某公司档案管理培训教材

第十六章 档案管理16.1 目的为认真做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，界定工作界面，提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用，更好地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务。16.2 档案管理职责16.2.1 综合管理部档案室管理职责(1)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作;(2)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查和指导；(3)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用;(4)负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作;(5)组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收;(6)贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定，并进行指导和监督;（“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。）(7)参加档案工作协作、学术研究和交流活动;(8)培训企业专（兼）职档案工作人员;(9)做好档案的查阅管理工作。16.2.2 设计管理部职责负责项目建设过程中的设计档案归口工作。（1）负责验收项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图和监理文件），收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资料工作；（2）负责项目前期的设计文件管理工作；（3）项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求；（4）项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。（5）工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。16.2.3 公司其他部门职责负责与其相关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。16.2.4 监理单位监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。16.2.5 承包单位承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。16.3 档案管理界面序号建设项目档案管 理内 容集团公司公司档案室、综合部、财务部、生产技术部、设计管理部、工程计划部、工程管理部、审计部、采购部、执行部门设计管理部财务部承包/总承包单位监理单位公司档案室1项 目 前期 文 件归档收集前期文件，整理移交归档收 集 前期文件，整 理 移交归档检查、验收 前 期文 件 并存档2项 目 竣工 文 件归档指导、检查承包/总 承 包单 位 编制 项 目竣 工 文件见 公 司档 案 室及 指 挥部 验 交办 确 认签 章 后办 理 支付 资 料保证金、付 合 同最 后 一笔款项编 制 项目 竣 工文 件 并移 交 归档组织、审核 承 包 /总 承 包单 位 编制 项 目竣 工 文件 并 签章确认；编 制 监理 文 件并 移 交归档指导、检查、验收并存档3项 目 竣工 验 收文 件 归档组织集团公司重大建设项目档案专项验收；参加集团公司重大建设项目竣工验收完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收；完成采购总结、引进工作总结、生产准备及试运考核总结组织项目竣工验收工作，收集完整的全套竣工验收文件，整理移交归档完 成 相关 单 项总结完 成 监理总结接 收 竣工 验 收报告（专项验收）、单 项 总结、竣工验 收 鉴定 书 等文 件 材料 并 存档16.4 档案管理流程16.4.1 前期文件归档流程16.4.1.1 前期文件归档流程编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述1工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成文件集团公司、国家和地方政府相关部门、勘察、设计单位等相关岗位2收集整理并移交归档指挥部相关部门相关岗位3检查验收并存档设计管理部工程验交岗档案资料移交清册16.4.1.2 前期文件归档流程步骤施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，验收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导签字后，至少交两套资料到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或复制。