单据审核员工作手册

单据审核员工作手册2012年10月目 录一、工作态度3二、工作内容51、负责对各项目部材料月报表、材料收、发单据的管理和审核，并监督材料员对与此项业务相关的各项管理制度的执行情况。2、按月及时、准确编制材料进度计划表，检查材料计划的执行和控制情况，发现问题及时了解原因。3、会同材料会计共同监督审核各项目材料价格的执行情况。4、依据公司的材料定价和材料结算办法对各项目部的材料结算进行签认，并准确录入材料台帐。5、负责发放和及时回收公司定制的材料单据，办理完善的单据收发手续，并建立料单管理台帐。6、项目部报来材料月报表和单据应及时审核、录入材料电脑台帐。对于发现的不符合管理规定的问题，应按照公司制定的相关材料管办法及时协调材料员解决。7、负责公司各项目部材料管理系统的使用和管理，续编材料目录。8、完成上级主管交办的其它工作任务三、工作方法5四、工作流程7五、工作技巧7六、其他7七、附表（材料管理系统操作指南及其它附表）31一、工作态度：单据审核员工作看起来是个轻松的职务，专业技术性要求不高，因工作内容比较琐碎、繁多，故需要人勤快、心细，办事要有条不紊、认真负责。因此要想做一名合格的单据审核员就应该具备以下工作态度：爱岗敬业，一丝不苟、认真负责，积极主动，善于沟通。二、工作内容：1、负责对各项目部材料月报表、材料收、发单据的管理和审核，并监督材料员对与此项业务相关的各项管理制度的执行情况。1-1、材料月报表周期为上月的26日至本月的25日。1-2、材料月报表由材料管理系统中的台账自动生成；由材料员核对，项目会计审核、项目经理签字。一式两份，一同报材料部。1-3、各项目部每月29日前把报表送至材料部。上报材料月报表时，材料员应同时报送当月原始收、发料单的主管联及从开工至当月前的材料汇总表和项目部之间当月的材料调拨单。1-4、使用称重管理系统的项目部（厂），材料月报表份为两项，一份收料报表，一份发料报表，其中发料报表汇总的是经过加工的产成品，材料员需根据技术部门提供的配合比，分别计算出各种材料的用量，连同电脑数据、收料单一起报材料部。1-5、对于月报中各项目所存在的问题要一一记录，并及时通知材料员尽快更正，以确保数据的准确性。1-6、当月材料收、发单据审核完毕后，把各项目料单以项目为单位装订成本，且料单的排列顺序按照月报表上材料的排列顺序进行排列。其次是把各项目装订好的料单集中起来进行摆放，以便以后查找。1-7、把当月月报表及当月月报汇总表进行装订，即各项目本月材料月报表及当月月报材料汇总表（开工-月报的前一个月）。2、按月及时、准确编制材料进度计划表，检查材料计划的执行和控制情况，发现问题及时了解原因。2.1、工程开工前，项目部应向物资部提供由总工和项目经理签字认可的工程项目材料总计划表。如果项目部来不及编制，物资部应通过经营部的配合来做出项目部的设计用量和总计划表。2.2、在生产过程中由于生产计划的变更等原因，会造成采购计划的变更，项目负责人应根据生产情况，对原有采购计划表予以补充、调整，及时通知物资部。2.3、每月按照各项目上报的材料总计划表及月计划表及时准确地编制本月材料进度计划表，看是否超出材料计划3、会同材料会计共同监督审核各项目材料价格的执行情况。3.1、常用地材类，如灰砂石、砼管等，这类材料在一段时期内价格相对稳定，一般由材料部根据项目部反馈的材料供求信息和材料部做的市场调查，报公司总经理批示后对材料价格进行调整，并及时通知、下发各项目部执行。3.2、常用且需组织采购类，如水泥、钢材等，这类材料可以项目部自行采购，也可以由材料部组织采购，材料价格的制定需由项目部（厂）、材料部分别询价，共同议价，报公司总经理批示后确定执行价格。3.3、材料价格确定后，项目部和材料部要以书面形式相互通报，由项目经理（厂长）、材料部长分别在第一时间内通知各自的材料员和项目会计组织、执行，执行情况反馈给项目经理（厂长）、材料部长。3.4、确定执行的材料价格，在项目部由项目会计、材料员分别做好记录，材料部由审核员做好记录，以便核实执行情况。