保密机关工作的通知、办法、计划、责任状、总结、报告、申报迎检等文件材料30年18、本单位关于信访工作的处理意见、报告30年19、本单位关于综治、计生、安保、网格化管理的方案、报告、总结30年业务类1. 省、市食药监局制订的关于药品、医疗器械、食品、保健食品、化妆品安全等方面的法规和意见、规定、办法、决定、细则等规范性文件 永久2. 省、市食药监局制发的关于药品、医疗器械、食品、保健食品、化妆品安全等方面的工作要点、监督实施方案，开展各项整治活动的通知、方案、总结、通报30年3. 省、市食药监局在药品、医疗器械、食品、保健食品、化妆品安全等方面形成的简报、通讯10年4. 省、市食药监局召开业务会议的通知、报告、讲话、总结、决定、决议、记录、纪要等30年5. 孝南区食药监局对本单位重要问题请示的批复30年6. 本单位制订的关于药品、医疗器械、食品安全等方面的法规和意见、规定、办法、决定、细则等规范性文件 10年7. 本单位制发的关于药品、医疗器械、食品安全、保健食品、化妆品等方面的工作要点、监督实施方案，开展各项整治活动的通知、方案、总结、通报永久文书文件材料W业务类8. 本单位在药品、医疗器械、食品安全等方面形成的简报、通讯10年9. 本单位召开业务会议的通知、报告、讲话、总结、决定、决议、记录、纪要等10年10. 同级机关关于业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料10年11. 本单位填报的关于药品、医疗器械、食品安全等方面的报表永久12. 各基层监管所填报的年度以上关于药品、医疗器械、食品安全等方面的报表永久会计文件材料KJ凭证KJp1. 原始凭证15年2. 记账凭证15年3. 汇总凭证15年4. 传票汇总表15年账簿KJz1. 现金出纳账、银行存款账25年2. 总账、明细分类、分户账或登记簿15年3. 固定资产明细账(卡片)报废后5年财务报告KJb1. 会计月、季度报表5年2. 年度财务报告(决算)25年其它KJq1. 会计档案移交清册永久2. 会计档案保管清册永久3. 会计档案销毁清册永久4. 银行余额调节表、对账单5年科技文件材料K基建文件材料j1. 基建项目的立项报告、审批材料永久2. 工程预算、决算、审计等材料永久3. 基建工程征用土地文件、红线图,拆迁、补偿协议书永久4. 工程招标、投标、承包、施工、水电供给合同、协议书、公证书永久5. 工程地质勘察等基础材料永久6. 工程建设材料鉴定、试验报告等证件材料永久7. 工程施工记录、施工日记;会议记录、纪要、大事记;工程监理、验收记录永久8. 工程竣工验收材料（验收报告、全部竣工图、竣工验收会议决议材料、项目质量评审材料） 永久9. 基建图纸(总体布置图、系统图、平台图、立面图、剖面图、大样图、水电、消防线路图等）永久10. 土地证、房屋产权证永久科技文件材料K设备仪器类Ks1、建设工程质量监督管理监测、试验等设备管理、运行等综合文件材料30年2、各类设备台帐30年3、设备购置申请、批复、合同、协议、合格证、保修单等随机材料30年4、单台设备安装、测试、验收等文件材料30年5、单台设备运行记录、事故分析、检查记录、改造记录、质量异议处理结果、报废鉴定及申请、批复等文件材料30年6、其他应保存的设备仪器档案30年声像材料S(一)照片Sz(二)录音Sy(三)录像Sx1. 各级领导来本单位视察调研、检查指导工作形成的声像材料永久2. 本机关召开重要会议、举办、承办、参与重大活动的声像材料永久3. 本单位外出专题调研、考察等各种照片和录音、录像永久4. 反映本机关设置规模、基本建设、重大事件的声像材料永久5. 本机关在教育、宣传、职工工作、文娱等活动中形成的声像材料30年6. 本机关其他具有保存价值的声像材料30年电子文件D(一)光盘Dg(二)磁盘Dc1. 本机关在工作中形成的以计算机识别、处理的图像文件、图形文件、数据文件、文本文件永久2. 计算机、数字摄像机、照相机、扫描仪、刻录机、打印机等数字设备的驱动程序、支撑软件、应用软件永久实物SW奖品SWj字画SWh1. 