16.4.1.3 前期文件归档移交清单档案材料移交清册交接性质移交部门：负责人： 年 月 日 经办人： 年 月 日接收部门：负责人： 年 月 日 经办人： 年 月 日监督部门：负责人： 年 月 日 经办人： 年 月 日档案材料移交清单种类： 第 页 共页序号编 号档案（材料）名称形成日期数量备注件（册）页（张）移交部门：（公章）分管领导：接收部门：（公章）分管领导： 移交时间：年月日移交人：接收人：16.4.2 竣工文件归档流程16.4.2.2 竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述01组织编制交工技术文件、竣工图等竣工文件，工程交接后三个月内移交归档承包商相关岗位02组织、审核交工技术文件的形成、收集和组卷工作，并及时对竣工文件编制进行检查、审核、签证、盖章监理单位专业监理工程师03签审项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图和监理文件）并整理项目管理文件移交归档工程管理部05指导、检查、验收并存档公司档案室工程交工资料移交目录16.4.2.1竣工文件归档业务表单竣工文件归档业务表单项目名称：单项工程名称：单项工程编号：序号文件编号工程名称竣工资料竣工图页数套册套册合计移交单位（公章）：接收单位（公章）：移交人：接收人：移交日期：接收日期：竣工文件归档业务表单16.4.3 竣工验收文件归档流程16.4.3.2 竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述01组织专项验收工作HSE、公司档案室、财务部、审计部02完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收HSE、公司档案室、财务部、审计部专项验收报告03组织编制单项总结工程管理部、工程计划部、设计管理部工程验交岗位04完成勘察设计、采购、引进工作、施工、工程总承包、监理、生产准备及试运考核总结勘察设计单位、采购部、设计管理部、承包商、监理单位、工程管理部、生产技术部、设计管理部相关岗位单项总结05组织编写竣工验收报告竣工验收委员会竣工验收报告06收集全套竣工验收文件，整理并移交归档综合管理部工程验交岗位07检查、验收并存档公司档案室档案收集岗建设项目归档文件移交清单16.4.4 档案查阅制度及流程16.4.4.1 档案查阅制度（1）查阅方式分为借阅和借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点,登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或一套（特别情况例外）；查阅业务范围以外的档案，按专业的不同性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导批准后，方可查阅。如需借出，须经综合管理部档案分管负责人批准，办理借阅手续后方可给予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室。若查阅属知识产权保护范围内的各类档案，需经总经理或档案分管领导签批；（2）借阅机密级档案资料，须由本人提出书面申请，经本部门领导和综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅；（3）借阅档案只限借阅者本人使用，不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或公共场所；（4）借阅者应按时归还，借期最长不得超过十五天。确因工作需要过期不能归还时，必须带所借档案资料办理续借手续；逾期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50-100元，将通知财务部扣除相应工资督促归还。通知其单位领导并取消其借阅资格；（5）外单位查阅一般档案资料，凭单位介绍信，经接待单位负责人签字同意，填写有关登记表。经综合管理部负责人批准后，只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料，限在室内指定地点查阅，如需借出使用，须经综合管理部负责人签字同意，方可借出。属公司机密档案和知识产权保护范围内的档案一律不准查阅。（6）借阅者应爱护档案，保持档案资料的完整清洁，不得随意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴，对于损坏档案、丢失档案、涂改勾划档案者，将按原价的15倍赔偿。要责成本人写出书面材料，根据情节轻重并依法追究其责任。（7）借阅者在查阅保密资料时，必须签订保密协议，并严格履行保密规定。丢失资料的，应交纳技术转让费、工本费等全部费用。对造成失密的将按公司保密制度的规定进行处理。（8）借阅档案资料，一般不准复制，因工作需要对档案内容进行复制时，必须详细填写档案复印登记表，并按需要复制相应的份数。必须经综合管理部负责人批准，并办理相关手续；档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，方能生效。带有密级和比较重要的档案资料不准复制。外单位来我厂索取档案资料时，应持单位介绍信，按规定收取工本费。知识产权范围之内的图纸资料提供时，须与我厂签订技术转让协议后，可按技术转让合同规定提供。（9）归还档案时，要按档案资料的顺序排好，由档案人员当面清点，并按要求填写利用效果。借阅人员调出或调离原单位、出国、离退休时，必须将各类档案资料如数归还档案室，并按规定办理注销手续。（10）员工调离本公司，在调离通知单上应有档案室签字，方能办理离公司手续。