会议室使用管理办法.doc

制 修 订 记 录文件版本制修日期制修订页次制 修 订 摘 要A/02010.06.306页新制定批准审核编制目 录1、目的32、范围33、职责34、工作内容35、应用表单31 目的为进一步加强会议室管理，充分发挥其作用，提高使用效率，更好的为会议接待提供服务，特制定本规定2 范围：本制度适用于申鹭达股份有限公司会议室、培训室的管理。3 职责：3.1 管理部3.1.1负责公司会议室的归口管理；3.1.2负责公司各部门及关联公司申请使用本公司会议室的协调安排；3.1.3负责公司级会议(活动)的现场布置、相关设备的调试及现场服务；3.2各部门3.2.1负责向办公室提出公司会议室的借用申请；3.2.2负责遵循会议室管理规定，在使用期间现场维护会议室的设备设施，确保会议室的财产安全4 工作内容4.1会议室的使用范围4.1.1会议：集团视屏会议、各部门组织的会议、项目组组织的会议；4.1.2培训：各部门组织的培训、外部培训。4.1.3接待：公司客户的接待、政府部门的接待、考察商的接待等；4.1.4 活动：各种适合在会议室举办小型活动、庆典、竞赛活动。4.2会议室的借用申请4.2.1公司会议室由办公室统一安排，各部门有需求时要提前一天向办公室提出申请，并填写会议室及相关设备借用申请单（附件1），注明会议类型、时间及人数，报办公室主任批准后开始借用。需要使用视频设备或音响、投影设备及需要提供茶水、水果安排的会议必须在申请单中注明，以便办公室能提前准备；4.2.2会议室借用的原则4.2.2.1 会议室借用遵循“先全局性会议后部门性会议、先紧急性会议后一般性会议”的基本原则，临时召开的紧急会议要及时向办公室提出申请，由办公室根据实际情况协调安排，遇需求冲突时由办公室进行统一协调安排；4.2.2.2 会议室借用部门要严格按申请单上填写的时间组织会议，合理控制会议时间，以利于其他场次会议的安排。4.2.2.3 多个部门在同一时间提出会议室需求的，应先满足业务部门需求，后满足其他职能部门需求，如果同是一类部门按照“先预定先使用”的原则进行安排；4.2.2.4 对于生产部例会（周一生产会、晨会），营销部不必填写申请单，但如果会议时间及地点发生变更，需提前通知办公室。4.3会议室的使用4.3.1对于公司级会议、接待活动、大型活动，由办公室全权负责会场的布置、设备的调试及现场的服务；集团级视屏会议、培训由组织部门负责现场服务，办公室提供支持；公司各类培训、业务会及部门级会议的现场服务由各部门自行安排，办公室根据各部门的申请提供必要的支持。4.3.2对于部门级会议，会议使用部门提前半小时到办公室领取钥匙，需要使用会议设备的要与会议室管理人员进行沟通，提前将设备调试完好；已申领笔记本电脑的部门或个人，办公室原则上不再提供笔记本电脑；4.3.3遇气温超出公司空调管理办法所规定的范围，办公室要提前半小时将空调开启，如属部门级会议，由会议组织部门自行开启；4.3.4会议期间，会议组织部门要监督与会人员维护室内卫生，并爱护会议室公物和设备设施。4.3.5未经办公室同意，会议组织部门不得私自将会议室物品及设施带出，不得随意破坏各类设施，如有违者，均照价赔偿。4.3.6 会议期间，遇设备故障问题，会议组织部门不得私自操作，必须报告办公室进行处理。4.3.7会议结束，会议组织部门要对会议室进行及时清理，将所借用的会议设备及设施及时归还办公室，并将桌椅还原，关闭电器，关闭门窗，将钥匙还回办公室；4.3.8每次会议结束，办公室对会议室进行检查，具体检查项目包括电器设备是否关闭、桌椅是否还原、设备设施是否完好、卫生是否整洁、门窗是否关闭等。4.3.9对于设备设施的损坏，办公室将查找原因，确定责任部门，并将维修费用计入该部门费用项目。6 记录与存档6.1本办法产生以下记录：会议室及相关设备借用申请单、会议签到表,由办公室负责存档。6.2 存档期限参照档案管理办法。9 应用表单9.1会议室及相关设备借用申请单 会议室及相关设备借用申请单申请部门申请人会务需要借用事由会议时间参加人数1、是否需要会场布置（横幅、主席台布置、宣传画等）2、是否需要提供水果、饮料、茶水？3、其他特殊要求。