合强A8协同办公系统V22使用手册.doc

目 录目 录2第一章 总体介绍51.1 系统组成51.2 运行环境7第二章 系统安装82.1 安装MySQL数据库92.2 安装JDK152.3 合强协同办公系统的安装17第三章 进入系统183.1 启动服务器183.2 登录系统193.3 设置组织机构23第四章 表单定制264.1 表单定制的步骤264.2 表单的启用和停用274.3 表单操作一览表274.4 表单定制示例284.4.1 报销申请单284.4.2 发文处理单344.5 表单中的域名规范38第五章 流程定制395.1 流程定制的步骤395.2 流程定义项一览表395.3 流程的启用和暂停425.4 流程定制示例435.4.1 报销申请流程435.4.2 发文处理流程46第六章 基础数据516.1 常用意见516.2 数据字典516.3 流水号526.4 打印模板536.5 系统数据556.5.1 上传用户单位的LOGO图片55第七章 日常办公567.1 功能介绍567.2 流转处理577.2.1 新建工作577.2.2 上传附件587.2.3 文件修改痕迹保留587.2.4 提交工作607.2.5 签收工作617.2.6 办理工作617.2.7 归档工作617.2.8 监控工作617.2.9 委托工作627.3 操作一览表62第八章 文件管理648.1 创建文件库658.2 文件库的使用658.3 文件管理体系举例66第九章 内部通讯与信息发布679.1 电子邮件679.2 在线短信689.3 电子公告689.4 在线新闻689.5 电子论坛69第十章 辅助办公6910.1 日程安排6910.2 会议室管理7010.2.1 初始设置7010.2.2 会议室申请7010.2.3 会议室安排7110.2.4 会议室查询7110.3 物品管理7210.3.1 仓库设置7210.3.2 物品类别和目录设置7210.3.3 物品管理7310.3.4 领用管理7410.3.5 生成统计报表7410.4 人事管理7410.4.1 初始设置7410.4.2 个人档案7510.4.3 合同信息7510.4.4 奖惩记录7510.4.5 培训记录7510.5 考勤管理7610.5.1初始设置7610.5.2考勤打卡及离岗登记7610.5.3查询统计7710.6 登记簿7710.6.1 权限设置7710.6.2 设置分类7710.6.3 办理环节中发文登记、收文登记操作权限的定义7810.6.4 规范表单中域名以便自动提取登记信息7810.6.5 发文登记和收文登记7910.7 公文交换接口8110.7.1 接口设置8110.7.2 在流程中调用公文交换接口发送和引入公文82第十一章 配套产品8511.1 手机短信8511.2 电子签章8611.3 用户身份锁8911.4 手机办公90第一章 总体介绍合强A8协同办公系统是合强公司依据数千家用户单位的办公自动化经验，以“易用、适用”为设计理念，基于J2EE架构开发的办公自动化软件系统。产品在安装、设置、学习、使用、维护等环节力求直观简便，使用户单位可以将精力集中在办公业务本身，而非复杂的概念与技术，大大降低了用户的应用难度和应用成本。产品适合于党政机关、事业单位和各类企业的办公自动化建设。1.1 系统组成合强A8协同办公系统工作流转文件管理信息发布内部通讯辅助办公系统定制基础数据图1-1系统组成工作流转公文处理实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印、归档等环节进行处理。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等环节进行办理。日常审批单位中各项日常审批工作（如：请示报告、工作交办、电话记录呈阅、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等等）均可定义成流程，通过网上进行流转办理，办理结束自动提醒相关人员并将文档归档到相应的文件库中。工作监控领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。修改痕迹保留在文件处理过程中，可保留每个人的修改痕迹。每个人的修改用一种颜色表示，当光标移到修改处，注释将显示该内容的修改者姓名和修改时间。表单和流程自定义可根据本单位的实际办公需要自定义表单格式和处理流程。文件管理可按实际需要设置文件库文件库可用于保存流转结束的文件，也可用于存储各种日常文件。在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在末级文件夹中。