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文档简介
1,水利工程建设项目档案资料管理,绥中县档案局,2,什么是档案和档案工作,档案:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案工作:简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括:档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。 档案分类,3,档案分类,4,档案分类,5,水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种载体形式的历史记录 。,一、水利工程建设项目档案定义,第一讲 水利工程档案概述,6,(一)水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录,它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用;,二、水利工程档案的作用,(二)具有着凭证和依据作用;,(三)工程档案对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。,第一讲 水利工程档案概述,7,第一讲 水利工程档案概述,三、水利工程档案工作常见问题与原因分析,(一)常见问题。,1、文件材料形成不规范、不完整、不准确;,2、档案收集制度不严格,收集不及时,造成文件散失;,3、各参建单位标准不一,档案整理不规范;,4、建设期档案保管条件差,保护意识弱,造成档案损毁、散失 ;,8,第一讲 水利工程档案概述,(二)原因分析,1、水利工程建设项目自身特点为档案工作 带来了困难 ;,2、工程档案意识薄弱,重视程度不高 ;,3、工程档案专业性较强。,9,第二讲 档案工作保障,一、组织保障,(一)明确有档案工作的分管领导;,(二)明确档案工作归口部门,并配有专职档案管理人员;,(三)建立由项目法人负责,各参建单位组成的档案管理网络,并明确相关负责人(网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据)。,10,第二讲 档案工作保障体系,二、制度保障,(一)各参建单位应制定工程档案管理制度或办法,明确规定了各责任单位的职责与任务,并有相应的控制措施 ;,(二)制定项目文件材料归档范围和保管期限;,(三)制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程;,(四)制定档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。,11,第二讲 档案工作保障体系,三、经费保障,项目法人落实档案工作所需经费,保障档案工作的正常开展,档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算。,四、设备设施保障,(一)有符合安全保管条件的专用档案库房;,(二)办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要。,12,第二讲 档案工作保障体系,五、档案工作保障体系执行,(一)签订有关合同协议时,同时提出归档要求;,(二)检查工程进度、质量时同时检查工程档案资料的收集、整理情况;,(三)项目阶段与完工验收,同时检查或验收相关档案;,13,第二讲 档案工作保障体系,(五)纳入工程质量管理程序;,(六)按期上报建设项目档案管理登记表。,(四)项目法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导;,14,第三讲 项目文件的收集,一、项目档案收集,二、收集范围。,,按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则.,凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,都应收集齐全,归入建设项目档案。,15,第三讲 项目文件的收集,(三)设计单位负责收集设计文件;,(五)监理单位负责收集监理文件材料;,(七)项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。,(二)勘察单位负责收集设计基础资料;,(四)施工单位负责收集施工文件材料;,(六)运行单位负责收集、积累项目调试及试运行阶段形成的文件;,(一)建设管理单位负责收集、积累项目准备阶段形成的前期文件,以及设备、工艺、涉外和竣工验收文件;,16,第三讲 项目文件的收集,各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;凡是引进技术、设备文件必须首先由建设管理单位(或接收委托的承包单位)登记、归档,再行译校、复制和分发使用。,三、收集时间,17,第四讲 项目档案的整理与归档,一、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位(建设、勘察、设计、施工及监理等)进行整理。,二、建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。,18,(二)依据项目档案分类编号对全部项目档案进行统一的分类和编号。,(三)对全部项目档案进行清点、编目、编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。,(一)根据专业主管部门的建设项目档案分类编号及项目实际情况,设计、制定统一的项目档案分类编号体系(大纲)。小型项目直接按项目、结构或专业分类;大中型项目按工程或专业分类,下设属类。,第四讲 项目档案的整理与归档,19,第四讲 项目档案的整理与归档,20,(一)建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位(建设、勘察、设计、施工及监理等)进行整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,三、项目文件整理要求。,(二)建设项目各管理机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行(生产)及验收文件,应根据文件的性质、内容,分别按年度、项目的单项或单位工程整理。,21,(三)勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件(施工图除外),应按项目或专业整理。,(五)竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,(四)施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。,22,四、竣工图。,第四讲 项目档案的整理与归档,竣工图是工程的实际反映,是水利工程档案的重要组成部分,必须做到图物相符。施工单位一定要按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章。,23,(一)凡按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章;,(三)凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变或图面变更面积超过1/3的,应重新绘制竣工图。重绘图应按原图编号,并在说明栏内注明变更依据,在图标栏内注明“竣工阶段“和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章“,第四讲 项目档案的整理与归档,竣工图的编制形式和深度。,(二)一般性图纸变更的符合杠改或划改要求的变更,可在原图(新图)上修改,加盖并签署竣工图章;,24,(一)竣工图章内容,尺寸如图所示。