往来账管理中常见的问题及对策.doc

往来账管理中常见的问题及对策 【摘要】往来账是核算债权债务的账，在一个单位的会计账目中占有很重要的地位。笔者通过多年来管理往来账的实际工作经验，将往来账管理中常见的问题作一分析和归纳，并提出改进意见。 往来账是两个具有资金往来关系单位之间的会计账目，表示两个单位之间债权债务的大小，一般涉及的会计科目有应收账款、预收账款、应付账款、预付账款、其它应收款和其它应付款等。正因为涉及到两个单位之间债权债务关系的大小，所以，往来账的管理工作非常重要。 一、往来账管理中常见的问题 （一）领导不重视 有些单位的领导尤其是财务领导对往来账的管理不够重视，财务部门既没有往来账的工作程序，又没有往来账的岗位职责，更没有往来账的奖惩制度。由于领导不重视，该决策的时候不决策，该审批的时候不审批，该检查的时候不检查，从而影响了往来账的正常核算工作。在他们看来，往来账很普遍，哪个单位都不少，对账不对账都无关紧要，反正一时半会结不清。经办人员及会计人员换了一茬又一茬，结果导致账龄越来越长，谁欠谁的说不清楚，最终成为呆账，给单位造成了很大的经济损失。 （二）会计不负责 有些单位的财务分工是出纳制单，主管会计审核，记账员登记往来账，结果导致往来账归谁负责不清楚，相互扯皮，造成了“三个和尚没水吃”的局面。记账员认为记账凭证是出纳做的，设什么科目、记多少数据是由主管会计审核的，记账员只管登记账簿就行了，至于谁欠谁的记账员说不清楚，也没有权利去管；而主管会计则认为审核制单是主管会计的事，但账是怎么算的，付谁多少钱，收谁多少账，往来账上有登记，应该归记账员管，二者的想法似乎都有些道理。但往来账到底该归谁负责，还是没有一个定论。纠其原因，是会计分工主次不明，领导的协调工作做得不好，出纳、主管会计、记账员都不称职，没有爱岗敬业的奉献精神，也没有及时沟通的团队精神，相互推卸责任，结果造成往来账管理不规范，在与对方对账时显得很被动。 （三）核对不及时 往来账要管理好，就得及时进行核对，每个单位根据业务量的大小，应按月份、季度、半年度、年度定期进行对账，如发现问题应及时沟通，查找原因，保证双方账目余额一致。但在实际工作中，经常发现有些单位平时不对账，或者很少对账，有的到年底才对一次账，更有甚者到年底因为单据不齐、急于结账而草草了事，往来账的余额为逐年滚动而成，越滚越对不清，结果等查账的时候因对不上账而不能取得函证，延迟了查账的进度，给单位造成了不良的影响。 （四）口径不一致 往来账要核对清楚，双方记账时间口径和记账业务口径必须保持一致。但在实际对账工作中发现，有些单位的财务人员不顾会计制度的规定，工作上情绪化现象比较严重，应付款方因财大气粗，或者上级单位因权高一等而欺负相对应的往来账的另一方，因而在对账时表现出单方面作账、不提供单据、不给对账时间、有意提前或推后结账时间甚至以权压人、拒不配合的现象，致使双方记账的时间口径和业务口径不一致，再高明的会计也难以对清账目，给对账工作造成了很大的困难。 （五）方法不合理 往来账在核对时，要将涉及到一个往来客户的所有科目放在一起，经过相互抵销和对冲以后的余额，确定为最终应付或应收对应客户的金额。但在实际对账时，因受会计工作水平和工作习惯的影响，有的会计对同一个往来客户，既设有应收、预收账户，还设有应付、预付账户，甚至还有借款等多个账户，可在对账时，往往只给对方提供应收类账户的数据，对应付及借款类账户的数据很少甚至从不提及，从而导致双方在对账时经常“捉迷藏”，加大了对账的难度。而且，经过若干年后，这些账户还未对冲，使每个账户都有余额，结果到查账的时候每个账户都要求提供函证，这才感觉不便，可是为时已晚。 二、应对往来账管理问题的对策 （一）从思想上要重视往来账的核对 往来账涉及到一个单位债权债务关系的大小，往来账管理得好，该收的钱就能收回来，该付的钱也能延迟支付，这样才能有效利用资金，减少坏账，保证财产物资不受损失。领导干部要率先垂范，以身作则，该决策的时候要准确决策，该审批的时候一定要及时审批，保证往来账的及时、顺利核算；相关的会计人员要严格履行自己的职责，准确核算，及时对账，发扬爱岗敬业、团结协作的精神，做一名合格的往来账会计；领导干部、尤其是财务领导要经常督促检查往来账管理的各个环节，发现矛盾及时调解，出现问题及时解决，将不利于往来账核算的一切因素消灭在萌芽状态。