文件库中提供多重访问权限控制文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。文件的访问受文件夹权限的控制。用户单位可以有效规划文件访问权限，确保文件管理与访问的安全性。信息发布电子公告用于发布各种公共信息如公告、通知或启事等。在线新闻用于单位内外部新闻的发布，近期新闻在主界面的左下角滚动显示。电子论坛提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。内部通讯电子邮件为每一个办公人员提供了一个内部邮箱，用于内部办公邮件的收发。即时通讯可以即时感知用户是否在线，可以进行实时交流和留言。系统中其它功能模块调用即时通讯进行重要事件的提醒。辅助办公日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。会议室管理可以查看会议室的状态、进行使用申请和审批，并具有使用记录。物品管理可以设置多个物品仓库，提供物品的入库、库存和出库管理，具有物品领用申请与审批功能，并可以进行各种查询与统计。人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。考勤管理提供电子打卡、去向登记、去向牌、查询和统计等功能。登记簿登记簿用于日常办公中发文和收文的登记，登记信息可以从表单中自动提取，无须重复输入。登记簿可以设置分类对发文和收文进行分类登记。公文交换接口公文交换接口用于连接公文交换平台，实现单位之间的公文自动交换。发文处理完成后，可以直接通过公文交换接口发送到公文交换平台上各个收件单位的收件箱中；通过公文交换接口还可以把外单位来文从公文交换平台自动接收到办公系统中。系统定制组织机构设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员注册，组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。表单定制系统提供了可视化的表单定制功能，可以根据本单位业务需要自定义表单，表单定制功能强大，能够支持实际业务中的各种表单格式。系统还具有表单预览、表单导入和表单导出等功能。流程定制系统提供了一表式流程定制功能，流程定义非常简便并且不容易出错，自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。基础数据常用意见可以定义常用的意见文字，减少日常办公中填写意见时的输入。数据字典各种常用的输入信息可以做成字典，表单中可以调用相应的字典，输入时只需选择字典项，方便输入，又规范了输入信息。流水号可以定义各种文档的编号格式并记录当前序号，文档中调用流水号可以取得相应文种的当前编号，并对流水号自动进行+1计数。打印模板可以预先定义各种打印模板，日常办公中可以调用打印模板进行文档套打或正文转换。1.2 运行环境1、服务器硬件PC服务器或小型机（内存1GB或以上、硬盘40GB或以上）。如Dell PowerEdgeTM 2850 服务器（ IntelR XeonTM：双至强 3.0GHZ，2GB 内存，146GB SCSI硬盘3块（Raid5），双千兆网卡）。2、操作系统中文Windows（2003、2000、NT）Server 或Linux 或Unix 或 Aix等。典型环境：中文Windows2003 Server，Red Hat Linux AS4。3、数据库MySQL4、网络局域网，或局域网互联网（互联网可以采用“固定IP接入方式 ”或“动态域名解析方式”或“VPN方式”）。典型环境：内部人员办公使用局域网方式登录系统，远程办公采用互联网方式登录系统。 5、客户端PC电脑，内存256MB或以上；中文Windows（2003、XP、2000、9x ）等；IE6.0或以上。第二章 系统安装将合强协同办公系统的安装光盘放入光驱中，安装程序将自启，安装界面如下图所示，请顺序完成以下三个安装步骤：1. 安装MYSQL数据库，为合强协同办公系统提供数据库环境。2. 安装JDK，为合强协同办公系统提供Java的运行环境。3. 全新安装合强协同办公系统。图2-1 安装界面在安装界面中，“维护安装合强协同办公系统”操作是用于对已安装的合强协同办公系统的某些被删除或者损坏的程序文件进行修复，此操作仅从安装光盘中拷贝合强协同办公系统程序文件，不做数据库初始化操作，因此，在首次安装系统的过程中，不需要用到本操作。下面我们以Windows操作系统为例介绍整个安装过程，在Linux环境下的安装方法详见光盘中相关说明文档。