3.5、各项目部应严格执行公司确定的材料价格，若有特殊情况，价格需要临时调整的，项目部应以书面形式通知材料部，并由项目经理和材料员共同签认。3.6、材料部下发的价格通知、签订的供货合同以及项目部签订的供货合同项目部一定要按此执行材料价格。4、依据公司的材料定价和材料结算办法对各项目部的材料结算进行签认，并准确录入材料台帐。4-1、项目会计来公司报帐之前，材料员应把发生的材料帐及时登入材料管理系统，若不录入系统结算时将显示该张单据不存在，不予进行结算和签字。材料供应商进行结算时，先与材料员对票，无误后，材料员在第一联（存根联）和第二联（结算联）上加盖“对讫”章（“作废”和“对讫”章由材料员保存），再与项目部会计核对，核实无误后，会计在第二联（结算联）和第三联（记账联）上加盖“复核”章（“复核”章由会计保存），由供应商出据发票，把第二联（结算联）和第三联（记账联）附在发票后面，经材料部复核签字后上报财务。4-2结算时发料单的核对，与收料单核对程序、办法相同。4-3对于供应商结算单据损毁或丢失的处理，原则上不再补开料单，若项目部确认有必要结算，应由供应商出据损毁或丢失书面证明，并注明单据编号，材料员、项目经理签认，可作为财务结算依据。4-3、在材料单价符合公司规定的情况下，单据审核员对材料票在材料管理系统里一一进行核对与结算，并进行签字认可。5、负责发放和及时回收公司定制的材料单据，办理完善的单据收发手续，并建立料单管理台帐。5-1、各项目材料单据必须使用公司材料部统一印制的收料单、发料单。5-2、料单由项目部会计在材料部办理领取手续，并负责保管。材料员用时从项目部会计处领取并办理序号登记手续，用公司印制的料单管理台账登记，材料部进行不定期检查。5-3、料单收回材料部以前，已开据的第一联（存根联）由材料员保存，第二联（结算联）由供应商或领料人保存，第三联（记账联）由项目部会计保存，第四联（主管联）每月同材料月报表一起报材料部。5-4、已使用完并与供应商对完票的料单（存根联），材料员应及时交还项目部会计，并办理交回手续。项目结束时，项目部会计协同材料员共同做好竣工材料的审核及竣工材料报表后，料单由会计核对领取的数量，并全部交回材料部。5-5、项目部材料员或会计人员更换时，必须办理已用和未使用料单的交接手续，由项目经理和材料部委派人员监交签认。5-6、料单发出和收回时单据审核员要建立料单管理台帐，发出料单时要依次写清项目部、料单批次、发出时间、本数、页数、类别、起止号码及会计签字；收回料单时要依次写清上缴时间、本数、张数、类别、起止号码及会计签字。5-7、各项目料单一定要保存好，严禁杜绝丢失料单的现象发生，如有类似情况发生，将视情况不同作出相应的处罚。6、项目部报来材料月报表和单据应及时审核、录入材料电脑台帐。对于发现的不符合管理规定的问题，应按照公司制定的相关材料管办法及时协调材料员解决。6-1、对于项目部报来的材料月报及单据要及时审核，主要审核以下几个内容：1）开据料单时，要依据材料部制定的材料目录，正确填写材料名称、规格、计量单位和单价，材料目录中未涉及到的材料，材料员在开据料单前，应根据图纸设计要求的材料名称、规格、计量单位填写。有不清楚的，当时问清当时开据，严禁先打白条，过后换料单。料单上的供货单位、收货单位、日期、车号、收料人（发料人）、验收人、送料人（领料人）必须准确、完整无缺的填清。凡是以量方方式计量的材料，备注栏中要注明车箱的长、宽、高尺寸。书写要求字迹清晰，无涂改现象。2） 收料、发料必须一车一单，严禁开汇总料单。一张料单只能开一种规格的材料，禁止一单多料。对于项目部集中收料，统一加工后分配到各施工队或不同工程项目的材料，发料单可以在能够准确计量不同施工队或工程项目领用数量的情况下，对应供应商分别开据汇总发料单。3） 已开据的料单，第三联（记账联）由项目部会计保管，材料员必须在开据料单的当天转交项目会计，让会计在第一联（存根联）上注明收到的时间并签字。l 作废料单必须四联齐备，加盖作废章，保留在料单原序号处，并在存根联上注明作废原因。已开据发票的料单不能再作废，已上报材料部的料单不能作废。