档案整理工作的内容与原则

05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 1 - 第四章档案的整理（上） 第一节第一节档案整理工作的内容和原则档案整理工作的内容和原则 一、档案整理工作的内容和意义一、档案整理工作的内容和意义 档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案， 进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。 （一）档案整理工作的内容（一）档案整理工作的内容 档案整理工作的主要内容包括： 区分全宗、全宗内档案的分类、编立保 管单位（一般是立卷）、案卷的配列和案卷目录的编制。 上述各项具体工作，并非任何情况下均须全部进行。在档案馆（室）内 档案的整理，按其工作内容的范围大致分为如下三种： 1 1、系统排列和编目。、系统排列和编目。 在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档 要求立好的案卷；档案馆接收的是由档案室根据入馆要求整理移交的案卷。 在这种情况下，档案馆和档案室的档案整理工作，主要是对接收的这些 档案，在更大的范围内，即根据整个档案室和档案馆对档案存放和各种管理 的需要，进一步地系统整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的某些加工等 等。 2 2、局部调整。、局部调整。 已经整理入馆、室保存的档案， 经过管理实践的考验或专门的质量检查， 对显然不符合整理要求、不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行 一定的加工，以提高质量；另外，随着时间的推移，档案材料本身以及档案 整理体系可能发生某些变化，也许进行必要的调整。 3 3、全过程整理。、全过程整理。 由于一些特殊原因，档案馆（室）有时也接受和征集一些零散文件，或 者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。 档案整理工作，从其各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和基本 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 2 - 编目两大部分。系统化和基本编目在操作过程中有规律地交错进行。 （二）档案整理工作的意义（二）档案整理工作的意义 档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。数量浩繁的档案，如 不进行科学的整理，查找一份文件便如同“大海捞针”一样困难。而且不把 档案联系组合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以至失去档案的 利用价值。只有把档案组成条理化的体系，才能客观地反映出各种活动的本 来面貌，便于系统地查考研究。 所以，档案的系统整理，是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提 条件，是整个档案工作中重要的基本建设。 优化档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调 发展。 通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促使其改 善和提供。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值和建立 多元性的检索体系奠定了科学基础，而且这几项工作往往可以结合进行。只 有整理好的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的 体系，便于维护档案的完整与安全。所以，档案整理工作是开发档案信息资 源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体 优化具有直接和广泛的影响。 二、档案整理工作的原则二、档案整理工作的原则 整理档案应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系， 便于 保管和利用。 ( (一）档案的整理应该充分利用原有整理基础一）档案的整理应该充分利用原有整理基础 作为历史文化遗物的档案，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映 了历来整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和 继承前人的劳动，充分地利用消遣的整理基础。这样有利于提高档案整理 工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。 我国档案界惯称的所谓“利用原基础”整理档案，是已为多年来实践 所证明的一种比较切实的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。他 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 3 - 的含义和要求主要有以下两方面： 1、 充分地重视和利用先前的整理基础， 以确定档案整理的任务和要求 ， 不要轻易打乱重整。 一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有目可查，即 应力求保持其原有的整理体系。或者不再重新整理，而通过完善检索工具 等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。 历史上有因根据一时需要或管理要求，动辄改变原来的整理体系，越 整越乱，造成对档案的毁损的事例多有发生。 2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破 坏以往整理和保存的历史状况。 对必须进行一定整理的档案，要注意分析原有的整理方法合理与否， 对其中可取的方法应该适当吸收或保留。忌鲁莽地毁灭档案体系的原貌， 避免人为地破坏历史文件群固有的秩序，保证整理质量和效率。 （二）档案的整理必须保持文件之间的历史联系（二）档案的整理必须保持文件之间的历史联系 所谓文件之间的历史联系，即文件在产生和处理过程中所形成的内部 相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，以组合的群体 形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的 联系随意的分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活 动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系，如实地反映 出历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资 料等其他文献整理的一个重要特点。 文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几 个方面。 1 1、文件在来源方面的联系。、文件在来源方面的联系。 文件是以一定的单位及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地 形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联 系。 只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容和形式等 方面的联系，才能更深刻地反映机关工作活动的面貌。 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 4 - 2 2、文件在时间方面的联系。、文件在时间方面的联系。 形成档案的单位和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性， 因而使文件之间具有自然的时间联系。 譬如，一个历史阶段或一个年度的文件，记述和反映了这一历史阶段、 这一年度的工作和生产活动。整理这些文件，应该在保持来源联系的同时， 注意保持文件之间的这种时间联系。 3 3、文件在内容方面的联系。、文件在内容方面的联系。 文件是单位或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题 而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。 譬如，处理一项业务，进行一次调查，召开一次专业会议，承办一起 案件，必然要产生内容相关的一系列文件，整理时必须适当地保持它们的 联系。 4 4、文件在形式方面的联系。、文件在形式方面的联系。 文件的内容必然通过一定的形式表现出来。 所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载 体、记录方式等。 文件的形式，标志着文件产生时的特定作用，在一定的程度上也反映了 文件的来源、时间和文件内容的性质。这也构成了文件之间一定联系。 对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理： 一方面，由于文件之间具有错综复杂的和多种多样的联系，因而应该根 据文件情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系。不能只要一看到文件 之间的某种联系，即随意整理。同时，从档案整理工作的全过程来说，应该 力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面保持其联系。这将为 日后的档案全面鉴定、多元检索和提供利用等创造良好的条件。 另一方面，文件之间的历史联系是相对的，应该根据不同的档案的特点 及其形成的不同情况等，采取保持文件联系的不同方法。不能离开实际整理 的具体文件，简单地确定某种整理方法和评说优劣。同时，应该从档案整理 工作的各个环节和各个方面，全面地考察是否保持了文件的联系，不能只从 某一个判断，如只从分类一个环节或某一类、立卷工作或某一案卷，孤立地 看待文件之间的联系，切忌把某种联系和某种整理方法绝对化。 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 5 - （三）档案的整理必须便于保管和利用（三）档案的整理必须便于保管和利用 保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能“为联 系而联系“。便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终 要求。 总的来说，恰当地保持文件之间的联系整理出来的档案，即能便于保管 和利用，所以它们基本上是一致的。 因此，对于不同种类的档案，或记录方式、载体材料、机密程度、报关 价值等显然不同的文件，应根据情况分别整理，恰当地组合，而在相应的范 围内要求保持文件最优化的联系。 第二节全宗 一、全宗概念及意义一、全宗概念及意义 全宗是一个独立的单位、 组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 “全宗”，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的。 为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。 法文“Fond”一词，愿意为“土地”、“资金”、“基金”，后来也转 意为（非物质的）“财富”、“资源”。 中国曾有“档案群”和俄文“芬特”的用法。1955 年统一使用了“全宗” 的称呼。 全宗的基本含义包括三个方面： （一）全宗是一个有机整体（一）全宗是一个有机整体 同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。 中共中央办公厅和国务院办公厅 1983 年发布的机关档案工作条例 和 档案馆工作通则分别规定：“一个机关的全部档案是不可分割的整体， 应统一向一个档案馆移交”。“进馆档案应保持全宗的完整性”。 （二）全宗是在一定历史活动中形成的（二）全宗是在一定历史活动中形成的 全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗 的整体性，是由其内部成分中多为的的历史联系所决定的。 具有历史联系的全宗整体，虽然经过人们的组合，但从其本质来说，全 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 6 - 宗是在社会生活中“自然形成的”。