Access第3章数据库的创建与应用.ppt

第三章 数据库的创建与应用,第一节 数据库设计概述 第二节 创建数据库 第三节 使用数据库 第四节 数据库的压缩与修复 第五节 本章小结,在Access中，数据库和表是两个不同的概念。表是处理数据、建立关系数据库和应用程序的基本单元。它用于存储包含各种信息的数据。数据库中包括表、查询等对象。数据库通过对这些对象的操作，进行复杂的数据处理，实现数据库的多重功能。 一般地，在创建与使用数据库之前，首先需要设计数据库。数据库设计包括分析数据需求、确定需要的表、确定表中的字段和确定各表之间的关系。数据库的操作包括创建数据库、打开与关闭数据库、对数据库的七个对象的操作以及数据库的压缩与修复等。,第一节 数据库设计概述,数据库设计(Database Design)是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的应用需求。 数据库设计过程的关键，在于明确数据的存储方式与关联方式。在各种类型的数据库管理系统中，为使用户提供的信息更有效和更加准确，通常将不同主题的数据存放在不同的表中。,4,需求分析,1,2,3,5,确定需要的表,确定表的字段,确定表间关系,检验与测试,设计步骤：,1需求分析 要设计一个结构合理的数据库，首先要了解用户需要从数据库中得到哪些信息以及用户是如何使用这些数据的。例如，我们要建立教学管理数据库，其目的是要用来管理学生、教师、课程、成绩等相关信息。,2确定需要的表 要建立一个数据库，需要收集许多资料和信息。将这些信息按主题进行分类，分解为各个基本实体，每个实体可以设计为数据库中的一个表。例如，教学管理数据库应该至少包括学生基本情况表、教师基本情况表、课程表、成绩表等。,3确定表的字段 根据用户需要从表中了解哪些信息，确定数据表的结构，也就是每个数据表需要包括哪些字段。一般情况下，表中数据都是原始数据，不必包含可通过推导得到或通过计算可以得到的字段。另外，还需要确定数据库中每个数据表的主关键字，它能唯一确定表中各条记录。,根据以上需求分析，教学管理数据库的上述四个表结构如下，其中加下划线者是主关键字。 （1）Student（学生基本情况）表至少应包含的字段：StudentID（学号）、Sname（姓名）、Sex（性别）BirthDate（出生日期）、Department（系）、Class（班级）。 （2）Teacher (教师基本情况)表至少应包含的字段：TeacherID（教师编号）、Tname（姓名）。 （3）Course (课程) 表至少应包含的字段：CourseID（课程号）、Cname（课程名） （4）StudentCourse (成绩) 表至少应包含的字段：StudentID（学号）、CourseID（课程号）、TeacherID（教师编号）、ExameGrade（考试成绩）,4确定表间关系 在关系型数据库中各个独立表存储的数据之间可能存在一定的关系，为了对这些内容进行组合，以得到有意义的信息，用户可以在这些表之间通过关键字段定义关系，也可以通过创建一个新表来表示这种关系。上面的四个表间是有关系的，它们的关系可通过关键字来进行联系，如成绩表中只有学号，而没有学生姓名，这种表意义不直观，但将成绩表中的学号与学生基本情况表中的学号相对照，即能知道学生的姓名，表中数据的意义就清楚了。同理，课程名可以通过课程号、教师姓名可以通过教师编号，分别从课程表、教师基本情况表中获得。,5检验与测试 确定表、字段和关系后，应该对设计方案进行分析，检查其中的错误和缺陷。具体方法可以先创建表，在表中添加几个示例数据，检验是否能够从表中得到想要的结果。,Access数据库是以 .mdb作扩展名、以单独的数据库文件形式存储在磁盘中的，而且一个Access数据库中的所有其他对象如表、查询、视图等都存储在同一个.mdb文件中。也就是说一个.mdb文件实际上是包含了一个完整的Access数据库应用系统。我们利用Access组织、存储和管理数据时，应先创建数据库，然后在该数据库中创建所需的数据库对象。在Access中，创建的数据库可以是空的，也可以根据模板或现有的数据库文件，创建一个有一定功能的数据库。,第二节 创建数据库,1创建空数据库 我们可以先来建立一个空数据库，再在数据库窗口添加表、窗体、报表及其他对象。创建空数据库的具体操作步骤如下： （1）在Access2003 的主窗口中选择“文件”|“新建”，或单击“常用”工具栏上的新建按钮，或单击“任务窗格”中的“新建文件”选项，打开“新建文件”任务窗格，如图3.1所示。 （2）单击该功能列表的“新建”栏中的 “空数据库”选项，弹出“文件新建数据库”对话框，如图3-2所示。,图3.1 “新建文件”任务窗格,图3.2 “文件新建数据库”对话框,（3）在该对话框“保存位置“栏和“文件名”栏中指定数据库存放的位置和文件名，如“DAccess例题教学管理.mdb”。,（4）单击“创建”按钮。 这样就完成了“教学管理”空数据库的创建，同时出现“教学管理”数据库窗口。此时建立的数据库中没有任何其他数据库对象存在，我们可以根据需要在该数据库容器中创建其他的数据库对象。,2使用向导创建数据库 如果说创建空数据库是最灵活和富有个性的方法，那么利用“数据库向导”创建数据库则不失为最简单的方法。“数据库向导”可以为所选数据库类型创建必须的表、窗体和报表等数据库对象。具体操作步骤如下： （1）在“新建文件”任务窗格中的单击“本机上的模板”选项，弹出“模板”对话框，再选择“数据库”选项卡，如图3-3所示。,图3.3 “模板”对话框,（2）在“数据库”选项中，单击要创建的数据库类型的图标，如“讲座管理”数据库，然后单击“确定”按钮。 （3）在“文件新建数据库”对话框中，指定数据库的保存位置和文件名，然后单击“创建”按钮。如图3.2所示。 （4）按照“数据库向导”的指导进行操作。如图3.4至3.9所示。,图3.4 “数据库向导”对话框一数据库中将要包含的信息,图3.5 “数据库向导”对话框二选择数据库中包含的表及相关字段,图3.6 “数据库向导”对话框三选择数据库屏幕显示样式,图3.7 “数据库向导”对话框四选择数据库报表打印样式,图3.8 “数据库向导”对话框五指定数据库标题及是否添加图片,图3.9 “数据库向导”对话框六完成数据库创建,完成上述操作后，“讲座管理”数据库的结构框架就建立起来了。利用“数据库向导”创建的数据库不是一个空数据库，而是包含了表、查询、窗体、报表、宏和模块等Access对象。 由于“数据库向导”创建的表可能与实际需要的表结构、表数据不完全相同，因此通常使用“数据库向导”创建数据库后，还需要对其进行补充和修改。,一个Access数据库就是一个独立的文件，我们可以对他进行打开、关闭、保存、移动、复制、重命名、删除等操作。这些基本操作我们在此不再累述。下面介绍使用Access数据库的其他方法。,第三节 使用数据库,3.3.1 共享数据库,如果您的计算机已经连接到网络中，则您和其他用户可以同时使用一个Access 数据库。 例如在要共享整个Access 数据库 ，可以将整个 Access 数据库放在网络服务器或共享文件夹中。这是实现整个Access 数据库共享的最简单的方法。每个用户都能共享数据，并能使用相同的窗体、报表、查询、宏和模块。,3.3.2 转换数据库,Access 2003能够实现不同版本的Access数据共享。在Access 2003系统环境下，通过“工具”|“数据库实用工具”|“转换数据库”子菜单命令，不仅可以将低版本的Access数据库转换成Access 2003数据库，还可以将Access 2003数据库转换成低版本的Access数据库。如图3.10所示。,图3.10 转换数据库,3.3.3 导出数据到Excel、Word和文本文件,在Access 中可以将数据从Access中导出到Excel、Word和文本文件中，可以使用“文件”|“导出”命令把打开的数据表或查询，导出到Excel或文本文件中，也可以通过拖放把Access对象导出到Excel或Word文档中。这样不仅提供了不同软件间数据共享，同时也为进行数据分析提供了更多方法和环境。,Access数据库长时间使用后容易出现数据库过大、数据库损坏、计算机硬盘空间使用效率降低等问题，我们可以利用Access自带的压缩和修复数据库功能进行维护优化。,第四节 数据库的压缩与修复,3.4.1 压缩Access数据库,压缩Access数据库文件将重新组织文件在硬盘上的存储，释放由于删除记录所造成的空置硬盘空间。下面介绍二种具体的操作方法。 方法一： （1）打开已建好的.mdb数据库； （2）单击“工具”|“数据库实用工具”|“压缩和修复数据库”子菜单命令，即可完成Access数据库的压缩。 方法二： （1）打开已建好的.mdb数据库； （2）单击“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框。如图3-11所示。 （3）在“选项”对话框中单击“常规”选项卡，再单击“关闭时压缩”复选框； （4）单击“确定”按钮。,按方法二设置好后，在关闭数据库时会自动完成对数据库的压缩。,图3.11 设置“关闭时压缩”数据库,3.4.2 修复Access数据库,在Access数据库使