行政部运营手册.doc

目录第一章 岗位职责和工作内容1、 行政总监岗位职责-（3）2、 行政经理岗位职责-（4）3、 行政专员岗位职责-（5）4、 行政秘书岗位职责-（6）5、 后勤主管岗位职责-（7）6、 司机岗位职责-（8）第二章 工作流程与制度一、工作流程1、文件收发-（9）2、档案管理-（10）3、印章管理-（11）4、办公制度制定-（12）5、行政事务处理-（14）6、行政经费预算-（15）7、行政经费控制-（17）8、会议管理-（18）9、活动组织-（19）10、接待管理-（20）11、宿舍管理-（21）12、车辆管理-（22）13、司机出车-（23）二、现行制度1、文书管理规定-（24）2、档案管理制度-（32）3、宿舍管理制度-（34）4、车辆管理制度-（36）5、办公室准则-（38）6、办公室奖惩制度-（40）7、值班经理制度-（42）8、办公室会务组织管理规定-（44）第三章 表格与单据1、酒店司机每日工作安排表-（46）2、酒店司机出车工作安排表-（47）3、酒 店 车 辆 请 修 单-（48）4、总值经理排班表-（49）5、公文呈报表-（50）6、合同审批表-（51）7、文 件 办 理 表-（52）8、公章使用申请表-（53）9、已批文件下发登记表-（54）10、档案借阅登记表-（55）11、固定资产验收单-（56）12、固定资产调拨单-（57）13、固定资产报修单-（58）14、固定资产报废单-（59）第一章 岗位职责和工作内容一、 行政总监岗位职责（编号：DT-EXE-001）直属上级 副总经理直属下级 行政经理、人事经理、保安经理、工程经理岗位职责范围1、 规范制度管理2、 行政事务处理3、 下属人员管理工作内容1、 参与制定酒店年度管理费用总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算。2、 审核人力资源、行政办公、后勤总务、安全保卫、公关、工程技术等行政管理相关规章制度。3、 审核人事、行政、办公、总务、安全、公关、技术功能年度计划和各类方案。4、 审核行政管理方针、措施和分管部门的工作细则。5、 负责重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施，在上级的安排下代表酒店参加重大活动。6、 负责酒店法律事务的组织工作，指导、监督、检查酒店保密工作的执行，负责重大突发行政事件的调查和处理。7、 定期对下属部门的工作进行检查并提出改进意见和要求，指导酒店后勤工作的开展。8、 负责分管部门经理考核和各分管部门主管考核结果的审核。9、 组织分管部门和人员绩效考核工作的实施，处理分管部门人员的考核申诉。二、 行政经理岗位职责（编号：DT-EXE-002）直属上级 行政总监直属下级 行政专员、后勤主管、行政秘书岗位职责范围1、 制度规范建设2、 行政事务管理3、 公共关系管理4、 文书档案管理5、 后勤总务管理6、 下属人员管理工作内容1、 制定和维护酒店各项通用管理制度，组织各部门制订和完善管理流程。2、 制定办公、行政、总务、公关等功能的年度计划。3、 制定部门工作细则，组织制定酒店年度、季度、月度、周工作计划。4、 负责酒店值班工作安排和协调。5、 主持召开酒店及部门的各类会议。6、 签批酒店内部各类行文的办理意见，督导酒店档案管理工作。7、 负责印章管理和文件用印管理工作。8、 负责重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施。9、 负责酒店突发公关危机的调查和处理。10、 负责酒店各类责任目标的督察、协调、反馈和考核。11、 督导酒店后勤和总务工作。12、 负责组织开展部门培训工作。13、 负责部门主管考核和各主管对下属考核结果的审核。14、 负责部门的成本管理工作。15、 组织行政人员的绩效考核过程，协助行政总监处理绩效考核的申诉。三、 行政专员岗位职责（编号：DT-EXE-003）直属上级 行政部经理岗位职责范围1、 协助管理制度建设2、 行政事务管理3、 公关关系管理工作内容1、 协助拟订酒店各项通用管理制度，协助各部门制订和完善管理流程。2、 协助制定办公、行政、总务、公关等功能的年度计划。3、 协助制定部门工作细则，协助制定酒店年度、季度、月度、周工作计划。4、 负责酒店经理值班、节假日值班安排。5、 负责酒店报刊的征订工作。6、 负责组织副总办公会议、部门内部会议的召开及会议决议的跟踪落实。7、 负责酒店及本部门行政管理费用的预算、决算草案编制工作。8、 负责酒店各类证照、批复的申办、保管、变更、年审及注销工作。9、 负责组织开展酒店工会、团委、义工组等相关社团工作及活动。10、 负责组织开展政府举办的酒店各项创优、评优工作。11、 协助做好酒店内外关系协调。12、 协助重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施。