U9请购、采购、请款操作手册.docx

中辰钢结构项目有限公司U9系统操作手册编制：中辰ERP项目组日期：2012.5.16版本：V1.11. 登陆系统在IE地址栏中输入：/u9，按图1-1所示，选择公司、语言、输入账号，密码。注：账号：员工编码，详见“附录1”。初始密码：123456 登陆系统后可修改。外网地址：http:/syzhongchen.vicp.cc/PortalV21图1-1l 进入子系统在【全部模块】下，可以看到登陆人有操作权限的全部模块结点。点击名称展开子系统。以进入“采购管理”子系统为例，具体操作如图1-2，1-3：图1-2图1-32. 修改密码登陆系统后，点击【个人信息】，选择【修改密码】，在弹出的修改密码窗口，填写“旧密码”，“新密码”，“确认密码”，点击【确定】，完成密码修改操作。注意：“新密码”与“确认密码”需输入一致。图2-1图2-23. 基础操作3.1. 功能按钮l 单据【保存】：将当前操作中编辑的内容保存在数据库中。【放弃】：将当前操作编辑内容不进行保存，仍保存原有内容，画面恢复至编辑前状态。【新增】：将当前画面置为空白可编辑状态；并将原画面编辑内容进行保存。【删除】：删除一条已经保存的数据。【复制】：将当前画面录入内容复制到新画面中，画面显示新复制过来的信息。【提交】：将当前卡片单据记录提交审批流程的下一个审批环节。【收回】：发起人在提交单据后，在下一环节办理人未办理时，可以点击【收回】将单据收回，修改后重新提交审核。【审核】：对当前卡片单据记录执行审批处理。【弃审】：放弃审批操作处理。即对已经核准的内容，放弃核准，信息仍保持未核准状态。【首页】：显示第一条单据或档案信息。【上页】：显示上一条单据或档案信息。【下页】：显示下一条单据或档案信息。【末页】：显示最后一条单据或档案信息。【附件】：可以将本地的文件上传到文件库指定的目录中。可以记录相关文件的路径或链接。【留言】：留言关联审批对象，点击【留言】时，可以向指定对象发送消息，对方接到消息后，可以回复消息。【流程】：如果档案或单据按照审批流程进行审批，显示审批路径以及目前执行到哪个环节。【输出】：将当前单据画面中录入内容，以PDF、TIFF、XML、EXCEL、CSV 格式输出。【打印】：将当前单据画面中录入内容，从打印机打印输出。【快打】：点击该按钮后不需要弹出打印设置画面，根据默认规则直接打印当前卡片信息。l 行如果只对“行”进行新增、删除、插入操作，操作方法如下图3-1所示：图3-13.2. 数据录入3.2.1. 日期 系统上对日期的输入提供手工输入和参照录入两种：l 手工输入例如：手工输入20120131系统显示为2012.01.31。l 参照录入，操作如下图3-2所示：图3-23.2.2. 用户选取系统中有许多字段提供参照录入功能，用户可以通过点击，来选择要输的内容。以“料品”为例，操作如下：方法一：在点击“料品”后方的按钮后，弹出下图窗口，按步骤操作：图3-3选择料品分类为030001防锈漆，点击【查询】后，显示结果如图3-4：图3-4勾选要使用的料品，可多选，点击【确定】，完成选取。方法二：如果知道料品的品名或者料号信息，可以直接录入，系统会自动进行模糊匹配。 图3-5 如果输入匹配的结果有多个，弹出匹配结果，人工选取。图3-64. 料品申请（请购）4.1. 办公用品申请4.1.1. 业务场景各部门在有办公用品申请需求时填写此单，由相关负责人进行审批。涉及模块：采购管理下的请购，标准采购。4.1.2. 请购栏目说明图4-1注：有*标注的为必输项目。l 表头单据类型：分为4种，根据不同申请需求进行选择。（1）生产物资（2）办公用品（3）设备配件 （4）库管专用。单据编号：系统自动编码，无需编辑。日期：默认为当前登陆日期，可以手工修改。