江西省医药采购服务平台采购系统医疗机构操作手册.doc

江西省医药采购服务平台基本药物采购监管系统医疗卫生机构操作指南江西省医药采购服务中心二0一一年九月签订委托合同一、 流程图编制采购目录编制退货单编制采购计划初审采购计划（一级）审批退货单据（一级）复审采购计划（二级）发送退货单发送采购计划确认配货数量订单付款二、登陆系统 1、方式一：直接进入网站，单击页面左边“基本药物采购监管系统”，如下图所示：方式二：登陆的网站，单击“医药采购”，如下图所示单击页面左边“基本药物采购监管系统”，如下图所示2、进入江西省药品采购监管平台，如下图所示：医疗机构沿用原采购系统的帐号、密码，再输入验证码，登录系统。三、合同管理进入合同管理-基层委托书签订点击按钮，出来合同的固定模板，填写联系人、电话后点击下一步从系统中添加药品目录，填写好计划采购量和供货企业最后点击完成，点击按钮，可导出合同进行打印如需修改点击按钮，如无需修改，点击，合同一旦提交不能修改，系统会提示。点击确认，合同递交完成。四、采购管理1、制定本院采购目录：进入系统后，点击页面左边的采购管理-本院采购目录，进行本院采购目录制定，如图：图7点击按钮，弹出本次基药中标目录，从中选择本院遴选目录。选择的药品可通过按药品“通用名”、“药品编码”和“生产企业”等查询条件查询，系统支持汉语拼音的声母（即拼音码）进行查询。如：药品头孢拉定可以输入“头孢拉定”或“tbld”查询出结果，在左边的复选框内可以同时选择一条或多条目录，然后点击，选中的药品即成为本院目录，如图：在每条药品目录的默认配送企业处，系统会出现该药品已选择的配送企业，从下拉列表中选择所需要的配送企业，采购状态为“证书过期“或”批件过期“的药品不能进行采购。2、采购计划管理采购计划管理：以下为采购员制订采购计划工作界面图11采购计划管理下单据状态说明:“编辑” 状态为制作采购单中，采购单还未送审；“送审” 状态为采购单制作完成后报初审；“初审通过” 状态为初审通过，待复审；“初审未通过” 状态为未通过初审，在初审意见栏内可查询意见；“复审通过” 状态为复审通过，采购员可发送订单；“复审未通过” 状态为未通过复审，在复审意见栏内可查询意见；“已发送” 状态为已发出、待配送商接收的采购单；采购单操作说明：新建一个采购单：对采购单进行修改，点击后列出采购单明细；：报药剂(采购)科长审核采购单；：发送采购单给经销商，让经销商进行确认配送；：查看采购单明细；：对采购单进行删除。：选择一个采购单进行保存，下次可直接用原保存的采购单，不需要重新做一个新的采购单。点击，系统会弹出本院目录页面，直接从本院目录中，选取一条或多条目录，点击，然后继续选择别的目录，全部选好后，点击按钮，选中的药品如图：在该采购单中，可继续添加、删除、或从模板导入，填写药品数量和修改紧急状态(系统默认紧急程度为普通),点击按钮,如改采购单没有一个药品,系统会提示采购单号由系统自动生成,由14位组成，第一位以“S”开头,2-9位为创建单据的时间,10-14为流水号,待送审的采购单用黄色显示,如图:点击按钮,改采购单进入初审状态，如采购单已通过复审，则点击按钮，采购单状态变成已发送。3、采购计划初审采购计划初审下单据状态说明: “待审” 状态为等待初审的采购单；“初审通过” 状态为初审通过，待复审；“初审未通过” 状态为未通过初审，在初审意见栏内可查询意见；“复审通过” 状态为复审通过，采购员可发送订单；“复审未通过” 状态为未通过复审，在复审意见栏内可查询意见；“发送” 状态为已发出、待配送商接收的采购单； 初审操作界面如下：图18点击可查阅采购单明细，如采购单合格点击，采购单送至复审，如采购单有误可点击，将出现审核意见填写栏，见下图：图19输入意见后点击，初审不通过的计划单被打回，采购员可以查阅到“状态”及初审意见。根据初审意见进行采购单修改再报批。如再次审核合格，原填写的审核意见即消除。4、采购计划复审采购计划复审下单据状态说明: “待审” 状态为等待审核的采购单；“复审通过” 状态为复审通过，采购员可发送订单；“复审未通过” 状态为未通过复审，在复审意见栏内可查询意见；“发送” 状态为已发出、待配送商接收的采购单；复审界面如下。5、采购模板管理用于保存用户经常发送的采购单，编辑好后，以后用户可直接导入采购模板中的数据进行采购，操作界面类似采购单的制作，界面如下图： 6、收货管理医疗机构对配送企业配送的药品进行确认操作单据状态说明：“待接收”状态为医院已发出，但经销商还未接收订单 “已接收/待发货”状态为经销商已接收订单，但未进行配送确认 “已发货/待收货”状态为经销商已配送订单，等待医院收货 “已收货/待付款”状态为医院已收到，等待医院付款 “已付款/付款待确认”状态为医院已付款，等待经销商确认 “拒绝发货”状态为经销商无法供货，拒绝配送订单 “拒绝收货”状态为医院拒绝收货 “拒绝付款”状态为医院拒绝付款 “付款拒绝确认”状态为经销商拒绝确认收款采购员核对收货数量后，同时点击左边复选框的一条或多条，同时进行批量确认收货，如拒绝收货，点击，系统会弹出框7、退货管理医院要进行退货，点击退货管理，如图：点击，选择退货药品对应的采购单，然后只需填写退货单价、退货数量、退货理由，进行确认，退货单形成，如图：然后点击，经过科长审核后，就可把该退货单发出8、退货审核：科长对退货单进行审核，如图：9、付款管理：财务对已收货的药品进行付款，如图：填写发票号后，同时点击左边复选框的一条或多条，同时进行批量付款五、综合查询