超市管理10商品调拨出货、运输、收货流程.doc

流程编号：S-YY-O-2007-001-B流程名称：商品调拨出货、运输、收货流程生效日期：2007年8月 第一部分：流程说明1 目的本流程用于规范公司各门店之间的商品调货工作，保证各店资源调配的合理化、有效化，提高门店之间的调货效率。2 适用范围本流程适用于华南大综超不同门店之间的商品调拨的出货、运输、收货业务。3 流程规则3.1 调拨商品备货要求3.1.1 按公司商品验收标准拣货，严禁调拨破损、过期等有质量问题的商品。3.1.2 商品保质期要求：保质期在1年以上的商品，调拨至收货店时必须保证保质期还剩半年；保质期在1年以下的商品，调拨至收货店时必须保证保质期还剩余1/3。3.1.3 调拔商品需DC中转，则要求整单金额不低于1000元，或单品数量不得低于5箱（以订货规格计算）。3.1.4 不能满足上述条件但门店急需以调拔的形式补充货源的，由门店采取自提方式进行调货，不得经DC中转3.1.5 自营服装、自有品牌、酒等由采购统一分配货源的清况不受金额或件数的限制。3.1.6 其它特殊情况清货或门店间调拔差异调整不受金额或箱数限制。3.2 调拨单的制作3.2.1 所有调拔单均需由营运部督导、区域督导、区域控制或采购部作单，门店不得私自在系统内作单。3.2.2 调拨单制单时，均需在备注处写明调拨原因。3.3 调拨商品运输3.3.1 由提出调拨需求的门店自行联系车辆进行运输，并指定专人押运。3.3.2 如调拨需求店无法派车，也可通过配送中心的返配、配送车辆转运。如需配送中心车辆转运，则调出店在整理调拨商品时，必须按调入店分板打包，同时注意，调拨商品也必须与返配商品分板打包。3.4 对于门店派车运输的调拨商品，如出现严重质量问题不能正常销售、商品品种与实物品种不符等情况，经调入店店总审批后可拒收，拒收部分按调拨差异处理。3.5 调拨差异处理3.5.1 采用门店派车方式运输的调拨商品，如发生数量、质量差异，由调拨双方门店对接确认、调整。处理调拔单时，如出现差异，调入地暂不确认单据，待差异确定后再确认。双方财务账务处理时间应一致，保证往来账户金额相等。3.5.2 采用配送中心车辆中转运输的调拨商品，配送中心中转时只清点总板数，不拆包点验，不对质量问题进行拒收。因此，配送中心只对调拨商品的打包完好及总板数负责。各店对配送中心运输的调拨商品一律不予拒收，若出现调拔差异情况，须由调拔双方店确认差异情况（若调出店在三天内未答复核查结果的情况则视为调出店默认差异）。3.5.2.1 因配送中心中转、运输不当导致调拨商品打包破损、倒塌、物流箱封条破损或整板丢失，而发生的调拨商品数量、质量差异，由配送中心负责承担。3.5.2.2 因调出店装板、打包不当导致运输过程中发生的商品倒塌、坏损差异，则由调出门店承担。3.5.2.3 其他情况发生的调拨商品数量、质量差异，一律由调拨双方门店对接确认、调整承担。3.5.3 过期、破损、质量问题无法销售的商品由调入店做空单返调拨，实物在收货店直接处理。调出店在门店自行办理库存调整手续。3.5.4 其它可削价销售商品由调入店削价处理，造成的毛利的损失由调出店承担，经调拔双方店长确认后，由营运部汇总，后财务部进行帐务调整（反馈表格见附表）。3.5.5 调入店收货部必须在收到单据后一个月内，对调拨单进行确认审核，对于单据确认后造成的库存差异，由收发货双方协商解决。双方协商无法一致的，以调入店的反馈信息为准，并按调入店的信息处理调拔差异，由营运部汇总后知会财务调帐。4 流程涉及部门的主要职能4.1 调出、调入店收货部单据组：负责打印、录入、审核调拨单据。4.2 调出店收货部收货员：负责执行实物调拨；对配送中心转货的调拨商品分板打包。4.3 调入店收货部收货员：负责验收调拨商品，反馈调拨差异。4.4 调出、调入店收货主管/经理：负责监督调拨流程的执行；审核调拨单据。4.5 调出店收货部防损员：负责根据调拨单据清点商品，检查需由配送中心转货的调拨商品的打包完好性及物流箱封条完好性，对符合要求的商品放行。