状态：系统默认不能修改。分为：开立，审核中，已核准。对于已审核，审核中的单据不能删除。需求部门：用户选择，填写内容为填单人所在部门。注意：其中单据类型，需求部门在提交前请仔细检查，如有填写错误，在流程审批时可能出现问题，造成单据无法正常流转。l 表行项目：对于生产物资申请，项目为必填项目。料号：用户选取。品名：系统根据“料号”的选择自动带入。规格：系统根据“料号”的选择自动带入。图纸数量：办公用品申请无需填写。需求数量：手工录入。库管核准数量：根据领导审批数量自动生成，库管可根据库存情况进行修改，填写。如果库存现有量完全满足需求无需采购，填写0。库存单位：系统根据“料号”的选择自动带入。利用率：手工录入。4.1.3. 操作说明填写料品需求 用户登录系统后，点击【采购管理】-【采购申请】下的【请购】，如图4-2所示：图4-2 根据实际情况填写相应数据。注意：在填写时，请先将表头信息填写完全，再增加行信息。否则，有些字段需要重复在行上进行选取，否则影响后面业务的办理。填写完成后，点击【保存】，【提交】。将单据发送到部门领导进行审核。部门领导审批 部门领导登陆系统后，可以在主页的“我的消息”和“我的业务”窗口中看到待办业务信息，包括单据号，发起人等，如图4-3。也可以通过点击【待办业务】，查看有哪些待办任务。图4-3图4-4 待办任务界面 点击任务标题，展开单据，进行审核操作，如图4-5所示，领导在审核的过程中可以对单据进行修改。点击【审核】，按钮进行审核操作，如图4-6所示：图4-5图4-6 在流程处理窗口中，可以手工录入“处理意见”。然后选择处理动作：同意、拒绝、中止、退回。 审核：发送到分管副总进行审核。 拒绝：不予办理时，点击【拒绝】按钮将结束整个流程，将拒绝的处理意见发送给创建人。中止：如果审核时觉得单据数据存在问题，需创建人进行修改或确认，点击【中止】按钮，退回给创建人。 退回：如果审核时觉得单据数据存在问题，需上一环节的办理人进行修改或确认时，点击【退回】按钮，退回给上一环节办理人。分管领导审批操作同部门领导审批。分管领导审批通过后，系统自动发送消息给办公室汇总人员，办公室汇总人员登陆系统标准采购模块进行后续操作。办公室汇总上报办公室汇总人员登录系统后，可以在主页“我的消息”里看到已经通过分管领导审核环节的办公用品请购单的通知消息记录。点击【采购管理】-【采购申请】下的【请购】，如图4-7所示：图4-7 进入标准采购单据界面，按照下图4-8选择填写“单据类型”，“供应商”，“来源类别”。单据类型：办公室汇总专用 PO51供应商：暂定供应商（办公室统计专用） 99-0073来源类别：请购单 图4-8 点击“来源单据”后面的放大镜按钮，弹出生单窗口，如图4-9，填写供应商、交期，点击确定。系统自动将多张请购单合并成一张标准采购单据。图4-9 根据实际库存修改“确认数量”，批量修改单据最终价为1。 将修改后的采购订单保存，【提交】给办公室主任进行审核。办公室主任审批 由办公室主任进行审核，操作同部门领导审批总经理审批 由总经理进行审批，操作同部门领导审批。供应部经理分割指派 由供应部经理进行审批，操作同部门领导审批。 供应部经理或者相关采购员依据供应商对合并的标准采购单进行拆分操作，操作如下图4-10，4-11，4-12所示：图4-10图4-12图4-12分割完成后，原单据上分离出来的两条记录的状态为“自然关闭”。将合并的办公用品订单分割完后，可以在标准采购模块中打开单据通过【留言】功能指派采购员采购。操作如图4-13，4-14，4-15图4-13图4-14图4-154.2. 生产物资申请4.2.1. 业务场景各部门在有生产物资、设备配件申请需求时填写此单，由相关负责人进行审批。涉及模块：采购管理下的请购。4.2.2. 