这样，只要会计负责，领导尽职，思想统一，核算往来账时才会没有后顾之忧，核对起来也才会易如反掌。 （二）从制度上要完善往来账的管理 往来账的产生涉及采购、销售、管理等各个环节，因此影响往来账核算的因素比较多，往来账的核算难度也比较大。要选择认真负责、爱岗敬业、业务熟练、善于协调并能执行财务制度的会计人员，以保证往来账核算和核对工作的顺利进行；要制定往来账的工作程序，明确往来账责任人，设定制单、审核、记账、对账各环节的方法，规定定期对账时间，检查对账结果；要明确往来账的岗位职责，往来账会计要负责审核往来账的原始单据和会计科目，准确登记账簿，及时核对账目，协调财务、采购、销售、管理等各个环节上的账务关系，保证往来账的及时、准确、顺利核算；要制定往来账的奖惩制度，检查各个环节的工作情况，对表现好的要给予鼓励和表扬，对出现问题、甚至违反财务制度的要给予批评和惩罚。只有有了合格的会计、完善的工作程序、明确的岗位职责和有效的奖惩制度，对往来账的管理才会高效顺利地进行。 （三）从基础工作上规范往来账的核算 在实际工作中，往来账的种类比较多，既有与采购有关的应付类往来账，也有与销售有关的应收类往来账，还有与采购及销售无关的代收、暂付、暂借类往来账，不管是哪类往来账，基础工作都是非常关键的环节。 单据要齐全。对于应收类款项，要有货物出库单、货物签收单、发票、发票签收单、合同、销售文件、结算单等单据；对于应付类款项，要有货物入库单、发票、合同、采购计划等单据；对于暂收、（下转第44页）（上接第42页）暂付、借款类款项，要有相应的发票、收据、审批文件等。单据齐全了，入账时才会有可靠的单据，对账时才会有充足的依据。 手续要完备。往来账入账时，发票上要有经手人、验收人、部门负责人、财务负责人、单位负责人的签字；入库单上要有交货人、收货人、库管的签字；出库单上要有发货人、领货人、库管的签字；销售结算单上要有销售员、销售负责人、部门负责人的签字；采购计划单上要有采购员、采购负责人、部门负责人的签字。如此手续完备了，对账时如果出现问题，才便于查找相关责任人。 核算方法要准确。设置科目时，对于因采购而产生的往来账，设置应付账款和预付账款，对于因销售而产生的往来账，设置预收账款和应收账款，对于代收暂收类的往来账，设置其他应付款，对于代付暂付暂借类的往来账，设置其他应收款。这样科目设置准确了，对账就会有规律可循。核算数据时，对于销售类的款项，要严格按照销售价格、销售合同、销售文件去核算。如果遇到打折或处理等特殊情况时，一定要有销售负责人和部门负责人的审批手续；对于采购类的款项，要严格按照采购计划、采购价格、采购合同去核算。如果遇到价格调整等特殊情况时，一定要有采购负责人和部门负责人的审批手续；对于代收代付、暂收暂付及暂借类款项，要严格按照有关文件和审批手续核算。如此核算准确了，对账时，如果遇到双方记账金额不一致的情况，就可以拿相关文件及手续进行协调。 （四）从方法上要讲求往来账的对账技巧 选择适宜的对账时间。往来账要定期核对，才能保证双方账目余额一致。往来账双方定期对账的周期因业务量的大小而不同。业务量少的往来账可以按季度、半年度或年度确定定期对账周期；业务量多的往来账可以按月份、季度、半年度确定定期对账周期。不管对账周期选择的长还是短，每次对完账以后，都要填写对账单，并经双方确认签字后，交各方相关财务负责人保管，以便将来备查。 确定方便的对账方式。往来账核对的方式比较多，根据现有的条件可以选择比较方便的对账方式。账务少而简单时，可以通过电话核对，双方距离相隔比较远时可以采用信函、电子邮件、传真等方式核对；账目比较多而复杂时可以约定当面核对。灵活方便的对账方式能节约对账时间。 讲求巧妙的对账方法。往来账双方人员在对账前，要确定好双方记账的时间口径和业务口径，然后一笔一笔地对。每笔都登账了，而且余额一致，表明账已经对上了。如果余额不一致，要根据具体情况，分别对待。在核对过程中，如果发现应付款方少记账了，应收款方要主动配合提供相关单据，经应付款方核实后补登账簿；如果发现应收款方少记账了，应付款