电子表格培训讲稿.doc

第一章 电子表格的使用第一节 信息输入电子表格简介：Excel是Microsoft（微软）公司开发研制的电子表格软件，功能非常强大。我们现在常用的是excel2003版。一、认识excel窗口：1、标题栏：电子表格的窗口的最上方有一条蓝色的条形栏称为“标题栏”，标题栏的左端显示现在打开的文件名称。右端显示最小化、最大化、关闭按钮。2、菜单栏：下面一行有文字的栏目称为“菜单栏”，菜单栏里有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助等菜单，每个菜单里还有子栏目。一般常用的有文件、编辑、插入、格式、数据、窗口等。3、工具栏：在菜单栏下面的是 “常用工具栏”和“格式工具栏”。它们可以合并在一个工具条中，也可以独立成行。4、编辑栏：再下面一行为：名称框和编辑栏。名称框中显示的是当前选定的单元格名称或者是选定区域的行列数。如：2RX4C表示这个区域内有2行4列。松开鼠标左键后显示第一个单元格的名称。编辑栏用来输入或编辑单元格或图表的值或公式。也可以显示出活动单元格中使用的常数或公式。5、行号和列号：行号由阿拉伯数字组成，列号由英文字母组成。6、工作区：带有隐形方格的区域成为工作区，鼠标在工作区上会变成空心十字框。7、工作表标签：在工作区的左下方有工作表标签表示为sheet1、sheet2、sheet3，它能反应出当前工作簿由几份工作表组成。8、滚动条：在工作区的右侧和右下方各有一个蓝色的滑块称为滚动条。拖动滚动条可以移动当前显示工作表的位置。9、状态栏。在电子表格窗口的最下方是状态栏。显示有关自行过程在的选定命令或操作信息。10、选定框和填充柄单击任意 一个单元格后，出现一个黑色方框成为选定框，在选定框的右下角有一个黑色的方块，称为当鼠标放到填充柄上会变成十字线。二、了解单元格、工作表和工作簿1、单元格。电子表格的工作区由一个个方格组成，每一个方格都称为一个单元格。电子表格中的最小使用单位是“单元格”，每个单元格都有自己唯一的名称。这个名字是由列和行的字母和数字组成的。比如：电子表格最左上角的第一个单元格的名字是“A1”其他以此类推。2、工作表一个个单元格组成一张表格，我们称这个表格为工作表（sheet）。3、工作簿将多张工作表放在一起，就组成一个工作簿（book），在新建一个文件时，系统为我们的工作簿提供了三张工作表，它们的标签分别为sheet1、sheet2、sheet3，需要时我们还可以添加工作表。任务栏标题栏工具栏菜单栏行号列标活动单元格名称框工作表标签绘图工具栏任务窗口公式编辑框三、电子表格的打开方式1、“开始”“程序”“Microsoft excel”2、双击桌面上的“excel”图标3、单击任务栏中的“excel”图标四、数据的输入1、文本的输入：打开电子表格单击需要输入文字的单元格选择适合自己的输入法输入文字。2、数字输入数字的输入：使用主键盘区的数字键输或者小键盘区数字键输入数字。（注意：数字的输入有两种状态：文本和数值。文本状态的数字是不能参与计算的，只能当作文字使用。）3、电子表格中输入身份证号日常我们在输入身份证号码等长数字串时，电子表格会自动把数字转换成科学计数法显示。并且不能转换，下面前面就来解决这个问题。在输入身份证号码之前，先按单引号键，接着输入身份证号，就不会出现科学计数法的现象了。（或者先选择要输入身份证号的单元格区域，然后在区域内单击右键，选择“设置单元格格式”在出现的单元格格式对话框中的“分类”框中选择“文本”，单击“确定”。再输入数字时就是文本格式，不会变成科学计数法形式了。）4、日期和时间的输入输入日期：可以使用斜杠或连字符来分隔年、月、日。如：2013/4/12、2013-4-12输入时间：输入时间可以使用分号来表示。