,第四讲 项目档案的整理与归档,五、竣工图章的使用。,25,竣工图章式样,单位:mm,第四讲 项目档案的整理与归档,26,第四讲 项目档案的整理与归档,(二)所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章的内容填写齐全、清楚,不得代签。,竣工图确认章,27,(三)竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。,第四讲 项目档案的整理与归档,(四)竣工图章使用不褪色红印泥。,28,举例:竣工图章的位置,29,第四讲 项目档案的整理与归档,六、项目文件的组卷要求。,(一)组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;符合档案管理要求。,(二)项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷;设计变更文件,应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷,工程联系单、监理文件按文种组卷,原材料试验按单项工程组卷。,(三)案卷及卷内文件不重份,同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限按最长的确定。,30,第四讲 项目档案的整理与归档,七、卷内文件的排列。,(一)管理性文件按问题、时间或重要程度排列。,(二)施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。,(三)设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类,一类是同土建工程连在一起的,这种设备文件归档,同基建档案一般难以分开,可以作为基建归档的一个组成部分;另一类是各种机器、仪器、仪表设备等,可以同土建工程分开,应单独归档。,31,1、设计文件的排列。设计文件都有编号,可以按照原编号的顺序排列。如果一个卷内有两个以上专业(或项目)的设计文件,则可以先分专业(项目),然后按原有编号排列。,第四讲 项目档案的整理与归档,2、各种原始记录的排列。原始记录一般可以按形成的先后顺序排列。如果一个卷内有各种记录,或者一种记录反映不同的工序或部位,则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位,然后再按形成的先后次序排列。,(四)不同类型文件材料的排列方法。,32,第四讲 项目档案的整理与归档,3、各种文字报告的排列。要求正本在前,定稿在后;批复在前,请示在后;正文在前,附件在后。如果卷内有多份文件而且反映反映同一问题的,一般应本单位的文件在前,与之有紧密联系的外单位来文在后;同一类型的文件按时间先后顺序排列;综合性的在前,素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同,一般还要先把问题分清楚,然后再按其次序排列。,33,第四讲 项目档案的整理与归档,4、文字材料和图样材料混合组成的案卷,其卷内文件排列是先文字材料,后图样材料。,5、竣工图按专业、图号排列。,6、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正文在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。,34,八、案卷编目。,第四讲 项目档案的整理与归档,案卷编目的内容包括:编写案卷页号、填写卷内目录、填写备考表、填写案卷封面、编制案卷卷脊、编制案卷目录。,35,案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。 一般单面书写的文字材料在右上角编写页号,双面书写的文字材料,正面在右上角编号,背面在左上角编号页号。 已有页号的文件可不再重新编写页号。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。,第四讲 项目档案的整理与归档,36,37,卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数和备注等组成。 序号,应依次标注卷内文件排列顺序。 文件编号,应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。 责任者,应填写文件形成者或第一责任者。 文件题名,应填写文件全称。文件没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名。 日期,应填写文件形成的时间年、月、日。 页数,应填写每件文件总页数。 备注,可根据实际填写需注明的情况。,第四讲 项目档案的整理与归档,38,文件题名,页数,39,举例1:不装订文件卷内目录的填写,40,文件题名,页数,1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1,41,41,文件题名,页数,1,1,1,1,1,1,42,卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。,第四讲 项目档案的整理与归档,43,第四讲 项目档案的整理与归档,1、卷内备考表要标明卷内文件的总件数、总页数,不同载体文件的数量。例如:本卷共8件,71页。其中文字材料65页,照片5张,附图1张;,2、说明组卷情况,如立卷人,检查人,立卷时间等;,3、卷内备考表排列在卷内文件之后;,4、互见号,应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案号,并应注明其载体形式。,为保证卷内文件完整、系统与安全,便于利用,便于管理,便于确切统计卷内文件材料的数量,页号的编写均以有书写内容的页面编写页号。,44,注意:立卷人和检查人签字应该手写或盖章,不得打印。,卷内备考表,档号:,互见号: 说明: 立卷人: 年 月 日 检查人: 年 月 日,45,第四讲 项目档案的整理与归档,1、档号:由全宗号、档案类目号和案卷顺序号联合组成,中间用“-”隔开,全宗号为8,分类号为B 1,案卷号为1的档号表示为8-B 1 -1,全宗号为8,目录号为4,大类为1 ,属类为1,项目代号为1 ,案卷号为1的档号表示为8-4 1 1 -1,,2、案卷题名:是立卷人给案卷拟定的标题,标题应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。主要包括建设项目名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。,46,第四讲 项目档案的整理与归档,3、立卷单位:填写编制该案卷的单位全称或规范性简称。如“绥中县水利局”。,4、起止日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期。2001.5.1-2001.11.30,6、密级:依据保密规定,填写卷内文件材料的最高密级,一般暂不填写。,5、保管期限:分为永久、长期、短期三种。,47,卷盒封面:,绥中县水利局,2001.5.1-2001.11.30,长期,建设项目名称、结构、 阶段名称、文件名类型称 绥中县猴山水库主坝工程建设管理文件材料,8-B 1-1,48,第四讲 项目档案的整理与归档,案卷脊背的编制。,案卷脊背应填写档号和案卷题名。“档号”栏的填写,是采用盖章的方式“全宗号+类目号+案卷号” 予以解决。,全宗号由县档案馆给定;分类号是根据本单位档案分类方案所给定的类别号。不同级位的类别之间用间隔符“ ”分开,案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号。,49,卷脊:,全宗号类目号案卷号,8 B 1 -1,绥中县猴山水库主坝工程建设管理文件材料,建设项目 名称、 结构、 阶段名称、 文件类型名称,长 期,保管期限,50,案卷目录式样见图。 