13、 负责组织酒店质检工作。14、 负责组织酒店信息收集和信息调研工作的开展。15、 完成上级安排的其他工作任务。四、 行政秘书岗位职责（编号：DT-EXE-004）直属上级 行政部经理岗位职责范围1、 文书档案管理2、 会务组织管理3、 事务协调处理4、 领导秘书服务工作内容1、 负责起草以总经理或总经办名义发出的各类公文。2、 负责起草以酒店名义发出的各类对外公文、信件。3、 负责撰写酒店总经理、副总经理参加各类活动的发言稿。4、 协助拟定酒店各类经营管理方案和年度总结计划。5、 负责酒店外部来文、内部呈文、发文等各种行文处理工作。6、 负责酒店及总经理信函、信件的接收处理工作。7、 负责酒店文件的打印、复印和装订工作。8、 负责酒店文件的汇总、整理、编号和归档管理工作。9、 负责总经理召开的各种会议的组织工作及会议决议的跟踪落实工作。10、 负责总经理召开各种会议的会议纪要整理工作。11、 负责酒店用印工作。12、 负责根据总经理的工作目标指令，协调跨部门推进的各项工作。13、 负责收集和处理同行和市场信息，为总经理决策提供参谋建议。14、 负责提供总经理日常秘书服务工作。15、 完成上级安排的其他工作任务。五、 后勤主管岗位职责（编号：DT-EXE-005）直属上级 行政部经理直属下级 司机岗位职责范围1、 后勤制度建设2、 员工后勤管理3、 总务工作管理4、 下属人员管理工作内容1、 协助员工宿舍、食堂、办公、车辆、资产等后勤总务管理制度，负责后勤管理制度的监督、落实。2、 负责员工食宿安排及员工宿舍、食堂的环境、卫生、纪律等相关管理工作。3、 负责员工食宿费用的预算、结算工作。4、 负责酒店车辆的调配安排。5、 负责编制车辆年度、月度维修保养计划，组织开展车辆的定期维护、保养。6、 负责酒店车辆年检、保险、税费等相关手续的组织办理。7、 负责组织酒店车辆费用的预算、结算工作。8、 负责车辆事故的处理，开展事故原因的调查工作。9、 负责组织落实酒店办公公共环境卫生工作及节能工作。10、 负责酒店办公设施设备的申购、配置及维护保养工作。11、 负责酒店办公电话费用的统计管理工作。12、 负责酒店固定资产及低值易耗品的管理工作。13、 负责酒店经营临时所需的人力、物资调配工作。14、 负责对司机进行培训、考核。15、 完成上级安排的其他工作任务。六、 司机岗位职责（编号：DT-EXE-006）直属上级 后勤主管岗位职责范围1、 提供出车服务2、 车辆性能维护工作内容1、 负责提供酒店内部公务用车服务和客人租车服务。2、 协助前厅部提供主楼与附楼之间的摆渡车服务。3、 负责定期对车辆性能进行检查和维护保养工作。4、 负责酒店领导车辆的检查、保洁和维护保养工作。5、 负责掌握车辆维修保养的业务知识，对车辆的一般鼓掌能快速分析、判断并及时排除。6、 负责了解当地交通管理政策法规和事故处理的业务知识，熟悉当地道路、交通、气象情况。7、 执行酒店车辆安全管理制度，确保车辆无碰撞、无刮花、无损坏。8、 负责协调保险公司、维修厂处理和解决交通事故。9、 负责监督车辆日常维修工作。10、 负责按要求做好车辆行驶记录、费用登记申报工作。11、 协助上级办理车辆相关手续。12、 完成上级安排的其他工作任务。第一章 工作流程与制度一、工作流程政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-001文件收发步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1收文处理l 收到文件后，及时填写收发文件登记表l 填写收文登记表2、文件分类及审核签发l 根据文件类型进行文书分类l 根据文件类型，拟订办公室意见l 及时送至审批领导，督促文件审批速度l 审核、签发在文件传递中要填写文件签收表，记录文书传递时间及情况l 填写公文呈报表l 填写内部公文签收表3、发文处理l 根据审核、签发意见及时发送至相关部门l 记录文件接收情况，确保文件精神准确下发至相关部门l 填写收发文登记表4、文件保存l 重要文件进行整理分类l 编制成卷并定期查阅、更新l 制定各类文件保存目录政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-002档案管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1档案整理l 根据档案管理标准进行文件收集，并将起整理形成档案按雏形l 档案目录表2、档案分类l 根据档案性质对其进行分类，在将同一类型档案进行细分，便于档案编号3、档案编号管理l 分好类的档案按照规定对其进行编号，以便于日后工作查找l 分类档案目录4、档案归类管理l 将已分类、编码的档案进行归档、保存l 对于保存期限不同的档案进行定期检查l5、档案调阅管理l 根据档案登记限制档案借阅l 对档案借阅过程进行登记管理l 