水利基本建设项目档案档案整理及培训资料.ppt

1,水利工程建设项目档案资料管理,绥中县档案局,2,什么是档案和档案工作,档案：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案工作：简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。 档案分类,3,档案分类,4,档案分类,5,水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录 。,一、水利工程建设项目档案定义,第一讲 水利工程档案概述,6,（一）水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用；,二、水利工程档案的作用,（二）具有着凭证和依据作用；,（三）工程档案对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。,第一讲 水利工程档案概述,7,第一讲 水利工程档案概述,三、水利工程档案工作常见问题与原因分析,（一）常见问题。,1、文件材料形成不规范、不完整、不准确；,2、档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失；,3、各参建单位标准不一,档案整理不规范;,4、建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失 ；,8,第一讲 水利工程档案概述,（二）原因分析,1、水利工程建设项目自身特点为档案工作 带来了困难 ；,2、工程档案意识薄弱，重视程度不高 ；,3、工程档案专业性较强。,9,第二讲 档案工作保障,一、组织保障,（一）明确有档案工作的分管领导；,（二）明确档案工作归口部门，并配有专职档案管理人员；,（三）建立由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关负责人（网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据）。,10,第二讲 档案工作保障体系,二、制度保障,（一）各参建单位应制定工程档案管理制度或办法，明确规定了各责任单位的职责与任务，并有相应的控制措施 ；,（二）制定项目文件材料归档范围和保管期限；,（三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程；,（四）制定档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。,11,第二讲 档案工作保障体系,三、经费保障,项目法人落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。,四、设备设施保障,（一）有符合安全保管条件的专用档案库房；,（二）办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要。,12,第二讲 档案工作保障体系,五、档案工作保障体系执行,（一）签订有关合同协议时，同时提出归档要求；,（二）检查工程进度、质量时同时检查工程档案资料的收集、整理情况；,（三）项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关档案；,13,第二讲 档案工作保障体系,（五）纳入工程质量管理程序；,（六）按期上报建设项目档案管理登记表。,（四）项目法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导；,14,第三讲 项目文件的收集,一、项目档案收集,二、收集范围。,，按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则.,凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。,15,第三讲 项目文件的收集,（三）设计单位负责收集设计文件；,（五）监理单位负责收集监理文件材料；,（七）项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。,（二）勘察单位负责收集设计基础资料；,（四）施工单位负责收集施工文件材料；,（六）运行单位负责收集、积累项目调试及试运行阶段形成的文件；,（一）建设管理单位负责收集、积累项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺、涉外和竣工验收文件；,16,第三讲 项目文件的收集,各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设管理单位（或接收委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。,三、收集时间,17,第四讲 项目档案的整理与归档,一、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。,二、建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。,18,（二）依据项目档案分类编号对全部项目档案进行统一的分类和编号。,（三）对全部项目档案进行清点、编目、编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。,（一）根据专业主管部门的建设项目档案分类编号及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系（大纲）。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。,第四讲 项目档案的整理与归档,19,第四讲 项目档案的整理与归档,20,（一）建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,三、项目文件整理要求。,（二）建设项目各管理机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单项或单位工程整理。,21,（三）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），应按项目或专业整理。,（五）竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,（四）施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。,22,四、竣工图。,第四讲 项目档案的整理与归档,竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位一定要按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章。,23,（一）凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章；,（三）凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变或图面变更面积超过1/3的，应重新绘制竣工图。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段“和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章“,第四讲 项目档案的整理与归档,竣工图的编制形式和深度。,（二）一般性图纸变更的符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章；,24,（一）竣工图章内容，尺寸如图所示。,第四讲 项目档案的整理与归档,五、竣工图章的使用。