职位说明书-bgs行政文秘.doc

职位说明及工作标准制定表部门名称办公室职位名称行政文秘职位等级基层职位编号本部门最佳编制人员数4人本部门实际在职人员数4人本职位最佳编制人员数1人本职位实际在职人员数1人对内经常需要协调的部门公司所有部门、项目部对外经常需要协调的机构邮电局、市建委、区建设局、报社、办公用品批发商店该职位可能轮换的岗位以及可能升迁的职位？可轮换的岗位：档案员、总经理秘书可能升迁的职位：办公室主任本部门组织结构及人员编制图（请将该职位所在位置加粗倾斜）办公室主任一名行政文秘一名档案员一名总经理秘书一名岗位概述 为强加公司对内对外的沟通与协调，使公司行政规范化而设立本岗位，主要负责公司的信息化建设、日常办公管理、文件管理、文书处理、办公用品的购置管理与发放等，以提高公司日常办公效率，提升企业形象。岗 位 工 作 职 责 及 应 达 到 的 要 求序号 工 作 职 责 及 要 达 到 的 要 求1、 文字处理、电脑维护、无纸信息化及公司网站更新（如发布通知、会议纪要、每周计划等文件资料）2、 房地产合同、认购书、借款协议书的保管、分发复印件、借阅、归档。3、 协助起草日常文件、活动方案，汇报活动情况。熟悉公文格式。4、 负责公司办公用品的计划申报、采购、保管和领用登记工作。5、 传真、复印、电话的管理。6、 公司会议组织安排工作、会议通知、会议室的管理。7、 报纸、杂志的订阅、发放。信笺（汇款单、挂号信、包裹、快件）的盖章、登记、收发。8、 协助食堂管理工作。9、 协助领导处理好办公室各项日常事务。10、上级交办的其它事项。备注：岗位职责和应达到的要求如果内容太多，此表容不下，可加附页。人 员 资 格 要 求学历、专业、职称、岗位证书要求大专以上学历、中文、文秘或相关专业，秘书资格证书思想素质要求1、 敬业爱岗，具有高度的集体荣誉感和责任感。2、 任劳任怨，具有良好的服务意识与参与意识。3、 对企业忠诚，能保守企业机密4、 具有一定的创新精神。能力素质要求1、 具有良好的口头和书面表达能力以及极强的公文写作能力。2、 具有一定的分析、判断、决策及应变能力。3、 具有良好的组织协调能力。业务素质要求1、熟练掌握文件的整理分类、处理和保管能力。2、精通各种文体写作。3、能熟练应用PHOTOSHOP/FRONTPAGE/FLASH/WORD/EXCEL等软件，熟悉INTERNET网络知识；4、 了解常用的社会礼仪规范。5、 熟练掌握电脑操作及其他办公室自动化设备。身体素质要求身体健康其他特殊要求无经验要求刚毕业的学生，要完全胜任该职位大约需工作多长时间？一年从事与之相关的岗位或低一级岗位的人员，要完全胜任该职位大约需要工作多长时间？半年该职位的工作环境如何，需用何种特殊设备？现代办公设备自动化该职位的工作时间正常与否，需要经常加班吗？基本正常该职位需要经常接受的培训？1、电脑培训；2、档案管理培训；3、秘书专业培训；4、沟通协调培训。工作标准的制定任务名称： 报纸杂志信笺管理，对应岗位职责编号 。详细步骤：1、 报纸、杂志的申购计划、订阅。2、 报纸领取、发放。3、 杂志的领取、登记、发放、签收。4、 汇款单、挂号信、包裹、快件的领取、盖章、登记、发放。5、 邮票、信封、快件的购买、保管。6、 报纸的整理，存档，利用。流程图：申购计划登记盖章领取订阅发放任务名称：信息化管理，对应岗位职责编号 。详细步骤：1、 打字，排版，电脑维护。2、 设置加密共享文件夹，整理红头文件、通知、会议纪要、每周计划等文件资料，并发布到公司网站。3、 及时更新信息，使信息在公司内部传输畅通。流程图：文字处理整理发布及时更新 上 级 意 见直接上级确认符合事实后，签名： 时间：（如不符合，请在下面空格说明，并更正） 工作标准的制定任务名称： 合同（认购协议、借款协议）管理制度，对应岗位职责编号 。详细步骤： 1、 签收：拆封后先核对发文单位，清点份数、附件后方能签字。2、 登记：在收文簿上登记。3、 分发：一式五份的复印件，直接送到有关个人或部门，填写“发文簿”。4、 存档：按车位、店面、住房（几号几楼几室房）的顺序从新整理、存档。5、 借阅：办理登记。流程图：登记借阅签收分发存档任务名称： 办公用品领用 ，对应岗位职责编号 。详细步骤： 1、 申购计划：根据公司日常需要及各部门专用办公用品计划汇总形成统一计划。2、 购买：根据计划向器材部指定的供应商购买。3、 领用：每月5-10日为统一领用时间，并按限额领用规定核实后方可领用并登记。4、 汇总：每月底将各部门领用情况分别汇总出来，并计入各部门的成本。流程图：购买领用登记汇总申购计划上 级 意 见直接上级确认符合事实后，签名： 时间：（如不符合，请在下面空格说明，并更正） 工作标准的制定任务名称： 会议室和资料室管理 ，对应岗位职责编号 。详细步骤： 1、 会议通知：除公司每周一、周六上午8：00召开的办公例会外（不开才要另行通知），其他会议均需提前三天申请，统一管理、调配，超过一个部门参与的会议，均需填写会议通知，由办公室打印，上传至公司网络并填写会议室墙外的白板。2、 会议室资料室钥匙保管：其他人员不得擅自使用会议室、资料室钥匙，需经批准才可使用。3、 会前准备：提供会议所需要的材料、设备等。整理会议室。4、 会后管理：监督会议组织者或记录人随手关门、窗、灯和空调。流程图：填写白板会议申请会议通知会议安排会后管理会前准备任务名称： 复印工作 ，对应岗位职责编号 。详细步骤： 1、 复印申请：与公司业务有关的文字材料，可交办公室复印，超过200份需主管签字。2、 复印：一般由办公室人员复印，特殊情况或大量复印允许申请人员复印，一般情况下均为双面复印。3、 登记：复印完后需办理登记手续。4、 统计：每月底将各部门复印情况统计出来报总经理室，并计入各部门成本。流程图：登记统计复印复印申请上 级 意 见直接上级确认符合事实后，签名： 时间：（如不符合，请在下面空格说明，并更正） 工作任务及关键考核指标工作任务(按所占时间多寡从上至下排列)1、 信息化管理2、 报纸杂志信笺管理3、 办公用品领用4、 会议