《专业的会议技巧》PPT课件.ppt

成功会议的五种策略 如何做开场白 分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成决议决策方式及类型 如何圆满结束会议 会议的领导艺术 主持人的倾听技巧 主持人的问话技巧 主持人的跟进技巧 对待会议中的难缠者,主持人及与会者的守则与责任 主持人的守则与责任 与会者的守则与责任 与会者如何发挥影响力 会议记录 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的十大建议 会后跟进 作为参会者 作为主持人 如何提高下次会议的质量,高效会议管理,张晓彤,茫,盲,忙,管理者的10个角色,人际关系类角色 傀儡 领导者 联络员,信息类角色 监听员 传播者 发言人,决策类角色 创业者 对付麻烦者 资源分配者 谈判者,正式的权力和地位,我们公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。 许多重要的会都安排在周五下午开，或硬要安排在事务特多的周一开。 许多主管对何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得我们疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 有些“必须到会”的员工，因为已经跟重要客户或政府官员约好见面，根本不能出席，这使得讨论很难进行。 而到场的人往往有不是跟议题最有直接关系的人，所以准备也不充分或者根本来不及准备。 因此会议就常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低。 现在这家公司是我任职过的第四家公司，我的工资一家一家增加，职位一点一点上升，可是开会的情况却是家家相同，没有因换公司而有所改善。所以我敢说， 大多数的公司会议都是有问题的，甚至是错误的。,会议效率不高的原因及解决方案,解决方案建立会议规范,开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度,议程1 分享话题及目标 交换信息 产生主意 /做决定 确认行动 总结,2,3,结束会议 总结 安排下次会议,跟踪 备忘录 跟踪计划,固定的会议流程规范,会议准备,需要开会吗?,不需要,如果: 已经按惯例每周聚会一次 没什么特别的事情要讨论 还有比开会更好的方法 会议成本太大 你是唯一做决策的人并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题搞乱),一定要开会,如果: 必须把信息同时传达给很多人 要让别人参与决策以集思广益 听取部门汇报工作 有些事情需要当中表扬或批评 你给小组委派任务,开会前的准备工作,Why:会议的目的 What:讨论的话题 Who: 参加者 确认与否/事先准备 When: 日期及开始/结束时间 Where: 地点及设备,How:Ground Rules 规章制度：手机，准时等 其它：交通，住宿等,开会前的准备工作-1H5W,1 决定开会是否是一个最理想的办法 2 决定你希望从会议中得到的成果 3 制定数量化的目标 4 选择参加会议的人 5 制定议程及选择日期时间和地点 6 要求参加者准备的资料 7 自己要准备什么资料 8 决定策略 9 预计由谁去跟进 10委任秘书,开会前的准备工作,如何做开场白,定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁及有明确宗旨 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等 程序：概观会议进行程序；提供跟讨论有关的资训；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见,介绍中说些什麽？,KISS: Keep it Short & Simple,100分钟的会议 谁往往是发言最多的人 100分钟应该怎样分配？,如何分配发言时间,20/80！,语言 你讲得非常好，那你对XX问题怎么看？ 你讲得非常好，旁边这位怎么看？ 请用5分钟时间说一下（一般会用多少分钟？ ） 非语言 手势 姿势 眼神 面部表情,如何掌握议事进度,极好争辩 跑题 顽固份子 过分健谈 询问你的观点 沉默不语,发牢骚 完全错误 表达不清 私下谈话 漫无边际,我愿意聊天,我比你懂!,如何处理会议中“问题”员工,冲突的二维模型,决断,不决断,不合作,合作,*竞争(暴力),*回避,*妥协,*协作,*迁就(适应),决断-满足自己的要求,合作-满足对方的要求,如何处理与会者间的冲突,处理冲突的大忌,建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 引导双方攻击你 缩小问题的严重性 换话题（如要求帮助解决你自己的问题） 当双方争执时，表达不愉快的情绪,听完陈述后就没词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题,如何避免团体会议讨论中的误区,集一思考（团体思维） 是指在团体内部，人们在决策及思考问题时由于过分追求团体的一致，从而导致团体对问题的解决方案不能做出客观及实际的评价的一种思维模式。 产生的原因：1，达成一致时没有考虑所有的信息；2，团体有较高的凝聚力和强硬的领导者，成员的观点难以有效地表达，观点受到污染；3，来自规范性影响的从众压力使得成员同意最终的决策，而不是从内心同意。 团体极化 指通过团体讨论使得成员的决策倾向更趋极端的现象。,用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位,如何达成决议,摘自彼得得鲁克 “管理任务，职责及实践 1974,感覺與事實,感覺即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產生往往因人而異。 事實即有具體、明確