,25,竣工图章式样，单位：mm,第四讲 项目档案的整理与归档,26,第四讲 项目档案的整理与归档,（二）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章的内容填写齐全、清楚，不得代签。,竣工图确认章,27,（三）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。,第四讲 项目档案的整理与归档,（四）竣工图章使用不褪色红印泥。,28,举例：竣工图章的位置,29,第四讲 项目档案的整理与归档,六、项目文件的组卷要求。,（一）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；符合档案管理要求。,（二）项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷，工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。,（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。,30,第四讲 项目档案的整理与归档,七、卷内文件的排列。,（一）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。,（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。,（三）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，这种设备文件归档，同基建档案一般难以分开，可以作为基建归档的一个组成部分；另一类是各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，应单独归档。,31,1、设计文件的排列。设计文件都有编号，可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业（或项目）的设计文件，则可以先分专业（项目），然后按原有编号排列。,第四讲 项目档案的整理与归档,2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录，或者一种记录反映不同的工序或部位，则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。,（四）不同类型文件材料的排列方法。,32,第四讲 项目档案的整理与归档,3、各种文字报告的排列。要求正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后。如果卷内有多份文件而且反映反映同一问题的，一般应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后；同一类型的文件按时间先后顺序排列；综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。,33,第四讲 项目档案的整理与归档,4、文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。,5、竣工图按专业、图号排列。,6、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。,34,八、案卷编目。,第四讲 项目档案的整理与归档,案卷编目的内容包括：编写案卷页号、填写卷内目录、填写备考表、填写案卷封面、编制案卷卷脊、编制案卷目录。,35,案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。 一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号页号。 已有页号的文件可不再重新编写页号。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。,第四讲 项目档案的整理与归档,36,37,卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数和备注等组成。 序号，应依次标注卷内文件排列顺序。 文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。 责任者，应填写文件形成者或第一责任者。 文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。 日期，应填写文件形成的时间年、月、日。 页数，应填写每件文件总页数。 备注，可根据实际填写需注明的情况。,第四讲 项目档案的整理与归档,38,文件题名,页数,39,举例1：不装订文件卷内目录的填写,40,文件题名,页数,1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1,41,41,文件题名,页数,1,1,1,1,1,1,42,卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。,第四讲 项目档案的整理与归档,43,第四讲 项目档案的整理与归档,1、卷内备考表要标明卷内文件的总件数、总页数，不同载体文件的数量。例如：本卷共8件，71页。其中文字材料65页，照片5张，附图1张；,2、说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；,3、卷内备考表排列在卷内文件之后；,4、互见号，应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案号，并应注明其载体形式。,为保证卷内文件完整、系统与安全，便于利用，便于管理，便于确切统计卷内文件材料的数量，页号的编写均以有书写内容的页面编写页号。,44,注意：立卷人和检查人签字应该手写或盖章，不得打印。,卷内备考表,档号：,互见号: 说明: 立卷人: 年 月 日 检查人: 年 月 日,45,第四讲 项目档案的整理与归档,1、档号：由全宗号、档案类目号和案卷顺序号联合组成，中间用“-”隔开，全宗号为8，分类号为B 1，案卷号为1的档号表示为8-B 1 -1，全宗号为8,目录号为4，大类为1 ，属类为1，项目代号为1 ，案卷号为1的档号表示为8-4 1 1 -1，,2、案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。主要包括建设项目名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。,46,第四讲 项目档案的整理与归档,3、立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。如“绥中县水利局”。,4、起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。2001.5.1-2001.11.30,6、密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，一般暂不填写。,5、保管期限：分为永久、长期、短期三种。,47,卷盒封面：,绥中县水利局,2001.5.1-2001.11.30,长期,建设项目名称、结构、 阶段名称、文件名类型称 绥中县猴山水库主坝工程建设管理文件材料,8-B 1-1,48,第四讲 项目档案的整理与归档,案卷脊背的编制。,案卷脊背应填写档号和案卷题名。“档号”栏的填写，是采用盖章的方式“全宗号+类目号+案卷号” 予以解决。,全宗号由县档案馆给定；分类号是根据本单位档案分类方案所给定的类别号。不同级位的类别之间用间隔符“ ”分开，案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号。