本机关获得的具有保存和利用价值的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等荣誉性质物品永久2. 本单位获得的赠品，领导调研、考察等公务活动获得的赠品永久3. 各级领导、社会知名人士等来本单位时的题词、字画永久印章SWy1.本局及二级单位失效重要印章、法人印章永久2.本局及二级单位失效的一般性印章长期孝南区食药监局专业档案分类方案、归档范围、保管期限表简表分类方案归 档 范 围保管期限门类类 别专业文件材料行政许可类Zs食品Zss1、食品生产安全档案30年2、食品生产加工小作坊安全档案30年3、食品流通安全档案30年4、餐饮食品安全档案30年药品sy、零售经营许可30年2、零售经营换证30年3、零售经营变更30年4、零售经营注销30年5、零售经营企业认证（）30年、零售经营日常监管记录30年保健食品Zsb、保健食品销售许可30年化妆品Zsf、化妆品销售许可30年医疗器械Zsq、医疗器械流通、销售许可30年专业文件材料行政执法类Za食品Zas、食品生产执法案卷30年2、食品销售执法案卷30年3、食品运输执法案卷30年药品Zay1、药品生产执法案卷30年2、药品经营执法案卷30年3、药品销售执法案卷30年4、医疗器械流通执法案卷30年保健品Zab1、保健食品销售执法档案30年化妆品Zaf2、化妆品销售执法档案30年孝南区食药监局机关档案“三合一”制度说明及档号示例一、编制依据根据机关文件材料分类方案、归档范围和档案保管期限规定（国家档案局号令），湖北省机关档案业务建设规范、湖北省食品药品安全档案管理办法（试行），结合本单位实际，制定孝南区食品药品监督管理局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表（简称“三合一”制度）。并对其做如下说明及示例。二、分类原则及编号方法（一）、文书文件材料文书文件材料按归档文件整理规则执行，采用年度问题保管期限进行分类，具体分为综合类、人事类和业务类；按文件材料的保管和利用价值划分为永久、定期两种保管期限。定期分为30年和10年；各保管期限的归档文件以年度分别从“1”编制流水号。如归档文件档号为： 1382014-综合类-永久-2。138为全宗号，年度为2014年，问题为综合类，保管期限为永久，2为件号，表示2014年综合类永久的第件。（二）、声像档案（S）声像材料按其类型分为录像带、录音带、照片（包括底片）等。其中照片用Sz表示，录音用Sy表示，录像带用Sx表示。编号如： 138Szy1-1，表示声像档案中照片类永久第1册第张。（三）、实物档案（SW）实物档案是有关部门授予本单位的奖品、奖状、字画，本单位领导参加公务活动中获得的赠品，以及本单位使用过的印章等档案实物，根据实物的不同类型分别整理编号归档编号为138SWj-1， SW表示实物档案，j表示奖牌，1表示实物档案奖品类第1件。（四）、科技档案（K）科技档案主要是基建档案和设备仪器档案。科技文件材料根据不同类型分别分类。其中基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（台、套）分类。如138Kj12-3，代表科技档案，j代表基建档案，为项目代号，代表办公楼项目，代表案卷号，为办公楼项目的第2卷，3代表件号，此卷的第件。（五）、电子档案（D）主要是公务活动中产生的数据光盘，还有档案数据，包括文书、专业、会计、科技、实物声像等门类档案案卷级、文件级档案数据库及成立以来文书档案全文数据库备份电子文件。电子文件材料： 138Dg1，表示电子档案光盘类第1张。（六）、会计档案（KJ）分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他等类，分别用KJp、KJz、LKb表示会计凭证保管期限15年，会计报表和会计账簿保管期限有永久、25年、5年三种。跨年度编流水号。如138KJp14， “KJp1”为会计档案的凭证类的第1号目录，“4”表示会计凭证的第4卷。（七）、专业档案（Z）专业文件材料：按照湖北省食品药品监督管理局、湖北省档案局湖北省食品药品安全档案管理办法（试行），分为行政许可和行政执法等类，并根据工作发展变化增加相关类别。