内蒙古分公司EOA培训.ppt

内蒙古分公司EOA系统培训,高效,信息安全,专业,便捷,主要内容,新旧系统对照 找回密码功能 提交新任务使用 提交签报注意事项 各模块应用 拒绝类别 差错率统计,一、新旧系统对照,EOA(Electronic Office Automation)系统 ： 为区别于现用系统，故命名EOA。该系统正式上线后沿用原名OA系统。,签报模板更丰富,签报流程更规范,批示意见更具体,任务添加更快捷,时效追踪更有力,签报查询渠道多,新系统,二、找回密码功能,注：密码需妥善保管，不可以随意丢失密码使用找回密码功能,原系统提交新任务界面,三、提交新任务,点击“新任务”，从左侧选择对应模板后，点击“确定”，进入任务描述等环节。,注：提交新任务时有固定模板必须选择相应模板，如没有则可选择“自定义”。 以呼市管理本部第二营销服务部为例：,会议类指：产说会、创说会、客户答谢会、客户联谊会等,部门与部门之间、机构与机构之间的模板是不同的,签报页面中有“*”字符号，都为必填。 任务名称 任务名称即申请事项主题。一般用“关于XX的请示”、“关于XX的报告”、“关于XX的申请”。中支提交，公文的名称写成 “关于XX中心支公司XX营销服务部YY事项的申请/请示/报告/”；分公司上报总公司的签报，公文的名称写成“关于内蒙古分公司XX中支/XX营销服务部YY事项的申请/请示/报告”。 会签领导顺序统一为由大到小。 任务描述主题明确、客观实际、清晰准确，除了用简洁的语言将请示事项描述清楚外，必须将申请金额、公章名称、用印份数、体现在签报描述栏中，特别说明等重要信息请作为附件处理。 签报中的密级与缓急可做选择，OA管理员可根据签报的轻重缓急来进行处理。一般情况下“紧急”功能只用于收文中的紧急件，普通内部工作签报不可随便使用紧急功能。, 提交新任务注意事项,http:/eoa,1.为提高OA效率，所有上报事项需事先在本部门内充分沟通，达成一致意见； 2. 所有上报事项需事先与相关部门进行沟通、确认。 3. 有审批完成时限的签报，应在完成时限的三个工作日前提交。 4.各类公文或签报只流转至事项直接相关部门负责人或专项负责人，如个别事项需咨询或征求非直接相关部门意见，或需部门内部沟通，请以电话、邮件等其他方式协商解决；, 提交新任务注意事项,http:/eoa,（一）固定模板界面,二、自定义模板页面,（二）自定义界面,签报页面中有“*”字符号，都为必填。,（三）电子用印模板页面,（四）外来文处理界面,五、物理用印模板,机构邮寄模板,必 填,首次提交模板,（六）红头文件拟稿界面,申请人在OA系统红头文件拟稿中填写表单（申请人只填写标有“”处），附上拟好的文件材料启动新任务分公司审批完成文件管理员在表单中填好发文字号、主题词、打印份数等信息，更新表单保存数据并按照公文格式制作红头文件给拟稿人校对签字将校对后的文件附上EOA系统流转至分公司印章管理员审核确认总公司印章管理员用印。,红头文件拟稿流程分解,所有签报审批完成后都会自动转至申请人处确认。 工作通知书拟稿时选择工作通知书拟稿模板，流程类似，不需用印，各部门内部负责本部门工作通知书管理的人员邮件通知我，例：财务部闫天培。,（七）红头文件上报页面,需用红头文件上报表上报的文件：分公司上报总公司的请示、报告（机构筹建、开业请示除外），如分公司营业地址变更请示。 分公司管理员将用印之后的文件扫描上EOA系统，填写红头文件上报表，直接流转至总公司文件管理员，然后再将书面文件寄给总公司文件管理员存档。 这样做的好处： 1、可以加快文件上报速度； 2、可以在跟踪栏查看总公司领导的审批情况。, 四、审批人拒绝签报时选择拒绝类别,2.退回重审： 审批人在审核签报内容时，不同意申请人申请内容，需要申请人修改后再由所有领导重新审批的情况下，可以选择“退回重审”，任务流将根据原步骤号一个个重新进行流转。,1.退回修改：审批人在自己的职责范围内审核签报内容时，发现签报中内容 描述或是附件内容有误，需申请提交人修改可选“退回修改”；申请提交人修改完重新提交后会直接流转至拒绝人处，无需在根据步骤号一个个进行流转. 退回修改时也可以选择退回处，比如需要在任务流某处添加某审批领导时，可选择拒绝到EOA管理员处。,五、 任务添加快捷,1. 附件的大小可在10MB以内。 2. 附件格式一般为WORD、EXCEL、PPT、PDF等格式， Eoa系统附件不支持JPG格式文件。 3. 为确保安全性，签报另存后，查询附件内容时必须重新输入用户名及密码方可打开。 4. 电子印章上传附件不得为横竖形式。,六、 签报查询,可输入任务名称 可输入任务号 可选择时间类型 以上三项均可查询,七、 超时审批签报,审批时效以24小时为一天计算 双休日不做统计 系统自动记录审批人审批时间，自动生成审批滞后“排行榜”。, 八、 差错率,提交的任务有相应的模板，但是没有选择相应模板； 任务名称不规范； 提交签报前不作任何沟通，签报反复被拒反复重新提交； 会签领导姓名有误； 任务描述不规范； 签报页面中必须填写的内容但没有填写； 附件格式添加有误； 印章名称填写有误； 随意使用“紧急”功能；,为了合理使用EOA系统，自2010年2月1日起，每月进行机构EOA差错率统计，差错率包括：,注意事项,该系统将于2010年1月25日8：00起正式上线使用。自2010年1月22日18:001月25日00：00进行新旧系统数据转换，原OA系统将停止使用。 未在1月22日18：00前流转完成的事项签报，将会随旧系统数据导入新系统中，继续流转。在旧系统中已完成的签报，可以在新系统中查询。 本周末系统将为所有用户初始登录密码并发至邮箱 ； 新系统上线后，用户在使用过程中，分公司所有用户遇到问题直接与我沟通； 中心支公司及营销服务部所有用户在使用过程中遇到问题直接咨询中支人事行政岗，中支人事行政岗无法解答的将问题汇总后与我