2.1 安装MySQL数据库1单击安装界面上的“安装MYSQL数据库”，如图22所示，单击【Next】，继续下一步；图2-2 安装界面2如图23所示，单击【Next】，继续下一步；图2-3 安装界面3如图24所示，单击【Install】，继续下一步；图2-4 安装界面4当安装程序运行到“Please log in or select the option to create a new account”步骤时，如图25所示，请选择“Skip Sign-Up”选项，单击【Next】，继续下一步；图2-5 安装界面5如图26所示，单击【Finish】，继续下一步；图2-6 安装界面6如图27所示，单击【Next】，继续下一步；图2-7 安装界面7如图28所示，单击【Next】，继续下一步；图2-8 安装界面8如图29所示，单击【Next】，继续下一步；图2-9 安装界面9如图210所示，单击【Next】，继续下一步；图2-10 安装界面10如图211所示，单击【Next】，继续下一步；图2-11 安装界面11如图212所示，单击【Next】，继续下一步；图2-12 安装界面12如图213所示，单击【Next】，继续下一步；图2-13 安装界面13如图214所示，单击【Next】，继续下一步；图2-14 安装界面14如图215所示，单击【Next】，继续下一步；图2-15 安装界面15当安装程序运行到“Please set the security options”步骤时，如图216所示，请输入root帐户初始密码：aljoin，（勿自行定义成其它密码）。然后，勾选“Enable root access from remote machines”，单击【Next】，继续下一步；图2-16 安装界面16如图217所示，单击【Execute】，继续下一步；图2-17 安装界面17如图218所示，单击【Finish】，完成MySQL安装。图2-18 安装界面2.2 安装JDK用鼠标单击安装界面上的“安装JDK”选项，各步骤均采用默认安装，连续点击下一步即可完成安装过程。1如图219所示，选择“I accept the terms in the license agreement”，然后，单击【Next】，继续下一步；图2-19 安装界面2如图220所示，单击【Next】，继续下一步；图2-20 安装界面3如图221所示，单击【Next】，继续下一步；图2-21 安装界面4如图222所示，单击【Next】，继续下一步；图2-22 安装界面5如图223所示，单击【Finish】，完成JDK安装。图2-23 安装界面2.3 合强协同办公系统的安装安装合强协同办公系统之前，必须确认以下内容：l MySQL数据库和JDK已安装好；l 合强协同办公系统的USB软件加密盒已经在服务器的任一USB端口上插好。合强协同办公系统的安装过程简单，用鼠标单击安装界面上的“安装合强协同办公系统”，各步骤均采用默认安装即可完成安装过程。1如图224所示，选择系统的程序安装（及附件存放）目录，单击【下一步】；图2-24安装界面2如图225所示，程序正在安装中；图2-25安装界面3如图226所示，记录好系统登录方式及系统管理员信息，然后，单击【完成】，完成合强协同办公系统的安装。图2-26安装界面4完成全部内容的安装后，请退出安装光盘的安装界面，取出安装光盘并妥善保管好。第三章 进入系统3.1 启动服务器启动服务器系统完成安装后将在桌面上自动生成“合强协同办公系统.bat”文件，这是一个批处理文件，点击该文件，启动服务器，如图3-1所示，控制台窗口显示各项服务的启动信息。图3-1 控制台窗口如果不小心将桌面上的“合强协同办公系统.bat”文件丢失或删除，请在“D:aljoinjboss-4.0.2bin”目录中（其中“D:aljoin”是指系统的安装路径）打开“run.bat”文件，也可以启动服务器。关闭服务器在服务器窗口中，直接按关闭按钮，就可以关闭服务器。关闭过程中Windows操作系统将弹出强行结束程序的提示窗口，这里无须强行结束程序，点击“取消”，待全部进程关闭完成后按任意键退出服务器窗口。3.2 登录系统系统登录方式服务器启动后，用户通过IE浏览器登录和应用系统，IP地址格式是：“http:/:8080/”。局域网内用户可通过内部IP地址访问，远程办公的用户可通过互联网访问。