excel中数据的有效性的应用.doc

excel 中数据的有效性的应用 3、 防止数据输入错误 典型应用如下： （1） 防止日期错误： 只准输入日期或某个日期之后的特定日期：点击EXCEL菜单“数据-有效性-”， 在“设置-允许”对话框中选择“日期”、并在相应位置输入起始日期。 （2） 只准输入整数： 在“设置-允许”对话框中选择“整数” （3） 防止输入重复值： 首先要选定整行/列或单元格区域（比如选中B列），然后再点击EXCEL菜单“数据-有效性-”， 在“设置”对话框中选择“自定义”、在“公式”中输入“=COUNTIF(B:B,B1)1500000,G2*0.05,G2*0.03)”，如图3所示。结合刚才的知识，推测一下这个公式中3个参数的涵义吧。“G21500000”是IF函数的判断条件，“G2*0.05”是条件成立的操作，“G2*0.03”是条件不成立的操作。名师点睛：*数据的分类汇总是Excel最常见的应用。分类汇总的方法很多，包括使用函数和公式。设置的条件可看作是分类的依据，用“COUNTIF函数”进行分类计数汇总，用“SUMIF函数”进行分类求和汇总，非常方便。*IF函数的作用是根据判断条件的真假，自动进行分支操作。比如根据身份证号码的奇偶来判断性别，根据绩效数据来填写成绩等等。在实际应用时，一个非常实用的应用是：把IF函数的“真”或“假”参数嵌套成另一个IF函数，实现多种分支操作。如2个IF函数的嵌套可写成“=IF（条件，真，IF（条件，真，假）”，这样一来就可以实现3个分支判断了（在Excel中，最多是7层函数嵌套）。*重复数据的筛选问题常常让我们感到非常棘手。COUNTIF函数除了可以实现分类计数汇总外，它和IF函数配合，还可以实现对重复数据的标识与筛选，从而将1列中的重复数据删除。在如下图4所示的案例中，使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)1,”1”,”0”)”为重复数据的后面添加了标识“1”，为不重复数的后面添加了标识“0”。在公式中，COUNTIF是条件计数，可利用它统计出从这列的第1个数据起，某个数出现了几次，再用IF函数判断，若出现2次以上就添加“1”，若出现1次则就添加“0”。最后用Excel中的自动筛选功能，将所有标识为“1”的数据行删除，就能把重复数据统统清理掉了。与“IF”相关的函数三兄弟，不但为运算添加了“条件”，而且为我们打通了很多解决问题的道路，只要我们肯用心发掘，一定还能够找到更多的问题解决之道很多单位都组建了局域网，虽然有不少能在局域网上聊天的工具，但一来使用不方便，二来不安全(容易被老板发现)。为此，笔者建议大家用Excel来聊天。用Excel来聊天第一步:打开Excel2003，新建一个工作簿文档，取名保存(如“工作记录.xls”)。第二步:执行“工具共享工作簿”，打开“共享工作簿”对话框(见图1)，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，确定返回。第三步:将上述工作簿文档保存在局域网上某台电脑的一个共享文件夹中。第四步:局域网内用户同时打开上述工作簿，大家约定好输入的单元格位置(如A用户在A列输入内容、B列输入时间；B用户在C列输入内容、D列输入时间)。第五步:选定相应的单元格(如A1)，将聊天内容输入到其中，再选中B1单元格，按下“Ctrl+Shift+;”组合键输入系统当前时间。第六步:单击工具栏上的“保存”按钮，将上述输入内容保存一下，对方只要再按一下“保存”按钮，即可看到上述输入的内容。第七步:如果老板来了，只要切换到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先输入一些与工作相关的内容)，即可转换到“工作状态”。既方便又安全！小提示提高效率，多人同时录入一个Excel文件这个应用主要利用了Excel的“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”功能，在实际工作中，可以用做多人共同录入一个Excel表格，Excel会自动保持信息不断更新。比如:有A、B、C、D四个用户分工合作共同完成2005.xls文件的录入，