管理体系审核技巧课件

1,HSE管理体系审核技巧,安全经验分享,“普方协会”的启示,“普方协会”的启示,2000年4月，江苏北部的四名18-21岁失业青年潜入南京一栋别墅行窃。被发现后，持刀杀害了时任奔驰公司外方副总经理德国人普方及其妻子、儿子和女儿，随即被捕，被法院判处死刑。 事件发生后，居住在南京的一些德国人及其他外国侨民设立了纪念普方一家的协会普方协会。,3,普方协会认为：消除犯罪的根源比处决罪犯更重要。那4个来自苏北农村的年轻人没有受过良好的教育，也没有正式的工作是犯罪的根源。 自此，普方协会致力于改变江苏贫困地区儿童的生活状况，用募集到的捐款为苏北贫困家庭的孩子支付学费，希望他们能完成9年制义务教育，为他们走上自主而充实的人生道路创造机会。,“普方协会”的启示,4,通过普方协会的行为，得到如下启示： 问题的发生，不能仅仅停留在处理相关人员层面，要认真分析其产生原因，从根本上予以解决。 安全管理也是这样：要能够把“点”上的问题追溯到“线”上，把“线”上的问题追溯到“面”上，把“面”上的问题追溯到“系统”上，再通过对“系统”存在问题进行剖析，最终找到解决问题的根本办法。,“普方协会”的启示,5,课程安排,一、审核追溯定义及背景 二、审核追溯流程及内容 三、实施审核追溯 四、审核追溯示例,“追溯”，顾名思义就是追踪和溯源（俗称：刨根问底）。在现场审核中，通过审核方法的运用，审核员会发现一些问题，但每个问题的产生都不是孤立的，影响问题的因素纷繁复杂，可能存在于各个管理环节、各个管理层面之中。,7,一、审核追溯定义及背景,追溯定义,为找到这些相关因素，审核员需要按照管理要素间的逻辑关系和管理层面间的隶属关系，进行持续深入的审核，即“审核追踪”。 在审核追踪过程中，审核员从各个管理环节、各管理层面会找到与问题相关诸多因素，但哪些是主要影响因素，哪些是次要影响因素，需要进行辨别和分析，最终找准产生问题的主要影响因素（根本原因），即“审核溯源”。,8,一、审核追溯定义及背景,油田公司开展全覆盖审核工作多年来，发现和整改了大量问题，但同时也暴露出问题屡查屡有的现象，有些甚至是同一类问题在同一个单位多次发现。从目前审核看，问题就像“割韭菜”一样，割了一茬又冒出一茬。,9,一、审核追溯定义及背景,追溯背景,原因所在？,出现这种现象的根本原因在于审核过程中没有追根溯源，没有找到问题的“症结”，就事论事。 问题整改时不从根上入手，问题整改后不采取预防性措施，没有真正做到举一反三。,10,一、审核追溯定义及背景,问题原因,一是审核员不具备追溯审核能力。 体系审核重点是发现管理问题。现场问题都是管理问题的延伸，审核员透过问题现象，找到问题症结，并对问题的性质、类别做出准确判定，客观地表述清楚，使受审核单位知道问题症结所在，认识到问题的严重性。 审核人员发现了很多问题，但多数属于现场点的问题，没有对发现的问题表象或疑似问题进一步追踪分析，找到问题症结，真正属于制度、流程、方法、机制方面的管理问题很少。,11,一、审核追溯定义及背景,油田公司近3年审核共发现问题2519个，其中：现场问题2010个，约占问题总数79.8%；科级单位机关问题124个，约占问题总数4.9%；二级单位机关问题385个，约占问题总数15.3%。 某二级单位近3年审核共发现问题1156个，其中：现场问题1026个，约占问题总数88.8%；两级机关问题130个约占问题总数11.2%。,12,一、审核追溯定义及背景,油田公司近3年审核发现问题分布,某二级单位近3年审核发现问题分布,二是审核人员没有时间深入开展追溯审核。 