其中，“8080”是系统默认使用的IP端口号，在安装过程中，如果该端口号已经分配给其它系统服务，应立即修改系统配置文件并分配一个新的端口号给本系统，例如，新的端口号是“25”，操作步骤如下：1 打开目录：“D:aljoinjboss-4.0.2serverdefaultdeployjbossweb-tomcat55.sar”（其中“D:aljoin”是指系统的安装路径）；2 用写字板打开文件“server.xml”，进入文本编辑状态；3 编辑以下行，将“8080”值更改为“25”；Connector port=8080 address=$jboss.bind.address4 保存并退出写字板。首次登录系统，请先设置IE浏览器属性，允许下载安装和运行合强协同办公系统控件，允许弹出窗口；并在系统登录界面上，点击【安装控件】自动下载并安装合强协同办公系统控件。一、设置IE浏览器属性，以便允许下载安装和运行合强协同办公系统控件合强协同办公系统采用了控件技术来提高系统的交互效率，为了能够正常下载安装和运行合强协同办公系统控件，请参照以下方法设置用户的IE浏览器：1 在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】【Internet选项】【安全】【受信任的站点】；2 点击【站点】按钮；3 去除“对该区域中的所有站点要求服务器验证（https：）”选项；4 将合强协同办公系统服务器的IP地址添加到“受信任的站点”列表中。5 如果当前用户的操作系统是Windows2003，则还需要点击【自定义级别】按钮，将弹出安全设置窗口中“运行ActiveX控件和插件”和“对没有标志为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”的选项设置为“启用”。图3-2 设置受信任站点有两种方法可以下载安装合强协同办公系统控件： 在系统登录界面上，点击【安装控件】就会自动下载并安装合强协同办公系统控件； 登录系统后，在使用过程中，由系统自动提示下载安装控件。建议采用第一种操作方法。安装和运行控件是正常使用系统的前提，如果未能正常安装和运行控件可能导致组织机构、附件、套打和表单定制等功能无法正常使用。二、设置IE浏览器属性，以便允许弹出窗口为方便使用人员的操作和扩大有效显示区域，合强协同办公系统采用了弹出窗口，如果IE浏览器或其它上网工具启用了弹出窗口阻止程序，将无法正常使用合强协同办公系统。1 在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】【Internet选项】；图3-3 设置Internet选项2 点击【隐私】【设置】按钮；3 将合强协同办公系统服务器的IP地址添加到“要允许的网站地址（W）：”列表中。图3-4 设置弹出窗口阻止程序系统管理员已经由系统自动注册系统安装过程中已经注册了系统管理员用户（用户名：Admin）及其初始密码（“123456”）。以系统管理员身份登录合强协同办公系统可对系统进行定制，系统定制内容包括组织机构设置、表单定制、流程定制、基础数据定义，以及文件库等各模块的初始化设置。普通用户可用系统管理员提供的用户名和初始密码登录系统进行协同办公。系统主界面介绍图3-5 系统首页LOGO显示区：用于显示本单位的LOGO，该图片更换方法详见本手册第6.4节说明。功能模块区：显示系统中的功能模块，是各个功能模块的入口。文件库区：显示当前用户具有访问权限的文件库，也是访问文件库的入口。 模块菜单：列出当前打开的功能模块（或文件库）中的各个文件夹。滚动新闻：滚动显示近期的在线新闻，也可以在此新建新闻。内容显示区：主界面的内容显示区默认分成四块，分别显示出“电子公告”、“您的邮件”、“待办工作”和“在办工作”。在这里点击标题可直接进行新建操作。出现页面异常，请尝试清除IE临时文件来解决问题在登录和使用系统的过程中，如果出现页面打开空白、打开附件提示找不到该文件等问题（可能是您强制退出IE，而未正常退出合强协同办公系统，临时文件出错引起的），请尝试清除IE临时文件来解决问题。图3-6 清除IE临时文件图3-7 清除IE临时文件3.3 设置组织机构系统管理员首先要在组织机构模块中设置本单位的部门和岗位，并完成全体使用人员的注册，组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。在系统应用过程中，单位中部门和岗位的增加、调整或撤消，以及人员的调入、升迁、调职或离职，应及时在组织机构模块中予以更新和调整，以保持管理的一致性。系统管理员登录系统后，在主界面单击“组织机构”开始组织机构设置，基本的操作包括“新增”、“删除”和“编辑”。管理员应在设置组织机构结束后，将系统访问IP地址、登录名及其初始密码发放给每个用户，并提醒用户登录后及时更换密码。