撰写写会议策划流程技巧.ppt

撰写写会议策划流程技巧,悠会网要开会 找悠会 ,2013年1月16日,简介,悠会网要开会 找悠会 ,会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。,,悠会网要开会 找悠会 ,一、会前筹划 确定会议主题确定议事日程确定参会人选 会前通知：通知参会人员 方式：电话通知或书面通知 内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求（笔记等） 注意：通知后需落实有关负责人是否收到，并及时记录 确定最后参会人员 统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务，并最后按照 其职务统计分类； 统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送，详细写清楚参会人员所属区域、 姓名、性别、职务、电话；,,悠会网要开会 找悠会 ,联系酒店：联系房间 预定房间（数量、类型、时间、价格） 联系会议室 会议厅（容量、时间、设备、价格） 餐饮安排 是否需要在会议时准备茶点，是否需要在会后安排一个宴会，是否需要提供饮用水，正餐有多少 人安排多少桌 会议准备材料： 1、领导讲话稿； 2、发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿、其他文件、房卡等； 3、会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备；,,悠会网要开会 找悠会 ,场地布置： 1、会议横幅 2、主席台的安排：谁？几个人？怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。 3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上） 4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？ 5、非常重要的会议，请速记员。 6、国际性会议，准备同音翻译。 支出预算：文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都 需要花钱，大概多少费用也要在方案结尾概算一下。,,悠会网要开会 找悠会 ,二、会中安排 设立签到处：参会人员统一签到，领取房卡，发放资料袋，说明注意事项（比如手机、着装），咨询返程时间及交通路线，统计并通知安排； 餐饮问题：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？ 注意事项： 1、空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！ 2、灯光音响效果； 3、会议中途休息：放音乐，1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。 4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常 5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等；,,悠会网要开会 找悠会 ,,三、会后收尾 退房：结账，收回房卡安置好不能及时离开的与会者。 送站：根据返程时间，统筹规划，送参会人员 会议照片：如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便 收拾：会议物品，避免忙中出错，遗漏东西 整理会议记录，总结为会议纪要 进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节,会议指南 1、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点； 2、参会嘉宾名单（姓名及职务） 3、会议日程安排（时间、地点、） 4、旅游安排（集合时间、地点，负责人，备用品，目的地，餐饮） 5、会议须知（所需证件、会议要求、注意事项） 注意事项： 统计参会人员表格：姓名、电话 签到表：姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注 到达