如：09:20同时输入日期和时间：在一个单元格中同时输入日期和时间，二者时间必须用空格分开。如：2013-4-12 8:30五、数据的修改在输入表格内容的过程中我们难免会出现一些差错。这时候我们可以通过编辑修改功能对表格数据进行修改。1、利用backspace（退格键）修改在输入数据的过程中，如果发现数据错误而且还没有按回车键确认，可以用退格键删除错误的字符，然后输入正确的内容。2、删除数据当单元格或选择区域中的数据不再需要时，可以通过下面的方法删除单击需要删除的单元格，按delete键3、直接覆盖错误内容如果出错单元格内的数据较短是，可以直接输入新的数据将原来的内容覆盖。方法：单击需要修改的单元格，直接输入新的数据，按回车键。4、修改单元格中的部分数据当单元格中的数据内容较多，而需要修改的仅仅是其中的一部分甚至是一个字符时，可以双击要修改的单元格，单元格中出现闪动的插入条光标，将插入条光标移动到需要改动的地方，删除错误的内容，输入正确的内容，按回车键。六、利用公式计算：（注意：在输入公式前一定要进入英文状态并且先输入等号，表示要输入的是公式）。（1）、自定义公式的输入：当我们自己设定一个算式时，只要我们把代数式直接输入到单元格中，然后按“回车键”即可。格式：= “需要的第一个单元格（或常数）”“运算符”“第二个单元格（或常数）”“运算符”“第三个单元格（或常数）”如：=a1+b1+d2-t3+5-8（回车）（2）、输入简单的函数公式：在英文小写状态，在单元格中按函数通式的格式和电子表格的要求直接输入，然后按“回车”键。A、连续求和 格式：函数符号（起始单元格：结束单元格）如：sum（a1：a22）（回车）B、不连续求和 格式：函数符号（起始单元格，需要的单元格，结束单元格）如：=sum（a2，a5，a12）（回车）（3）、复杂公式的输入：有一些情况下，要对表格中的数据进行判断或标注显示，这时可以使用比较复杂的带有语言判断功能的公式。（回车）如：=if（a-10，a-1,0）（含义：如果a-10，则显示a-1的值，否则显示0）七、函数的使用如果要计算的项目很多使用公式比较麻烦，利用函数计算就可以方便地完成计算工作。常用的函数函数名称函数格式函数功能AVERAGEABERAGE(数1，数2)计算参数的平均数SUMSUM（数1，数2）计算一组数值的和COUNTCOUNT（区域1，区域2）计算参数组中数字的个数MAXMAX（数1，数2）求出一组数中的最大值MINMIN（数1，数2）求出一组数中的最小值ABSABS(数)求出一个数的绝对值INTINT(数)求出一个比参数值小的最大整数ROUNDROUND（数，位数）按指定位数四舍五入PRODUCTPRODUCT(数1，数2)计算一组数值的积当堂练习：1、打开电子表格，在表格中建立一个小组学生名单第一组第二组第三组第四组第五组曹达成程成方昊高娜娜何晓乐常忠娇丁驰方添高天炅洪毅陈杰董智锐冯德飞葛礼响胡田静陈亚楠杜为林冯华好葛伟伟黄晟昊然后把这个表格改名为练习1，保存在以自己名字命名的文件夹中。2、在电子表格中输入考生成绩单：总序学校代码编号考试证号姓名语文数学3006261626101秦俊66 78 3007262626102杨进71 75 3008263626103陈开云64 79 3009264626104陈梅91 87 3010265626105黄红79 65 3、在电子表格中输入公式：姓名语文数学政治英语化学文科总分秦俊66 78 889989杨进71 75 568567陈开云64 79 857686陈梅91 87 985879黄红79 65 876791（注：语文、政治、英语为文科科目）4、计算上题中单科总成绩。