雨人F4ERP使用培训手册.doc

雨人医药流通F4ERP培训手册修订日志：日期内容撰写人备注2012-01-30培训手册初稿翟东海2012-02-21完成所有药店部分翟东海2012-03-16完成药店VCR录制翟东海2012-03-18开始连锁部分培训手册翟东海第一章药店部分21.1 药店管理的基本业务介绍21.1.1 药店的基本业务21.1.2 药店一天的工作21.2 药店帐套的准备工作21.2.1 软件环境：21.2.2 药店介绍：21.3 基础资料部分21.3.1 系统参数设置：21.3.2 仓库：21.3.3 部门：21.3.4 职员：21.3.5 供应商：21.3.6 客户：21.3.7 ：商品类别21.3.8 ：商品信息21.3.9 ：用户和用户组21.3.10 ：结束初始化21.4 采购计划、验收、入库21.4.1 系统参数设置：21.5 销售部分21.5.1 系统参数设置：21.6 调价、盘点损益、仓库调拨、促销21.6.1 系统参数设置：21.7 报表查询21.7.1 系统参数设置：2第一章 药店部分本部分学习主要内容：作为软件使用者入门医药流通行业掌握F4ERP在药店管理中的日常使用本章学习完毕后，能够完成F4ERP药店部分的日常操作，并对药店管理的基本业务流程有所掌握，为下一章节“连锁部分”做好准备；本部分学习时间安排：共3天时间，时间很紧张哦时间内容备注第一天上午学习本手册第一章部分内容，学习完毕对应VCR部分第一天下午第二天上午建立一个帐套完成本章中的业务流程操作部分第二天上午重新学习VCR部分，温习业务流程，并对前一部分的自己软件操作核对标准操作第二天下午重新建立一个帐套再次完成本章节的业务流程操作部分第三天进行总结，并继续演练业务流程中的薄弱环节1.1 药店管理的基本业务介绍1.1.1 药店的基本业务药店是日常生活中服务于居民的直接单位，药店从上游批发药品进来，并加价卖给居民的；n 针对药品是特殊的商品，国家药店的开设需要严格的审批认证，并且严格监管整个业务过程；GSP（良好的供应规范）；n 随着社会发展和居民需要，不同城市开放了药店的经营范围，有保健品、医疗器械、日用品、化妆品、电器等；n 医保药店：具有医保定点药店，持有医保卡的居民可以使用医保卡支付购买；n 为了适应竞争的需要，多数药店会开展促销活动（如卖2赠1等），并启用会员系统，会员可以享受不同的优惠措施（如享受95折购买），还可以通过积分兑换礼品；n 经营模式上：有些药店采用开架自选式，有些采用柜台销售的。n 中草药也是部分药店的经营特色，如同仁堂早起就是靠着草药起步的；n 零售价调整：一方面是竞争的需要，一方面是国家的政策，药品需要经常做调价，调价后还需要根据物价部门的要求变更价签；1.1.2 药店的平面图1.1.3 药店一天的工作l 店长（或经理）根据药品的销售，整理出需要进货的商品，向批发企业进货，有的是直接上门进货的，大部分情况下是打电话向批发企业要货，要哪些品种，要多少数量；l 商品到了药店了，店长或营业员要核对一下供应商的送货单和实货是否相符，有没有错误的，有没有破损的（统统滴不要），有没有过期的或快到期的（也统统滴不要），没问题的就要把商品摆放到柜台上或货架上，并在软件上做入库操作（否则不可以销售的哦）；l 这次有个商品进价上涨了，需要把这个商品做零售价上调处理，更换价签；l 有个商品的实际库存和电脑上不符，需要做盘盈盘亏处理；l 中午了，店经理查查报表，今天卖的不错，销售额有1万多，毛利有3000多，小徐的销售最好了，有3000多，下午继续加油；l 保健品这几天销售不太好，明天周末了，做个促销方案促进一下销售；l 终于要下班了，收款员核对一下现金和医保卡，交给店长，下班；l1.2 药店帐套的准备工作1.2.1 软件环境：WinXp专业版，SQL2000+SP4补丁Office2003雨人软件连锁门店版这个环境本章已经配置并安装完毕啦1.2.2 药店介绍：200平米药房，日销售额1万元，收款台2个；营业员5名；销售中草药；1.3 基础资料部分1.3.1 系统参数设置：本小节学习重点：不同的药店管理方式会不同，这是系统参数设置就是根据不同管理方式设置的，要学会如何设置这些常用的参数。