EXCEL如何管理员工身份证信息.doc

EXCEL-如何管理员工身份证信息员工的身份证号码信息是HR部门最重要的信息之一，在很多HR管理的表中都可以看到它（见图表1）。由于身份证号码中可以提取出很多HR所需的有用的信息，所以利用Excel对身份证号码的管理和运算是HR管理者必备的技能。 身份证号码的管理我们先来说说身份证号码的管理。身份证号码信息是一组长编码，因此在管理这类信息时要注意以下两个方面的设置：一、设置文本格式在输入身份证号码前，要先将单元格设置成“文本”格式，然后才能输入信息（顺序不能颠倒），否则会造成输入的身份证号码为默认的“常规”数值类型。这样一来，一个18位的身份证号码会变成“科学计数法”显示，并且由于Excel自身的15位数据精度的问题，会使身份证号码的后3位自动转换成“0”（见图表2）。二、设置数据有效性为了防止在输入身份证号码的过程中出现多输入或少输入的错误，还应在设置了“文本”格式后再为这些单元格设置“数据有效性”的条件。当前，由于身份证号码普遍都已经升级为二代身份证号码，也就是18位编号。所以若没有例外情况，只需按如下操作即可完成。第一步：选中所有待输入身份证号码的单元格，然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。第二步：将“有效性条件”中的“任何值”更改成“文本长度”条件，再将“数据”中的“介于”更改成“等于”，然后在下面的“长度”框中输入“18”，单击“确定”按钮（见图表3）。倘若在员工统计表中存在一代身份证号码（15位）和二代身份证号码（18位）混杂的情况，那么就只能使用数据有效性中的“自定义”条件才能进行严格的限制了，操作如下：第一步：选中所有待输入身份证号码的单元格，然后选择“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。第二步：将“有效性条件”中的“任何值”更改成“自定义”条件，再在下方的“公式”栏中输入函数“=OR（LEN（C4）=15，LEN（C4）=18）”，然后单击“确定”按钮（图表4）。通过前面的设置，我们已经做好了输入前的准备，这样一来，单元格既是文本格式，又有了非常严谨的有效性的限制，下面就可以放心地输入每位员工的身份证号码了。身份证号码的运算由于身份证号码有着很强的规律信息特征，所以对于HR来说应该很好地利用它的这个特点。当身份证号码一旦输入完成，便可自动计算出员工的“出生日期”、“年龄”和“性别”等信息。首先，让我们了解一下身份证号码的规律。对于一个18位的身份证号码，前面6位是这个人的户籍所在地，前3位是省，后3位是城市（对于直辖市来说，前3位是市，后3位是区），从第7位到14位是这个人的出生日期，第15位到17位是顺序号，其中第17位是性别码，奇数为男，偶数为女，最后一位是校验码，由数字09和罗马数字的（10）11个数字组成。这样一个带有规律的信息编码，只要身份证号码填写无误，那么利用Excel的“文本提取”函数就可计算“出生日期”，利用日期计算的公式就可以计算出“年龄”，再利用奇偶数的判断就可自动计算出“性别”信息。一、自动计算出生日期由于出生日期是身份证号码中的第7位至第14位，所以我们使用“文本提取”函数和“文本合并”的公式就可自动将出生日期计算出来，操作如下：第一步：选中第1个人员的出生日期单元格。第二步：然后在单元格中输入“=MID（C4，7，4）&-&MID（C4，11，2）&-&MID（C4，13，2）”，单击“Enter”键即可得到第1个人的出生日期信息（见图表5）。第三步：向下填充公式至最后一个人。二、自动计算年龄出生的日期有了，就可以使用“TODAY”函数配合自动计算每个员工的实际年龄了，操作如下：第一步：选中第1个人员的年龄单元格。第二步：然后在单元格中输入“=INT（TODAY（）-D4）/365）”，单击“Enter”键即可得到第1个人的年龄信息（图表6）。第三步：向下填充公式至最后一个人。三、自动计算性别性别码是身份证号码中的第17位，奇数位男，偶数为女，所以只要把第17位提取出来进行奇偶判断，就可自动得到性别信息了，操作如下：第一步：选中第1个人员的性别单元格。第二