每个用户均可以查看组织机构中的信息，同时还可以修改自己的电话、手机、备注等信息。图3-8 组织机构组织机构的设置步骤：- 组织机构的“根”是单位简称，系统初始命名为org，选中该名称，点击操作条上的【编辑】，可将其修改为单位简称。第一步：单位简称设置 部门挂在单位简称下，部门允许多级设置，即一个部门下允许再设置子部门； 点击【新增部门】，输入相关信息；点击“上级部门”选择上级部门名称，属第一级部门的，应将单位简称（即组织机构的“根”）作为上级部门。第二步：部门设置第三步：岗位设置 岗位挂在部门下面，同一个部门中不能有同名的岗位，但不同的部门允许有同名的岗位，岗位只有一级，即不得再挂岗位； 点击【新增岗位】输入相关信息；点击【所属部门】选择该岗位所在部门。第四步：人员注册 人员挂在岗位下面，一个岗位允许加入的人员数目不限，一个人员允许同时任职于不同岗位（即一人多岗）。 点击【新增职员】，输入相关信息。 新增人员时，管理员可同时为人员指定一个登录名（如可以是“姓”的全拼加上“名”的声母组合而成）和系统邮件最大使用空间。第四章 表单定制表单是日常办公文档的格式，就像传统办公方式中的各种表格。系统管理员可以在表单定制模块中定制本单位办公需要的各种表单格式，定制表单的步骤包括：新建表单、插入表格、设置单元格三个步骤。定制好的表单必须经过“启用”后才可被流程所调用，要修改表单必须先将表单“停用”才可以进行修改。系统内置了一批日常办公常用的表单格式，同时还提供了表单的“导出”和“导入”功能。4.1 表单定制的步骤表单定制步骤主要是： 新建表单：点击【新建】按钮，输入表单名称，进入表单定制器。 插入表格：插入一个表格，并通过“合并单元格”、“画线拆分”和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。 设置单元格：设置表单中各个单元格的类型和参数。表单中的单元格类型有：标签、单行文本、多行文本、单选框、复选框、下拉框、流水号、痕迹保留、超级链接、电子签章，用法详见下表。类型说明标签标签是一种静态文本，显示提示性信息，如显示栏目标题、域标题。在“增强”页签中，还可以定义标签的对齐方式、是否带边框和字体格式等。单行文本单行文本的类型有：文本、日期、整数、实数等，可以指定默认值、设置为只读，以及定义计算公式。多行文本多行文本只能输入文本型信息。多行文本可以作为意见域等使用，也可以设置为只读。单选框用于让用户选择而不是输入信息，用户可以选择其中一个值。复选框用于让用户选择而不是输入信息，用户可以选择多个值。下拉框用于让用户从下拉菜单中选择值。流水号可以调用基础数据模块中的流水号，分为新建时自动生成和点击按钮选择生成两类。启用该功能还须在基础数据模块中对流水号进行定义。痕迹保留“痕迹保留”域主要用于发文处理中实现正文修改的痕迹保留功能。在痕迹保留域中，可以新建一个word文档，不同人员对文档的修改将用不同颜色标注，光标移到修改部分上，还可以显示修改人姓名和修改时间。超级链接可以调用组织机构、数据字典、日期，并指定选择的内容存放的结果域，结果域只能用单行文本或多行文本。例如，调用组织机构然后将选择的名称写入指定域中。如果是调用数据字典，还须在基础数据模块中对数据字典进行定义。电子签章“电子签章”域可以调用印章钥匙盘进行签章（或签名）。并且所有用户都可以用签章验证功能对签章（或签名）进行验证。4.2 表单的启用和停用表单只有在保存并启用后才能被调用，如果要对表单进行删除或编辑操作必须先将表单停用后才能进行。4.3 表单操作一览表序号操作按钮所在位置说明1表单工具条插入表格2表单工具条和鼠标右键菜单合并相邻的单元格3表单工具条对一个单元格进行拆分4表单工具条在表格中插入行5表单工具条在表格中删除行6表单工具条在表格中插入列7表单工具条在表格中删除列8表单工具条复制单元格中的属性9表单工具条粘贴单元格属性10表单工具条撤消之前所做的操作11表单工具条恢复之前所撤消的操作12表单操作条关闭当前表单13表单操作条保存当前表单14表单操作条保存并启用当前表单15表单操作条停用当前表单16表单操作条预览当前表单17表单操作条将表单导出到本地硬盘上，生成表单格式文件*.alb18表单操作条将表单格式文件*.alb导入当前表单4.4 表单定制示例4.4.1 报销申请单下面以定制一个“报销申请单”为例介绍表单定制的方法。图4-1报销申请单格式示意图1、 新建并命名表单在表单定制模块中，点击【新建】按钮，如图4-2所示，输入表单的名称，确定后进入表单定制器，如图4-3所示。