档案借阅表6、档案清理l 定期打扫档案存放处，并对其进行盘点l 将过期或者报废的档案及时清理、销毁l政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-003印章管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1印章刻制l 根据公司用章要求提出申请，填写申请表l 申请表报上级领导审核审批l 选择印章刻制公司进行印章刻制l 档案目录表2、制定印章管理规定l 根据印章用途制定印章管理规定，明确印章的使用范围、使用程序和保管办法3、印章保管l 根据别授权的保管权限对印章进行保管l 分类档案目录4、印章使用l 严格保障使用的规范性，遵守印章使用程序l5、印章废弃l 根据公司实际情况提出申请l 根据国家相关规定和公司印章管理办法，印章废弃应向上级领导提出申请并备案l 档案借阅表政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-004-01办公制度制定步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1收集制度建议和要求l 了解与制度有关的人员和部门的意见和建议l 确保制度制定的有效、可行性2、起草制度草案l 起草过程必须时刻保持同相关部门和人员的联系，倾听他们对制度所涉及内容的想法l 需要参考公司其他制度和旧制度，确保同旧制度和其他制度的有效衔接l 参考国家法律法规，避免制度内容违法3、组织会议讨论l 行政部组织讨论会议，对初步拟订的制度条款进行讨论和完善l 参会讨论人员包括公司高层领导、各部门的负责人和行政部主管级以上员工l 对参会人员的意见和建议进行汇总，在此基础上，对制度条文进行完善4、制度草案公示l 在初稿完成后需要在公司显著位置张贴共示l 请公司员工对制度初稿提出意见，并收集员工意见政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-004-02办公制度制定（续）步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS5、修改完善制度草案l 在公示期间收集的员工各类意见和建议，并进行汇总、分类l 在此基础上对制度进行修改完善6、制度草案报审l 将修改完善的制度报上级领导审批l 上级领导对制度草案进行审核通过后，签字生效，如上级领导认为有待改进，则提出改进意见，交行政部修改完善，直到上级领导审核通过为止7、制度实施l 制定发布办公制度的通知和公告l 组织公司员工了解和学习新制度l 按照新制度要求开展工作政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-005行政事务处理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、制定事务处理规范l 制定行政事务处理规定l 将行政事务处理规定报相关主管领导审核、审批后执行2、接受事务处理任务l 行政部工作人员根据各自岗位职责接受行政事务处理任务3、明确事务处理要求和期限l 工作人员在行政处理任务时，应与任务传达者明确事务处理要求和期限4、进行事务处理l 根据岗位职责和权限，选择合适的工作方法l 在事务处理过程中遇到疑问及时提出l 工作人员根据自身的权责范围内调配信息处理，协调各种信息处理疑问，并解决问题5、汇报任务完成情况l 工作人员向任务派发人及主管上级汇报事务处理情况6、相关资料和信息整理l 工作人员根据公司规定对事务处理过程中的表单及其他信息进行整理归类l 将整理归类的表单及信息资料汇总归档政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-006-01行政经费预算步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、各部门指定、上报年度经费预算l 每年年初，各部门根据上年度行政经费开支情况，结合本年度工作进度与实际需求制定年度经费需求l 行政经费预算实施细则l 各部门年度经费需求计划表2、汇总、审核各部门年度经费需求计划l 受理各部门的年度经费需求计划并根据公司行政经费预算实施细则及相关规定进行初审l 对于超支或不合理的经费要求予以驳回3、编制行政经费年度预算计划l 汇总各部门合理的经费需求计划l 根据各部门的计划表编制公司级行政经费年度预算计划表（初版）4、报审、修改l 年度预算计划编制完成后，报行政部经理审核l 行政部经理根据上年度各部门行政经费的支出情况、本年度的实际需求及公司本年度总体预算情况，审阅行政经费年度计划l 工作人员根据经理审核意见，与相关部门负责人商议后，修改预算计划l 修改后的行政经费年度计划（第2版）经行政部经理审核后，报上级领导审批l 