5、计算每个同学的平均分，并把平均分60分以上的（含60分）的标注为合格，其他显示不合格姓名语文数学政治英语化学平均分是否合格秦俊66 78 889989杨进744566467陈开云64 79 857686陈梅91 87 985879黄红79 65 876791第二节 单元格属性的设置与自动填充功能一、单元格属性的设置1、选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格格式的多种选项，来定义单元格的不同数据格式。如果直接输入，“001”中的前两个“0”会被忽略掉。因为此类数据已经不是数字，这时需要先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“001”。2、为表格添加边框选择要添加边框的区域，在区域内单击鼠标右键，在出现的列表中选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“边框”标签，在出现的页面中单击“外边框”和“内部”两个按钮。如果没有其它要求，单击“确定”。二、自动填充功能在工作表的使用过程中，我们经常会用到一些有规律的排列的数据。电子表格可以找出这节数据之间的变化规律，并依据这个规律在一行或一列中的其它单元格中将此数据依次排列下去，这样可以大大节省输入时间。（一）、选定1、选定单个单元格将鼠标光标移动到需要的单元格，单击鼠标该单元格出现黑框，即被设置为当前单元格。2、选定一个连续的单元格区域将鼠标光标放在要选定区域的第一个单元格上，按住鼠标左键拖动鼠标到最后一个单元格上放开鼠标，该区域变为高亮（蓝色），表示被选定。3、选择不连续的单元格区域单击要选定区域的第一个单元格，按住ctrl键不放，依次单击需要的单元格，松开鼠标。4、选定整行或整列在需要行或列上拖动鼠标，按住ctrl键不放，再在其它行或列上需要的区域拖动鼠标，使所有需要的区域都显示为高亮（蓝色），松开鼠标左键。5、选定整个工作表行号按钮与列号按钮在工作表的左上角相交处，有一个灰色的按钮，叫做“全选”。点击该按钮，你可以选定整个工作表。6、取消选定选定一个单元格或区域后，只要在选定区域以外的任意单元格上单击鼠标，则原来的选定被取消。取消选定后，原来高亮显示的表格区域恢复正常显示。（二）、自动填充相同的数据如果要我许多单元格输入同一个数据，可以用自动填充功能来完成，这种操作也称为单元格复制。在当前单元格中输入需要的数据， 把鼠标移动到填充柄，当鼠标变成十字线时，按住鼠标左键上下或左右拖动到需要复制的最后一个单元格，松开鼠标左键。（三）、自动填充有规律排列的数据在当前单元格中输入第一个数据，在下一个单元格中输入有一定规律的第二个数据，选定这两个数据，把鼠标放到自动填充柄上，拖动鼠标到需要的区域，松开鼠标左键。第三节 表格的调整一、单元格的合并选择要合并的单元格，单击工具栏上的“合并及居中”按钮。二、表格行列宽度调整1、拖动法：单击需要调整的行号或列号，把鼠标移动到该行的下端边线或列的右端边线，当鼠标变成夹子形状时，按住鼠标左键，拖动到需要的大小。2、双击法：单击需要调整的行号或列号，把鼠标移动到该行的下端边线或列的右端边线，当鼠标变成夹子形状时，双击鼠标，课根据数据的大小自动调整行高和列宽。3、设置法：选定所要改变的区域，单击菜单栏的格式，选择行行高输入适当的值确定。用同样的方法设置列宽。4、对于需要特定列宽的工作表，可以先从其他工作表中复制含有特定列宽的单元格，再选定要设置列宽的单元格，然后单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，工作表中就会出现“粘贴”智能标记，单击该智能标记的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“保留源列宽”选项，就可以实现从其他工作表中粘贴信息而不丢失该格式。