6-2、如材料员在开据料单有不符合以上规定的要及时通知材料员更正。7、负责公司各项目部材料管理系统的使用和管理，续编材料目录。7-1、材料管理系统的使用详见材料管理系统操作指南。（后附）7-2、材料材料管理系统主要是各项目材料员对当天所发生的材料业开据料单后把已开据的材料收发单据录入电脑，且必须与单据各项内容一致，做到账证相符。7-3、作废料单必须录入电脑。7-4、当月开据的收、发料单必须当月录入电脑台账，不许过期补录。为了保证网络版材料管理系统的稳定性和准确性，月结后的材料不能修改、删除或作废，所以录入时一定要保证数据正确无误，不能错录或漏录。7-5、对于已有的材料目录各项目材料员开据收、发料单及录入材料管理系统时要严格执行，对于一些材料目录上没有的新型材料，由材料员上报物资部单据审核员，由单据审核员添加授权，以便大家应用。（材料目录后附）8、完成上级主管交办的其它工作任务在完成以上工作之后，积极完成部门领导交办的其它任务，如物资仓库费用的报支及年底各项目材料成本核算。三、单据审核员的工作方法：单据审核员工作是个平凡的工作岗位，在这个平凡的工作岗位上我兢兢业业、尽职尽责、以一颗爱岗敬业之心努力工作，积极主动与上下级同事做好协调与沟通。在日常工作中要严格要求自己做到以下几点：1、对材料月报表及收、发单据及时认真仔细核对，给公司有关部门担供准确的数据及材料单价；2、材料价格有变化时及时通知各项目部材料员；3、积极主动了解各项目材料员在工作中所遇到的问题，一起讨论并解决；4、负责对新进材料员进行培训学习材料管理系统的应用；5、努力学习业务知识，提高工作能力，做好基础性工作。四、单据审核员的工作流程：1、上报月报表流程材料员整理当月月报表及收、发主管联月报表材料员签字项目经理签字项目会计审核签字上交公司物资部审核装订装订2、材料结算流程材料员收发材料并开据收料单据记帐联会计结算联供应商存根联记 帐主管联物资部单据审核员审核、签字经理签字会计审核财务会计入帐物资部长签字财务部长签字3、单据收发流程物资部收、发料单项目会计办理领用手续材料员办理领用手续用完料单交会计五、工作技巧：5-1、要认真、熟练掌握材料管理系统的操作及应用，能够准确及时处理材料员在操作过程中出现的疑难问题，积极指导材料员工作；5-2、积极主动耐心地解决新进材料员在实际过程中遇到的各种问题；5-3、积极主动给各项目材料员联系并沟通材料管理系统在应用中有哪些不便，有没有方便可行的方法，让他们及时反馈信息，以便我统计汇总并及时和开发材料管理系统的相关人员联系并处理；5-5、在完成本职日常工作的前提下，努力学习，提高业务水平。在力所能及的范围内，妥善完成上级领导交办的其他工作。工作中遇到超出个人能力范围的问题时，积极主动跟同事及上级领导沟通并学习。六、其他：材料员每月需向物资部上报的书面及电子版材料如下表材料员需向物资部上报的材料序号名称时间要求备注1材料总计划表开工前根据生产及管理需要2材料月计划表26-29日之前3材料近期计划表提前一周根据生产及管理需要3材料月报表及收、发主管联26-29日之前4材料调拨单26-29日之前材料管理系统操作指南河南省交通建设工程有限公司 物资部建立VPN连接访问系统录入料单料单查询查看报表管理多项目部新特性领用料单添加一个新用户建立新项目部修改密码核对与结算授权用户常见问题 新特性老版本 3.0新版本 4.0 材料管理系统 项目部材料管理系统 单机版 网络版 分布存储数据 集中存储数据 人工传递数据 实时传递数据 分布部署 集中部署 数据存放于PC，无特殊安全机制 数据由服务器统一管理，安全可靠 手动加权平均 自动月结核算 靠制度约束统一字典 系统强制约束统一字典 无限价功能 灵活控制材料价格 全面支持拼音码查询 数据字典无法更改 全新的数据字典管理策略 建立VPN连接访问系统首先需要建立项目部到公司总部的VPN连接1) 使用IE(Internet Explorer)浏览器，访问 3 ，并安装VPN控件；2) 输入用户名和密码，并登录，等待身份认证并建立VPN连接；3) 