根据上级领导审批意见，修改预算计划，直至符合公司相关要求，形成正式行政经费年度预算计划政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-006-02行政经费预算（续）步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS5、颁发年度预算计划l 根据公司公文管理制度，将行政经费年度预算计划编号、印制、发文6、编制月用款预算计划l 工作人员根据行政经费年度预算计划在财务部配合下编制各部门每月用款计划l 各部门月用款计划经相关部门负责人审阅后，报行政部经理审核、总经理审批7、行政经费拨款申请l 工作人员根据每月用款计划，向财务部提出经费拨款申请l 财务部根据每月用款计划结合各部门的业务情况及行政部资金结存情况给予拨款政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-007行政经费控制步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、下达行政经费年度计划l 每年年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门行政经费年度预算计划2、分解行政经费控制目标l 根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标l 制定目标管理体系的具体指标3、各部门提出行政经费申请l 各部门根据实际业务的开展情况，提出行政经费申请l 各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据4、按控制目标逐级审核l 各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核l 行政部审核各项费用是否符合预算计划的项目、内容、额度，并签署相关意见l 对于预算外的费用，需报上级领导审批l 对于未得到批准的费用由发生部门承担5、财务部办理报销l 对于预算范围内的费用，经行政部负责人审核后，到财务部办理报销l 对于预算外费用需上级领导审核批准后，交财务部报销政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-008会议管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、确定会议主题l 询问上级领导，确定会议主题2、确定会议时间l 选择合适的会议时间，便于参会者全部出席3、选择会议地点l 根据会议性质和与参人员选择理想的会议地点4、会议议程安排l 根据会议主题、时间、参会人员等因素拟订会议议程安排表会议议程安排表5、会议布置l 根据会议场地特点和会议性质合理地布置会议现场6、会场通知l 将会议议程安排表与会议通知单一并发送参会人，并确认会议期间是否能够到场7、会议资料、用品准备l 制定会议用品明细表，根据该表准备会议资料及用品，确保会议顺利进行会议用品明细表8、会议过程服务l 引导参会人员签到并入席，及时统计到会人员数量l 提前安排会场服务9、会议记录l 安排专人采用适当、有效的方式对会议内容进行记录，保证会议内容记录完整10、会后跟踪l 对会议中提出的议题、决议进行会后检查、跟踪、管理政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-009活动组织步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、确定活动主题l 根据年度活动计划表确定活动主题l 安排相应人员进行活动策划2、确定活动内容l 根据活动主题选择活动内容，达到活动组织的目的3、确定活动人数l 进行活动参加人员统计，l 向不能参加活动人员的了解原因4、活动预算l 根据公司活动预算规定进行计算5、活动申请l 制定活动策划方案与活动申请表一同报上级领导审核、审批6、活动实施l 审批通过后，进行活动实施，活动负责人在活动过程中进行控制7、活动总结l 活动负责人在活动结束后对活动整个过程进行总结，并提出改进意见政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-010接待管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、接受接待任务l 接待任务需明确接待日期和接待对象2、收集接待对象信息l 信息收集应准确、全面3、制定接待计划l 接待计划包括接待标准、接待程序、接待成本及接待事项等，报上级领导审批l 上级领导审核通过后交行政部执行，审核未通过，交行政部修改至审核通过4、安排车辆和食宿l 根据接待安排，分析现有车辆状况，确保接待车辆l 安排宾客食宿，进行住宿预定接待行程安排表5、实施接待l 