三、插入行或列插入行 在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令插入列 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令删除行、列 在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。四、调整文字的大小选定所要调整文字的区域，单击格式栏中的字体列表，选择需要的字体。五、设定对齐方式1、简单设置对齐方式选择要对齐的数据区域，单击格式栏中的对齐方式按钮。2、选择需要对其的数据区域，在选定区域单击鼠标右键，在弹出的列表中选择“设置单元格格式”“对齐”选择行、列对齐方式“确定”。六、窗口的冻结如果工作表中的内容很多，我们在查看后面的数据时无法看到前面的信息，此时，我们可以通过冻结和拆分窗口来实现既可以查看科目有可以查看后面的数据。1、冻结窗口：选择需要固定单元格的区域中最后一个单元格，单击菜单栏中“窗口”“冻结窗格”。单元格此前面区域的数据将被冻结不能移动。2、拆分窗口：当需要查看数据较多的工作表，并且需要同时查看前后数据时，可以使用拆分窗口的方法。选定工作区中间行的第一个单元格，单击菜单栏中“窗口”在下拉列表中选择“拆分”。这时窗口将被分为上下两个部分，可以同时显示一个工作表的任意部分。第四节 数据的调整一、排序1、简单排序：在工作表中，单击需要排序的项目名称，单击工具栏上的升序或降序按钮，就可以实现排序。2、标准排序：选择需要排序的区域，单击菜单栏中的“数据”选项，在弹出的对话框中的主关键字框中选择需要排序的项目，选择右边的排序方式，单击“我的数据区域”下方的“选项”按钮，在弹出的“排序选项”对话框中选择排序方向和方法，单击“确定”。二、数据的复制、移动1、数据的复制与粘贴选定要复制的区域，单击菜单栏中的“编辑”选择“复制”（也可以在选定区域内按鼠标右键，选择复制），在需要粘贴的区域单击单元格，单击菜单栏中的“编辑”选择“粘贴”（也可以在选定的区域内按鼠标右键选择粘贴）。注意：在复制粘贴时，不要去掉复制后原区域出现的虚线框，否则不能复制。2、数据的移动选定要移动的区域，单击菜单栏中的“编辑”选择“剪切”（也可以在选定区域内按鼠标右键，选择剪切），在需要粘贴的区域单击单元格，单击菜单栏中的“编辑”选择“粘贴”（也可以在选定的区域内按鼠标右键选择粘贴）。注意：在移动数据时，不要去掉剪切后原区域出现的虚线框，否则不能移动数据。3、公式的复制与粘贴复制公式时需要使用选择性粘贴功能。选择需要复制或移动的公式区域，在区域内单击鼠标右键，选择复制（移动），在目标区域，单击首个单元格，按鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在根据需要选择需要粘贴的项目。具体需要见图。三、查找和替换有时需要在工作表中查找一个数据或者用新数据替换原有的数据，我们可以利用查找或替换功能来进行。打开需要的工作表，单击编辑选择查找（替换）在弹出的对话框中“查找内容”栏中输入要查找的内容（区分大小写），在替换栏输入需要更正的内容。根据需要选择（查找下一个或全部查找）全部替换或替换下一个。四、使用条件格式如果我们想要把工作表中的数据按条件区分出来很麻烦，如果使用条件格式完成比较简单。选定要按条件区分的区域，单击菜单栏中格式按钮，选择“条件格式”在弹出的对话框中根据需要选择项目、关系、添加条件。单击“格式”，在弹出的格式对话框中选择需要的格式（格式框中会显示格式示例），单击确定。符合条件的项目会按格式的要求发生改变。