将已经建立VPN连接的窗口保持打开，此时VPN连接已经建立成功； 访问系统1) 打开浏览器（推荐使用 谷歌浏览器），在地址栏输入 /clgl ，进入系统登录页面；2) 输入用户名和密码，进入系统； 录入料单只有项目部可以录入料单，仅能录入当前项目部的料单；当前项目在系统右上角有指示，见下图：1) 进入料单录入的页面 2) 录入料单信息 查询料单1) 进入查询料单页面2) 输入查询条件，点击查询执行查询；至少需要包含一个查询条件 管理多项目部1) 当一个用户同时被授权管理多个项目时，首次登录会出现项目部选择窗口；2) 可以通过切换到其他的项目部中；3) 可以查看项目授权情况； 修改密码1) 进入修改密码页面2) 修改个人的密码，需要提供当前密码，以验证身份； 查看报表1) 选择进入统计分析对应的报表2) 设置统计条件，通过“查询”查看报表，“预览”可以打开预览页面，使用浏览器的打印命令打印报表； 领用料单需由材料部工作人员完成1) 进入领用料单的页面 2) 录入领用信息无需分析料单号段，在录入领用信息时实时监测错误号段；3) 查看料单领用记录4) 查看料单使用情况 核对与结算1) 进入核对与结算 无需选择项目部，由于料单数据实时传递，因此取消了提前结算功能；2) 选择“料单批次”、“料单类型”，输入“料单编号”，对料单进行核对，核对成功后可直接进入结算； 建立新项目部1) 进入项目部的管理页面2) 输入项目部信息 添加一个新用户1) 进入用户管理页面2) 输入用户信息 授权用户用户和项目部都已经存在1) 进入项目部管理页面，查找需要授权的项目部2) 双击项目记录，进入项目部信息页面在这里可以同时完成 项目基本信息设置，初始库存，添加授权用户工程材料总计划表工程名称： 材料名称规格型号单位设计用量总计划用量已用量余量技术参数用途备注材料员： 总工： 项目经理： 日 期： 月工程材料计划表工程名称： 材料名称规格型号单位设计用量本月计划用量技术参数用途计划使用时间备注材料员： 总工： 项目经理：日 期：材料、物资采购申请单项目名称： 申请时间： 序号名称规格单位数量技术参数用途计划使用时间备注项目经理： 审核人： 申请人：联系人电话：材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注1钢筋（I级）6.5-26mm以上吨I级钢筋指的是圆钢或盘元例：14、82钢筋（II级）6-26mm以上吨II级钢筋指的是螺纹钢例：163钢筋（III级）6-26mm以上吨III级钢筋也指的是螺纹钢例：284袋装水泥32.5#42.5#或52.5#吨5散装水泥32.5#42.5#或52.5#吨6袋装白水泥32.5#42.5#或52.5#吨7商品砼C15、C25、C30方8防冻商品砼C15、C25、C30方9防冻剂公斤购料时问清规格再填写料单10脱模剂公斤购料时问清规格再填写料单11油毛毡普通m212无筋砼管（I级）内径管长壁厚mm根例：300200030mm13无筋砼管（II级）内径管长壁厚mm根例：300200040mm14有筋砼管（I级）内径管长壁厚mm根例：300200030mm15有筋砼管（II级）内径管长壁厚mm根例：300200040mm16有筋砼管（III级）内径管长壁厚mm根例：300200030mm17F型钢承口式钢筋砼管(顶管)内径管长壁厚F口mm根例口mm18草坪砖长宽厚mm块19彩色道板砖20波纹砖21菱形砖材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注22荷兰砖长宽厚mm块23道板砖24盲道砖25平石长宽高cm块26侧石27边石28树池石29石油沥青10#、30#、60#、100#吨30改性沥青例：SBS(I)IC 