1.序号:应填写登录案卷的流水顺序号 2. 档号、案卷题名、保管期限,填写方法。 3. 总页数:应填写案卷内全部文件的页数之和。 4. 备注:可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。,案 卷 目 录,51,(一)文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式,图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。,(二)案卷内不应有金属物。,(三)单份文件装订时,应在卷内文件首页上方加盖、填写档号章。档号章内容有:档号、序号,式样如图所示(单位:mm):,九、案卷装订要求。,第四讲 项目档案的整理与归档,52,举例:,53,1、卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为310220毫米,厚度分别为10毫米、20毫米、30毫米、40毫米、50毫米,无酸纸制做(档案局监制)。 2、案卷内封面、卷内目录、备考表尺寸为297210毫米。 3、卷盒和卷内表格字迹要清晰端正。,(四)外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。,(五)卷皮、卷内表格规格及制成材料。,第四讲 项目档案的整理与归档,54,第四讲 项目档案的整理与归档,(六)声像与电子等 非纸质文件应逐张、逐盘标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。,(七)归档要求。,1、建设管理单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后整理、编目所形成的项目文件、按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。,2、根据基本建设程序和项目特点,归档可以按阶段分期进行,也可以在单项(单位)工程完成后与竣工验收文件一并归档。,55,第四讲 项目档案的整理与归档,3、归档文件必须完整、成套、系统。,(1)必须和反映建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程;,(2)必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠,签字手续完备;,(3)文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。,56,(八)参加建设项目的勘察、设计、施工及监理单位需要向其本单位归档的文件,应按国家有关规定和要求单独立卷归档。,(九)外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,与原文一起归档。,第四讲 项目档案的整理与归档,57,十、项目档案整理要求。 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定,并按档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的要求,由文件形成单位(建设、勘察、设计、施工及监理等)进行整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,58,十一、案卷必须符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)的要求;归档图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/T10609.3-1989)要求统一折叠;财务档案整理质量应符合会计档案管理办法(财会199832号)的要求; 照片档案整理质量应符合照片档案管理规范(GB/T11821-2002)的要求。,第四讲 项目档案的整理与归档,59,十二、项目档案的整理。 建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。,第四讲 项目档案的整理与归档,十三、排架 即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上,以便检寻和管理和利用,按照柜架的排列秩序自左向右,自上而下地排列上架。,60,十四、工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式。 卷盒的表面尺寸为300mm220mm,厚度尺寸分别为20、30、40、50、60mm五种。软卷皮的外表面尺寸为297mm210mm,厚度可根据卷内文件材料厚度调整,但不宜超过40mm。卷盒应根据实际情况和规范要求在县档案局购买。,第四讲 项目档案的整理与归档,十五、卷内目录、卷内备考表的规格统详见科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)。,61,十六、档案的移交应履行手续,并按以下原则进行:,第四讲 项目档案的整理与归档,3、在办理项目档案移交手续时,应填写科技档案档案交接文据。交接双方应认真核对目录与实物,并经本人签字、加盖单位公章确认。,1、各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集、整理和归档工作。施工、监理单位在工程完工后将整理好的档案资料移交到建设单位,由建设单位统一汇总。,2、各参建单位收集3套档案资料,即一套交主管单位,一套交建设单位,另一套移交管理单位。,62,63,第五讲档案接收后的管理,一、档案保管、统计。,(一)档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理;馆(室)藏档案种类、数量清楚(要有档案台帐、交接单、登记表等)。,64,65,66,67,第五讲档案接收后的管理,(二)定期对档案管理状况进行检查,档案库房达到“八防”要求。(检查工作记录和库房观测记录)。,68,69,第五讲 档案接收后的管理,二、档案利用。,(一)有2种以上检索工具(如案卷目录和卷内目录),(二)开展多种形式的档案利用工作,且取得一定效果。(利用情况及利用效果反馈记录),70,71,72,第五讲 档案接收后的管理,(三)编有工程项目简介、工程建设大事记、专题介绍。,73,第五讲 档案接收后的管理,三、档案信息化。,(一)配有档案管理软件。,(二)建有档案案卷级目录和文件级目录数据库。,(三)开展综合管理性文件和竣工图进行全文数字化。,74,第六讲 项目档案的验收,一、项目档案验收应根据国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发的通知(档发20062号)、水利部关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知(水办2008336号对项目档案的完整性、准确性和系统性进行评价。,75,二、项目档案验收申请报告的主要内容:,(一)项目建设及项目档案管理概况;,(二)项目档案工作的管理体制和保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;,(三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;,(四)项目档案信息化管理情况;,(五)项目档案安全保管情况;,(六)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;,(七)项目档案的总体评价、存在的问题及解决措施。,第六讲 项目档案的验收,76,五、项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人)
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