请购栏目说明图5-1注：有*标注的为必输项目。l 表头单据类型：分为4种，根据不同申请需求进行选择。（1）生产物资（2）办公用品（3）设备配件 （4）库管专用。单据编号：系统自动编码，无需编辑。日期：默认为当前登陆日期，可以手工修改。状态：系统默认不能修改。分为：开立，审核中，已核准。对于已审核，审核中的单据不能删除。需求部门：用户选择，填写内容为填单人所在部门。注意：其中单据类型，需求部门在提交前请仔细检查，如有填写错误，在流程审批时可能出现问题，造成单据无法正常流转。l 表行项目：对于生产物资申请，项目为必填项目。料号：用户选取。品名：系统根据“料号”的选择自动带入。规格：系统根据“料号”的选择自动带入。图纸数量：手工录入，生产物资申请时需填写，办公用品申请无需填写。需求数量：手工录入。库管核准数量：根据领导审批数量自动生成，库管可根据库存情况进行修改，填写。如果库存现有量完全满足需求无需采购，填写0。库存单位：系统根据“料号”的选择自动带入。利用率：手工录入。4.2.3. 操作说明填写料品需求 用户登录系统后，点击【采购管理】-【采购申请】下的【请购】，如图5-2所示：图5-2 根据实际情况填写相应数据。注意：在填写时，请先将表头信息填写完全，再增加行信息。否则，有些字段需要重复在行上进行选取，否则影响后面业务的办理。填写完成后，点击【保存】，【提交】。将单据发送到部门领导进行审核。部门领导审批 部门领导登陆系统后，可以在主页的“我的消息”和“我的业务”窗口中看到待办业务信息，包括单据号，发起人等，如图5-3,5-4。也可以通过点击【待办业务】，查看有哪些待办任务。图5-3图5-4 待办任务界面 点击任务标题，展开单据，进行审核操作，如图5-5所示，领导在审核的过程中可以对单据进行修改。点击【审核】，按钮进行审核操作，如图5-6所示：图5-5图5-6 在流程处理窗口中，可以手工录入“处理意见”。然后选择处理动作：同意、拒绝、中止、退回。 审核：发送到分管副总进行审核。 拒绝：不予办理时，点击【拒绝】按钮将结束整个流程，将拒绝的处理意见发送给创建人。中止：如果审核时觉得单据数据存在问题，需创建人进行修改或确认，点击【中止】按钮，退回给创建人。 退回：如果审核时觉得单据数据存在问题，需上一环节的办理人进行修改或确认时，点击【退回】按钮，退回给上一环节办理人。库管确认操作同部门领导审批。库管确认环节可以修改库管核准数量，如果现有库存量可以满足需求申请无需采购，将“库管核准数量”输入0。由于无法准确的区分哪些料品由哪个库管人员进行核对，所以需要两个库管人员都审核通过后才能发送到下一环节。库存总管核准操作同部门领导审批。负责对库管已经确认过的单据，做最后的确认工作。生产分管领导审核操作同部门领导审批。供应部主管指派 审批操作同部门领导审批。在审批通过后，根据实际需要采买的料品，通过【留言】发送给负责采购的采购员。操作如图5-7，5-8，5-9图5-7图5-8图5-95. 标准采购5.1. 业务场景采购员根据已核准的请购单生成标准采购单，确定供应商，价格等。5.2. 操作说明生成标准采购 用户登录系统后，点击【采购管理】-【采购】下的【标准采购】，如图6-1所示：图6-1 选择【来源类别】为“请购单”，点击【来源单据】后方的，选择请购单，操作如图6-2,6-3所示：图6-2图6-3 根据实际情况对单据进行编辑，输入供应商等信息。 编辑完成后，一次点击【保存】-【提交】-【审核】。6. 请款6.1. 材料采购请款6.1.1. 业务场景 采购员有材料采购请款申请时，填写请款单，提交后由相关领导进行审批，审批通过后通知出纳办理。6.1.2. 栏目说明图6-1 红色加粗为材料采购请款必填项目。