第五节 工作表的操作一、切换工作表单击窗口右下方的工作表名称（sheet），所按下标签的工作表成为当前工作表。二、给工作表改名双击工作表标签，使工作表标签变为反显，选择合适的输入法，输入新的名称，按回车键（或单击用鼠标单击窗口其它位置）。三、移动工作表用鼠标单击所要移动的工作表标签，按住鼠标左键拖动到需要的标签位置，放开鼠标左键。四、复制工作表单击原工作表标签，按鼠标右键，在弹出的列表中选择“移动或复制工作表”，选定目标工作簿及工作表，勾选“建立副本”，单击“确定”。五、添加工作表在工作表标签处按鼠标右键，在弹出的列表中选择“插入”“工作表”“确定”。六、删除工作表在需要删除的工作表标签上按鼠标右键，在弹出的列表中选择“删除”。七、使用批注由于工作需要我们有时需要对工作表上的单元格进行注释，只要将鼠标停留在单元格上，就可以看到相应的批注，如果需要还可以查看所有批注。1、添加批注打开工作表，选择需要批注的单元格，单击菜单栏中的插入，选择“批注”，在弹出的文字框中输入需要的注释。单击回车（或鼠标单击其它位置）。2、编辑批注在需要编辑的带有批注的单元格上，按鼠标右键，在弹出的列表中选择“编辑批注”，命令，此时批注文本框处于被编辑状态，可以进行文字编辑。编辑完成后按回车键或鼠标单击其它位置3、显示批注（1）显示一个批注一般批注处于隐藏状态，当鼠标指向该单元格是才显示批注。如果需要固定显示，则在单元格上按鼠标右键，在弹出的列表中选择“显示/隐藏批注”。（2）显示全部批注如果需要显示全部批注，单击菜单栏视图按钮，在下拉列表中选择“批注”，则全部批注同时显示，再次单击此命令则全部隐藏。4、删除批注（1）删除一个批注右击需要删除批注的单元格，在弹出了列表中选择“删除批注”。（2）删除所有批注选定需要删除批注的单元格区域，按鼠标右键，在弹出的列表中选择“删除批注”。八、统计图表1、插入图表（1）单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，在弹出的“图表向导-图表类型”对话框中选择一种图表类型，单击“下一步”按钮，单击数据区域右侧的按钮，在工作区选择数据源区域，单击“数据区域”对话框中的“关闭”按钮，单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中的“图表标题”栏中输入图表标题，单击下一步，再单击“完成”按钮。（2）也可以先选中需要使用统计图表的区域，选择“插入”“图表”选择图表样式等项目“下一步”完成。2、移动图表讲鼠标箭头指到图表的空白位置，按下鼠标左键拖动，到达合适的位置后，放开鼠标左键。3、编辑图表（1）使用图表工具栏编辑A、打开图表工具栏打开“视图”菜单，选择“工具栏”在出现的菜单中选择“图表”。按列按行图表类型图表区格式B、使用图表工具逆时针倾斜顺时针倾斜图表对象数据表图例（2）使用鼠标右键使用鼠标右键单击需要改动的图表部分，在弹出的列表中选择需要的项目，根据需要进行修改。图表类型：可以更改图表类型（柱形、饼形等）数据源：可以增加或更改数据区域。图表选项：标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表坐标轴格式（右击坐标附近）：包含：图案、刻度、字体、数字、对齐。（在哪个坐标附近显示哪个坐标的信息）数据系列格式（右击图表图形）：勾选“值”，可以在图形中显示具体数值。九、筛选1、自动筛选自动筛选步骤： 选定数据区域单击“数据”菜单“筛选”标签“自动筛选”。此时，每个字段标题旁边都增加了一个下拉箭头，在相应的字段旁边单击下拉箭头，选择“自定义”命令，弹出“自定义自动筛选”对话框，在对话框中输入筛选条件，并选择逻辑运算符，确定即可。 注意：筛选中涉及两个条件的情况可以使用筛选对话框中的第二个条件框。