进入软件：信息维护：公司名称：101 国风连锁台东店系统数据维护1：默认税率：0批号自动执行：打勾零售单据汇总后直接打印：打勾零售单据汇总后直接记账：打勾零售单据打印前直接记账：打勾系统数据维护2：成本核算方式：售价核算系统数据维护3：商品信息中的产地和生产单位同步：打勾助记码输入模糊查询模式：打勾入库或验收时携带最后进价：打勾库存盘点方式：商品方式销售信息维护：零售开票光标先定位会员：打勾流程定义：采购计划流程： 采购计划单-入库验收单采购结算流程：入库单-采购结算单启用发票销售结算流程：销售单-销售结算单启用发票主控台编辑器：也称之为界面编辑器，将药店不使用的功能隐藏，界面更简洁；对于不同用户组需要设定不同的界面；将默认模版去掉以下（标记黑色的）：一级菜单二级菜单三级菜单明细菜单供应链采购管理来货通知销售退回验收入库验收撤单入库联销入库入库差价采购入库撤单销售管理仓存管理组装作业库存状态核算管理其他管理仓库调拨上下限设置盘点作业价格维护调价单批次售价调整单客户类别调整单会员类别调价单批次售价定价成本业务销售前台销售管理销售开票销售出库单销售退回单零售POS单电话订货销售电话订货退货记账业务销售收款记账处方收款记账万能报表采购报表采购发票采购付款销售报表销售发票销售回款集团分销系统设置基础资料公共资料组织机构、客户送货地址、销售项目、数据字典价格资料销售价格方案、基本价格信息、客户价格信息条码秤管理业务系统设置系统设置套打设置、条码规则业务、审批流程定义、业务预警服务设置零售设置储值卡管理门店管理设置商品编码规则：进入：系统设置-系统设置-编码规则将商品的编码位数设置为3位；系统参数设置：会员部分按以下设置：1.3.2 仓库：本小节学习重点：仓库是存放商品的地方，大部分药店都直接摆放到柜台或者货架上，也有的设置一个小仓库，用于存放成箱商品；要学会如何与客户沟通设置仓库；仓库编号仓库名称仓库属性1柜台正常库重点属性：不销售标志：如果打勾，那么此仓库中的商品只允许入库、退货、仓库调拨、盘盈盘亏、报表查询等除了销售之外的业务；仓库类型：三种仓库类型；1.3.3 部门：本小节学习重点：部门多数是根据岗位来的，药店的岗位相对简单，连锁和批发就复杂全面了；部门编号部门名称1经理2营业员3收银员1.3.4 职员：本小节学习重点：所有的职员录入电脑，为了将来做业务时能够区分，明确责任，便于计算工资，要学会如何增加职员；职员编号职员名称所属部门默认仓库11德华经理柜台21学友营业员柜台22润发营业员柜台23冰冰营业员柜台24依琳营业员柜台25惠美营业员柜台31晓明收银员柜台32志玲收银员柜台1.3.5 供应商：本小节学习重点：供应商指的是药店进货的企业，在入库时要区分供应商，便于给供应商付款；供应商有的是批发企业，有的是生产企业在当地设置的办事处供应商编号供应商名称默认业务员10001青岛国风药业股份有限公司德华10002北京九州通医药有限公司德华10003北京市京新龙医药销售有限公司德华10004北京好视力科技发展有限公司德华10005国药集团药业股份有限公司德华10006哈药集团世一堂制药厂德华10007青岛立康医药德华10008张学伦德华10009周杰友德华20001现场进货德华1.3.6 客户：本小节学习重点：客户在药店里面指的是顾客，这里只设置个人；客户编号客户名称默认业务员客户属性00个人德华销售单位所属机构：总部1.3.7 商品类别本小节学习重点：商品类别是将商品分类，以便进行数据的分析，比如看看哪个类别销售的好可以多补充一些商品，哪些类别销售的差可以淘汰部分品种。