l 表头单据类型：根据不同请款业务分为：001材料采购请款，002借款，003安装费请款，004分包工程款按进度支款，005运费，006分包工程支款。申请日期：系统默认登陆日期。预计付款日：系统默认登陆日期，可手工录入，根据实际情况进行填写。请款对像：下拉选择“供应商”。请款用途：下拉选择，采购材料请款选择“预付款”，其他业务请款选择“杂项”。 币种：默认人民币元。部门：用户选取，选择请款部门。对于借款业务“部门”为必填项目。项目：对于材料，分包工程业务为必填项目。l 表体（文档中*部分是根据不同业务进行选填的项目）供应商：用户选取，如果是个人请款，请选择通用供应商99-9999。请款金额：手工录入，必填项。结算方式：用户选取。项目：用户选取。*项目内容：“安装费支付”申请时须填写。*工程完工进度：“安装费支付”申请时须填写。*合同编号：“分包工程款支款”申请时须填写。*合同名称：“分包工程款支款”申请时须填写。*合同金额：“安装费支付”、“分包工程款支款” “分包工程款按进度支款” 申请时须填写。*累计付款金额：“安装费支付”、“分包工程款支款” “分包工程款按进度支款” 申请时须填写。6.1.3. 操作说明请款 用户登录系统后，点击【应付管理】-【付款】下的【请款】，如图7-2所示：图6-2图6-3 选择【单据类型】“采购材料请款”，【请款用途】“预付款”，【请款对象】“供应商”。 根据实际情况填写【预计付款日】 在表体上选择【供应商】，点击【选单】表格后方的放大镜按钮进行标准采购单的选取，如图6-4所示。建议：在选择订单时切换到【行】进行选择，这样可以直接将标准采购单上的单价，数量，料品信息带入到【请款明细】中，如图6-5。图6-4 根据所选的标准订单内容，自动计算【请款金额】。 在请款明细里可以查看到具体信息，如图6-5所示：图6-5 填写完成后，点击【保存】，【提交】。将单据发送到部门领导进行审核。供应部主管审核由提交人供应部主管进行审核，操作同部门领导审批。财务总监审核由财务总监进行审核，操作同部门领导审批。总经理审核由总经理进行审核，操作同部门领导审批。资金计划员办理 由资金计划员根据领导意见进行业务办理，操作同部门领导审批。出纳受理 由出纳受理，付款完成后，点击审批通过，结束整个工作流程。6.2. 借款6.2.1. 业务场景 公司员工有借款需求时，填写请款单，提交后由相关领导进行审批，审批通过后通知出纳办理。6.2.2. 栏目说明图6-6 红色加粗为材料采购请款必填项目。l 表头单据类型：根据不同请款业务分为：001材料采购请款，002借款，003安装费请款，004分包工程款按进度支款，005运费，006分包工程支款。申请日期：系统默认登陆日期。预计付款日：系统默认登陆日期，可手工录入，根据实际情况进行填写。请款对像：下拉选择“供应商”。请款用途：下拉选择，采购材料请款选择“预付款”，其他业务请款选择“杂项”。 币种：默认人民币元。部门：用户选取，选择请款部门。对于借款业务“部门”为必填项目。项目：对于材料，分包工程业务为必填项目。l 表体（文档中*部分是根据不同业务进行选填的项目）供应商：用户选取，如果是个人请款，请选择通用供应商99-9999。请款金额：手工录入，必填项。结算方式：用户选取。项目：用户选取。*项目内容：“安装费支付”申请时须填写。*工程完工进度：“安装费支付”申请时须填写。*合同编号：“分包工程款支款”申请时须填写。*合同名称：“分包工程款支款”申请时须填写。*合同金额：“安装费支付”、“分包工程款支款” “分包工程款按进度支款” 申请时须填写。*累计付款金额：“安装费支付”、“分包工程款支款” “分包工程款按进度支款” 申请时须填写。6.2.3. 操作说明请款 用户登录系统后，点击【应付管理】-【付款】下的【请款】，如图6-7所示：图6-7 选择【单据类型】“借款”，【请款用途】“杂项”，【请款对象】“供应商”。 