行政办公室部门职责说明书.doc

办公室部门职责说明书1.基本资料部门名称办公室直接上级行政副总、公司领导主要岗位主 任、副主任、副科长、档案管理员、网络管理员、二级科员、副主办科员、前台接待、驾驶班长、驾驶员。管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理部门职能负责寻甸公司综合管理、参与公司政务及管理事务，按照“服务于生产的原则”，做好为领导、为各分厂（部门）、为员工服务的各项工作，正确处理三个服务的关系，努力做到让员工满意、分厂（部门）满意、领导满意。2.主要职能1、 负责公司的宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；2、 负责公司来往信件、文电的收发处理工作；3、 负责公司各文件、工作计划、各类总结、报告、等文字材料的起草及发送工作； 4、 负责公司会议室的管理及各类会议的会前准备，做好会议记录并形成会议纪要整理和下发，对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实；5、 负责公司的印章的管理工作6、 负责公司的营业证照等相关证照、各类文书档案的接收管理和归档工作；7、 负责公司车辆管理工作；8、 负责公司办公用品的管理与发放；9、 负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作；10、 负责公司商业保险的申报、办理及理赔工作。11、负责协助领导完成公司对外协调及来访咨询服务工作。3、主要工作及要求1、 宣传报道工作1.1、 负责公司简报、公司简介及其他宣传资料的制作整理工作，简报要按时制作发放，有外来人员参观时要及时准备好宣传资料，做好公司的宣传工作；1.2、 配合公司领导搞好各项工作，及时传达上级指示，做到上情下达和下情上报。2、 来往信件、文电处理2.1、负责接收公司订阅的报刊杂志及各种来往信件，并及时分类发放；2.2、接受省、市（县）及相关部门来的各种信、函、电、公文、材料；接受集团公司（各子公司）来的公文、材料、刊物；接受寻甸公司各分厂部门（科室）报送的各类公文、材料；2.3、进行公司外部的来电转接。3、文字材料的起草及发送工作3.1、 发文类别：发文主要指以集团公司、寻甸公司及寻甸公司办公室名义所发的文件，包括集团公司的上行文，寻甸公司的下行文，以及其他个别需要发出的文件、资料；3.2、公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。由文书根据领导指示意见拟稿，公文起草后经办公室主任修改，再送分管领导审核；3.3、签发的公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作，印制文件要保证质量，做到准确、规范清晰、美观。3.4、撰写文字材料语言畅通，言简意赅，确保及时下发或上报；3.5、高质完成制文工作；文件内容、格式符合规定要求；校对、装订准确无误；4、会议室管理及会议纪要整理下发4.1、会议室使用范围：公司会议室主要用于承办各种会议和培训等；接待各级领导和重要来宾；4.2、办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由宾馆、后勤管理科共同负责，每间会议室必须做好会议的会前工作，使会议室随时处于待会状态，确保正常使用；会议室会场布置及茶水等服务由大厅接待员、宾馆共同负责；大厅接待员负责会议室接待的登记工作；后勤管理科随时进行会议室各类设施（如音响设备等）的维护、保养，随时保持良好的会议接待环境；4.3、做好会议记录并整理成会议纪要，确保会议纪要准确无误，对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。5、印章管理工作5.1、印章保管及使用必须合量，不能乱用、误用，给公司造成各种名誉或经济损失；5.2、监督好印章使用人员，要求进行使用登记。6、文件管理和归档工作6.1、对集团公司来文，办公室要按照有关规定，及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移交工作，确保公司机密安全；6.2、上级来文一律贴公文处理签，呈送公司领导做出处理意见批示后，严格按照批示范围由专人分送公司相关领导，对有时限的公文要及时分送，不得误压，对呈送领导批阅的公文，要随时掌握运转情况，并及时催办，避免漏传、误传和延误；6.3、办公室归档的公文一般不外借。内部需借阅的，要履行登记手续；其他单位需借阅的，需出具单位证明，并履行登记手续；6.4、传真文电需要立卷归档的应保存复印件；6.5、用现代档案管理技术整理、保管归档，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作。7、车辆管理7.1、办公室应管理好车辆，公司各部门人员有用车需要时要及时派车7.2、驾驶员要随时待命，严格按照要求准时出车7.3、驾驶员要坚持学习政治理论和交通法规，提高思想觉悟和法制观念；定期对车辆进行检修、保养，保证车况良好；7.4、车辆发生故障或车辆发现异常情况要及时向分管领导报告。需要维修时，报经批准后，到指定维修点及时维修，不能影响公司用车；7.5、严禁公车私用，驾驶员必须严格遵守保密制度，自觉遵守交通规则，树立良好的对外形象；7.6、及时跟进车辆保险。8、办公用品管理8.1、低质易耗的办公用品采购工作，统一由办公室负责，其它大宗办公用品采购按报批程序批准后报供销部统一采购；8.2、定期进行办公用品库房盘点，确保帐实相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给；8.3、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省；8.4、批量购入的办公用品应适时入库存储，并在公司入库验收单上如实填写物品的名称、规格、单价和数量，并签字；8.5、物品领取时，领取人先在领料单上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项，然后由领取人所属分厂、部门（科室）负责人签字，最后送办公室主任审核，审核时应坚守原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要；8.6、领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器）应列入移交，如重复申领，应说明原因或损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领；8.7、办公用品要物有所值，物尽其用。复印纸应用于复印，不得用作草纸，包装纸；大头针、曲别针等可反复使用；纸张应双面利用，充分发挥办公用品的最大使用效率。9、参观管理、接待工作9.1、接待范围和对象。凡省、市（县）领导到我厂指导工作、友邻单位到我厂参观（联谊）、集团公司（其他子公司）到我厂进行公务活动，确需办公室承办接待的，由办公室安排具体负责人会同公司食堂或宾馆做出接待工作安排，并搞好相关协调服务工作；9.2、接待的管理和服务。办公室公务接待严格履行申报审批程序，实行对口接待和分工负责相结合，各块的接待费用一律经办公室主任根据来宾身份、人数、标准进行审核签字后，才能报相关领导签字认可后，财务部方可予以报销。10、商业保险工作10.1、每月25日30日，对人员变动情况进行汇总，确保准确后报保险公司及时变更；10.2、熟悉相关保险条款及法律法规；10.3、及时向保险公司提交申报材料；10.4、与各公司保险申报人员及时沟通，解决保险中遇到的其他问题；10.5、发生大额损失时，及时向保险公司申请30%的保险预付金，帮助公司尽快恢复生产；10.6、发生保险事故时及时向上级领导汇报，同时在24小时内向保险公司报案。11、对外协调及来访咨询服务11.1、如果周边群众来访，主动做好疏导、劝解工作，及时向公司领导汇报情况，积极协调有关事宜，努力解决来访人提出的问题。11.2、认真倾听职工心声，进一步树立服务意识。如果