根据接待规格组织接待活动，包括请相关领导、布置现场等6、返程票务预定l 根据接待行程安排，提前为客人预定返程车票或机票7、客人送站l 提前为客人准备送站的车辆，并安排相关领导同客人进行道别8、费用结算和报销l 对接待期间的费用凭证进行整理汇总，报财务部进行审核l 财务部根据公司报销规定进行费用报销政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-011宿舍管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、员工宿舍申请l 酒店员工均可申请员工宿舍l 需填写住宿申请单，交相关部门审核2、员工住宿登记l 由后勤主管统一登记3、物品发放l 员工需要部分生活用品可以领用，但需签字确认l 员工日常生活用品自备4、宿舍日常管理l 员工在宿舍住宿期间必须服从宿舍管理员的安排和公司有关规定l 定期对员工的住宿行为和宿舍卫生等情况进行检查考核l 对违反管理制度者或检查多次不合格者给予一定处罚，情况严重者，责令搬离宿舍接待行程安排表5、退宿舍l 离职、或被责令搬离宿舍必须搬离退宿手续l 退宿时，必须交还宿舍各类钥匙及其他需退还物品并需要宿舍管理员确认后，方可离开政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-012车辆管理步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、车辆购置l 按经济、适用、配套的原则进行选购l 根据车辆使用性能合理选择，考虑原有车辆的利用率，掌握好商务用车与租车业务用车的比例2、设置车辆管理档案l 要登记车辆的来源、购买日期、原值、基本装备、技术性能、定期行使里程等l 凡车辆调动、牌照变更、停驶、封存、维修、改装、改造、车损等必须记入档案3、车辆使用管理l 根据企业情况制定车辆管理制度l 使用车辆人员提前做好车辆预约l 根据车辆预约的人数、行车路线等，做好派车计划，进行车辆调度、安排合适司机l 对于不能安排车辆或变更出车时间等情况，要作好解释说明，避免耽误工作4、车辆维护保养l 必须对车辆即使保养和维修l 定期清洁、检查、紧固零件、更换磨损件l 必要时进行大修，消除隐患，排除故障接待行程安排表5、定期车检、缴费l 按国家有关规定准时缴费6、车辆报废l 因事故或自然灾害等原因不堪 的车辆要及时报废l 车型陈旧、性能落后、油耗大、环保不达标或政策上不允许继续上路的要及时报废l 严重损坏、影响使用、无修复价值的要及时报废政策和程序Policy&Procedure编号：P&P-EXE-013司机出车步骤-STEP标准-STANDARD提示-TIPS1、接受派车单l 由部门负责人签发后提交到行政部请，接受用车申l 司机准备出车2、安排出车路线l 根据出车时间、目的地，合理安排行车路线，绕开易堵点3、出车前检查l 搞好车辆卫生，保持车辆的内外整洁美观l 对车辆水箱、油量、机油、刹车等做基本检查l 需加油应提前准备，发现故障及时汇报，更换车辆4、出车l 根据派车单信息，按时出车，并遵守交通规则和安全规定l 司机解送乘车人员要热情、礼貌l 乘车人下车办事时，应选择好地方等候，不能远离车辆、不能在车上睡觉，不翻阅乘车人的物品l 乘车人办事时间长，可以先返回接待行程安排表5、收车l 出车完成后，司机应及时将车入库，并填写行车记录l 收车后，要将车辆内外冲洗干净二、现行制度（一） 文书管理规定(编号：P&P-EXE-014)1.0 总则1.1 为使酒店公文处理工作规范化、制度化，结合酒店实际情况，特制定本制度。1.2 酒店公文，是传达贯彻政府方针、政策；发布酒店内部须执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；请示和答复问题；指导、布置和商洽工作；报告情况、交流经验的重要工具，是具有行政效力和规范格式的公务文书。1.3 行政部是酒店的文件总控中心，主管并负责指导酒店的公文处理工作。行政部须指定富有公文管理经验的人员负责公文控制工作。该人员对酒店内所行文件的文种、格式、词语、主题词、提要等具有建议修改权。行政部负责人须对各部门代表酒店的上行文及酒店内的重要行文进行审核把关并签字定稿。行政部全体办公室职员均应具备公文处理的有关知识和技能，并都负有规范公文管理的义务和责任。1.4 酒店行政部及各部门要充分发扬实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和经验主义，努力提高公文处理的质量和效率。1.5 酒店行文要少而精，注重效用。属于知照性的事务不需按此制度规定的格式行文，或不需行文。1.6 公文处理必须做到及时、准确、安全。酒店及各部门所行公文经行文单位领导审核、行政部定稿后必须由行文单位统一编号、签发。文件审批页及文件正稿由行政部负责保存归档。1.7 酒店及各部门的公文处理工作，必须严格执行酒店保密制度以确保酒店机密。