、行政许可包括食品、药品、保健食品、化妆品和医疗器械等小类，分别用Zss、Zsy、Zsb、Zsf、Zsq区分。食品类中把食品生产安全、食品生活加工小作坊安全、食品流通安全、餐饮食品安全等子类，全部按年度编号为Zss，每一年后加年度号，一个子类排完接着排列另一个子类。例如，代号138ss2014-1,138是全宗号，ss代表专业档案中食品类行政许可档案，2014为年度号， 1代表该年食品类行政许可第卷。药品类又细分为零售经营许可、零售经营换证、零售经营变更、零售经营注销、零售经营企业认证（GSP）、零售经营日常监管记录等子类，类目号为Zsy，按年度整理，分类号后加年度号。如138Zsy2014001，表示2014年药品企业许可第一卷。保健食品、化妆品和医疗器械许可代码同。、行政执法类包括食品、药品、保健食品、化妆品和医疗器械的执法案件，食品案卷代码分别为Zas药品和医疗器械日常执法中没有区分，代码为Zay，保健食品代码为Zab，化妆品代码Zaq，各类案卷包含生产、销售、经营、流通等各环节。每类案卷分类号后加年度号，以结案年度为标志区分。如138Zas2014-1,代表2014年食品类执法案卷中 第一卷。 为了适应本单位档案管理工作的需要，本“三合一”制度可根据当年文件材料形成的变化情况作适当增减、调整，并将变化情况记录在当年的归档文件材料整理说明中。孝南区食药监局关于研究部署档案管理工作的会议纪要2015年5月18日，孝南区食药监局在机关会议召开专题会议，研究部署区食药监局档案管理工作。参加的人员有：局长陆正，副局长胡易、陈楚平，办公室主任阚笑歌，档案工作有关人员胡蝶、杨钊、赵威。陆局长在会上作了重要讲话，他着重强调做好机关档案管理工作的重要意义。实现“省一级”管理机关档案目标管理，一是法律要求，我们是正科级的行政单位，必须认真贯彻执行档案法、湖北省档案管理条例以及上级的文件要求；二是做好档案管理工作室历史的需要，俗话说，铁打的营盘流水的兵，我们所做的一切都会成为历史，我们总会离开的，而这些档案会记录下我们今天所做的一切，我们要对历史负责；三是做好档案管理工作是方便工作，提高效率的需要，因为对档案进行标准化、规范化、现代化的管理后，查阅利用起来快捷方便；四是做好档案管理工作室档案保管工作安全的需要，实现机关档案目标管理管理后，将大大提升档案管理的安全系数，更利于长期保管。会上，同志们都发表了自己的意见和建议，统一了思想认识，形成如下决定：一、成立以陆正为组长，胡易、陈楚平为副组长，阚笑歌、胡蝶、杨钊、赵威为成员的档案升级达标工作领导小组，全面启动机关档案目标管理工作。二、档案室建设、档案整理归档，按“省一级”标准建设。三、胡蝶、赵威具体协助建档、整理和其后档案的管理工作。四、争取在今年10月底前完成档案管理机关档案目标管理省一级评审验收。孝南区食药监局档案工作计划为使区食药监局档案管理工作早日达到“省一级”标准，实现档案管理标准化、规范化、制度化、科学化，更好地为食品药品安全监管工作服务，制定如下方案：一、指导思想认真贯彻落实党的十八大、十八届三中、四中全会和中央、省、市有关工作会议精神，紧紧围绕区委、区政府中心工作，按照上级档案管理部门要求，本着“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”目标，全面开展档案目标管理机关档案目标管理工作，积极满足社会各方面的要求。二、工作目标更好地服务食品药品监督管理工作，促进食药监局管理工作正规化建设，高标准、高质量的完成局档案目标管理“省一级”达标工作。三、具体措施（一）坚持依法行政，加强档案法制建设。 1、档案法制宣传教育，不断提高档案管理法制水平。继续深入开展档案法律法规的学习、宣传和贯彻，进一步提高档案工作贯彻执行档案法律、法规的自觉性和主动性，增强全体干部职工的档案法规意识。2、建立健全档案管理责任制。进一步加大档案管理力度，定期开展有针对性的检查活动，不断纠正和整改档案管理工作中的不规范行为，严肃查处各种违反档案法律、法规的事件，推动区食药监局档案工作全面协调可持续发展。（二）围绕中心工作，继续强化档案业务建设。1、进一步加强机关档案工作的规范化管理。