吨问清规格型号再填写料单31重交通沥青70#、90#吨32乳化沥青吨问清规格型号再填写料单33原木直径长度cm方34板材长宽厚cm方35枕木长宽厚cm方36三合板长宽cm块37五合板长宽cm块38木柴普通公斤39机砖长宽厚mm块例：24011553mm40石棉瓦长宽厚cm块41生石灰普通方42熟石灰普通方43石灰膏普通方材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注44细砂普通方45河砂中粗方46机制沙中粗方47石粉普通方48石子0.5-1cm方49石子0.5-2cm方50石子1-1.5cm方51石子1-2cm方52石子1-3cm方53石子2-4cm方54石子3-6cm方55米石普通方56片石普通方57粉煤灰普通方58素土普通方59PVC彩色波形板长宽厚m260UPVC双壁波纹管d、D公称内径或外径，S级米例：d400（内径）S2级 D400（外径）S2级61HDPE双壁波纹管d、D公称内径或外径，S级米例：d400（内径）S2级 D400（外径）S2级62胶圈DN内径mm个例：DN450mm63砼井盖框圆形或方形长宽厚mm套例：圆形750，方形70050080mm根据图纸设计填规格，允许有误差64砼井盖圆形或方形长宽厚mm个根据图纸设计填规格，允许有误差65砼井框圆形或方形长宽厚mm个根据图纸设计填规格，允许有误差材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注66球墨铸铁井盖框圆形（重量）或方形（重量）套例：圆形（80公斤）方形（70公斤）67球墨铸铁井盖圆形（重量）或方形（重量）个例：圆形（50公斤）68球墨铸铁井蓖方形（重量）个例：方形（40公斤）69球墨铸铁井框圆形（重量）或方形（重量）个例：圆形（20公斤）方形（20公斤）70球墨铸铁爬梯重量个规格中的重量按项目部要求订做允许有误差 例：2.5公斤71盆式橡胶支座套根据图纸填清各种规格72板式橡胶支座套根据图纸填清各种规格73伸缩缝米根据图纸填清各种规格74金属波纹管米根据图纸填清各种规格75钢丝网网孔大小m2例：10100.7mm76无缝钢管内径壁厚吨503 mm77焊管内径壁厚吨603.5 mm78钢绞线吨根据图纸填清各种规格例：15.24 mm79锚具套根据图纸填清各种规格例：M15-780配送柴油0#或-10#吨81自购柴油0#或-10#升82塑料格栅m2根据图纸填清各种规格83玻纤格栅m2根据图纸填清各种规格84土工布m2根据图纸填清各种规格 例：200g/0.3mm85止水带米根据图纸填清各种规格86涨缝板长宽厚cmm2材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注87电焊条几公斤注明几号焊条88铁丝几公斤例：889扎丝普通公斤90球墨铸铁管DN内径mm米例：DN400 mm91球墨铸铁弯头DN内径mm个例：DN400 mm92砖渣普通方93铁钉几寸公斤例：3寸94石棉绒普通公斤95油漆公斤规格中注明颜色96镀锌钢管内径壁厚mm吨例DN154mm97槽钢5#-18# 以上吨例8#98钢板厚度1-30以上吨例399钢轨50#吨例50#100预埋钢板厚度1-30以上吨例3101水泥稳定碎石5%、5.5%、10%吨例5%102煤有烟煤或无烟煤吨103碳1#.2#.3#.4#吨例1#104等边角钢60厚mm吨例453mm105不等边角钢吨例30452厚mm106商品砼（泵送）C15、C 20、C 50方107防冻商品砼（泵送）C 25、C 30、C 50、方108砂卵石普通方材 料 目 录序号材料名称材料规格、型号计量单位备注109CPVC电力管内径壁厚mm米例1676mm110MPP电力管内径壁厚mm米例1526mm111PVC管内径mm米例100 mm112PVC管节内径mm个例90 mm113PVC卡子内径mm个例80 mm114PVC三通内径mm个例120 mm115PVC弯头内径mm个例70 mm116PVC直节内径mm个例100 mm117UPVC给水管内径壁厚mm米例251.6mm118UPVC排水管内径壁厚mm米例502.2mm119扁钢厚度宽度mm吨350mm120复合爬梯重量个规格中的重量按项目部要求订做允许有误差 例：2.5公斤121PVC预应力波纹管内径mm米例8