如要还原，只需在“数据”菜单的“筛选”命令下，选择“全部显示”命令，可恢复数据表原样。2、解除筛选：选定带有自动筛选标记的单元格，单击“数据”去掉“自动筛选”前面的对号标记。当堂练习二：1、请筛选出总成绩小于等于500分的名单。（见练习题四）2、作出全部同学的柱形成绩分析图。（见练习五）第六节 页面的设置和打印一、设置页面和页边距页面设置是指先对打印参数进行设置或改变，打印工作表时会按照新的设置进行打印。选择“文件”“页面设置”，根据需要选择和调整“方向、页边距（根据教育局上报文件的格式要求进行）等选择，最后单击确定。二、设置页眉和页脚页眉和页脚都不属于工作表的正文，但他们可以在打印时出现在打印页的页面上。在页面设置的过程中，在页面设置对话框中有一项“页眉/页脚”标签，点击这个标签，就会出现页眉/页脚对话框，根据需要设置页眉和页脚。最后单击“确定”按钮。三、打印1、打印预览选择需要预览的工作表，单击常用工具栏的打印预览按钮，可出现打印预览界面。2、整篇打印预览无误后，保持好文件，单击常用工具栏中的“打印”按钮，单击确定。即可开始打印。3、选择打印打开“文件”带的，选择“打印”命令，出现“打印内容对话框”，根据需要选择全部、 “由页至页”，以及下面的选定区域、整个工作表、选定工作表。单击确定。第七节 电子表格的错误提示如果你操作出现错误，可能会出席那如下警告提示错误信息信息含义解决办法#输入到单元格中的数字太长或结果太长适当增加列的宽度#DIV/0!当公式除以一个含有0的值或一个空的单元格（零作除数）修改单元格引用或者在用做除数的单元格中输入不为零的值。#N/A在函数和公式中没有可用的数值时在等待数据的单元格内填充上数据。#NAME?公式中使用了电子表格不能识别的文本。确认使用的名称确实存在，添加或更改错误名称。#NULL!当你该用逗号将函数所用的单元格地址分开时，你却用了空格。如果使用两个不相交的区域，使用合并运算符。#NUM!当电子表格公式中遇到数字问题，就会出现这个提示。检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。#RFF！当单元格引用无效时。更改公式，如是粘贴和删除之后，立即单击撤销，以恢复工作表中个单元格。#VALUE!当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公式时。确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认引用的单元格所包含均为有效的数值。第二章 文字处理第一节 输入文档教育局要求上报的文字材料使用Microsoft word（蓝色W图标）软件制作文档。不能使用“金山WPS”或“Microsoft word 2007”（蓝色W）格式（扩展名为.docx四个字母的）如果使用word2007制作文档，在保存时必须保存为word2003格式文档（扩展名为.doc）。一、文档的基本编辑1、文本的选定用鼠标在要复制的文字上拖动（使文字变为反显），称为选定，为以后的操作做准备。2、文档的复制与粘贴然后在选定的文字上单击鼠标右键，选择“复制”（剪切），在需要的位置上单击鼠标，使需要插入文字的地方出现插入条光标（闪动的黑色竖线），然后单击鼠标右键，选择“粘贴”。3、特殊符号的使用在选择输入法时，会在右下角出现输入法工具栏。右键单击小键盘按钮，选择“特殊符号”，在出现的软键盘上选择需要的符号，使用结束后，再次单击小键盘按钮，软键盘消失。二、文档的排版1、设定文字的字体和大小首先选定全部文本。（拖动选定或使用编辑全选命令）。其次选择格式栏中的字体、字号栏右侧的倒三角，选择需要的字体和字号。如果需要的字体字号栏中没有，可以直接在字号栏中输入需要的字号，单击回车键。