16.4.4.2 档案查阅流程序号借阅人查阅方式审批部门本专业部门负责人非本专业部门负责人档案室负责人总经理/档案室分管领导档案室管理员1本专业借阅登记借阅借出审批登记借出2非本专业借阅审批登记借阅借出审批审批登记借出3外单位借阅审批审批登记借阅说明：1. 只允许借出复印件；2.秘级文件须经总经/档案分管理领导审批。16.4.4.3 档案借阅申请单档案借阅申请单借阅时间：编号：借阅人部室电话号码跨专业借阅是否限制借阅是否借阅期限归还时间档案号档案名称份数/页数正/副本库存份数备注用途：档案室经办人：审批意见部门负责人资料所在部室负责人档案室负责人档案室分管领导主管领导说明：本申请单一式两份，一份申请人持有，一份档案室留存。16.4.4.4 档案查阅登记表档案查阅登记表序号查阅时间部门查阅人查阅内容档案号/文件编号归还时间档案室经办人备注16.4.5 档案验收流程16.4.5.1 档案验收流程图编号业务活动操作岗位/部门相关表格描述1编制档案验收申请报告，并填报建设项目档案验收申请表公司档案室建设项目档案验收申请表档案管理岗位2进行建设项目档案专项验收，分初步验收和竣工验收两个阶段进行，重点在初步验收阶段。公司档案验收组3组织档案验收。组织验收的建设项目，需将验收结果报集团公司备案。公司档案验收组档案验收报告4组织整改档案验收中提出的问题。凡国家重点建设项目填报国家重点建设项目档案管理登记表。公司档案室档案管理岗位16.4.5.2 档案验收申请表重大建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准）机关立项日期投资规模建设单位 建设单位（法人）设计单位主要施工单位主要监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联系人联系电话地址/邮编电子信箱申请单位自检意见（单位盖章）年 月 日验收组织单位意见（单位盖章） 年 月 日16.4.6 设备随机资料管理流程采购部在确认设备到货时间后，应组织相应的安装单位、监理公司、工程管理部（或业务部室）、档案室、供货商，根据到货具体情况依据验收方案进行外观检验和数量验收。根据合同认真清点验收随机资料，由上述参加各单位共同会签后，采购部填写档案资料交接登记表移交档案室存档。设备随机资料发放清单序号设备名称生产厂家资料内容份数领用单位领用人领用日期备注123456789101112131517181920212216.5 档案管理规定（附件）第一章 总则第一条为认真做好公司建设类项目档案管理工作，保证工程竣工档案的完整性、准确性和系统性，顺利通过上级档案管理验收，结合公司档案管理的实际情况，特制定本规定。第二条 本规定适用于公司所有建设工程项目。第三条 项目文件归档的依据SH/T 39042005 石油化工建设工程项目竣工验收规定SH3503-2007 石油化工工程建设交工技术文件规定DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档及档案整理规范GB/T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求第四条 项目各部门、工程建设承包商、供货商、监理单位及参与公司项目建设的其他单位或个人都应遵守本规定。本规定所称建设类项目档案是指公司所有项目建设从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。（一）项目前期文件是工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。包括：环境影响评价文件及其批准文件、项目设立安全评价报告、职业病危害预评价报告及其报批文件、可行性研究报告及批准文件、工艺设计包、总体设计、初步设计及报批文件、施工图设计、招标投标文件、评标记录报告、中标通知书、工程承包合同、协议等。（二）项目竣工文件是项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。1. 项目施工文件是项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。2. 项目竣工图是项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3. 项目监理文件是监理单位对项目工程进度、质量、安全和建设资金使用等进行控制的文件。（三）项目竣工验收文件是项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。竣工验收文件是建设项目的全面总结，包括竣工验收报告、单项总结（勘察设计总结、采购总结、引进工作总结、施工总结、工程总承包总结、监理总结、生产准备及试运考核）、各专项验收文件和竣工验收鉴定书。第五条建设项目档案是建设项目历程的真实记录，是生产、管理、维护和改建的真实依据和不可再生资源。第二章 建设项目档案管理职责第六条公司档案管理职责（一）遵守国家有关法律法规和股份公司档案管理规定，建立健全项目档案管理工作各项规定。（二）负责建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、竣工验收全过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料的收集、整理、审查和归档工作，并对施工、监理资料进行检查、指导、验收。（三）负责对建设项目档案工作的统一管理，督促各部门、项目组及时按规定移交归档资料，对档案工作进行指导、监督、检查。