图4-2表单命名图4-3生成空表单2、 插入表格点击“插入表格”，如图4-4所示，指定行数、列数、行高、列宽的值。图4-4插入表格并通过“合并单元格”、“画线拆分”和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。3、 添加表单标题选中表格的第一行，如图4-5所示，点击鼠标右键，选择“合并单元格”合并单元格，将表格的第一行用于显示表单的标题文本。图4-5合并单元格双击单元格，如图4-6所示，设置单元格参数。选中标签，在文字框中输入“报销申请单”；点击“增强”页签，如图4-7所示，取消“是否带有边框”；点击“选择字体”按钮，设置标题的字体属性。 图4-6 单元格参数设置 图4-7单元格参数设置点击【确定】按钮，完成表单标题的添加，如图4-8所示。图4-8完成标题添加4、 设置单元格类型和参数上一步骤是通过定义一个标题介绍了单元格的设置方法，参照此方法，管理员可以对其它单元格进行相应的设置，通过对表格进行合并单元格、画线拆分、设置单元格参数等操作产生所需要的表单格式。表单中各个单元格的类型和参数参照下表：单元格名称类型定义值报销申请单标签1全选第一行并合并成一个单元格2设置单元格，选择类型是标签3选择“增强”，取消选择“是否带有边框”4设置字体及大小姓名标签姓名1单行文本数据类型：文本，只读默认值：在以下指定，创建人姓名日期标签日期1单行文本数据类型：日期，只读默认值：在以下指定，创建日期部门标签部门1单行文本数据类型：文本，只读默认值：在以下指定，创建人部门事由标签事由1多行文本费用明细标签1全选此行并合并2设置域，选择类型：标签3选择“增强”，设置字体及大小编号标签摘要标签金额标签bh、bh1、bh2、bh3、bh4、bh5、bh6、bh7、bh8单行文本数据类型：文本zy、zy1、zy2、zy3、zy4、zy5、zy6、zy7、zy8单行文本数据类型：文本money0、money1、money2、money3、money4、money5、money6、money7、money8单行文本数据类型：实数，小数位数：2合计（大写）标签合计1单行文本1数据类型：文本，只读2选中计算公式，编辑：money0+money1 + money2 + money3 + money4 + money5 +money6 +money7 + money83选中结果为人民币大写小写标签小写1单行文本1数据类型：实数，小数位数：2，只读2选中计算公式，编辑：money0+money1 +money2 +money3 + money4 + money5 +money6 + money7 + money8审批意见标签部门意见标签选择“增强”，水平对齐方式：靠左；垂直对齐方式：居中部门意见1多行文本只读财务意见标签选择“增强”，水平对齐方式：靠左；垂直对齐方式：居中财务意见1多行文本只读领导意见标签选择“增强”，水平对齐方式：靠左；垂直对齐方式：居中领导意见1多行文本只读定制完成的报销申请单界面如图4-9所示，点击【保存】，保存表单。图4-9定制完成的报销申请单建议：在表单定制中，以下几类文档域一般设置成只读。 文档创建信息域（如创建人姓名、创建日期、创建人部门） 填写意见域 计算域（如小计、合计等）5、 启用表单点击【启用】按钮，启用报销申请单。表单启用后，就可以被流程所调用。图4-10启用表单4.4.2 发文处理单下面以定制一个“发文处理单”为例介绍表单定制的方法：图4-11发文处理单格式示意图1、 新建并命名表单在表单定制模块中，点击【新建】按钮，如图4-12所示，输入表单的名称，确定后进入表单定制器，如图4-13所示。图4-12表单命名图4-13生成空表单2、 插入表格点击“插入表格”，如图4-14所示，指定行数、列数、行高、列宽的值。图4-14 插入表格例如，表格的行数为12，列数为6。3、添加表单标题 选中表格的第一行，点击“合并单元格”，合并成一个单元格； 双击该单元格，设置单元格参数。选中标签，在文字框中输入“发文处理单”； 点击“增强”页签，取消选择“是否带有边框”； 点击“选择字体”按钮，设置标题的字体属性； 点击【确定】按钮，完成表单标题的添加，如图4-15所示。图4-15完成标题添加4、 设置单元格类型和参数通过对表格进行合并单元格、设置单元格参数等操作产生所需要的表单格式。