商品分类多数是按功能主治比如，治感冒的，治咳嗽的，降血压的等大类中类小类1处方药101抗感染用药10101青霉素类10102-内酰胺、头孢菌素类10103大环内脂类102心脑血管用药10201钙通道拮抗剂10202-受体阻滞剂2非处方药202心脑血管用药20204强心药、扩冠药203感冒、咳嗽用药20301感冒用药20302止咳平喘用药3中药饮片321中药材32101中药饮片32102包装中药饮片4非药品414保健食品及食品类41401调节血糖血脂血压类保健食品41402维生素矿物质补充类保健食品41403消化系统调节类保健食品415计生产品41501计生用品41502避孕药416护肤用品41601面部、皮肤用品41602护手用品1.3.8 商品信息本小节学习重点：商品信息是医药流通企业非常重要的，几乎所有的利润均来自于商品的销售；这一节要学会商品的检索、增加，修改和删除；关注重点：带星号的是必录项目一般来讲：类别、货号、商品名、规格、产地、单位、计价方法、零售价、剂型、批准文号是商品的基本属性商品名、规格、产地、剂型是区别商品的属性药店在新增加商品时，需要先查询一下该商品是否存在，否则可能会造成一品多个商品信息的垃圾数据；商品信息资料表:增加到商品信息中去；商品类别货号品名规格产地剂型单位批准文号零售价会员价条形码10101_青霉素类10101001青霉素V钾片0.25g*15片华北制药片剂盒国药准字H1302271587.8690175911126610102_-内酰胺、头孢菌素类10102001头孢拉定胶囊250mg*24粒北京大恒榕业胶囊盒国药准字H1102142910.410.110102_-内酰胺、头孢菌素类10102002阿莫西林胶囊0.25g*50s中诺药业（石家庄）有限公司胶囊盒国药准字H130239641514.6693629212007910103_大环内脂类10103001阿奇霉素分散片0.25g*6片北京京丰制药有限公司片剂盒国药准字H2006434313.513.1693782960036110201_钙通道拮抗剂10201001硝苯地平缓释片10mg*30片国药集团工业有限公司片剂盒国药准字H110222966.56.3694017074472120301_感冒用药20301001维C银翘片12片贵州百灵片剂袋国药准字520204550.7692416820015420302_止咳平喘用药20302001急支糖浆（太极）200ml太极集团重庆涪陵制药厂有限公司糖浆剂瓶国药准字Z5002061512691816301089432101_中药饮片32101001白术饮片浙江10g132101_中药饮片32101002薄荷饮片河北10克0.232101_中药饮片32101003补骨脂饮片河北10g0.641401_调节血糖血脂血压类保健食品41401001鱼油软胶囊(富昕康)1000mg*100粒广州市赛健胶囊瓶国食健字G200806545048.5694006210618741501_计生用品41501001立秀早早孕胶体金检测笔1支广东湛江市汇通药业有限公司盒粤食药监械(准)字2007第2400028号2221.3693579170002741601_面部、皮肤用品41601001六神花露水95ml上海家化联合有限公司瓶(90)卫妆准字06-XK-0001号5.9690129417702441602_护手用品41602001大宝SOD蜜100ml北京盒6.8将商品信息序时簿页面中只保留：货号、类别编码、品名助记、条码、商品名、规格、产地、剂型、单位、批准文号、零售价、会员价1.3.9 