（四）与各部门、项目组密切配合，参加建设项目施工交底会、工程质量和进度检查、工程重大设备到货开箱验收、工程竣工验收。（五）负责建立档案工作流程，对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理，进行开工项目档案管理登记。（六）负责组织各部门、项目组等方面人员，根据档案工作的相关要求进行全面自检，参加上级部门组织的项目档案验收工作。（七）负责组织对各部门、各项目组相关人员进行档案管理业务知识培训。第七条各部门、项目组文件及档案管理职责（一）负责本部门涉及文件、资料接收、分发、存档、管理等工作（二）在下达项目计划任务书、签订合同、协议的同时，应明确建设项目文件归档范围及要求，并及时通知档案管理人员。（三）检查建设项目施工进度和质量的同时，对该项目施工单位交工技术文件的编制、整理、审定工作进行检查。（四）负责对承包商、监理单位等项目竣工文件进行检查、审核，确保其完整、准确、系统，并组织归档前的整理及归档工作，按档案管理要求向档案室归档。（五）建设项目工程竣工验收之前，应及时通知档案室申请档案专项验收。（六）安排专人定期向档案室进行资料归档。第三章 建设项目档案管理第八条 为保障档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用，档案资料必须实现集中统一管理的原则。档案室全面负责所有与建设项目有关的档案资料的管理工作。第九条 职能部门、项目组各派一名人员负责本部门业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并按要求在文件形成后每月25日向公司档案室移交，并做好移交清单。（见附表1-1、2）第十条项目建设前期文件归档一览表（见附表2）,若合同另有规定时，按照合同执行。第十一条 设计管理部档案管理要与各部门、项目组沟通，及时了解项目进展情况，做好资料的登记备案。第十二条实行工程总承包的建设项目，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交工程总承包单位汇总，由建设单位分别向几家承包单位发包的，由各承建单位负责收集、整理其承包项目的所有文件，监理单位负责收集、整理项目监理文件。第十三条建设项目归档程序（一）施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、工程管理部验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，向公司档案室归档。（二）对于无监理的建设项目，施工单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交工程管理部进行审核，工程管理部要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，同时在监理单位栏中说明情况，并签字确认。（三）监理单位完成监理文件的编制、整理后，应将其提交工程管理部，由工程管理部对监理文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，并在案卷封面“监理文件”上签名确认，监理单位按公司档案管理要求向神达昊达公司档案室归档。第十四条建设项目文件的归档时间要求（一）项目前期文件在前期阶段结束时归档。（二）基础设计文件、详细设计文件、设计审查会议纪要等随时归档。（三）项目管理文件由各部门、项目组收集、整理，定期向公司档案室移交。（四）总承包（施工）单位按照工程承包合同规定的内容、要求及设计文件、施工图等，完成承担的全部建筑安装工程，在工程交接后三个月内将装订成册的交工技术文件正本、副本提交给监理单位、指挥部项目组、质量监督站、设计管理部、工程管理部验交公司档案室对其完成审核、签章确认工作。（五）交工技术文件的份数为纸质版一般不少于三份，纸质版文件正本必须保证全部资料是原件，正本和一份副本交建设单位，另一份副本由设计、施工、采购等承包单位自行保存，各参建单位应有一份工程中间交接证书、工程交接证书正本，副本中随机资料及合格证部分可以采用复印件，其他部分仍应为原件，不得复印。（六）监理文件应与承包商施工文件同期归档。（七）工程项目建设中形成的电子文件应由文件形成部门适时刻录成光盘保存、归档，电子文件的编号、整理、归档与纸质文件对应一致。第十五条建设项目的移交要求（一）组卷单位向档案部门移交归档案卷时，交工技术文件、竣工图、监理文件需填写“工程建设项目竣工验收资料移交清单”（附表3-1、2、3），一式四份；公司各部门、各项目组需填写“档案材料移交清册”（附表1），一式两份，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并履行相关的签字手续，经交接双方核对无误后签字，作为移交凭证各执一份保存，同时提交电子版移交目录。（二）凡应归档的竣工文件，在归档前，必须先按“交工技术文件审核汇签表”的要求，经各有关单位对竣工文件的完整、准确、系统进行全面审核签认后，方可归档，否则档案管理部门不予接收。第十六条建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目过程控制管理。（一）项目在签订设计、施工及监理合同（协议）时，应当设专门条款，根据建设项目文件归档范围，明确工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位应提交项目档案（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档责任。