表单中各个单元格的类型和参数参照下表：单元格名称类型定义值发文处理单标签1全选第一行并合并成一个单元格2设置单元格，选择类型是标签3选择“增强”，取消选择“是否带有边框”4设置字体及大小文件标题标签文件标题1单行文本数据类型：文本签发标签签发1多行文本只读审稿标签审稿1多行文本只读办公室核稿标签办公室核稿1多行文本只读会稿标签会稿1多行文本只读核稿标签核稿1多行文本只读拟稿人标签拟稿人1单行文本数据类型：文本，只读默认值：在以下指定，创建人姓名校对标签校对1多行文本只读主题词超级链接链接到：数据字典，字典编号：81结果域：主题词1主题词1单行文本主送超级链接链接到：数据字典，字典编号：82结果域：主送1主送1单行文本抄送超级链接链接到：数据字典，字典编号：83结果域：抄送1抄送1单行文本正文标签正文1痕迹保留发文字号标签发文字号1流水号选中“点击按钮选择生成”，分类：01；文种：01发文日期超级链接链接到：日期框，结果域：发文日期1发文日期1单行文本数据类型：日期紧急程度标签紧急程度1下拉框选择列表：一般，加急，特急发文份数标签发文份数1单行文本整数保密等级标签保密等级1下拉框选择列表：非密，秘密，机密，绝密保密期限标签保密期限1下拉框选择列表：一般，永久，长期，短期定制完成的发文处理单界面如图4-16所示，点击【保存】，保存表单。图4-16定制完成的发文处理单5、 启用表单点击【启用】按钮，启用发文处理单。表单启用后，就可以被流程所调用。4.5 表单中的域名规范通过规范定义表单中的域名，可以实现相应模块之间的信息的自动传递。表单中的域名与各模块中信息项的对应关系见下表：序号表单中的域名登记簿中发文登记信息项登记簿中收文登记信息项公文交换单中的信息项文件库中文件标题项1wjbt文件标题文件标题文件标题标题2fwzh文号来文字号发文字号文件编号3fwrq发文日期4jjcd紧急程度5bmdj密级密级秘密等级密级6bmqx保密期限7ztc主题词主题词8zsdw发往单位主送单位9csdw抄送单位10fwfs份数发文份数11rq日期12bh编号13fwdw来文单位发文单位第五章 流程定制流程是一类工作的处理过程，如发文处理、收文处理、工作请示、采购申请、出差申请等等，一个流程由若干个环节组成，每个环节由相应的办理人根据权限进行办理。系统管理员可以在流程定制模块中定义本单位的各项工作流程，流程定制包括：流程的基本信息定义和各个环节定义两个步骤。定义好的流程必须先“启用”，才能够在日常办公模块中应用。要修改流程必须先将流程“暂停”才能修改。5.1 流程定制的步骤流程定制的步骤主要是： 流程的基本信息定义：新建一个流程并定义包括名称、类别、管理者、对应表单、使用人，以及归档设置等属性。 各个环节定义：为流程添加环节并对环节的名称、办理人、办理权限以及后续的流向等属性进行定义，一个流程通常包含有若干个的环节。5.2 流程定义项一览表1、“流程基本信息定义”中的定义项定义项说明流程名称为流程命名，如：收文处理、发文处理、工作请示等。所属类别选择流程的类别，如：收文、发文、审批等。对应表单每个流程对应一个表单，点击“对应表单”，从表单列表中选择一个表单，列表中显示了“表单定制”模块中内置或定制的表单名称。流程管理者流程管理者一般为该项工作的分管负责人，流程管理者可以在“流转监控”中监控流转文档的办理情况，并具有催办、特送、删除等操作权限。归档设置设置流转结束后文档归档到文件库的位置，有三种方式： 不归档：文档流转完毕，不归档并删除该文档。 归档库在流程结束时指定：由最后一个办理人提交时选择归档的文件库及其文件夹。 归档库在以下指定：流程中直接指定归档的文件库及其文件夹。流程使用人可以用该流程创建工作的人员。流程结束时分发文档流转完毕，系统自动将办理结果以邮件方式分发给相关人员。 点击“流程结束时分发”，从组织机构中选择需要分发的对象。 同时分发给创建人：同时将结果文档分发给创建人。 同时分发给全体办理人员：同时将结果文档分发给所有参与办理的人员。是否设置为自由流程自由流程是一种特殊的流程，它可以在各个环节之间自由流转，当一个环节办理完成并提交时，弹出所有的环节，由办理人选择后续的办理环节或结束流转。在环节定义中自由流程无须定义后续办理环节。流程说明可输入流程的说明信息。2、“环节定义”中的定义项定义项说明环节名称为环节命名，如：拟稿、核稿、审核、签发等。序号用于显示环节时排序。办理人办理人的设置共有两种方式： 由上一环节的办理人指定：上一个环节的办理人提交文档时，弹出组织机构，由其选择本环节的具体办理人。 在以下指定：在办理人列表中指定本环节的办理人，允许多选。辅助选项： 只能由创建人所在部门的人员办理：办理人既要在“办理人列表”中，又要与创建人属于同一个部门。常用于：在办理人中列出单位中所有部门的主管，并选择该选项，该环节的工作将会自动提交到创建人所在部门的主管办理。 由创建人办理：由新建工作的人办理。 