,49,卷脊：,全宗号类目号案卷号,8 B 1 -1,绥中县猴山水库主坝工程建设管理文件材料,建设项目 名称、 结构、 阶段名称、 文件类型名称,长 期,保管期限,50,案卷目录式样见图。 1.序号：应填写登录案卷的流水顺序号 2. 档号、案卷题名、保管期限，填写方法。 3. 总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。 4. 备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。,案 卷 目 录,51,（一）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。,（二）案卷内不应有金属物。,（三）单份文件装订时，应在卷内文件首页上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号，式样如图所示（单位：mm）：,九、案卷装订要求。,第四讲 项目档案的整理与归档,52,举例：,53,1、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为310220毫米，厚度分别为10毫米、20毫米、30毫米、40毫米、50毫米，无酸纸制做（档案局监制）。 2、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297210毫米。 3、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。,（四）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。,（五）卷皮、卷内表格规格及制成材料。,第四讲 项目档案的整理与归档,54,第四讲 项目档案的整理与归档,（六）声像与电子等 非纸质文件应逐张、逐盘标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。,（七）归档要求。,1、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。,2、根据基本建设程序和项目特点，归档可以按阶段分期进行，也可以在单项（单位）工程完成后与竣工验收文件一并归档。,55,第四讲 项目档案的整理与归档,3、归档文件必须完整、成套、系统。,（1）必须和反映建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程；,（2）必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠，签字手续完备；,（3）文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。,56,（八）参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单位需要向其本单位归档的文件，应按国家有关规定和要求单独立卷归档。,（九）外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，与原文一起归档。,第四讲 项目档案的整理与归档,57,十、项目档案整理要求。 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的要求，由文件形成单位(建设、勘察、设计、施工及监理等)进行整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,58,十一、案卷必须符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）的要求;归档图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠;财务档案整理质量应符合会计档案管理办法（财会199832号）的要求; 照片档案整理质量应符合照片档案管理规范（GB/T11821-2002）的要求。,第四讲 项目档案的整理与归档,59,十二、项目档案的整理。 建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,十三、排架 即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上，以便检寻和管理和利用，按照柜架的排列秩序自左向右，自上而下地排列上架。,60,十四、工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式。 卷盒的表面尺寸为300mm220mm，厚度尺寸分别为20、30、40、50、60mm五种。软卷皮的外表面尺寸为297mm210mm，厚度可根据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。卷盒应根据实际情况和规范要求在县档案局购买。,第四讲 项目档案的整理与归档,十五、卷内目录、卷内备考表的规格统详见科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）。,61,十六、档案的移交应履行手续，并按以下原则进行：,第四讲 项目档案的整理与归档,3、在办理项目档案移交手续时，应填写科技档案档案交接文据。交接双方应认真核对目录与实物，并经本人签字、加盖单位公章确认。,1、各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集、整理和归档工作。施工、监理单位在工程完工后将整理好的档案资料移交到建设单位，由建设单位统一汇总。,2、各参建单位收集3套档案资料，即一套交主管单位，一套交建设单位，另一套移交管理单位。,62,63,第五讲档案接收后的管理,一、档案保管、统计。,（一）档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理；馆（室）藏档案种类、数量清楚（要有档案台帐、交接单、登记表等）。,64,65,66,67,第五讲档案接收后的管理,（二）定期对档案管理状况进行检查，档案库房达到“八防”要求。（检查工作记录和库房观测记录）。,68,69,第五讲 档案接收后的管理,二、档案利用。,（一）有2种以上检索工具（如案卷目录和卷内目录）,（二）开展多种形式的档案利用工作，且取得一定效果。（利用情况及利用效果反馈记录）,70,71,72,第五讲 档案接收后的管理,（三）编有工程项目简介、工程建设大事记、专题介绍。,73,第五讲 档案接收后的管理,三、档案信息化。,（一）配有档案管理软件。,（二）建有档案案卷级目录和文件级目录数据库。,（三）开展综合管理性文件和竣工图进行全文数字化。,74,第六讲 项目档案的验收,一、项目档案验收应根据国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发的通知（档发20062号）、水利部关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知（水办2008336号对项目档案的完整性、准确性和系统性进行评价。,75,二、项目档案验收申请报告的主要内容：,（一）项目建设及项目档案管理概况；,（二）项目档案工作的管理体制和保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；,（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；,（四）项目档案信息化管理情况；,（五）项目档案安全保管情况；,（六）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；,（七）项目档案的总体评价、存在的问题及解决措施。,第六讲 项目档案的验收,76,五、项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）