2.0 公文种类2.1 决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.2 通知 发布酒店内规章制度和行政措施，转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求各级单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。2.3公告、通告、通报 向酒店内外宣布重要、重大事项，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。2.4报告向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。2.5请示 向上级请求指示、批准，用“请示”。2.6批复 答复下级单位的请示事项用“批复”。2.7意见对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。2.8会议纪要记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。2.9函 与平行的或不相隶属的单位相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准等，用“函”。3.0 公文格式3.1 酒店公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。3.2 眉首:公文的眉首由行政中心设计形成。包括文件头及文件字号。3.3 正文:正文部分一般包括标题、发送单位、内容、附件、落款等。3.3.1标题:标题置于发送单位之上，眉首之下，居中。标题一般包括公文种类和发文事由，要求准确简要地概括公文的主要内容。除发布规章和批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。如果转发或批转的原文件标题过长，可重新确定标题。3.3.2发送单位一般置于标题之下，内容之上，左端顶格。3.3.3文件内容的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。3.3.4附件名称标于文件内容之后，落款之前。附件一般与主件合订发送，如不能合订，应在附件首页右上角注明文件的发文字号，与主件同时发送。3.3.5落款指正文末尾的发文单位名称、印章和发文日期。发文日期以签发日期为准；联合行文，以最后签发单位签发日期为准，联合行文中落款，主办单位排列在前。3.4 文尾：包括主题词、抄报栏、抄送栏、打印人、校对人和份数等项。3.4.1主题词：置于横线之上左端，词目之间间隔一个汉字距离。 3.4.2抄报栏、抄送栏：在主题词下横线之上。上级部门为抄报、平级部门为抄送，可用规范化简称。发送单位如不能在正文中标出，则在文尾列明。3.4.3公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。校对人和打印人姓名在抄报、抄送栏横线下打印，重要行文还应在此处标出打印份数。3.5公文文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为A4纸，左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用加粗小二号黑体、小标题用加粗小三号宋体，内容用小四号仿宋体。4.0 行文规则4.1 酒店及各部门对上级单位的请示或报告，用酒店名义或部门名义发文。4.2 酒店对政府及上级单位的请示或报告，与不相隶属的单位协商工作，用酒店名义发文。4.3 内部行文，可按行文的种类和性质，用部门名义行文。酒店各部门不得联合行文，各部门之间非必要尽量不用发文形式解决一般性质的问题。4.4 请示应一文一事，报告中不得夹带请示。请示一般明确一个主送单位，不要多头主送。如果需要同时上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。不要同时抄送下级单位。请示一般不要以个人名义上报。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。4.5 酒店行文，除检举、控告类逐级上报会延误时机、可特殊处理之外，一般不得越级上报。因特殊情况，必须越级行文的，越级上报的公文要同时抄送被越级的上级单位。对不符合规定和要求的越级行文，收文机关可不予办理，并予以退回。5.0 公文形成5.1 公文形成过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、膳印、用印、发送等。5.2 拟稿5.2.1公文起草必须使用统一格式，由行文部门熟悉该项工作和业务的专人负责。重要公文应由行文部门负责人主持起草，在适当范围内征求意见，经集体研究后定稿。