4.6 调入店收货部防损员：负责见证配送中心所送调拨商品的打包完好性及物流箱封条完好性；监督收货员对调拨商品进行验收；见证验收中发现的调拨差异。4.7 调出、调入店商品部门经理：负责调拨备货；跟踪调拨差异处理。4.8 调出、调入店总经理：负责跟踪重大调拨差异处理。5 流程结构本流程与“商品调拨审批流程”、“调拨商品DC处理流程”相衔接。第二部分：流程描述1 调出店备货1.1 门店收货部设立调拨登记本，对所有调出及调入的调拨单进行登记。登记内容包括但不限于：调拨单号、柜组接单人、收货部交接人、特殊原因备注等信息。 1.2 调出调拔单登记于登记本正面，调入调拔单登记于登记本反面。1.3 单据员每天查询系统中的调入调拔单，若发现系统有调入但本店未收到货的单据时，要于有效期三天内通过邮件的形式咨询发货店是否有执行并上报相应部门领导。1.4 对于本店因特殊原因不能执行的调拨单，单据员需将相关信息登记于调拔单登记本上，并通过邮件形式知会调入店或相关采购。1.5 收货部单据组查询系统调拔单，看到生效的调拨单打印出来，并在“调拨登记本”上登记后，传相应商品部门经理签收。1.6 商品部门经理根据“调出调拨通知单”，安排员工准备商品，若调出店为需求店，部门经理应与服务台联系安排运输车辆；若调出店不能自行安排车辆，则应安排在最近一次返配日，通过配送中心车辆转运调拨商品。1.7 商品部门员工备好货后，在“调出调拨通知单”上填写实发数，将“调出调拨通知单”交商品部门经理审核无误后，将商品送至收货部，与收货员交接商品，双方签名确认后，“调出调拨通知单”传收货部单据组。2 双方门店交接实物2.1 情况1：配送中心车辆中转商品2.1.1 调出店出货2.1.1.1 所有调拔商品要求两天内必须交接至收货部，收货部确保一周内出货，出货时以邮件通知调入店与平湖客服部、平湖发货部。2.1.1.2 配送中心返配车辆于“特定返配日”到达门店后，门店应将需调出的调拨商品与返配商品一并装车返回配送中心。在“非特定返配日”门店如需使用配送车辆转运调拨商品时，应事先与平湖发货部沟通，确认可使用后方或将商品装车。2.1.1.3 收货部单据组根据商品部门员工备好货的“调出调拨通知单”，在系统中录入“实发数”，打印“调出调拨单”（一式三联：一联调出地业务联，一联调出地财务联，一联调入地财务联），并在调拨登记本上登记后，交收货员、商品部门员工签名。2.1.1.4 收货员、商品部门员工在“调出调拨单”上签名确认后，交收货主管以上人员审核。2.1.1.5 收货员将调拨商品装板：- 同一调入地的调拨商品，应装在同一板上，并于明显位置加贴“调拔商品出货标贴”，注明相关信息。不同调入地的调拨商品必须分板。- 调拨商品必须与返配商品分板。- 不得将不同调入地的调拔商品混装于同一板位上，如因商品体积或单店调拨量无法单独拼板等原因需要混合装板的情况则需将调拔商品明显分开，必须箱体封箱完好，在每箱调拔商品上加贴“调拔商品出货标贴”注明相关信息，并于调拔单上注明整份单箱数。- 若单店调拨量无法单独拼板,可以多家调入店调拨商品进行并板，但必须箱体封箱完好，并在每箱外箱上注明”XX店调拨XX店”字样,并注明调拨单号,总箱数及“几分之箱”箱号等信息- 高值小件商品需使用DC的物流箱盛装。- 调拨商品应规范装板，不得出现堆码过高、不稳等安全问题。2.1.1.6 装板完成后，收货部员工将“调出调拨单”交防损员审核，防损员核对“调出调拨单”和商品实物，清点无误后在“调出调拨单”上签字放行。2.1.1.7 收货部员工将经防损员清点无误后的调拨商品贴上“调出调拔单”并用打包膜严密打包（高值小件商品物流箱需加封条），不得出现打包膜破损、缺口现象。2.1.1.8 收货部员工将“调出调拨单”调出地业务联、调出地财务联传回单据组；将“调出调拨单”调入地财务联，封入调拨商品打包膜内，并在打包膜外用箱头笔注明该板商品对应的“调出调拨单”号。