合同（协议）会签单必须有档案部门对这一条款的签署意见。（二）在合同（协议）中明确竣工档案保证金，保证金或费用预留条款必须经公司档案室审核，签订合同（协议）的各部门及项目组负责实施。（三）每一合同付最后一笔款项时，必须到公司档案室签署意见。档案室根据合同（协议）对工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位提交的档案资料检查、验收，合格后，签署同意付款的意见，财务部门才能履行付款手续。第十七条建设项目档案验收依据神达昊达建设项目档案验收规定进行。第十八条凡未按规定要求时间交付交工技术文件，由工程管理部下发“神达昊达建设项目档案催交通知单”（附表4），并且施工单位在接到通知单后，仍没有按照规定时间交付交工技术文件的，或交付交工技术文件内容与工程施工实际不符而造成损失的，应由编制单位及相关人员承担主要责任，审核单位及有关人员承担相应责任。第四章 建设项目档案归档要求第十九条建设项目归档文件的基本要求：（一）归档的工程技术文件必须完整、准确、系统、规范。（二）完整：是指能够记录和反映建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调度、试生产及验收的全过程。（三）准确：是指真实记录和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、数据可靠、签署完备。（四）系统：是指按照文件形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。（五）规范：是指归档文件的编制质量、整理、组卷、卷内文件的排列、案卷编目、装订等符合要求。第二十条建设项目归档文件的编制要求（一）建设项目归档文件的质量要求：1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。竣工文件中若需有执业资格的人员（如监理工程师、岩土工程师、建筑师、结构师、建造师、造价师、试验员、检测人员、调试人员等）签名时，应本人签字后再加盖执业资格章；其他人员应本人签字。2不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件，应附一份复印件。加盖印章应使用红色快干印油，以防止印油对资料的渗透污损。3复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。打印文件必须使用激光打印，并使用原装正版墨盒。不得使用再生墨盒及喷墨打印机、针式打印机打印。4凡应归档的管理及竣工文件原则上归档原件，否则需加盖证明其真实性的印章和签字。5文字材料一般按A4（297mm 210mm）幅面编制。（二）施工文件的编制要求1按照施工管理部门确定的具体内容、格式、编制要求等进行编制。2编制标准参照国家和化工行业相关标准执行。（三）竣工图的编制要求1竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，工程总承包（施工）单位在项目竣工时必须编制竣工图，应使用最终版施工图编制。（1）竣工图必须用全新的施工图制作，不得有污损、残破。（2）竣工图应包括所有的施工图，其中也包括目录中“重复利用”部分列出的国家、行业部委及设计单位的标准图、通用图，“重复利用”图必须与相关竣工图一同组卷。（3）竣工图按专业编制，并配有详细编制说明和目录。（4）竣工图要做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。（5）凡按施工图施工没有变更的，可加盖“竣工图章”，作为竣工图。（6）凡施工中有部分变更的施工图，可在原图上用绘图墨汁或碳素墨水进行修改，修改部位加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖“竣工图章”。（7）凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图章”。2.竣工图的更改方法（1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。（2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、编号和条款号。“竣工图核定章”样式（尺寸40mmX15mm）:3.竣工图章的使用（1）所有竣工图必须加盖竣工1图章，竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的上方或周围不压盖图形文字的地方；竣工图章并应由施工单位、编制人、技术负责人签字确认，应经监理单位审核，总监理工程师签字认可。（2）竣工图章尺寸应符合规定要求，采用不易褪色的红色快干印油加盖在每页图纸标题栏附近空白处。“竣工图章”样式（尺寸80mmX60mm）（四）监理文件的编制要求1监理文件包括：监理工作依据性文件；监理工作文件。2监理文件应按项目专业文种时间组卷。如监理大纲、监理规划、监理细则等依据性文件组成一卷，监理简报、监理备忘录、监理例会纪要、监理旁站记录、开（停、复）工令、进度款支付等应分别组卷。如项目小文件少，可以将上述文件组成一卷，但应分类排列。3监理单位应设立统一的发文规范，每一个文种的文件要有统一的编号，归档的文件编号应当连续完整。4监理文件内封面格式采用(附表5-1)，然后为卷内目录（附表5-2）、正式内容，最后为备考表。