用户本小节学习重点：用户也称为操作员，每个操作软件的人员需要分配一个的账号，并设置权限，如收银员不可以入库；为了管理方便通常将用户设置为组，对组进行授权；职员编号职员名称所属用户组11德华经理组31晓明收银员组32志玲收银员组增加用户：一般此处用户代码和职员中的相同，可以点击选择按钮引入职员信息；价格方案选择：零售价仓库关联选择：柜台新增用户密码：0000（4个零）用户组授权：将管理员组具有全部权限，设置高级权限（零售价调价单，禁止调零售价权限勾去掉），将管理员组权限复制给其他所有用户组；将收银员组和经理组 进行授权，具有所有权限；1.3.10 ：会员信息本小节学习重点：会员也是很重要的营销手段，通过会员管理可以提高顾客忠诚度，减少顾客流失；会员信息：录入会员信息：把自己作为会员录入电脑，会员卡号为1001；再随记录入3个以上会员信息；1.3.11 ：结束初始化必须结束初始化才可以使用帐套；结束初始化无法反初始化；初始化数据：货号品名规格产地数量成本价批号有效期10101001青霉素V钾片0.25g*15片华北制药106201202172014-0310102001头孢拉定胶囊250mg*24粒北京大恒榕业209.5201201172015-02初始化数据录入完毕，结束初始化；1.4 采购计划、验收、入库1.4.1 采购计划管理：本小节学习重点：采购计划是企业为了更好地管理整个采购过程，采购计划主要完成：商品、采购量、采购进价、进货渠道等；采购计划的准确很大程度上决定了采购成本和库存周转情况；学会如何设定商品的下限，如何按计划模型生成计划并进行优化，如何手工制作计划；如何查看已经制作的计划单；设置商品上下限：进入，【采购计划设置】，设定下列品种的下限和计划数量。主要目的是：设置预警库存量，当低于预警量时，需要制定采购计划。货号品名规格产地计划数量库存下限10101001青霉素V钾片0.25g*15片华北制药202010102001头孢拉定胶囊250mg*24粒北京大恒榕业302010102002阿莫西林胶囊0.25g*50s中诺药业（石家庄）有限公司201010103001阿奇霉素分散片0.25g*6片北京京丰制药有限公司301010201001硝苯地平缓释片10mg*30片国药集团工业有限公司401020301001维C银翘片12片贵州百灵601020302001急支糖浆（太极）200ml太极集团重庆涪陵制药厂有限公司2010按模型制定采购计划：进入，【采购计划】，制作采购计划，过滤状态是“未审核，未记账”；按“根据最小库存设置”模型生成采购计划；将商品（10201001-硝苯地平缓释片和20302001-急支糖浆）删除；修改商品10102002-阿莫西林胶囊，计划数量为30盒；商品进价修改为：货号品名规格产地进价10101001青霉素V钾片0.25g*15片华北制药5.910102002阿莫西林胶囊0.25g*50s中诺药业（石家庄）有限公司1310103001阿奇霉素分散片0.25g*6片北京京丰制药有限公司12.520301001维C银翘片12片贵州百灵0.65更新，所有商品的进货单位为“国风药业”，审核单据；手工录入采购计划：供应商为：九州通六神花露水，20瓶，单价4.8元；大宝SOD蜜，40盒，单价5元；完毕后审核单据；进行页面设置：只保留以下项目；查询已审核的计划单：进入状态选择1.4.2 验收入库管理：本小节学习重点：验收入库分为两个环节：验收和入库，验收重点是质量，入库重点是数量价格等；个别药店启用手工验收，直接做入库单，所以要学会手工制作入库单；此环节需要熟练账务；制作验收单：进入，【入库验收】模块；选择：仓库，供应商，验收员后，按F7引入计划单生成验收单；并按以下修改进价、数量、批号、有效期至；核对完毕后记账；货号品名规格产地批号有效期至数量单价10101001青霉素V钾片0.25g*15片华北制药201202182014.02.2820610102002阿莫西林胶囊0.25g*50s中诺药业（石家庄）有限公司201202182014.02.18201