5.2.2草拟公文应遵守以下几点：5.2.2.1符合国家法律、法规。如提出新的政策规定，应与原有的有关政策相衔接，并加以说明。5.2.2.2实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精练、标点准确，篇幅力求简短。5.2.2.3用词准确、规范。人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文等准确无误。使用简称应先用全称，在括号内注明“以下简称XX”。简称应规范化。时间应具体到年月日，不要将“200X年”简写成“XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等词语表达。5.2.2.4公文中的数字，除发文时间、内容结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。5.2.2.5引用公文应先引标题，后引发文字号。5.2.2.6起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。5.3 核稿 公文草拟完成，应经行文部门负责人审核后送行政部负责人审核把关并签字定稿。审核的重点是：是否需要行文，应由那一个部门行文；是否符合国家的方针政策与法律法规；与本酒店颁发的文件是否衔接；提出的意见和办法是否明解具体、切实可行；需要同有关部门协商的事项，是否已协商一致；内容是否准确属实；文字表达、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则问题，应退回原承办部门修改，审核人要明确签署意见、姓名和时间。5.4 会签5.4.1需要会签的文稿，行文部门应主动与相关单位协商、会签。未按规定会签的文稿，行政部可以退回重办。5.4.2在会签中遇有分歧意见，应由行文部门请示领导处理，要如实反映各方面意见。5.5审批签发5.5.1审批公文，主批人应明确签署意见、姓名和时间。其他审批人圈阅后，应当视为同意。5.5.2一般的公文由各部门负责人签发；酒店政策性文件由各部门负责人签署意见后，由主管副总经理签发。重要的或涉及面广的，由总经理签发。经授权公文可由行政部经理签发。签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改，必需重新送签。5.5.3 公文签发后，行政部应根据内容登记、编号，注明发送范围、份数等。5.6 膳印、翻印5.6.1经领导人签发后的公文，付印前必须对照原稿再次认真校核，发现差错，应及时更正。校核（对）人应在校对稿上签名，以便让打字员将其姓名打印在文尾。5.6.2酒店各类文件，除绝密或注明不准翻印的以外，经行政部经理批准，可以翻印、复制。5.7用印公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压在发文日期上，并尽量使年月日露出。如正文无空档，可另起一空白页注上发文日期并盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。不符合行文规则、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。5.8 发送 文件发送由行文单位自行据分发范围以书面或电子邮件形式发放，需全员知悉的文件在公告栏中张贴周知。6.0公文处理6.1公文处理包括签收、批办、承办、催办、办结等程序。6.2 签收6.2.1外来文件由行政部统一签收、拆封、编号、登记并处理。6.2.1.1上级发来的文件及注有密级的资料和平级发来的文件，均由行政部统一签收、开拆、登记后处理。6.2.1.2酒店工作人员外出参加会议带回的文件，应及时交给行政部文书员登记并归档。6.2.2 行政部负责酒店名义行文的处理。酒店各部门文员负责本部门文件的统一处理。6.3批办6.3.1上级下发的公文，由行政部根据公文内容，批转分送有关领导阅看，或交分管该事项的负责人阅办。传阅文件应迅速快捷，以确保信息及时准确地传递。6.3.2领导人之间不宜直接横向传递公文，以免积压或传失。6.3.3下级上报公文，只需要批示而不必发文的，经行政部交有关领导人签批后，将批示复印件交原行文单位办理。6.4 承办6.4.1由领导批示、指定承办单位的公文，均应返还行政部并转交承办单位，承办单位应抓紧时间办理（部门收到急件时，应在二日内答复并返回文件，一般要办理的文件，五日内应办理，最迟不超过一周），不得延误，推诿。6.4.2行政部有权责对领导批办的公文及酒店发出的文件，进行监督、催促，以防止积压或漏办。6.4.3承办结束，承办单位及人员应立即向发出批示的领导反馈结果。并将公文及事项处理结果（书面）交行政部归档。6.5办结6.5.1阅件，凡应阅知的人员都已签署意见或圈阅的视为办结。6.5.2办件，凡按有关程序，符合下列情况之一的为办结。