2、首行缩进选择需要排版的文字或段落以及整个文档，选择“格式”“段落”在弹出的的对话框中，把“首行缩进”项选择为“2字符”（或手工输入“2字符”字样），单击“确定”。3、设置行间距、段间距选择“编辑”“全选”“格式”“段落”在弹出的对话框中的行间距选择为“单倍行间距”或者选择“固定值”，然后再在右侧的框中输入需要的磅值“确定”。4、文字的排布选择需要的文字，单击格式栏中“左对齐”“居中”“右对齐”“分散对齐”等按钮中的一个，选择需要的文字排布样式。三、文档的页面设置和打印一篇文档输入编辑完毕，我们要对页面进行设置。选择“文件”“页面设置”根据需要选择边距、方向等。上报教育局的电子文档有固定要求：1、如无特殊要求，一律设置成A4纸张，所有图文颜色均为黑色，不需格外加封皮、封底。2、页边距上、下均为3.5cm，左右为3.0 cm，行间距设置为2530磅，默认字间距；正文标题排布在文档上部居中，使用2号宋体，加粗；附标题使用3号楷体；一级标题使用3号黑体，独立成段；二级标题使用3号楷体；3级标题使用3号仿宋体加粗；正文使用3号仿宋体；页码居中，并使用阿拉伯数字表示，不需修饰；四、图文混排1、插入图片在需要插入图片的地方单击鼠标，出现插入条光标，选择“插入”“图片”“来自文件”，在弹出的对话框中选择要插入的文件，单击“插入”按钮。2、调整图片大小：单击图片，在图片的四周会出现八个小方点，把鼠标移动到方点上，拖动鼠标，使图片放缩到合适大小，松开鼠标左键。（拖动角上的控制柄，只改变大小不改变比例；拖动四边的控制柄，改变图片的比例。）3、设置图片的板式：双击图片，弹出的对话框中选择“板式”标签，其中有五种板式可供选择：嵌入型、四周型、紧密型、衬于文字下方、负于文字上方。根据需要选择。第二节 教育局文档要求以电子文件方式上交的文件需按以下规定执行：勃利县教育局关于规范系统内部文件格式的规定：为规范系统内部文件的传输、使用，教育局规定，教育系统内部上交材料、电子文档的排格式一律执行下列标准：1、文本文档使用word文档，各类表格使用Exsel；2、如无特殊要求，一律设置成A4纸张，所有图文颜色均为黑色，不需格外加封皮、封底。接收到的电子表格，除正常填表外，不许做任何形式的修改；3、页边距上、下均为3.5cm，左右为3.0 cm，行间距设置为2530磅，默认字间距；4、正文标题排布在文档上部居中，使用2号宋体，加粗；附标题使用3号楷体；正文使用3号仿宋体；一级标题使用3号黑体，独立成段；二级标题使用3号楷体；3级标题使用3号仿宋体加粗；5、页码居中，并使用阿拉伯数字表示，不需修饰；6、党委要求上报的材料需加盖党支部章，其他行政材料需加盖单位公章；7、左侧装订，不掉页。8、版面干净平整无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，字面不花。第三章 网络网络为我们传输文件提供了及时方便的途径，但是我们在日常的工作中，传输的文件经常存在一些错误，我们现在从三方面研究。第一节 校校通校校通时育龙网为我们提供的信息交流平台。它需要专门的用户名和密码才能登陆。一、登录首先打开网页，在地址栏输入：，单击“刷新”按钮。在打开的新网页中选择“中小学校校通工程登陆口”，进入登陆界面，在适当的位置选择身份、输入：学校代码用户名、密码，单击“登陆”。二、收文在打开的学校界面中单击“办公自动化管理”前的加号，在展开的列表里单击“收发文管理”，在出现的下级列表中单击“收文”。在打开的列表里，选择需要查看的文件，在文件的下方有一组蓝色的数字，为文件所携带的附件，需要下载下来。单击这组蓝色的数字，电脑窗口会弹出下载框（或者迅雷下载口），看清文件将要保存的位置，单击保存。三、签字各位领导，建议在查看文件后要养成签字的习惯。