310103001阿奇霉素分散片0.25g*6片北京京丰制药有限公司201202182014.02.183012.520301001维C银翘片12片贵州百灵201202182014.02.18600.65以上是国风的验收；供应商九州通的按以上步骤制作验收单，批号为当前日期，有效期至为当前日期推迟3年；根据验收单制作入库单：进入，【采购入库】模块；选择供应商、仓库、业务员、部门后，引入验收单生成入库单；打印后记账；手工制作入库单：进入，【采购入库】模块；供应商为：现场进货，商品为：急支糖浆（太极），批号：20111201，有效期至：20131201，数量50，单价8.5；1.4.3 采购退货管理：本小节学习重点：因为质量、滞销等原因，需要进行退货；学会退货的基本操作流程；制作采购退货：进入，【采购退货】模块；退货信息：供应商：国风医药；商品：维C银翘片，20盒；1.5 调价、盘点损益、仓库调拨、促销1.5.1 调价管理：学习重点：调价主要指零售价调整，一般来源：进价变化、应对竞争对手等；制作调价单：进入，【零售价调价单】模块；将商品：大宝sod蜜，零售价调整为：6.5元；1.5.2 盘点损益：学习重点：盘点出现损益（即电脑账数量和实货数量不符），需要根据实货数量调整电脑账数量；制作盘亏单：进入，【盘亏出库】模块；将商品：大宝sod蜜，报损1盒；静态盘点功能：引入库存，损益情况如下：阿奇霉素分散片 实货比账面少一盒；阿莫西林 实货比账面多2盒；生成损益单后处理；1.5.3 促销管理：学习重点：促销是销售中很重要的营销手段；制作折扣促销单：进入，【折扣促销方案设置】模块；1.6 销售部分1.6.1 零售销售单和零售超市开单：本小节学习重点：熟练掌握各种类型的销售（至少联系3遍，库存不足时通过采购入库部分做入库）；需要分别销售；正常销售：阿莫西林 正常价格销售 2盒；青霉素V钾片 正常销售1盒；现金一半，银行卡一半收款；单品打折销售：急支糖浆 95折销售1盒；整单打折销售：急支糖浆 1盒；维C银翘片2盒；整单打95折；会员销售：会员国美1002购买：阿奇霉素分散片 2盒；大宝sod销售1瓶；销售后查询会员积分情况；1.6.2 零售退货单：本小节学习重点：熟练掌握退货功能；单品退货：急支糖浆退回1盒；红冲退货：会员国美1002购买的商品全部退回；（需要先查询流水号）；1.6.3 处方划价：本小节学习重点：熟练草药的销售；指的是门店版中的处方划价：请制作入库单：从国风医药采购饮片如下：并将商品设定为：参与划价；饮片销售：白术，10g薄荷，6g共10付；注意单位；1.6.4 POS销售：本小节学习重点：熟练应用新POS进行销售、退货、划价；按1.6.1和1.6.2，1.6.3的内容全部做一遍；1.7 GSP部分将：购进记录、入库验收记录、销售记录、近效期催销表，查询并导出excel；制作养护档案表；1.8 报表查询本章学习重点： 学会报表的查询，检索；汇总、排序；导出打印；将一下报表查询并导出到excel：(以下是全部时间的)采购计划明细表和供应商汇总表；采购入库明细表、按供应商汇总、按商品汇总；销售明细表、按营业员汇总、商品排行榜、按结算方式、按日期；按商品类别；职员销售指标分析表会员销售分析按商品类别；库存商品明细表（实时库存）库存商品业务汇总表按商品类别批号盘点表其他单据明细表品类贡献分析第一章药店部分21.1 药店管理的基本业务介绍21.1.1 药店的基本业务21.1.2 药店一天的工作21.2 药店帐套的准备工作21.2.1 软件环境：21.2.2 药店介绍：21.3 基础资料部分21.3.1 系统参数设置：21.3.2 仓库：21.3.3 部门：21.3.4 职员：21.3.5 供应商：21.3.6 客户：21.3.7 ：商品类别21.3.8 ：商品信息21.3.9 ：用户和用户组21.3.10 ：结束初始化2