创新接收模式加快档案资源体系建设.doc

创新接收模式 加快档案资源体系建设档案接收工作是国家综合档案馆重要的基础工作，是聚集档案资源的主要渠道。随着经济社会的发展和信息技术的广泛应用，档案接收的内外条件发生了很大的变化。与时俱进地做好接收工作，对加快建设档案资源体系，促进档案事业与经济社会同步协调发展具有十分重要的意义。一、档案接收的有关规定、现行做法及存在问题1999年，修订后的中华人民共和国档案法实施办法第十三条规定：属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 20 年即向有关的国家档案馆移交。目前各级各地综合档案馆对到期应收档案，基本采用的接收模式是分批次（每年接收一部分单位）、集中式（所有到期年度档案一起）；接收门类主要是文书档案，档案形态也主要是纸质档案，电子档案接收数量少且不同步；由于分散整理，整理标准也难以规范统一。这种接收模式与经济社会的快速发展和档案事业现代化管理要求存在诸多不适应。（一）与快速建立档案资源体系的要求不相适应。国家档案局提出要快速建立覆盖人民群众的档案资源体系。2012年，国家档案局杨冬权局长在全国档案局（馆）长会议上提出，到2020年全国各级综合档案馆馆藏总量要比2010年翻一番。按照20年进馆规定，将有许多单位档案由于未到年限，无法接收进馆，资源集聚大为受限。（二）与档案行政监管常态化、制度化的要求不相适应。采用分批次、集中式这种通行接收模式，接收周期较长，会出现部分单位数年内没有档案移交任务的情况，档案行政监管、执法检查难以常态化，档案管理中出现问题也难以及时发现及时解决。（三）与确保档案安全和齐全完整的要求不相适应。档案安全是档案工作的第一考虑，齐全完整、规范整理是档案工作的基本要求。若档案在立档单位的保管时间过长，部分单位可能因档案人员变动频繁、保管条件较差、办公地点搬迁频繁以及实体档案随着数字化推进利用少而致监管不严等原因，造成档案丢失或齐全完整度降低。要是采取自行整理的方式，进馆档案更是难以达到质量要求。（四）与加快推进数字档案馆建设的要求不相适应。按现有模式，档案积累到一定数量后集中接收进馆，再由档案馆统一进行数字化处理，由于量大、耗时、资金需求巨大而解决困难，将会严重阻碍数字化档案馆建设进程。二、我们的探索与创新进入新世纪，随着信息化的快速推进，电脑、扫描仪等电子设备广泛普及；在中央和地方共同努力下，符合现代要求的档案馆正在陆续建成并投入使用。这些情况，为电子档案接收和进馆档案提前接收创造了基本条件。有没有必要墨守20年进馆之规定？思路决定出路。只要不影响档案安全，只要不影响档案质量，只要不违背档案法实施办法的基本规定，只要有利于档案事业发展就可以大胆的试，大胆的闯。（一）提前移交，逐年滚动移交。2009年，遂宁市新档案馆竣工并投入使用，开展对到期（2002年以前按卷整理，以此划期）应收档案规模性接收。2011年，规模接收基本结束，又积极争取市委、市政府支持，以市委办、市政府办名义出台了关于进一步做好国有档案移交工作的通知（遂委办201144号），要求从2011年开始，市直单位采取逐年滚动移交的方式，即：2011年移交2003年形成的档案（间隔8年，从2003年度起按件整理），2012年移交2004年形成的档案，逐年滚动，每年12月前全面完成对应年度档案的移交工作。（二）新老划断，新档纸质与电子双移交。按卷整理的2002年以前的档案，只交纸质档案及案卷级电子目录；按件整理的2003年以后的档案，各单位在移交纸质档案的同时，必须将对应的电子档案（数字化副本）一并移交。为此，出台了遂宁市档案数字化规程，对接收进馆的电子档案质量作出了明确规定。为确保新接收模式的顺利推行，还采取了一系列促进措施：一是将部门档案规范化管理纳入政府目标考核指标，并大力开展指导与评定，实现了规范化管理的全覆盖；二是引入专业公司进行档案集中规范整理。引入了具有专业资质的档案整理公司，按市场化运作模式，在档案局的监管指导下，集中统一规范整理各市直单位的档案，并进行数字化加工；三是在全市推行统一的电子文档管理系统软件。全市统一推行四川省电子文档管理系统软件，指导帮助各单位正确使用，规范建立各门类档案数据库。三、工作成效通过近几年持续不断的努力，按要求、按标准、按时限的规范性移交已形成共识，形成习惯。（一）实现了应收尽收。2011年以来，市档案馆共接收各单位各种门类、各种载体档案21488卷、211772件，不但20年进馆规定全部达到，8年进馆的要求也全部实现，2013年提前移交单位占50%。在馆藏档案资源快速集聚的同时，馆藏档案结构也得到优化。（二）实现了常态化的档案行政管理。各立档单位由于每年均有档案移交任务，档案工作每年都有人抓、有人做；档案局也能够及时发现档案管理工作中存在的问题，工作联系经常化，指导监管常态化，全面提升了规范化管理水平。（三）档案安全与质量得到保证。缩短了进馆档案在各立档单位的保管时间，减少了安全隐患。同时，通过引进专业公司进行集中统一规范整理，也使档案质量得到保证。（四）数字档案馆建设得到迅猛推进。“双移交”一方面提高了馆藏档案的数字化程度，另一方面极大地缓解了档案馆自身数字化处理的压力。2011年以来，接收机关文书电子档案200082件，占馆藏按件整理档案数字化总量的97.7%。今年，被省局确定为数字档案馆示范建设单位。新的接收模式得到各移交单位的积极配合。 由于有了数字化副本，大多数单位提前移交了档案，既减少了单位办公房占用，又减轻了安全管理责任。加之每年整理，所需整理和数字化加工的档案数量相对较少，也缓解了各单位的资金压力，也从而减少了工作阻力。目前，市直单位都基本认可专业公司整理方式，进馆档案质量得到保证，进馆审查的工作量也大大减少。近年来，在创新档案接收模式，加快建设档案资源体系的同时，遂宁市档案局还就档案安全体系及利用体系建设做了大量的工作。一是提高库房功能建设管理水平。大力加强软硬件建设，优化了库房分区，添置了门禁系统、监视系统、温湿度自动监控系统等设施设备，与乐山市档案馆开展数据异地