6.5.2.1已按领导人批示认真承办，履行了处理程序并有结果的。6.5.2.2上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行的。6.5.2.3函件已作明确答复的。6.5.2.4请示已作答复的。6.5.3公文办结后，应及时送交文书人员整理立卷，个人不得私自保存。7.0 文件管理7.1 行政部及各部门须有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。7.2 文件传递过程中，必须办理签收、登记、注销等手续，并按着收文登记本检查归档，以防遗漏。7.3 行政部及各部门工作中收发的各类文书及其附件，都必须由承办责任人收集齐全、分类整理后定期归档（每季一次）。行政部及各部门相关承办人不得越期自行留存应该归档的文件。7.4文件归档后遵照档案管理制度执行。没有存档价值和存查必要的公文，由档案管理部门鉴别、登记后销毁。8.0 附则8.1 本管理制度解释权归行政部。8.2 本管理制度自2006年8月1日起执行。（二） 档案管理制度（编号：P&P-EXE-015）1. 总则11为规范公司档案管理工作，特制定本制度12文书完结后，原稿由行政部归档，公司各部门根据实际需要留存影本，如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，行政部以影本归档。2. 文件、档案整理2.1文件点收2.1.1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2.1.2文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。2.1.3与本案武官的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。2.2文件整理2.2.1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则2.2.2右方装订文件及福建均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐订牢2.2.3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，是其整齐划一。3. 档案分类3.1档案分类应根据内容、部门、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。然后依档案性质分为若干大类，在同类中依序分为若干小类3.2档案分类应力求切合实用，如果因档案教多，三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”，如档案不多，也可仅使用二级。3.3同一“小类”的档案以装订一个档案夹为原则，如果档案较多，一个档案夹不够用的情况下，可以分为两个以上档类装订，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。4. 档案调阅4.1各部门经办人员因业务需要需调阅档案的，应填写档案借阅表。4.2调阅档案人员必须爱护档案，要保护档案安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任，4.3外单位调阅档案应持有单位介绍信并经上级领导批准后方可借阅。4.4档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案才可归入档案夹。5. 档案清理5.1档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫腐朽，每年依规定清理一次，无保存价值的档案给予销毁，并目录附注栏注明销毁日期。5.2每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案安全。5.3对于，失去作用的档案进行销毁采用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记，销毁档案时必须指派专人监销，防止失密。（三） 宿舍管理制度（编号：P&P-EXE-016）1) 宿舍由人力资源部与部门结合共同管理，日常行政的监督主要由宿舍管理员负责。2) 新入住员工由行政部统一安排住宿房间，员工凭员工宿舍行李放行单到舍管员处登记后，方可对号入住。3) 未经允许，员工不得私自调换房间。4) 严格遵守国家法律法规及治安条例，严禁在宿舍内赌博、酗酒、打架、聚众闹事，违者从重处罚，触犯法律交由公安机关处理。5) 自觉爱护、合理使用室内各种公共设施，故意人为损坏者，除按照价赔偿外，并给予当事人纪律处分；由于洗手间堵塞而产生的疏通费用由本宿舍所有住宿人员平均分摊，另外将视情节对所有住宿人员处以2050元的