各种文献的整理，都有不同的形式和层 次，全宗则体现了档案及其形成的特点，成为档案整理分类的典型方式。 （三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的（三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的，这就为档案全宗 这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。 国家档案局 1987 年发布的机关档案工作业务建设规范规定：“一个 机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。” 二二、全宗构成的条件和立档单位、全宗构成的条件和立档单位 一个独立从事活动的机关或组织单位就是一个立档单位， 立档单位也称 为“全宗构成者“。一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。 确定一个单位是否立档单位，主要应该研究它们在行政上， 财务上和组 织人事上是否有一定的独立性。因此，具备下列条件者应当成为立档单位， 它所形成的档案应当构成全宗： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。 2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。 3、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。 三个条件中，最基本的是第一条，即以独立行使职权并主要以自己的名 义对外行文为主要条件。 判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的， 而是以第一个条件来判定。 三、立档单位的变化和全宗划分三、立档单位的变化和全宗划分 研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性 质和基本职能等有关方面去考察。 （一）从单位的政治性质方面考察（一）从单位的政治性质方面考察 对于政府机关、团体和事业单位，主要应从政治性质方面分析它们的变 化。例如： 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 7 - 1、 被推翻了的旧政权机关和革命后建立的人民政府机关， 因为政治性质 根本不同，其档案应该分开，各自构成全宗。 2、解放前各个历史时期所存在的不同政权（如明清王朝、北洋军阀、日 伪等），虽然在根本性质上是相同的，但反映不同的具体阶级内容或不同的 历史时代，其档案应各自构成全宗。 3、解放前成立而在解放后被人民政府接管并继续存在的某些事业单位， 其中政治性质较为明显的，由于政治性质发生了变化，它们所形成的档案一 般应该分别构成全宗；一般的学校和其他事业单位，解放前后形成的档案， 也可以统作一个全宗，其中分为不同的部分继续整理。 4、党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，只要其主旨 和组织成分的基本构成没有根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形 成，应构成一个全宗。 （二）从单位的基本职能方面考察（二）从单位的基本职能方面考察 在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能 是否有根本变化。如： 1、凡是新成立的并具有一定独立性的单位，就是新的立档单位，它的 档案构成新的全宗。 2、凡属下列情形，均非单位基本职能的根本变化：单位职能与工作范 围的扩大或缩小，单位内部组织机构的调，单位工作地点的变更，领导关系 的改变以及由于某种原因单位曾暂时停止一段时间的工作等。 3、临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管单位档案全宗 统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长 的，应建立单独全宗。（见机关档案工作业务建设规范） 4、如果两个单位合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案， 应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。 以上只是关于立档单位变化时确定全宗划分的一般原则。 在实际工作中， 情况要比这复杂得多，必须根据具体情况进行具体分析。特别要注意从规定 机关职能、任务等有关的法规性、领导性文件盒机关的实际活动情况中，考 察该单位是否发生了不跟性的变化， 并参照文书处理和文件整理保管的状况， 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 8 - 确定全宗起止日期的界限和全宗文件实际划分的可行性。 四、人物全宗四、人物全宗 人物全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、 企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。 人物全宗，包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人或 家庭、家族活动的全部有价值的材料，还包括别人撰写和收集的与人物全宗 构成者个人、家庭和家族有关的材料，以及直系亲属的能够说明立档案单位 情况的材料。 收集人物全宗注意两点： 1、 不得收入全宗构成者在其机关、 组织公务活动中处理的官方文件原件 。 2、个人、家庭和家族的文件材料，无论形成于何时何地，以及立档单位 的政治思想和社会地位有何重大变化，都只能构成一个全宗。 五、全宗的补充形式五、全宗的补充形式 在档案整理过程中，有时会遇到一些单位的文件难以按全宗区分，或者 不便于按全宗保管等特殊情况，可以根据全宗原则采取某些变通的办法，如 划分“联合全宗”和“档案汇集”，作为全宗的补充形式。 （一）联合全宗（一）联合全宗 联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的， 难以区分而统一 整理的档案整体。它是全宗的一种特殊形式。 