目前，审核时间有限，审核员在每家单位真正有效的审核时间仅1-3天，单位规模大，职能部门多，区域范围广，业务流程复杂，为了完成计划任务，审核员基本没有足够的时间和精力去追溯和分析问题。,13,一、审核追溯定义及背景,三是整改问题不彻底。 一些单位问题意识不强，没有按照举一反三的要求，真正从制度、机制、流程、理念等深层面分析和整改问题，既没有做到治本，更没有做到防患于未然。 出现这种情况，一方面是越深层面的问题越难发现，越深层面的问题越难整改；另一方面是审核组没有建立健全审核问题整改跟踪验证机制，审核结束后，审核员没有认真跟踪整改过程，验证整改效果，导致一些单位对问题整改不重视，整改不彻底。,14,一、审核追溯定义及背景,审核的目的？关注问题（数量、质量) 问题有大有小，有表面的有深层次的（有点有面），同类表面问题多了就反映出管理上的缺陷，问题的产生都不是孤立的，影响问题的因素纷繁复杂，可能存在于各个管理环节、各个管理层面之中。 审核追溯就是通过表面的问题查找深层次（管理上）的原因。,一、审核追溯定义及背景,追溯作用,15,通过审核追溯，能够把“点”上的问题追溯到“线”上，把“线”上的问题追溯到“面”上，把“面”上的问题追溯到“系统”上，再通过对“系统”存在问题进行剖析，最终找到解决问题的根本办法。 通过审核追溯，能够准确理清问题责任归属，准确分清问题表象与实质，便于有理有据有节地提出整改要求。 通过审核追溯也是提高HSE审核质量和审核人员能力的有效手段。,16,一、审核追溯定义及背景,一、审核追溯定义及背景 二、审核追溯流程及内容 三、实施审核追溯 四、审核追溯示例,课程安排,追溯一般有正向追溯和逆向追溯两种方式。 建议采取“自下而上逆向追溯”的方式。 从问题发生的单位及岗位，从最终环节查起，按照工作内容、工作程序和工作职责，由岗位、站队（基层单位）到二级单位机关逐级向上层层追溯。,18,二、审核追溯流程及内容,二、审核追溯流程及内容,追溯流程,19,二、审核追溯流程及内容,20,二、审核追溯流程及内容,21,追溯方式和追溯流程确定后，设定规范的问题追溯内容十分关键。,22,追溯内容,二、审核追溯流程及内容,职责 制度及规程要求 制度宣贯培训 监控防范 检查考核 整改措施 逐一进行追溯，直至追出确切的管理原因为止。,1.职责方面 （1）是否有明确的职责？ （2）如有职责，职责是如何规定的？ （3）目前是如何履行职责的？ （4）在职责分配和履行上还有什么意见？,23,二、审核追溯流程及内容,2.制度、标准和其它要求方面 （1）是否有法律法规、标准以及规章制度？ （2）制度是否符合法律法规和标准规定？ （3）是否有相关管理要求？ （4）如果有要求，是如何规定的？ （5）是否有漏洞？ （6）是否需要制定相关补充细则或说明等文件？ （7）如果没有制度，是否需要制定制度？,24,二、审核追溯流程及内容,3.制度宣贯培训和解读方面 （1）是否有宣贯、解读制度的职责？ （2）是否组织对相关制度进行宣贯、解读？ （3）制度已宣贯、解读给哪个层面的人员，是否覆盖到位？ （4）对所属单位相关人员了解掌握制度情况是否进行评估？,25,二、审核追溯流程及内容,4.监控防范措施方面 （1）是否进行了风险识别与评估？ （2）是否采取监控防范措施？ （3）是否按规定对措施进行检查？,26,二、审核追溯流程及内容,5.检查考核方面 （1）是否有检查考核的职责？ （2）采取什么方式开展检查考核？ （3）检查考核的周期是多长时间？ （4）是否按规定开展检查考核？,27,二、审核追溯流程及内容,6.整改措施方面 （1）是否制定整改计划？ （2）整改期限是多长时间？ （3）是否制定整改措施？ （4）整改措施是否具体有效？ （5）未整改前是否按规定制定应急措施？,28,二、审核追溯流程及内容,一、审核追溯定义及背景 二、审核追溯流程及内容 三、实施审核追溯 四、审核追溯示例,课程安排,“追溯”是审核人员必备的能力。 审核人员了解业务，熟悉现场，有系统管理的思想和明锐的问题思维，掌握了审核方法技巧，就能够把问题追溯做好。 不是所有问题都要追溯，对于表象或疑点问题，审核人员怀疑背后有其他管理问题，都应追溯查证，要问几个为什么？,30,三、实施审核追溯,31,现场审核方法:查阅资料、访谈交流、现场观察 现场观察时：看、听、闻、摸、感觉 访谈交流时：少讲、多问、多听、多记 选择正确的对象提问； 针对要了解的问题提问； 封闭式提问和开放式提问相结合； 注意观察易被遗忘的角落； 创造一个良好的审核气氛。,方法技巧,三、实施审核追溯,32,开放式提问 需通过说明、解释来展示答案的提问，通常采用5W1H之类的提问方式。7种类型： 带主题问题,监测仪器如何校准？ 扩展式问题,你为什么觉得有必要？ 讨论性问题,污水处理的方法是什么？ 调查性问题,此项工作你觉得应作到什么程度？ 重复式提问,你不认为应有一个工作计划书吗？ 假设式提问,如果停电了怎么办？ 验证性提问,请拿出证据？,三、实施审核追溯,33,封闭式提问 用简单的“是”或“否”就可以回答问题。用于获取专门信息，节约时间，但信息量小。,三、实施审核追溯,34,34,“OPPT”与“PDCA”相结合,三、实施审核追溯,35,36,三、实施审核追溯,追溯没有一定之规，审核人员经验不同，对现场熟悉程度不同，对同一个问题追溯的思路和过程也不同。 一般来说，凡现场问题，无论是不安全行为，或是不安全状态，审核人员都可按照制度标准、教育培训、资源配备、环境条件、信息沟通、检查考核、应急准备、事故教训、内部审核这个线索顺序，一步一步追溯，就能找到问题症结。,37,三、实施审核追溯,现场审核时间有限，审核员要把握好追溯的度，找到基本管理要素即可，不必过于探究，深层面的原因应由所在单位深入分析。一个问题可能有几个原因，一般来说，找到原因即可，不必一一追溯。,38,三、实施审核追溯,39,40,41,一、审核追溯定义及背景 二、审核追溯流程及内容 三、实施审核追溯 四、审核追溯示例,课程安排,实际审核追溯中，审核员采取先到现场观察，发现人的不安全行为和物的不安全状态方面问题，针对问题确定追溯内容，并对有关人员进行访谈，最后有的放矢地查阅制度、培训、检查和考核等资料，印证现场发现问题和访谈情况等信息是否一致。通过“先现场观察、后访谈沟通、再查阅资料”，提高审核效率和效果。,43,四、审核追溯示例,在某采油厂作业队现场审核，发现液压钳吊钩没有防脱挡板，一旦吊钩脱出、液压钳掉落极易伤人。,44,示例1：,四、审核追溯示例,访谈井口员工：不清楚吊钩必须安装防脱挡板的规定。 访谈班长：没有对井口工进行相关知识培训。 访谈基层站队：没有关注作业班设备设施管理的细节问题，没有认识到严细管理对安全生产的重要性。 追溯到该单位工艺、设备管理和安全监管等部门，通过访谈和查阅相关资料了解到：以前发现过类似问题，但只是简单要求基层站队“注意”，没有跟踪问题的整改落实，使问题没有从根本上解决。,45,四、审核追溯示例,在某油气分输站现场审核，发现输气管线多处联接点静电跨接不规范的现象。,46,四、审核追溯示例,示例2：,基层站队追溯：对静电跨接标准不太了解，现场检查标准没有明确这方面检查内容。 上级单位管理部门追溯： 基建部门对地面工程方案的审查、验收等未能关注此问题。 安全环保部门对此类问题关注不够。 HSE监督部门在日常监督过程中未