这样发文单位才能知道你是否是本人查看了这份文件。因为只要有人查看了文件，发文的提示栏就会显示，此文档已查看，而查看人又没有及时通知你，这样就会出现文件漏发。如果签字就可以避免文件漏发，没签字的发文单位会及时打电话与各个学校联系。四、发文有时局里的文件要求用校校通上报。（教育局文件中要求原路返回的）。发文时，在进入到学校管理页面后的“办公自动化管理”目录下，单击“发文”，在弹出的窗口上方选择新建，单击“所属教育局”按钮，在弹出的对话框中选择要上报文件的部门，如果部门不止一个，可以同时选择。选择完成后，单击上方的“添加”按钮，和“确定”按钮，填写标题栏、主送机关栏、正文，如果有文件需要挂附件，单击附件栏后方的“浏览”按钮，通过查找，选定需要挂带的文件，单击打开（此时文件的路径名称会出现在附件栏中），最后单击“发送”。（校校通每次只能发送一份附件，如果附件较多，需要打包挂带）。第二节 QQ一、申请QQ号通过网络、电话等途径可以申请到以一组数字组成的QQ号，这是我们联系的基础。二、添加好友首先在自己的电脑中安装QQ软件，输入自己的QQ号和密码，登陆后，在QQ界面的下方有一个“查找”按钮，按下后会出现查找对话框，在上面选择“精确查找”，在相应的位置输入对方的QQ号或QQ群号，单击“查找”按钮，就可以的显示出对方的QQ信息，选择对方信息右侧的“加号”按钮，加对方为好友。同时允许对方加自己为好友。如果对方需要审核，要等待对方审核后才能加上好友，如果对方暂时没有时间，需要等待。三、创建QQ群自己的QQ，具有一个太阳的等级后就可以建立属于自己的QQ群了。在QQ窗口的上方有一个两个头像的按钮，单击后会出现群窗口。在群窗口中选择“新建”，“创建群”，填写相关的信息，单击“下一步”最后单击“确定”。四、及时交流在QQ中可以及时交流，及时交流的方式有：视频、音频、文字、文件、讨论组、远程协助。视频和音频交流需要对方接受确认。文字不受限制，甚至可以在对方不在线时给对方留言。发送文件分两种：发送在线文件和发送离线文件发送在线文件需要收发双方同时在线，一方发送一方同时接收。优点：可以发送较大的文件，而且可以知道对方的接收情况。发送离线文件的优点是对方不在线时也可以发送，离线文件服务器可以为我们保存7天，到期后文件会删除。缺点是：不知道对方是否已经收到。五、留言在对方不在线时，给对方发送的文字信息。对方在上线时会看到这些信息。六、下载文件对方发送文件后，在接收方上线后或交谈中，窗口的右侧会出现下载提示，这时我们不要忙于单击“下载”按钮，而是要单击“另存为”按钮，因为我们要明确文件保存到什么位置。单击“另存为”按钮后，我们可以根据需要选择自己合适的位置保存文件。七、发送文件发送文件时，我们要打开与对方的对话窗口（在qq窗口中，双击对方的头像），在打开的窗口上方，单击“发送文件”按钮，选择需要的发送方式（发送文件、发送离线文件），在弹出的对话框中选择要发送的文件（此文件一定要关闭，否则不能发送），单击“发送”按钮。八、在群共享中下载或发送文件。1、下载进入qq群，单击“群共享”按钮，在新窗口右侧有群共享列表，把鼠标 指向需要的文件，文件的右侧会出现下载按钮，把鼠标移动到下载按钮上，单击左键，在弹出的对话框中选择要保存文件的空间，单击“保存”。2、上传进入qq群，单击“群共享”按钮，在新窗口右侧有群共享列表，在列表的左上方有“上传文件按钮”，单击按钮右侧的倒三角，打开列表，根据需要选择“上传临时文件”还是“上传永久文件”。在弹出的对话框中找到并选择要上传的文件，单击“打开”按钮。第三节 使用邮箱收发文件使用电子邮箱收发文件不受文件格式的限制，收发文件的体积较大，灵活方便。用电子邮箱收发文件时，首先需要打开自己的邮箱，(如果没有建议申请163的免费邮箱