2.1.1.9 出货时单据员需打印电子版“调拔跟踪单”（两联）和“配送跟踪单”一起返回DC，DC将货发往调入店时随货发出另一联调拨跟踪单，在填写调拨跟踪单时不需要一个调入店一张调拨跟踪单，所有的调入店填写在一张跟踪单即可。2.1.1.10 收货部员工协助配送车辆司机将调拨商品装车，并在“配送跟踪单”收货地备注栏内注明所有的调入店名和“调出调拨单”号及对应的商品箱数或板数，“配送跟踪单”随商品一并交司机，运回配送中心。2.1.1.11 调出店单据组根据防损员签名的“调出调拨单”调出地业务联，在系统中确认“调出调拨单”。2.1.1.12 “调出调拨单”调出地业务联传回商品部门，调出地财务联暂存调出店单据组。2.1.1.13 调出店单据组将当天确认的“调出调拨单”号，以邮件的形式通知调入店收货部进行跟踪、接收。2.1.1.14 调出店出货3天后，单据员通过系统查询调入店是否审核单据，若未审核单据则通过电话或邮件跟踪到货情况，确保调拔双方及时确认库存。2.1.2 配送中心对调拨商品的处理，按“调拨商品DC处理流程”操作。2.1.3 调入店收货2.1.3.1 配送中心将调拨商品随最近一次配送车辆，运送到调入店收货部。2.1.3.2 调入店收货员按“配送跟踪单”上注明的“调出调拨单”号，对调拨商品一并清点总板数，检查打包膜、物流箱封条的完好性。2.1.3.3 如调拨商品在卸货时，如发现以下可能产生差异的情况，调入店收货员应立即报告收货主管/经理，并通知防损员到场见证，收货员现场对商品进行验收，并在“配送跟踪单”、“调出调拨单”上注明详细验收结果，收货员、收货主管/经理、防损员共同签字确认。- 少板- 商品倒塌- 打包膜破损或封条坏损- “调出调拨单”上有涂改2.1.3.4 如调拨商品卸货时外观、板数皆为正常，可先收货，配送车辆走后再作验收。验收时，调入店收货员将“调出调拔单”交单据组登记、打印一式三联调入调拔单，在调入店收货主管/经理的监督下对调拨商品开包、开箱验收，在“调入调拨单”上注明实收数，收货员、收货主管/经理共同在“调入调拨单”上签名确认。 2.1.3.5 商品验收完成后，调入店收货员将“调出调拨单”、“调入调拔单”交单据组，单据组录入、确认。2.1.3.6 调入店收货员持“调入调拨单”，与相应商品部门交接调拨商品，双方在“调入调拨单”上签名，传回单据组。2.2 情况2：调出店派车运送商品2.2.1 调出店出货2.2.1.1 收货部单据组根据商品部门员工备好货的“调出调拨通知单”，在系统中录入“实发数”，打印“调出调拨单”（一式三联：一联调出地业务联，一联调出地财务联，一联调入地财务联），并在调拨登记本上登记后，交收货员、商品部门员工签名。2.2.1.2 收货员、商品部门员工在“调出调拨单”上签名确认后，交收货部主管以上人员审核签名，收货部主管/经理安排一名押运员负责商品押运。2.2.1.3 收货部员工将商品封存，交给押运员，并协助押运员将商品装车，三联“调出调拨单”交防损员审核。2.2.1.4 防损员核对“调出调拨单”和商品实物，清点无误后在“调出调拨单” 上签字放行。2.2.1.5 押运员将二联“调出调拨单”(调出地财务联、调入地财务联)与商品一并封存；收货员将“调出调拨单”调出地业务联传回单据组。2.2.1.6 单据组根据防损员签名的“调出调拨单”调出地业务联，在系统中确认“调出调拨单”。2.2.1.7 “调出调拨单”调出地业务联传相关商品部门留存。2.2.2 押运员、司机负责运输过程中的商品安全。出发前，需电话通知调入店收货部预计到达时间。2.2.3 调入店收货2.2.3.1 调出店押运员将二联“调出调拨单”(调出地财务联、调入地财务联)随货物带到调入店收货部，交单据组登记、打印调入调拔单，安排收货员验收。2.2.3.2 调入店收货员与调出店押运员共同验货，将实收数量填在调入调拔单调入数栏，如调入数大于调出数，在调出调拔单上注明，多出商品由调出店押货员带回；如调入数小于调出数，在调入调拔单填上实际收货数，差异部分在调出调拔单上注明，两店间作补调拔单处理。2.2.3.3 验收完后，双方在“调出调拨单”上签名确认。