继续深入贯彻落实上级有关档案管理工作会议精神，加强对机关档案业务的监督、指导和检查。认真进行自查整改，按照完整收集、合理组卷、规范立档的要求，把握好各环节，提高归档质量。努力使档案管理工作达到“省一级”管理水平。2、进一步强化基础建设。按照上级机关档案管理部门对档案管理工作的要求，要重点注重三个环节，提高档案管理的质量。一是收集。按照新修订的“三合一”制度，要明确档案收集归类的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交综合档案室。二是整理。在档案整理的过程中，我们要严格按照档案管理部门的要求，对各类档案进行科学分类。要做到组卷合理、排列有序、编目规范，实现档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。三是保管。档案室始终坚持做好库房记录，及时进行降温和除湿操作；做好库房卫生。库房装置要摆放整齐有序。库房内无霉变、虫咬和乱堆杂物等现象；入库档案保管要完整齐全，不出现丢失和损毁现象。3、要进一步规范电子文件归档管理工作。认真贯彻电子公文归档管理暂行办法。借鉴其他单位的成功经验，开展好我单位的电子公文归档管理工作，逐步建立起完善的电子文档归档机制，做好电子文件和纸质文件同步归档和有效管理工作。4、进一步完善现行文件利用的各项功能。主动与各职能部门沟通、配合，加大对公开现行文件的收集力度，并加大信息收集齐全完整，不断拓展内容，努力开展好现行文件利用，提供一个便捷的服务平台。（三）全面加快档案数字化、信息化建设，进一步提高档案利用效率。1、加快档案数字管理数字化进程，继续建设好文件级目录数据库、全文档案数据库、现行文件数据库，使档案数据库信息量有明显的增长，逐步实现微机检索查阅利用。2、要求全体干部职工要提高档案信息管理的认识，准确、及时的传输档案信息。3、要利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片，声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。（四）切实做好档案的安全、保密工作。1、切实做好档案的安全保管工作，严格落实安全措施，要定期对档案保管状况进行全面彻底的检查，杜绝一切安全隐患。2、要坚持原则、执行规定、加强监管、热情细心服务，保证档案不丢失、不损坏、不泄密。（五）坚持以人为本，加强档案人才队伍建设。1、着力加强本局人才队伍建设。倡导加强学习、努力工作，形成正确的激励机制，努力建设一支综合素质强、业务知识精的人才队伍。2、要大力加强档案管理工作队伍的建设。并配备专兼职档案员。形成局内档案工作管理网络，在档案管理体制上实现规范化管理。还要对档案管理人员定期组织岗位培训，提高档案管理人员的业务素质和整体管理水平。（六）加强档案工作的组织领导。要针对实际情况，成立档案管理专班，对本单位的档案管理工作履行监督、检查和指导的职责。本着对档案管理工作高度负责的精神，坚持科学发展观，求真务实，开拓创新，力争使我单位的档案管理，达到“省一级”的管理标准，努力把我单位的档案工作提高到一个新的水平，做出贡献。 孝南区食药监局 2015年5月18日孝南区食药监局档案安全保管应急预案为建立健全应对突发性重大自然灾害紧急处置机制，提高食品药品监督管理工作档案的安全保障和救灾能力，应对突发情况，确保机关档案安全，最大限度地减少灾害损失，结合我局实际情况，特制定本预案。 一、总 则（一）工作原则1、坚持档案优先。面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为自然灾害紧急处置的首要任务，最大限度地减少自然灾害对档案材料的影响。 2、坚持以防为主。把灾害预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，完善防范手段，建立安全预报机制，提高对自然灾害的紧急处置能力。 3、坚持分级管理。按照“分级管理、按级负责”的原则，各股室按照各自职责，分工负责，有效开展应急处理工作。 （二）适用范围 凡在部机关内发生影响档案保管安全的突发