Excel电子表格的使用技巧.ppt

Excel的使用技巧,快速填入相同的内容 快速复制上一单元格 求字符串中某字符出现的次数 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格） Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色 EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 去掉默认的表格线 增加工作簿的页数,相对地址、绝对地址、混合地址 数据的输入 输入相同数据的两种情况 数据的行列对调 跨表操作数据 两次选定单元格 两列数据巧合并 用快捷键设置单元格文本 自动调整为合适的列宽 绘制斜线表头,Excel做成绩表时自动实现同分同名次 按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片 制作漂亮的工资条 图表编辑操作,1. 快速填入相同内容,选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。,2. 快速复制上一单元格,选中下面的单元格，按Ctrl+ （为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。,3. 求字符串中某字符出现的次数,例如：求A1单元格中字符“a”出现的次数： =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”) LEN(text)：返回文本字符串的个数 SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）: 将字符串中的部分字符串以新字符串替换。,4. 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限 （保护部分单元格）,先选定所有单元格，点“格式”“单元格”“保护”，取消“锁定”前面的“”。,再选定你要保护的单元格，点“格式”“单元格”“保护”，在“锁定”前面打上“”。,3. 点“工具”“保护”“保护工作表”，输入两次密码，点两次“确定”即可。,5. Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,比如： A11时，C1显示红色 0A11时，C1显示绿色 A10时，C1显示黄色,方法如下： 单击C1单元格，点“格式”“条件格式”， 条件1设为： 公式=A11,点“格式” “字体”“颜色”，点击红色后点“确定”。,2. 条件2设为：公式=AND（A10,A11）,点“格式” “字体”“颜色”，点击绿色后点“确定”。,3. 条件3设为：公式=A10 点“格式”“字体”“颜色”，点击黄色后点“确定”。,4. 三个条件设定好后，点“确定”即可。,6. EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入,1. 用数据有效性定义数据长度。 用鼠标选定你要输入的数据范围，点“数据”一“有效性”一“设置”，“有效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点“确定”。,2. 用条件格式避免重复。 选定A列，点“格式”一“条件格式”，将条件设成 “公式=COUNTIF($A：$A,$A1)1”,点“格式”一“字体”一“颜色”，选定红色后点两次“确定”。 COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元 格数目。,这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。,7. 去掉默认的表格线,单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的“”去掉）。,8. 增加工作簿的页数,单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新名称 的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。,9. 相对地址、绝对地址、混合地址,相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。 绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。 有些公式引用单元格是用混合型地址。,10. 数据的输入,日期和时间的输入 当前系统日期的输入：ctrl + ； 当前系统时间的输入：ctrl + shift +； 12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入 字母a或p，例如，8：00 a 改变日期格式在“格式-单元格”中修改,Word 里：Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间,数值的输入,负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。 分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数 则认为是日期。 输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项一 编辑”选项卡中设置自动小数点,公式的输入,公式以等号“=”开头，Excel有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在“工具一选项一视图”选项卡中，选中“窗口选项”下的“公式”复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公式。,11. 输入相同数据的两种情况,同时在多个单元格中输入相同的数据。 方法：选择要输入数据的单元格，如果不连续可以使用Ctrl键 进行选择，然后输入数据，再按下Ctrl+Enter键就可以了。 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后 后在相应单元格中输入数据，选择多个工作表的方法也是使用 Ctrl或Shift键。,12. 数据的行列对调,选取要对调的数据范围，复制。 在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在对话 框中选择“转置”，确定。,13. 跨表操作数据,设有名称为sheet1、sheet2和sheet3的三张工作表，现要用sheet1的D8单元格的内容乘以40%，再加上sheet2的B8单元格内容乘以60%作为sheet3的A8单元格的内容。则应该在sheet3的A8单元格输入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！B8*60%。,14. 两次选定单元格,有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格默认下移一个单元格，非常不便。单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。,15. 两列数据巧合并,在EXCEL表格中，如果有两列数据需要合并起来，如果是数字的话，一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算；但是如果有一列是文字，另一列是数字（或者文字），那么可以先在这两列后面的一个空列中单击，并输入=号，然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名，输入&号，然后再输入第二个列单元格的相对引用名，最后按一下回车键即可。