5监理文件的编页方法与交工技术文件相同：即内封面、卷内目录、备考表都不编页，仅有监理文件的正文才编页。第二十一条建设项目归档文件的整理要求（一）组卷原则、方法及排列顺序要求：1组卷要遵循施工文件、竣工图、监理文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。2施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。3施工文件按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷，若形成的文件较多，可按子单位工程、文件类型（文种）等分别组成若干案卷。施工综合管理文件可按单项工程组卷。4监理文件按单项工程并结合专业、文种组卷。5各部门及项目组形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、施工文件、生产试运行文件及竣工验收文件，应根据文件的性质、内容分别按阶段、装置或者单位工程整理。勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按装置和专业整理。商务、采购合同及合同管理文件按年度、合同号进行整理；会计档案的整理、组卷执行财政部、国家档案局1998年8月21日发布的会计档案管理办法。设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由承包商整理。6.案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；发文在前，转发件在后；通知在前，补充通知在后。（二）案卷编目要求1卷内文件页号的编写（1）卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号，要逐页用 HB 铅笔从 1开始标注页号。（2）页号编写位置：单面书写文件在其右下角（距右 20mm,距下 15mm）；双面书写文件，正面在其右下角（距右 20mm,距下 15mm）；，背面在左下角（距左 20mm,距下 15mm）；图纸的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。（3）成套或印刷成册的文件，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号；没有页号的文件，从首页“1”开始编起；若文件前面有页号、后面没有页号的，后面的页号可从前面页号的最后一位起接着连续编写（总页号=已有页号+连续编页号）。（4）各卷之间不连续编写页号，各卷页号应从“1”开始编起。（5）案卷的外封面、内封面、卷内目录（原有目录除外）及卷内备考表不编写页号。2.案卷外封面的编制（1）案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。案卷题名全长不得超过 45 个汉字。例：单项工程名称 + 单位工程名称 +专业名称（2）立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门。施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位；监理文件的立卷单位填写监理单位。立卷单位要求填写单位全称（以公章为准）。（3）起止日期，文字卷、图纸卷填写该单位工程的开、竣工日期；结算资料卷填写结算资料首页上的编制日期。格式如：文字卷填写2010.07.102010.09.21（4）保管期限，应由建设单位档案管理部门依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，当卷内文件保管期限不同时，以该卷文件保管期限最高的那份文件期限为准，填写该卷的保管期限。（5）案卷外封面宜采用宋体书写。3案卷内封面的编制（1）施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前。（2）在交工技术文件内封面右上角，加盖“正本”或“副本”印章，均采用红色印泥加盖。（3）内封面填写说明a）“项目名称”应以批准的项目初步设计文件中的项目名称为准。b）单项（位）工程名称的填写，按照计划部或监理单位、项目组和承包商共同确定的单项工程、单位工程及编号填写。c）竣工结算资料案卷中，无需使用“案卷内封面”。4卷内目录的编制项目前期文件、监理文件、项目竣工验收文件的“卷内目录”采用科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）规定的格式（见附表 7），排列在卷内文件之前。（1）序号，应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。（2）文件编号，应填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备位号、项目代号。（3）责任者，应填写文件形成部门或主要责任者。文字卷填写文件的编制单位或主要责任者；图纸卷填写竣工图的编制单位。（4）文件题名，应填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。（5）日期，应填写文件形成日期，以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如 2008.02.18，填写在题名占用的最后一行内。