“调出调拨单” 调出地财务联交调出店押运员；“调出调拨单”调入地财务联交调入店收货员。2.2.3.4 调出店押货员带走“调出调拨单”调出地财务联，交回调出店单据组。如有多发商品需返回调出店，商品出调入店收货部时，调入店防损员需清点数量，并在“调出调拨单” 调出地财务联上签字放行。2.2.3.5 调入店收货员持“调入调拨单”，与相应商品部门交接调拨商品，双方在“调入调拨单”上签名，传回单据组。2.3 情况3：调入店派车运送商品2.3.1 调入店备车调入店收货部单据组每日16：00查询、打印一式一联“调拨单”，交收货主管以上人员安排押运员（收货员）与车辆。车辆出发前需电话通知调出店预计到达时间。2.3.2 调出店出货2.3.2.1 调入店押货员随车到调出店收货部单据组登记“调拨单”号，单据组登记单据后，将“调拨单”传给收货员办理调拨业务。2.3.2.2 调出店收货员、调入店押货员双方持“调拨单”交接实物，双方验货，核对实物与“调拨单”的商品名称、编码、规格是否一致，并在“调拨单”上注明实发数量。2.3.2.3 调出店、调入店押货员双方验收交接后，双方在“调拨单”上签名确认，调出店收货员将“调拨单”传单据组。2.3.2.4 收货部单据组根据验收完的“调拨单”（此单由单据组留存），查找出对应的“调出调拨单”，录入实发数，打印出“调出调拨单”（一式三联：一联调出地业务联，一联调出地财务联，一联调入地财务联），传收货员、押运员签字确认，经收货主管以上人员审核签名后，确认单据，留存“调出调拨单”调出地财务联，另外两联传给收货员。2.3.2.5 收货员将“调出调拨单”调入地财务联交给调入店押运员；调出地业务联交给负责备货的商品部门留存。2.3.2.6 调入店押运员持“调出调拨单”调入地财务联出货，调出店收货员协助装车。调出店防损员对商品清点数量，并在“调出调拨单”上签字放行。2.3.3 调入店收货2.3.3.1 商品运至调入店后，押运员将“调出调拨单”调入地财务联交至调入店单据组，单据组根据“调出调拨单”，录入并打印三联“调入调拨单”，并在调拨登记本上登记后，交收货员。2.3.3.2 收货员持“调入调拨单”，与相应商品部门交接调拨商品，双方在“调入调拨单”上签名，单据传回单据组。2.3.3.3 单据组根据签名确认的“调入调拨单”，审核、确认系统“调入调拨单”。3 调出、入店单据分传3.1 调入店：若调拨数量无差异，调入店单据组将“调入调拨单”财务联，于次日上午10点前传门店财务；“调出调拔单”由单据组留存。如有调拨差异，单据组暂存单据，待差异处理完后，与处理差异产生的相关单据一并传财务。3.2 调出店：若调拨数量无差异，调出店单据组将调入店单据传真回来的“调出调拨单”调出店财务联或押运人员带回的“调出调拨单”的调出店财务联，于次日上午10前传门店财务；如有调拨差异，单据组暂存单据，待差异处理完后，与处理差异产生的相关单据一并传财务。4 调拨差异处理4.1 对于配送中心中转运输的商品，到调入店发现的差异，按以下方式调整：4.1.1 卸货时，因发现少板、打包膜破损或封条坏损等怀疑存在差异的情况，应通知防损到场见证并当场验收，如有确实发现数量差异，在“调出调拨单”、“配送跟踪单”上注明差异明细，报调入店财务及配送中心财务，调入店财务与配送中心财务对接确认，差异由配送中心承担。4.1.2 如因调出店装板打包问题导致商品运至配送中心即发生倒塌，配送中心可在防损见证的情况下，对该商品开包整理，将好货重新打包运至调入店，坏货打包运回调出店，调拨双方门店接到经配送中心重新分拣后的此类商品，应当场按配送中心注明的实发数验收。4.1.2.1 调入店如发现实物数量与配送中心注明的实发数存在差异，在“调出调拨单”、“配送跟踪单”上注明差异明细，报调入店财务及配送中心财务，调入店财务与配送中心财务对接确认，差异由配送中心承担。4.1.2.2 调入店如发现实物数量与配送中心注明的实发数相同，配送中心实发数与调出店实发数差异部分，则视为调出店少发，按少发处理。4.1.3 卸