销售部商务组接待方案.ppt

销售部商务接待流程方案,广州安必平医药科技有限公司,一、目的和范围,“有礼有节、热情礼貌、服务周到、对口接待，严格标准，统一管理”的树立公司的良好形象。原则。,此方案适用于公司销售部接待客户流程,商务接待管理,销售部商务接待工作的归商务组管理，负责接待工作的安排和管理，拟定客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障需公司领导出面、办公室协调的重要接待，应提前2天告知办公室。,计划与准备,1、销售部接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、销售部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、商务接待相关人员根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。 4、商务组根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。 5、因特殊会议需要由商务组负责人联系行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员等。 6、商务接待组根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从商务组负责人和接待人员协调安排，统一调度。 7、由商务组根据情况向行政部提前购买车票及机票。,接待负责人依据获批的接待行程安排表，落实各项接待安排的责任人及物品置办； 销售部接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间； 行政部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排； 接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续； 如接待负责人无法陪同，可由主管部或司机代为行使接待负责人职责； 接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接； 公司领导与来宾合影后，由商务组应将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念； 来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写商务接待总结报告，以便部门进行改进。,商务接待的实施,接待职责分工,1接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。因此商务组涉及到的相关人员必须高度重视且规范行为。 2接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下： 邓桥莲：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务及参观介绍。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。 黄少娜：负责来客引入及会议室的环境保持。 3接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交给主管或总监。,1商务接待的申请与审批 商务组实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门主管审核，总监审批后，报行政部申请安排接待； 商务组在商务接待申请表内应明确来宾人数、级别、接待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议； 公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写商务接待申请，并作为接待负责人； 行政部接到商务接待申请表后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写接待行程安排表，反馈至接待申请部门确认； 经申请部门确认后的接待行程安排表，按接待标准进行审批。,商务接待流程,商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知商务组负责人； 商务组负责人收到行程调整意见后，应立即对接待行程安排表进行调整； 如行程调整仅限时间安排调整，商务组应将调整后的接待行程安排表报总监审批后执行，并将接待行程安排表重发至相关人员； 如行程调整导致预算增加，销售部应将调整后的接待行程安排表按审批流程重新进行审批。,商务接待行程的应急预案,商务接待流程图,销售部商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为3个级别：一级接待、二级接待、三级接待。,商务接待标准,一级接待标准,陪同人员：总经理、副总经理、总监和部门负责人等 1、迎接：主管和商务组负责人在机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。 2、参观：总经理、副总经理、总监和区域经理，由商务负责人沿途情况以及到达项目地后详细介绍公司相关信息。 3、座谈：商务组人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准：商务组据情况预定酒店： 5、下榻宾馆标准：商务组根据情况预定酒店： 6、办公室根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、商务组根据情况购买礼节性礼品。,一级接待标准,二级接待标准,陪同人员：销售总监、区域经理、部门主管 1、迎接：由商务组人员到机场或车站迎接。 2、参观：销售总监、区域经理、部门主管陪同，由部门主管或商务负责人沿途介绍公司基本情况以及公司销售方面的情况。 3、座谈：商务组确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4、用餐标准：办公室根据情况预定酒店： 5、下榻宾馆标准：办公室根据情况预定酒店： 6、商务组根据情况购买礼节性礼品。,二级接待标准,陪同人员：区域经理、部门主管商务组人员 1、参观：相关对口的主管及商务组人员陪同，由相关人员介绍公司基本情况和公司销售方面的情况。 2、座谈：商务组确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 3、用餐标准：商务组根据情况预定酒店。,三级接待标准,三级接待标准,商务接待过程要求,1接待人员须严格遵守公司相关规定 2接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。 3接待环境标准 物品摆放整齐，且表面无灰尘； 地面干净无脏物，空气流通清新； 室温适度，灯光合适。 备品齐全,4公司参观规定 安排来宾参观公司，须报行政部批准； 参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后； 参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。,接待礼仪要求事项,参与商务接待人员应着正装，举止礼貌； 接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓； 接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李； 到达住宿地