（6）页号，应填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“”联结。页号填写在题名占用的最后一行内。（7）备注（需要时填写）。（8）成套或印刷成册的文件，已有目录的不必重新编写卷内目录，若该文件目录中未标注页号的必须标注页号。（9）交工技术文件目录(见附表5-3)。（10）竣工图可利用原设计图纸目录代替卷内目录，但必须在原设计图纸目录中的备注栏内标注页号。（11）竣工图分卷装订的，第二卷的卷内目录采用（附表5-1）。5卷内备考表的编制（1）卷内备考表要注明案卷内文件的总页数，并注明文字材料、图纸、照片及其它的数量，同时说明文字材料变更过程，排列在卷内文件之后 (附表5-4“备考表”)。（2）“立卷人”应由责任立卷人签名，日期应填写完成立卷的日期。（3）“审核人”由编制单位的技术负责人签名，日期填写审核的日期。（4）档案室，由公司档案室审核人签名，日期填写案卷审核日期。（三）案卷装订要求1施工文件、竣工图及监理文件采用整卷装订形式，即卷内所有文件装订在一起。外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。基础设计文件和详细设计文件全部采用打孔成册，不能散装或打捆交付。2案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。3横向表格文件装订时，其表头靠左装订边。4文字材料按 A4（297mm 210mm）折叠装订，其案卷厚度不超过 20mm；图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留 5mm，并在图纸左边留有 25mm 的装订边，其余裁掉，按 A4 幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露在外面，如果装订成卷的左右边不平衡时，应在装订线的一侧加硬纸条衬平，其案卷厚度不得超过 25mm。5案卷装订时，幅面规格小于 A4 或者大于等于 B5 时（指整卷），遵循案卷下边齐、右边齐的装订原则，不够尺寸装订的，应予粘贴。6凡装订的施工文件和监理文件案卷应按外封面内封面卷内目录文字材料页图纸页卷内备考表的顺序排列。其方式参照图书出版装订法，用白线绳按三孔一线的方法装订起来。7装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。8成套或印刷成册的文件，自成一卷的，可保持原来的排列顺序及装订形式。第二十二条凡应归档的建设项目文件原则上归档原件。（一）因特殊原因归档原件确有困难，可以归档复印件，但内容必须清楚，并由提供文件材料的单位对复印件（例如合格证、质量证明书、检验报告等）加盖文件确认章，同时还必须得到项目组及档案部门的认可。（二）若为硬物合格证即金属或塑料合格证等的可用复印件，同时在复印件上注明“此合格证为金属合格证或塑料合格证”，然后将金属或塑料合格证等用铁丝串在一起，按单项工程、单位工程归档。（三）传真件为热敏纸的，应由接收部门复印一份放在后面一同归档。复印件上由接收单位签署意见，并签字和加盖部门公章方可作为原件。（四）设计变更通知单采用计算机编制打印，相关人员签署齐全的可视为原件。（五）现场发放的变更通知单或工程联络单，复印后再经有关人员签署齐全并加盖红章的，可视同为原件。（六）传真或复印的图纸不可以作为竣工图保存。（七）计算机打印的白图，凡按照有关规定进行签署的，可以作为竣工图保存。第二十三条声像文件的整理应按照磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-95）、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）及公司的有关规定执行。1归档单位对归档的声像材料进行编辑整理，内容完整。2重要事件的照片应反映事件的全貌和过程，可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取。3存储在感光材料和磁性材料上的声像材料经过数字化处理后归档。4归档的数码照片拍摄精度要求在 300 万像素以上，存储格式为 JPEG 或 TIFF。5音频文件的存储格式为 WAV 或 MP3。视频文件的存储格式为 MPEG，压缩格式采用 MPEG-2。6归档单位在归档前应对归档的声像材料进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读。第二十四条长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。电子文件的归档管理应按照电子文件归档及管理规范（GB/T18894-2002）及公司有关规定执行。当交工文件以只读光盘形式提供时，必须提供一份经责任人员签字确认的纸质版原件，份数应为光盘版和纸质版各二份，并确保光盘内容与原件一致。第五章 附则第二十五条本规定由设计管理部、档案室负责解释。未尽事宜以国家和化工行业相关标准执行。第二十六条本规定自印发之日起执行。附表1-1档案材料移交清册交接性质移交部门：负责人： 年 月 日 经办人： 年 月 日接收部门：负责人： 年 月 日 经办人： 年 月 日监督部门：负责人： 年 月 日 经办人： 年 月 日附表1-2档案材料移交清单种类： 第 页 共页序号编 号档案（材料）名称形成日期数量备注件（册）页（张）移交部门：（公章）分管领导：接收部门：（公章）分管领导： 移交时间：年