在表体上选择【供应商】，如果为个人借款供应商选择“99-9999 通用供应商” 。 根据实际情况填写【请款金额】。 填写完成后，点击【保存】，【提交】。将单据发送给分管领导进行审核。分管领导审核由分管领导进行审核，操作同部门领导审批。财务签字 由财务相关负责人进行审核，操作同部门领导审批总经理审批由总经理进行审核，操作同部门领导审批。财务制单 由财务制单完成后，点击审批通过，操作同部门领导审批出纳受理由出纳受理，付款完成后，点击审批通过，结束整个工作流程。6.3. 安装费支付申请6.3.1. 业务场景 安装公司项目经理填写请款单，提交后由相关领导进行审批，审批通过后通知出纳办理。6.3.2. 栏目说明图6-8 红色加粗为材料采购请款必填项目。l 表头单据类型：根据不同请款业务分为：001材料采购请款，002借款，003安装费请款，004分包工程款按进度支款，005运费，006分包工程支款。申请日期：系统默认登陆日期。预计付款日：系统默认登陆日期，可手工录入，根据实际情况进行填写。请款对像：下拉选择“供应商”。请款用途：下拉选择，采购材料请款选择“预付款”，其他业务请款选择“杂项”。 币种：默认人民币元。部门：用户选取，选择请款部门。对于借款业务“部门”为必填项目。项目：对于材料，分包工程业务为必填项目。l 表体（文档中*部分是根据不同业务进行选填的项目）供应商：用户选取，如果是个人请款，请选择通用供应商99-9999。请款金额：手工录入，必填项。结算方式：用户选取。项目：用户选取。*项目内容：“安装费支付”申请时须填写。*工程完工进度：“安装费支付”申请时须填写。*合同编号：“分包工程款支款”申请时须填写。*合同名称：“分包工程款支款”申请时须填写。*合同金额：“安装费支付”、“分包工程款支款” “分包工程款按进度支款” 申请时须填写。*累计付款金额：“安装费支付”、“分包工程款支款” “分包工程款按进度支款” 申请时须填写。6.3.3. 操作说明请款 用户登录系统后，点击【应付管理】-【付款】下的【请款】，如图6-9所示：图6-9 选择【单据类型】“安装费请款”，【请款用途】“杂项”，【请款对象】“供应商”。 在表体上选择【供应商】，根据实际请款选择供应商信息，填写【请款金额】。 项目、项目内容、工程完工进度、合同金额、累计付款金额为必填项目。 填写完成后，点击【保存】，【提交】。将单据发送到财务进行审核。财务审核由财务相关负责人进行审核，操作同部门领导审批安装公司经理审核由安装公司经理进行审核，操作同部门领导审批。分管领导审核由分管领导进行审核，操作同部门领导审批。安检部长审核由安检部长进行审核，操作同部门领导审批。财务签字由财务相关负责人进行审核，操作同部门领导审批。财务总监审核由财务总监进行审核，操作同部门领导审批。总经理审批由总经理进行审核，操作同部门领导审批。财务制单 由财务制单完成后，点击审批通过，操作同部门领导审批出纳受理由出纳受理，付款完成后，点击审批通过，结束整个工作流程。6.4. 分包工程按进度支款6.4.1. 业务场景 经营部商务经理填写请款单，提交后由相关领导进行审批，审批通过后通知出纳办理。6.4.2. 栏目说明图6-10 红色加粗为材料采购请款必填项目。l 表头单据类型：根据不同请款业务分为：001材料采购请款，002借款，003安装费请款，004分包工程款按进度支款，005运费，006分包工程支款。申请日期：系统默认登陆日期。预计付款日：系统默认登陆日期，可手工录入，根据实际情况进行填写。请款对像：下拉选择“供应商”。请款用途：下拉选择，采购材料请款选择“预付款”，其他业务请款选择“杂项”。 币种：默认人民币元。项目经理：用户选取。必填项目