然后，鼠标移动到这个单元格的拖动柄上，向下拖动知道需要合并的数据最后一行。,16. 用快捷键设置单元格文本,在Excel中，熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文 本。在选择好要设置格式的单元格后，如果要设置为粗体，可 以按Ctrl + B；如果要设置为斜体，可以按Ctrl + I；如果要设 置为下划线，可以按Ctrl + U。,17. 自动调整为合适的列宽,在Excel中，如果一个单元格中文字内容过长，就无法为系统全部显示出来，手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列的交界处，当鼠标指针变为两个方面的箭头时，双击，这时系统就会把列宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。,18. 绘制斜线表头 在Excel经常需要绘制斜线表头，简单的两分式的表头可以先把表格绘制好，并在需要绘制表头的单元格中单击，然后单击格式菜单下的单元格命令项，在单元格格式对话框中点开边框选项卡，然后根据绘制的需要单击外边框和下面的边框线。,19. Excel做成绩表时自动实现同分同名次,在用Excel统计成绩时，我们一般会根据成绩高低进行排序，然后按序列自动填充出名次。这种方法得出的名次与总分没有关联，即使成绩相同，也会填充出不同的名次。如果数据较少，我们可以采用手动的方法将成绩相同的人员改成相同的名次，但数据较多时就很麻烦了。,经过实践，以下三种方法可以自动实现同分同名次的操作。假设有1000名考生，字段位置如下图所示。,1. 使用排位函数RANK,在L2单元格中输入函数“=RANK(K2,K$2:K$1001,0)”，回车后L2单元格中会出现名次“1”，然后选定L2，拖动其填充柄向下填充即可自动实现。,该函数的功能是返回一个数字(上述函数中的K2，此处采用相对应用，填充时随行的变化而变化)在数字列表(上述函数中的K$2:K$1001，此处采用绝对引用，填充时不发生变化)中的排位。,数字的排位是其大小与列表中其他值的比值。该函数在使用时，即使总分没有排序，它也可以直接求出所对应总分的名次;如果总分已排过序，则数字的排位就是它当前的位置。上述函数中最后的“0”指明排位的方式，当其为 0或省略时，Excel 对数字的排位是按照降序排列的。 如果不为零， Excel 对数字的排位则是按照升序排列的。该函数对重复数的排位相同，而下一名次则将前面的重复数计算在内。,2. 使用计数函数COUNTIF,在L2单元格中输入函数 “=COUNTIF(K$2:K$1001,“”&K2)+1”， 然后向下自动填充即可实现该操作。,该函数的功能是计算区域中满足给定条件的单元格个数。上述函数中采用绝对引用指定计算区域K$2:K$1001，名次所对应的单元格K2采用相对引用。即求出在K2:K1001区域中大于名次所对应总分的单元格的个数，然后加上1就可以得出该单元格中数值的名次。该操作不管有几个重复的，大于它的个数却是固定的，所以重复数据的名次也就是相同的了。同RANK函数一样，该函数不管是否已经按总分进行排序均可进行上述操作。,3. 采用IF语句加COUNT函数,该操作与上述两种方法不同，必须先将总分按照降序排列。然后将第一名的名次“1”输入，再在L3单元格中输入函数“=IF(K3=K2,L2,COUNT($K$2:K3)”，确定后向下自动填充也可实现同分同名次的操作。,COUNT函数的功能是返回指定区域中数字单元格的个数。因为K列全是数字单元格，所以该总分处在第几位上名次就是几。上述语句的意思就是如果当前总分和上一个总分相同，则输入上一个总分的名次，否则执行COUNT语句，统计个数。,20. 按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片,Shift键在Excel里有这样的妙处：在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴选项就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们就能把选定的单元格区域方便地转换为图片。,具体操作方法如下： 首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键，依次选择“编辑复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮。这时选定的表格区域就已经被复制成图片了。,再到需要使用这张图片的地方选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片”命令)，比如将其在Word中粘贴。 另外，如果选择“如打印效果”单选项，那么被转换为图片的数据区域是按照打印效果来处理的，比如设置有粗边框，那么粘贴出来的图片上就会有粗边框。,21. 制作漂亮的工资条,新建一Excel文件，在sheet1中存放工资表的原始数据，假设有O列。第一行是工资项目，从第二行开始是每个人的工资。,在sheet2中我们来设置工资条。根据实际情况，工资条由三行构成，一行对应工资项目，一行对应一个人的工资数据，然后是一个空行用来方便切割。这样三行构成一个工资条。工资项目处在行号除以3余数为1的行上；空行处在行号能整除3的行上。以上两行不难设置，关键是工资数据行，牵扯到sheet1与 sheet2中数据的对应，经分析不难看出“sheet1中的数据行=INT(sheet2中的数据行+4)/3)”。,这样我们在sheet2的A1单元格中输入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,”“,IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT(ROW()+4)/3),COLUMN()”。确认后选择A1单元格，把鼠标放在A1单元格的右下角，鼠标变成“+”时，向右拖动鼠标自动填充至O列，这样工资条中的第一行就出来了。选定A1：O1，把鼠标放在O1单元格的右下角，鼠标再次变成“+”时，向下拖动鼠标自动填充到数据的最后一行，工资条就全部制作完成了。,IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)：判断一个条件是否满足，如果满 足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。 MOD(number,divisor): 返回两数相除的余数。 INDEX(arraym,row_num,column_num):在给定的单元格区域中，返回特定行 列交叉处单元格的值或引用。Array：单元格区域或数组常量；row_num：数 组或引用中要返回值的行序号。如果忽略，则必须有column_num参数； column_num：数组或引用中要返回值的列序号。如果忽略，则必须有 row_num参数。 INT(number)：将数值向下取整数为最接近的整数。,该公式运用IF函数，对MOD函数所取的引用行号与3的余数进行判断。如果余数为0，则产生一个空行；如果余数为1，则固定取sheet1中第一行的内容；否则运用INDEX函数和INT函数来取Sheet1对应行上的数。 最后来设置一下格式，选定A1：O2设上表格线，空行不设。然后选定A1：O3，拖动N3的填充柄向下自动填充，这样有数据的有表格线，没有数据的没有表