选择具体办理人：上一个环节办理人提交文档时，将弹出所有办理人，由其选择本环节的具体办理人。 需全部办理人共同办理：多人办理时，文档需全部办理人共同办理。 只需其中一办理人办理：多人办理时，文档只需由其中一人办理。将意见填写到文档中的域每个办理人填写的意见都将进入“意见汇总”。同时，还可以在此选择一个文档域，将本环节办理人的办理意见自动填写到该文档域中。将办理人信息填写到文档域可以设置将本环节办理人的部门名称、姓名、办理时间分别自动写入到指定的文档域中。办理权限设定环节的办理权限，可以选择下列权限： 允许查看意见汇总：文档菜单条将提供【意见汇总】操作按钮，可浏览文档的全部办理意见。 允许打印文档：文档菜单条将提供【文件打印】操作按钮，可以打印文档。如果设置了套打模板，打印时将会调用套打模板进行打印。 允许分发文档：文档菜单条将提供【分发】操作按钮，可以将文档以邮件形式分发给相关人员。 允许退回：文档菜单条将提供【退回】操作按钮，可以将文档退回至上一环节的办理人。 允许跟踪后续办理过程：文档提交后，可以在流转监控中，跟踪后续办理过程，直至文档流转结束。 允许编辑附件：可修改、删除前面环节上传的附件。 允许编辑文档：文档菜单条将提供【编辑】操作按钮，可以对文档内容进行修改。通过“设置可编辑域”选项，可以限定该环节的编辑范围。 允许正文转换：文档菜单条将提供【正文转换】操作按钮，一般用于发文处理过程中形成最后的正式文件，该操作完成以下两步工作： 套打。调用套打模板形成一个打开的word文件，如果套入“正文”，会把发文处理过程中的修改痕迹自动去掉。这时，还可以对这个word文件进行排版和加入电子印章。 保存为附件。退出时，可以自动将这个word文件保存为只读属性的附件，显示在表单的下方。 收文登记、发文登记：文档菜单条将提供【收文登记】或【发文登记】操作按钮，收文处理之前可以调用【收文登记】操作，在收文登记簿中进行收文登记；公文发送之前可以调用【发文登记】操作，在发文登记簿中进行发文登记。登记信息可以从表单中自动提取，无须重复输入。提醒 新工作到达时，在线短信提醒：文档送达本环节的办理人时，自动弹出在线短信提醒本环节的办理人。 不在线时手机短信提醒：如果检测到本环节的办理人没有登录系统，将发送手机短信提醒本环节的办理人。公文交换 允许发送公文：文档菜单条将提供【发送公文】操作按钮，可以直接调用公文交换接口进行公文发送。 允许引入公文：文档菜单条将提供【引入公文】操作按钮，可以直接调用公文交换接口引入已经接收到收件箱中的公文。流向设置该环节的后续办理环节：本环节的办理人结束文档办理并进行提交时，如果只有一个后续办理环节，将自动流转到后续办理环节；如果存在多个后续办理环节，将会弹出这些后续办理环节，由办理人选择其中的一个后续环节接着流转。 条件分支：可以为每个后续办理环节定义条件公式，提交时系统自动流转到条件成立的后续办理环节。双击“该环节的后续办理环节”列表中的环节名称，可打开条件公式定义页面，进行条件公式定义。提交时如果有多个满足条件的后续办理环节，将弹出满足条件的全部后续办理环节让办理人选择；如果没有任何满足条件的后续办理环节，将弹出全部后续办理环节让办理人选择。5.3 流程的启用和暂停系统管理员在定义完流程之后，还须点击【启用】按钮，进行启用。流程被启用后，流程的使用人就可以在“日常办公”中使用该流程创建流转工作。系统管理员还可以“暂停”正在使用的流程，对流程进行修改，也可以删除已经不用的流程。流程暂停后的工作无法创建，已在流转的工作不受影响。5.4 流程定制示例5.4.1 报销申请流程下面以新建“报销申请”流程为例，介绍流程自定义的方法，表单示意图如图5-1所示，该表单就是我们在4.4.1中定制的表单示例。流程示意图如图5-2所示，我们将根据这个流程示意图来进行流程定制。图5-1 表单示意图填写报销单部门经理审核分管领导意见领导审批开始财务审核结束图5-2 流程示意图出纳核对凭证后报销1、流程基本信息定义在流程定制模块中，点击【新建流程】，进入流程定义页面，参照以下表格开始流程的基本信息定义，然后进行保存。选项定义示例流程名称报销申请所属类别审批对应表单报销申请单流程管理者财务部经理归档设置归档库在以下指定：文件库：审批库；文件夹：报销申请使用人全体人员使用流程结束时分发同时分发给创建人设置为自由流程否2、各个环节定义点击【添加环节】，进入环节定义页面，参照下列表格定义流程的每个环节，表格的每一行为一个环节，环节信息定义完成后，点击【保存并新增】，继续下一个环节定义。序号环节名称办理人主要选项后续环节1开始填写报销单2填写报销单由创建人办理允许编辑文档设置可编辑域：全部域允许编辑