在整理档案过程中，有时遇到两个或几个独立机关形成的档案，理应各 自成立全宗，但是由于几个机关的档案已经混在一起，难以区分档案所属的 立档单位。通常表现为如下两种情形： 1、前后有密切继承关系的单位，文件彼此混杂，不易分清其经办和所属 机关； 2、在职能任务方面互有密切联系的若干单位，合署办公，即所谓的“一 套机构两（几）块牌子”，其文件也彼此相混难以区分。 在上述既成事实的情况下，相关机关形成的档案，可以采用“联合全宗” 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 9 - 手工业局手工业局 省省联合全宗联合全宗 手工业联社手工业联社 时期时期地区工矿企业全宗汇集地区工矿企业全宗汇集 的形式，冠以两个或几个理当单位的名称。如 在档案馆里，联合全宗编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。 组建档案的联合全宗必须防止两种倾向，即人为的分割和任意的联合。 有的国家把联合全宗的范围和形式定得比较广泛，例如，宗旨相同、隶 属关系相同、工作对象相同的某些机关的档案，也可组成联合全宗；但是对 于诸如全宗构成者的工作性质和任务相同，或隶属关系、年代、地区相同等 方面的条件有许多约束，而且只有得到档案行政管理部门许可，才能建立联 合档案全宗。这些经验都值得我们借鉴。 （二）全宗汇集（二）全宗汇集 所谓全宗汇集，是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的 集合体。它也是全宗的一种特殊形式。 在档案馆，有时会遇到一些档案数量极少的全宗。它们通常表现为两种 形式： 1、从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗； 2、由于立档单位的档案严重地散失，以至残缺不全的一些全宗。 如对它们逐一编制全宗号、案卷目录并单独排列，在管理上往往会出现 许多不便。对于这些本来能够区分和自立的“小全宗”，可以按其立档单位 的性质、存在的时期和地区等特点，或其他历史联系，合编为“全宗汇集”， 冠以综合的名称，如 其中的档案，仍按不同的形成的单位分别整理、排列和编目。“全宗汇 集”只编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 10 - 清代末期清代末期地区房地产契档案汇集地区房地产契档案汇集 民国时期军事档案汇集民国时期军事档案汇集 联合全宗和全宗汇集的区别： 1、它们的构成不同 联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依 据较强；全宗汇集不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起， 便于保管和统计，人为性相对地较大。 2、它们的性质不同 联合全宗是永久性的单位，整理之后再变动，而全宗汇集是暂时性的其 中其个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。 “联合全宗”其组建的客观依据性较强；“全宗汇集”的人为性相对地 较大，所以必须坚持慎用的原则，防止滥用，以免影响全宗系列的科学化。 （三）档案汇集（三）档案汇集 所谓档案汇集，是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的 档案的混合体。它的主要类型有两种： 1、“档案汇集”的基本形式，是由不明所属全宗的零散档案，依其某些 特征组成的机关、组织档案汇集； 2、“档案汇集”的特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活动中直接形 成的有关档案以及从各方面收集的有关档案、资料组成的人物档案汇集。 在整理大量历史档案的过程中，有时遇到一些非常零乱和残缺不全的文 件，难以准确地判明它们所属的立档单位； 或者个别文件虽然能够确定归属， 但其所属的整个全宗已不存在。对于这些档案，可按其基本内容、时间、地 区和名称等大致可考的特征，组成“档案汇集”。对其中的文件，也按一定 的方法进行整理。在档案馆里，档案汇集也标定综合名称，如 05 第四章 档案的整理（上）陈慧琴 - 11 - 并编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。 档案汇集只是全宗形式的一种例外措施，它的使用在国内外均受到比较 严格的限制。 六、判定档案所属全宗六、判定档案所属全宗 在档案馆和某些档案室，有时会遇到一些不同全宗的档案互相混杂，或 者不明所属全宗的文件。在这种情况下，就要对立档单位、整个全宗以及具 体文件的有关情况进行考察研究，运用一定的方法判定档案的所属全宗，使 各种文件有其相应的归属。只有正确地判定了档案所属全宗，才能确保全宗 的完整，避免档案的混乱，便于档案的查找和利用。 判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者立档单位。 一个全宗的成分，包括该立档案单位各种形式和各种来源的档案。机关 档案工作业务建设规范特别指出：“一个机关在其工作活动中形成的各种一个机关在其工作活动中形成的各种一个机关在其工作活动中形成的各种一个机关在其工作活动中形成的各种 门类和载体的档案为一个全宗门类和载体的档案为一个全宗门类和载体的档案为一个全宗门类和载体的档案为一个全宗”， 不能只注意书面文件而忽视音像、 图纸等其 他形式的档案。 要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。 1、 对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者”。 对收文，“档案的形成者”是“文件的实际收受者”。 2、判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。 3、没有标明作者或收文者的，要分析和考证。 4、经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。 七、全宗群七、全宗群 （一）全宗群的意义和特点（一）全宗群的意义和特点 全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。 整理和管理档案，不仅要维护全宗的完整性，还应该注意全宗之间的相 互联系。在一定的时间、地点和条件下进行活动的有关机关和组织，不能彼 此孤立地存在，二是互有